นำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel

สถานการณ์สมมติทั่วไปในการนำเข้าข้อมูล Excel ลงใน Access

• คุณเป็นผู้ใช้ Excel มาเป็นเวลานาน แต่ต่อจากนี้ไป คุณต้องการใช้ Access เพื่อทํางานกับข้อมูลนี้ คุณต้องการย้ายข้อมูลในเวิร์กชีต Excel ของคุณไปยังฐานข้อมูล Access ใหม่อย่างน้อยหนึ่งฐานข้อมูล

• แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ Access แต่ในบางครั้งคุณจะได้รับข้อมูลในรูปแบบ Excel ที่ต้องผสานกับฐานข้อมูล Access ของคุณ คุณต้องการนําเข้าเวิร์กชีต Excel เหล่านี้ลงในฐานข้อมูลของคุณเมื่อคุณได้รับเวิร์กชีตเหล่านั้น

• คุณใช้ Access เพื่อจัดการข้อมูลของคุณ แต่รายงานรายสัปดาห์ที่คุณได้รับจากส่วนที่เหลือของทีมของคุณคือเวิร์กบุ๊ก Excel คุณต้องการปรับปรุงกระบวนการนําเข้าเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะถูกนําเข้าทุกสัปดาห์ตามเวลาที่ระบุลงในฐานข้อมูลของคุณ

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณนำเข้าข้อมูลจาก Excel

• ไม่มีวิธีในการบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel เป็นฐานข้อมูล Access Excel ไม่มีฟังก์ชันในการสร้างฐานข้อมูล Access จากข้อมูล Excel

• เมื่อคุณเปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ใน Access (ในกล่องโต้ตอบ เปิดไฟล์ ให้เปลี่ยนกล่องรายการ ชนิดไฟล์ เป็น ไฟล์ Microsoft Office Excel และเลือกไฟล์ที่คุณต้องการ) Access จะสร้างลิงก์ไปยังเวิร์กบุ๊กแทนการนําเข้าข้อมูล การลิงก์ไปยังเวิร์กบุ๊กจะแตกต่างจากการนําเข้าเวิร์กชีตลงในฐานข้อมูล สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลิงก์ ให้ดูส่วน ลิงก์ไปยังข้อมูลใน Excel ต่อไปในบทความนี้

เตรียมเวิร์กชีต

1. ระบุตําแหน่งไฟล์ต้นฉบับ และเลือกเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนําเข้าไปยัง Access ถ้าคุณต้องการนําเข้าเฉพาะบางส่วนของเวิร์กชีต คุณสามารถกําหนดช่วงที่มีชื่อที่มีเฉพาะเซลล์ที่คุณต้องการนําเข้าได้
   
   กําหนดช่วงที่มีชื่อ (ไม่บังคับ)   

   1. สลับไปยัง Excel แล้วเปิดเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า

   2. เลือกช่วงของเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า

   3. คลิกขวาภายในช่วงที่เลือก จากนั้นคลิก ตั้งชื่อช่วง หรือ กำหนดชื่อ

   4. ในกล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่ ให้ระบุชื่อสำหรับช่วงในกล่อง ชื่อ และคลิก ตกลง

      โปรดจําไว้ว่าคุณสามารถนําเข้าเวิร์กชีตได้ครั้งละหนึ่งเวิร์กชีตเท่านั้นในระหว่างการดําเนินการนําเข้า เมื่อต้องการนําเข้าข้อมูลจากหลายเวิร์กชีต ให้ทําซ้ําการดําเนินการนําเข้าสําหรับแต่ละเวิร์กชีต

