ส่งออกข้อมูล Access ไปยังเอกสาร Word

ในบทความนี้

• การส่งออกข้อมูลไปยัง Word: ข้อมูลพื้นฐาน

• ส่งออกข้อมูลไปยัง Word

• ทำความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีที่ Access ส่งออกวัตถุไปยัง Word

• ฉันควรรู้อะไรอีก

การส่งออกข้อมูลไปยัง Word: ข้อมูลพื้นฐาน

คุณสามารถส่งออกตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานไปยัง Microsoft Word เมื่อคุณส่งออกวัตถุโดยใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก - ไฟล์ RTF Access จะสร้างสําเนาข้อมูลของวัตถุในไฟล์ Microsoft Word Rich Text Format (*.rtf) สําหรับตาราง คิวรี และฟอร์ม เขตข้อมูลและระเบียนที่มองเห็นได้จะปรากฏเป็นตารางในเอกสาร Word เมื่อคุณส่งออกรายงาน ตัวช่วยสร้างจะส่งออกข้อมูลและเค้าโครงรายงาน ซึ่งจะพยายามทําให้เอกสาร Word มีลักษณะคล้ายกับรายงานให้ใกล้เคียงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

• เริ่มการดําเนินการจาก Access    เมื่อต้องการส่งออกข้อมูลจาก Access ไปยัง Word คุณจําเป็นต้องทํางานใน Access ไม่มีฟังก์ชันการทํางานใน Word ที่สามารถนําเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ได้ นอกจากนี้ คุณยังไม่สามารถบันทึกฐานข้อมูลหรือตาราง Access เป็นเอกสาร Word โดยใช้คําสั่ง บันทึกเป็น ใน Access ได้

• วัตถุที่คุณสามารถส่งออกได้    คุณสามารถส่งออกตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงาน คุณยังสามารถส่งออกเฉพาะระเบียนที่เลือกในมุมมองได้ด้วย คุณไม่สามารถส่งออกแมโครและโมดูลได้ เมื่อคุณส่งออกฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลที่ประกอบด้วยฟอร์มย่อยหรือแผ่นข้อมูลย่อย เฉพาะฟอร์มหลักหรือแผ่นข้อมูลหลักเท่านั้นที่จะถูกส่งออก คุณต้องทําซ้ําการดําเนินการส่งออกสําหรับแต่ละฟอร์มย่อยและแผ่นข้อมูลย่อยที่คุณต้องการดูใน Word ในทางกลับกัน เมื่อคุณส่งออกรายงาน ฟอร์มย่อย และรายงานย่อยที่รวมอยู่ในรายงานจะถูกส่งออกพร้อมกับรายงานหลัก

• ผลลัพธ์ของการดําเนินการ    ตัวช่วยสร้างการส่งออก - ไฟล์ RTF จะส่งออกข้อมูลที่จัดรูปแบบเสมอ ซึ่งหมายความว่าเฉพาะเขตข้อมูลและระเบียนที่มองเห็นได้ในวัตถุหรือมุมมองเท่านั้นที่จะถูกส่งออกพร้อมกับการตั้งค่ารูปแบบการแสดงผล คอลัมน์และระเบียนที่ถูกซ่อนไว้ เนื่องจากการตั้งค่าตัวกรองจะไม่ถูกส่งออก สําหรับรายงาน เค้าโครงของรายงานจะถูกรักษาไว้เมื่อส่งออกด้วย

• การผสานกับเอกสารที่มีอยู่    เมื่อคุณส่งออกจาก Access ไปยังเอกสาร Word ข้อมูลจะถูกส่งออกไปยังไฟล์ Word ใหม่เสมอ ถ้าคุณต้องการแทรกข้อมูลลงในเอกสาร Word ที่มีอยู่ ก่อนอื่นคุณต้องส่งออกจาก Access ไปยังเอกสาร Word ใหม่ แล้วคัดลอกข้อมูลจากเอกสาร Word ใหม่ แล้ววางลงในเอกสารที่มีอยู่ อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถคัดลอกแถวโดยตรงจากตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานของ Access แล้ววางลงในเอกสารที่มีอยู่ของคุณ

ส่งออกข้อมูลไปยัง Word

กระบวนการส่งออกข้อมูลไปยังเอกสาร Word มีขั้นตอนหลักๆ ดังต่อไปนี้:

• เตรียมแหล่งข้อมูลของคุณสําหรับการส่งออก ในฐานะส่วนหนึ่งของขั้นตอนนี้ คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณไม่มีข้อผิดพลาด และคุณตัดสินใจว่าจะส่งออกข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดในตารางต้นฉบับของคุณ

• เรียกใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก - ไฟล์ RTF

• คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกการตั้งค่าเป็นข้อมูลจำเพาะของการส่งออกสำหรับนำมาใช้ใหม่ในภายหลังด้วยก็ได้

ขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการทำงานแต่ละอย่าง

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีที่ Access ส่งออกวัตถุไปยัง Word

ตารางต่อไปนี้อธิบายวิธีที่ Access ส่งออกวัตถุและค่าต่างๆ ไปยัง Word สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณระบุได้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากการส่งออกไม่ทํางานตามที่คุณคาดหวัง

ฉันต้องรู้อะไรอีก

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีบันทึกรายละเอียดของการส่งออกของคุณลงในข้อกำหนดที่คุณสามารถใช้ใหม่ในภายหลัง ให้ดูบทความ การบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกให้เป็นข้อกำหนด

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีเรียกใช้ข้อกำหนดการส่งออก ให้ดูบทความ การเรียกใช้การดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกที่บันทึกไว้

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการจัดกำหนดการข้อกำหนดเพื่อเรียกใช้เวลาที่เฉพาะเจาะจง ให้ดูบทความ การจัดกำหนดการการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออก

• สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีเปลี่ยนชื่อข้อกำหนด ลบข้อกำหนด หรืออัปเดตชื่อของไฟล์ต้นฉบับในข้อกำหนด ให้ดูบทความ จัดการงานข้อมูล

ด้านบนของหน้า