ลิงก์หรือนำเข้าข้อมูลจาก Dynamics 365

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ต้องการให้ทุกอย่างราบรื่นขึ้นใช่หรือไม่ จากนั้นให้เตรียมการต่อไปนี้ก่อนที่คุณจะลิงก์หรือนําเข้า:

• ระบุข้อมูลการเชื่อมต่อที่จําเป็น รวมถึง URL ของไซต์ Dynamics 365 และบัญชีที่มีการเข้าถึงความปลอดภัย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ Create ผู้ใช้ และกําหนดบทบาทความปลอดภัยของ Microsoft Dynamics 365 (ออนไลน์) และ จัดการการสมัครใช้งาน สิทธิ์การใช้งาน และบัญชีผู้ใช้

• องค์กรของคุณอาจมีบัญชี Dynamics 365 อยู่แล้ว หากไม่ใช่กรณีนี้ คุณสามารถลงทะเบียนสําหรับบัญชีทดลองใช้ 30 วันได้ที่ ลอง Dynamics 365 (ออนไลน์)

• พิจารณาจํานวนคอลัมน์ในแต่ละตารางหรือมุมมอง Access ไม่สนับสนุนเขตข้อมูลในตารางมากกว่า 255 เขตข้อมูล ดังนั้น Access จะลิงก์หรือนําเข้าเฉพาะ 255 คอลัมน์แรกเท่านั้น

• ระบุจํานวนรวมของข้อมูลที่จะนําเข้า ขนาดสูงสุดของฐานข้อมูล Access คือสองกิกะไบต์ ลบพื้นที่ที่จําเป็นสําหรับวัตถุของระบบ ถ้า Dynamics 365 มีตารางขนาดใหญ่ คุณอาจไม่สามารถนําเข้าตารางเหล่านั้นทั้งหมดลงในฐานข้อมูล Access เดี่ยวได้ ในกรณีนี้ ให้พิจารณาการลิงก์ไปยังข้อมูลแทนการนําเข้า

• รักษาความปลอดภัยของฐานข้อมูล Access และข้อมูลการเชื่อมต่อที่มีโดยใช้ตําแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้และรหัสผ่านฐานข้อมูล Access สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ตัดสินใจว่าจะเชื่อถือฐานข้อมูลหรือไม่ และ เข้ารหัสลับฐานข้อมูลโดยใช้รหัสผ่านฐานข้อมูล

• ระบุตารางที่คุณต้องการลิงก์หรือนําเข้า คุณสามารถลิงก์หรือนําเข้ามากกว่าหนึ่งตารางในการดําเนินการเดียว ตาราง Dynamics 365 ทั้งหมดมีคีย์หลักที่กําหนดเป็นคอลัมน์แรกในตารางที่ลิงก์หรือที่นําเข้า

• แผนสําหรับการสร้างความสัมพันธ์เพิ่มเติม Access ลิงก์หรือนำเข้าตารางที่เลือก และตารางใดๆ ที่เกี่ยวข้องในรูปแบบข้อมูล Dynamics 365 สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวแบบข้อมูลนี้ ให้ดูที่ เรียกดู Metadata สําหรับองค์กรของคุณ

  Access พยายามสร้างความสัมพันธ์โดยอัตโนมัติระหว่างตารางที่เกี่ยวข้องเหล่านี้ แต่คุณอาจจําเป็นต้องสร้างความสัมพันธ์เพิ่มเติมด้วยตนเองระหว่างตารางใหม่และตารางที่มีอยู่โดยใช้หน้าต่างความสัมพันธ์ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ หน้าต่างความสัมพันธ์คืออะไร และ Create แก้ไข หรือลบความสัมพันธ์

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นใช้งาน

1. เลือก ข้อมูลภายนอก > แหล่งข้อมูลใหม่ > จากบริการออนไลน์ > จาก Dynamics O365 (ออนไลน์)

2. ในกล่องโต้ตอบ ใส่ URL ของไซต์ Dynamics 365 ให้ใส่ URL ของไซต์ Dynamics 365

3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • เมื่อต้องการนำเข้า ให้เลือก นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน

   • เมื่อต้องการลิงก์ ให้เลือก ลิงก์ข้อมูลต้นฉบับโดยการสร้างตารางที่ลิงก์

4. เลือก ตกลง

ขั้นตอนที่ 2: เลือกตารางเพื่อลิงก์หรือนำเข้า

• ในกล่องโต้ตอบ ตารางลิงก์ หรือ นำเข้าวัตถุ ภายใต้ ตาราง ให้เลือกแต่ละตารางหรือมุมมองที่คุณต้องการลิงก์หรือนำเข้า จากนั้นคลิก ตกลง

  

Access ลิงก์หรือนำเข้าตารางที่เลือก และตารางใดๆ ที่เกี่ยวข้องในรูปแบบข้อมูล Dynamics 365

ผลลัพธ์

เมื่อการดําเนินการลิงก์หรือการนําเข้าเสร็จสมบูรณ์ ตารางจะปรากฏในบานหน้าต่างนําทางที่มีชื่อเดียวกันกับตาราง Dynamics 365 ระหว่างการดําเนินการนําเข้า ถ้าชื่อนั้นถูกใช้งานอยู่แล้ว Access จะผนวก "1" เข้ากับชื่อตารางใหม่ แต่คุณสามารถเปลี่ยนชื่อตารางเป็นอย่างอื่นที่มีความหมายมากขึ้นได้

ในการดําเนินการนําเข้า Access จะไม่เขียนทับตารางในฐานข้อมูล แม้ว่าคุณจะไม่สามารถผนวก Dynamics 365 ไปยังตารางที่มีอยู่ได้โดยตรง แต่คุณสามารถสร้างคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อผนวกข้อมูลหลังจากที่คุณนําเข้าข้อมูลจากตารางที่คล้ายกัน

ในขั้นตอนการลิงก์ ถ้าคอลัมน์เป็นแบบอ่านเท่านั้นในตาราง Dynamics 365 คอลัมน์เหล่านั้นจะเป็นแบบอ่านเท่านั้นใน Access

เคล็ดลับ    เมื่อต้องการดู URL ของ Dynamics ให้โฮเวอร์เหนือตารางในบานหน้าต่างนําทาง Access

อัปเดตการออกแบบตารางที่ลิงก์

คุณไม่สามารถเพิ่ม ลบ หรือปรับเปลี่ยนคอลัมน์หรือเปลี่ยนชนิดข้อมูลในตารางที่ลิงก์ได้ ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการออกแบบ ให้ทําใน Dynamics 365 การเปลี่ยนแปลงการออกแบบของตาราง Dynamics จะมีผลเมื่อคุณเปิดลิงก์ใน Access สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ Create และแก้ไขฟิลด์