2. รีวิวข้อมูลต้นฉบับและทำตามคำอธิบายในตารางนี้

   องค์ประกอบ	คำอธิบาย
   จำนวนคอลัมน์	จำนวนคอลัมน์ต้นฉบับที่คุณต้องการนำเข้าจะต้องไม่เกิน 255 คอลัมน์ เนื่องจาก Access รองรับได้ไม่เกิน 255 เขตข้อมูลในหนึ่งตาราง
   การข้ามคอลัมน์และแถว	ขอแนะนำให้รวมเฉพาะแถวและคอลัมน์ที่คุณต้องการนำเข้าในเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงที่มีชื่อ แถว    คุณไม่สามารถกรองหรือข้ามแถวในระหว่างการนำเข้าได้ คอลัมน์    คุณไม่สามารถข้ามคอลัมน์ในระหว่างการดำเนินการได้ถ้าคุณเลือกที่จะเพิ่มข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่
   รูปแบบตาราง	ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์อยู่ในรูปแบบตาราง ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อมีเซลล์ที่ผสาน เนื้อหาของเซลล์จะถูกวางในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกับคอลัมน์ซ้ายสุด และเขตข้อมูลอื่นๆ จะถูกปล่อยให้ว่างไว้
   คอลัมน์ แถว และเซลล์ว่าง	ลบคอลัมน์ว่างและแถวว่างที่ไม่จําเป็นทั้งหมดในเวิร์กชีตหรือช่วง ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงมีเซลล์ว่าง อยู่ ให้ลองเพิ่มข้อมูลที่หายไป ถ้าคุณกําลังวางแผนที่จะผนวกระเบียนกับตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตารางยอมรับค่า Null (หายไปหรือไม่รู้จัก) เขตข้อมูลจะยอมรับค่า Null ถ้าคุณสมบัติเขตข้อมูลที่จำเป็นถูกตั้งค่าเป็น ไม่ใช่ และการตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ไม่ได้ป้องกันค่า Null ไว้
   ค่าความผิดพลาด	ถ้ามีเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในเวิร์กชีตหรือช่วงมีค่าความผิดพลาด เช่น #NUM และ #DIV ให้แก้ไขก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการนําเข้า ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีค่าความผิดพลาด Access จะวางค่า Null ในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านั้น ให้ดูส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง ต่อไปในบทความนี้
   ชนิดข้อมูล	เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดระหว่างการนําเข้า ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ต้นฉบับแต่ละคอลัมน์มีชนิดข้อมูลเดียวกันในทุกแถว Access จะสแกนแถวต้นฉบับแปดแถวแรกเพื่อกําหนดชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตาราง เราขอแนะนําให้คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวต้นฉบับแปดแถวแรกไม่รวมค่าของชนิดข้อมูลที่ต่างกันในคอลัมน์ใดๆ มิฉะนั้น Access อาจไม่ได้กําหนดชนิดข้อมูลที่ถูกต้องให้กับคอลัมน์ นอกจากนี้ คุณควรจัดรูปแบบคอลัมน์ต้นฉบับแต่ละคอลัมน์ใน Excel และกําหนดรูปแบบข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงให้กับแต่ละคอลัมน์ก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการนําเข้า ขอแนะนําให้จัดรูปแบบถ้าคอลัมน์มีค่าของชนิดข้อมูลที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่น คอลัมน์ FlightNo ในเวิร์กชีตอาจมีค่าตัวเลขและข้อความ เช่น 871, AA90 และ 171 เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง ให้ทําดังต่อไปนี้: คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิก จัดรูปแบบเซลล์ บนแท็บ ตัวเลข ภายใต้ ประเภท ให้เลือกรูปแบบ สําหรับคอลัมน์ หมายเลขเที่ยวบิน คุณอาจเลือก ข้อความ คลิก ตกลง ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับถูกจัดรูปแบบแล้ว แต่ยังคงมีค่าผสมอยู่ในแถวต่อจากแถวที่แปด การดําเนินการนําเข้าอาจข้ามค่าหรือแปลงค่าอย่างไม่ถูกต้อง สําหรับข้อมูลการแก้ไขปัญหา โปรดดูส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง
   แถวแรก	ถ้าแถวแรกในเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อมีชื่อของคอลัมน์ คุณสามารถระบุให้ Access ถือว่าข้อมูลในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูลระหว่างการดําเนินการนําเข้าได้ ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับของคุณไม่มีชื่อ คุณควรเพิ่มชื่อเหล่านั้นลงในแหล่งข้อมูลก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการนําเข้า หมายเหตุ: ถ้าคุณวางแผนที่จะผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อของแต่ละคอลัมน์ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน ถ้าชื่อของคอลัมน์แตกต่างจากชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง การดําเนินการนําเข้าจะล้มเหลว เมื่อต้องการดูชื่อของเขตข้อมูล ให้เปิดตารางในมุมมองออกแบบใน Access

3. ปิดเวิร์กบุ๊กต้นฉบับ ถ้าเปิดอยู่ การเปิดไฟล์ต้นฉบับต่อไปอาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดในการแปลงข้อมูลระหว่างการดําเนินการนําเข้า

เตรียมฐานข้อมูลปลายทาง

1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่จะเก็บข้อมูลที่นําเข้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว และคุณมีสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูล

   -หรือ-

   ถ้าคุณไม่ต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลใดๆ ที่มีอยู่ของคุณ ให้สร้างฐานข้อมูลเปล่า วิธีทำ:

   คลิกแท็บ ไฟล์ คลิก ใหม่ แล้วคลิก ฐานข้อมูลเปล่า

2. ก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการนำเข้า ให้ตัดสินใจเลือกว่าคุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่

   สร้างตารางใหม่    ถ้าคุณเลือกที่จะจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่ Access จะสร้างตารางและเพิ่มข้อมูลที่นําเข้าลงในตารางนี้ ถ้ามีตารางที่มีชื่อที่ระบุอยู่แล้ว Access จะเขียนทับเนื้อหาของตารางด้วยข้อมูลที่นําเข้า

   ผนวกเข้ากับตารางที่มีอยู่    ถ้าคุณเลือกที่จะเพิ่มข้อมูลให้กับตารางที่มีอยู่ แถวต่างๆ ในเวิร์กชีต Excel จะถูกผนวกไปยังตารางที่ระบุ

   โปรดจําไว้ว่าความล้มเหลวส่วนใหญ่ระหว่างการดําเนินการผนวกเกิดขึ้นเนื่องจากข้อมูลต้นฉบับไม่ตรงกับการตั้งค่าโครงสร้างและการตั้งค่าเขตข้อมูลของตารางปลายทาง เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้เปิดตารางปลายทางในมุมมองออกแบบและรีวิวต่อไปนี้:

   • แถวแรก    ถ้าแถวแรกของเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงที่มีชื่อไม่มีส่วนหัวของคอลัมน์ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตําแหน่งและชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์ในเวิร์กชีตต้นฉบับตรงกับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง ถ้าแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ ลําดับของคอลัมน์และเขตข้อมูลไม่จําเป็นต้องตรงกัน แต่ชื่อและชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์จะต้องตรงกับของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันทุกประการ

   • เขตข้อมูลที่หายไปหรือเขตข้อมูลที่เกินมา    ถ้าเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลในเวิร์กชีตต้นฉบับไม่มีอยู่ในตารางปลายทาง ให้เพิ่มเขตข้อมูลเหล่านั้นก่อนที่คุณจะเริ่มการดําเนินการนําเข้า อย่างไรก็ตาม ถ้าตารางมีเขตข้อมูลที่ไม่มีอยู่ในแหล่งข้อมูล คุณไม่จําเป็นต้องลบเขตข้อมูลเหล่านั้นออกจากตารางถ้าเขตข้อมูลยอมรับค่า Null

     เคล็ดลับ: เขตข้อมูลจะยอมรับค่า Null ถ้าคุณสมบัติ จำเป็น ถูกตั้งค่าเป็น ไม่ใช่ และการตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ไม่ได้ป้องกันค่า Null ไว้

   • คีย์หลัก    ถ้าตารางมีเขตข้อมูลคีย์หลัก เวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงจะต้องมีคอลัมน์ที่มีค่าที่เข้ากันได้กับเขตข้อมูลคีย์หลัก และค่าคีย์ที่นําเข้าจะต้องไม่ซ้ํากัน ถ้าระเบียนที่นําเข้ามีค่าคีย์หลักที่มีอยู่แล้วในตารางปลายทาง การดําเนินการนําเข้าจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด

   • เขตข้อมูลที่เป็นดัชนี    ถ้าคุณสมบัติ ดัชนี ของเขตข้อมูลในตารางถูกตั้งค่าเป็น ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน) คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงจะต้องมีค่าที่ไม่ซ้ำกัน

     ไปยังขั้นตอนถัดไปเพื่อเรียกใช้การดำเนินการนำเข้า

เริ่มการดำเนินการนำเข้า

1. ตําแหน่งที่ตั้งของตัวช่วยสร้างการนําเข้า/ลิงก์จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Access ของคุณ เลือกขั้นตอนที่ตรงกับเวอร์ชัน Access ของคุณ:

   • ถ้าคุณกําลังใช้ Microsoft 365, Access 2021 หรือ Access 2019 เวอร์ชันล่าสุด บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นําเข้าลิงก์ & ให้คลิก แหล่งข้อมูลใหม่ > จากไฟล์ > Excel

   • ถ้าคุณกําลังใช้ Access 2016 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ ให้คลิก Excel

   หมายเหตุ: แท็บ ข้อมูลภายนอก จะใช้งานไม่ได้จนกว่าจะเปิดฐานข้อมูล

2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - สเปรดชีต Excel ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้ระบุชื่อของไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า

   -หรือ-

   คลิก เรียกดู และใช้กล่องโต้ตอบ เปิดไฟล์ เพื่อค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการนำเข้า

3. ระบุวิธีการที่คุณจะเก็บข้อมูลที่นำเข้า

   เมื่อต้องการจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่ ให้เลือก นําเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ตั้งชื่อตารางนี้ในภายหลัง

   เมื่อต้องการผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ ให้เลือก ผนวกสําเนาของระเบียนไปยังตาราง แล้วเลือกตารางจากรายการดรอปดาวน์ ตัวเลือกนี้จะไม่พร้อมใช้งานถ้าฐานข้อมูลไม่มีตาราง

   เมื่อต้องการลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลด้วยการสร้างตารางที่ลิงก์ ให้ดูในส่วน ลิงก์ไปยังข้อมูลใน Excel ต่อไปในบทความนี้

4. คลิก ตกลง

   ตัวช่วยสร้างการนําเข้าสเปรดชีตจะเริ่มทํางาน และนําคุณเข้าสู่ขั้นตอนการนําเข้า ไปยังขั้นตอนชุดถัดไป

ใช้ตัวช่วยนำเข้าสเปรดชีต

1. ในหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า แล้วคลิก ถัดไป

2. บนหน้าที่สองของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก แสดงเวิร์กชีต หรือ แสดงช่วงที่มีชื่อ เลือกเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อที่คุณต้องการนำเข้า แล้วคลิก ถัดไป

3. ถ้าแถวแรกของเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีชื่อเขตข้อมูล ให้เลือก แถวแรกที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ และคลิก ถัดไป

   ถ้าคุณกําลังนําเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ Access จะใช้ส่วนหัวของคอลัมน์เหล่านี้เพื่อตั้งชื่อเขตข้อมูลในตาราง คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเหล่านี้ได้ระหว่างหรือหลังการดําเนินการนําเข้า ถ้าคุณกําลังผนวกข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนหัวของคอลัมน์ในเวิร์กชีตต้นฉบับตรงกับชื่อของเขตข้อมูลในตารางปลายทาง

   ถ้าคุณกําลังผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 6 โดยตรง ถ้าคุณกําลังเพิ่มข้อมูลลงในตารางใหม่ ให้ทําตามขั้นตอนที่เหลือ

4. ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณตรวจทานคุณสมบัติของเขตข้อมูล คลิกคอลัมน์ในส่วนครึ่งล่างของหน้าเพื่อแสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน หรือเลือกทำดังนี้

   • ตรวจทานและเปลี่ยนชื่อและชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลปลายทางถ้าคุณต้องการ

     Access จะตรวจทานแปดแถวแรกในแต่ละคอลัมน์เพื่อแนะนําชนิดข้อมูลสําหรับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน ถ้าคอลัมน์ในเวิร์กชีตมีค่าชนิดต่างๆ เช่น ข้อความและตัวเลข ในแปดแถวแรกของคอลัมน์ ตัวช่วยสร้างจะแนะนําชนิดข้อมูลที่เข้ากันได้กับค่าทั้งหมดในคอลัมน์ ซึ่งมักจะเป็นชนิดข้อมูลข้อความ แม้ว่าคุณสามารถเลือกชนิดข้อมูลอื่นได้ โปรดจําไว้ว่าค่าที่เข้ากันไม่ได้กับชนิดข้อมูลที่คุณเลือกจะถูกละเว้นหรือแปลงอย่างไม่ถูกต้องในระหว่างกระบวนการนําเข้า สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง ให้ดูส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง ต่อไปในบทความนี้

   • เมื่อต้องการสร้างดัชนีบนเขตข้อมูล ให้ตั้งค่า ดัชนี เป็น ใช่

   • เมื่อต้องการข้ามคอลัมน์ต้นฉบับไปเลย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ต้องนำเข้าเขตข้อมูล (ข้าม)

     คลิก ถัดไป หลังจากที่คุณเลือกตัวเลือกเสร็จ

5. ในหน้าจอถัดไป ให้ระบุคีย์หลักสําหรับตาราง ถ้าคุณเลือก ให้ Access เพิ่มคีย์หลัก Access จะเพิ่มเขตข้อมูล AutoNumber เป็นเขตข้อมูลแรกในตารางปลายทาง และใส่ค่า ID ที่ไม่ซ้ํากันให้โดยอัตโนมัติ โดยเริ่มต้นด้วย 1 คลิก ถัดไป

6. ในหน้าจอตัวช่วยสร้างขั้นสุดท้าย ให้ระบุชื่อสําหรับตารางปลายทาง ในกล่อง นําเข้าไปยังตาราง ให้พิมพ์ชื่อสําหรับตาราง ถ้ามีตารางอยู่แล้ว Access จะแสดงพร้อมท์ที่ถามว่าคุณต้องการเขียนทับเนื้อหาที่มีอยู่ของตารางหรือไม่ คลิก ใช่ เพื่อดําเนินการต่อ หรือ ไม่ใช่ เพื่อระบุชื่ออื่นสําหรับตารางปลายทาง แล้วคลิก เสร็จสิ้น เพื่อนําเข้าข้อมูล

   ถ้า Access สามารถนําเข้าข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดได้ ตัวช่วยสร้างจะแสดงหน้าที่แสดงสถานะของการดําเนินการนําเข้า นอกจากนี้ คุณสามารถบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการสําหรับใช้ในอนาคตเป็นข้อกําหนด ในทางกลับกัน ถ้าการดําเนินการล้มเหลวโดยสมบูรณ์ Access จะแสดงข้อความ มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นขณะพยายามนําเข้าไฟล์

7. คลิก ใช่ เพื่อบันทึกรายละเอียดของการดําเนินการสําหรับใช้ในอนาคต การบันทึกรายละเอียดจะช่วยให้คุณทําซ้ําการดําเนินการได้ในภายหลังโดยไม่ต้องทําตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้างทุกครั้ง

ดู บันทึกรายละเอียดการนำเข้าหรือส่งออกเป็นข้อกำหนด เพื่อเรียนรู้วิธีการบันทึกรายละเอียดข้อกำหนดของคุณ

ดู เรียกใช้ข้อกำหนดการนำเข้าหรือส่งออกที่บันทึกไว้ เพื่อเรียนรู้วิธีการเรียกใช้ข้อกำหนดการนำเข้าหรือลิงก์ที่บันทึกไว้ของคุณ

ดู จัดกำหนดการข้อกำหนดการนำเข้าและส่งออก เพื่อเรียนรู้วิธีการจัดกำหนดการงานการนำเข้าและลิงก์เพื่อเรียกใช้ในเวลาที่กำหนด

สตริงข้อผิดพลาดและคำแนะนำการแก้ไขปัญหา

ด้านบนของหน้า

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติทั่วไปในการลิงก์ไปยังเวิร์กชีต Excel จากภายใน Access

โดยทั่วไปแล้วคุณจะลิงก์เวิร์กชีต Excel (แทนการนำเข้า) เนื่องจากสาเหตุต่อไปนี้

• คุณต้องการเก็บข้อมูลของคุณในเวิร์กชีต Excel ต่อไป แต่ก็ยังสามารถใช้ฟีเจอร์การทำคิวรีและการรายงานที่มีประสิทธิภาพของ Access ได้อยู่

• แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ Access แต่ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกที่คุณทํางานด้วยอยู่ในเวิร์กชีต Excel คุณไม่ต้องการเก็บรักษาสําเนาของข้อมูลภายนอก แต่ต้องการทํางานกับข้อมูลดังกล่าวใน Access

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณกำลังลิงก์ไปยังเวิร์กชีต Excel

• คุณไม่สามารถสร้างลิงก์ไปยังฐานข้อมูล Access จากภายใน Excel ได้

• เมื่อคุณลิงก์ไปยังไฟล์ Excel Access จะสร้างตารางใหม่ ซึ่งมักจะเรียกว่าตารางที่ลิงก์ ตารางจะแสดงข้อมูลในเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงที่มีชื่อ แต่ไม่ได้จัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล

• คุณไม่สามารถลิงก์ข้อมูล Excel ไปยังตารางที่มีอยู่ในฐานข้อมูลได้ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่โดยการดําเนินการเชื่อมโยงได้

• ฐานข้อมูลสามารถมีตารางที่ลิงก์ได้หลายตาราง

• การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทํากับข้อมูลใน Excel จะมีผลในตารางที่ลิงก์โดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม เนื้อหาและโครงสร้างของตารางที่ลิงก์ใน Access จะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

• เมื่อคุณเปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ใน Access (ในกล่องโต้ตอบ เปิดไฟล์ ให้เปลี่ยนกล่องรายการ ชนิดไฟล์ เป็น Microsoft Excel และเลือกไฟล์ที่ต้องการ) Access จะสร้างฐานข้อมูลเปล่าและเริ่มตัวช่วยลิงก์สเปรดชีตโดยอัตโนมัติ