เริ่มต้นใช้งานการสร้าง การจัดการ และการแชร์ไฟล์ใน OneDrive และ SharePoint

ดู: เมื่อใดควรใช้ OneDrive เทียบกับ SharePoint

OneDrive เป็นแพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ที่คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลหรือไฟล์ส่วนบุคคลของคุณได้ OneDrive ผสานรวมกับแอปต่างๆ เช่น Word, Excel และ PowerPoint ได้อย่างแน่นหนา ซึ่งทําให้สามารถจัดเก็บและเข้าถึงเอกสารที่สําคัญของคุณได้อย่างปลอดภัย

ใช้ OneDrive เมื่อคุณต้องการสร้างเอกสารที่เป็นของคุณเท่านั้น ตัวอย่างเช่น เมื่อทํางานเกี่ยวกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนสูงหรือข้อมูลส่วนตัว

เมื่อต้องการเริ่มต้นใช้งาน One Drive ให้ลงชื่อเข้าใช้ บัญชี Microsoft ของคุณหรือลงทะเบียนสําหรับหนึ่งรายการ ดาวน์โหลดและติดตั้งแอป OneDrive บนเดสก์ท็อป จากนั้นทําตามพร้อมท์เพื่อลงชื่อเข้าใช้ และเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการซิงค์กับระบบคลาวด์ 

• เมื่อต้องการสร้างไฟล์ใหม่ใน OneDrive เพียงคลิกที่ปุ่ม ใหม่ แล้วเลือกชนิดไฟล์ที่คุณต้องการสร้าง เช่น เอกสาร Word หรือสเปรดชีต Excel

• เมื่อต้องการ จัดการไฟล์ใน OneDrive ให้คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก เปลี่ยนชื่อ เพื่อตั้งชื่อที่สื่อความหมายมากขึ้น หรือลากแล้วปล่อยไฟล์ลงในโฟลเดอร์ต่างๆ เพื่อองค์กรที่ดียิ่งขึ้น

• เมื่อต้องการ แชร์ไฟล์ด้วย OneDrive - คลิกปุ่ม แชร์ แล้วใส่ที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดการไฟล์ใน OneDrive

SharePoint เป็นเครื่องมือการทํางานร่วมกันที่ใช้เพื่อจัดการและแชร์ไฟล์และข้อมูลทั่วทั้งองค์กร SharePoint อนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนทํางานร่วมกันในตําแหน่งที่ตั้งศูนย์กลางเดียว

ใช้ SharePoint เมื่อคุณต้องการสร้างเอกสารที่จะเขียนและจัดการโดยทีมของบุคคล หรือเมื่อจําเป็นต้องแชร์อย่างกว้างขวาง ตัวอย่างเช่น ใช้เป็นตําแหน่งที่ตั้งส่วนกลางสําหรับสมาชิกทีมเพื่อดูไทม์ไลน์ของโครงการ งาน และหลักเป้าหมาย ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถติดตามความคืบหน้า ตามกําหนดการ และทํางานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• เมื่อต้องการสร้างไฟล์ใหม่ใน SharePoint ให้นําทางไปยังไลบรารีเอกสารที่คุณต้องการสร้างไฟล์ และคลิกปุ่ม สร้าง

• เมื่อต้องการ จัดการไฟล์ ให้เช็คเอาท์ไฟล์เพื่อทําการเปลี่ยนแปลง แล้วเช็คอินไฟล์กลับเข้ามาเมื่อคุณทําเสร็จแล้ว

• เมื่อต้องการแชร์ไฟล์ ให้คลิกที่ไฟล์และเลือก แชร์ คุณยังสามารถทํางานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้โดยการเปิดไฟล์ในแอปพลิเคชันที่เหมาะสม เช่น Word หรือ Excel และเปิดใช้งานการเขียนร่วม เมื่อต้องการดูไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้า ให้คลิกที่ไฟล์และเลือก ประวัติเวอร์ชันเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดการไฟล์ใน SharePoint

ควบคุมการเข้าถึงภายใน ผู้จัดจําหน่าย ผู้รับเหมา และบุคคลภายนอก  

เพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์และข้อมูลที่สําคัญใน OneDrive และ SharePoint:

• กําหนดนโยบายการเข้าถึง สําหรับผู้ใช้ชนิดต่างๆ เช่น ภายใน ผู้จัดจําหน่าย ผู้รับเหมา และบุคคลภายนอก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างนโยบายการเข้าถึงที่อนุญาตให้เฉพาะพนักงานบางคนเท่านั้นในการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น ข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลลูกค้า คุณยังสามารถระบุชนิดของข้อมูลที่พวกเขาสามารถเข้าถึง วิธีที่พวกเขาสามารถเข้าถึง และระยะเวลา สิ่งนี้ทําให้มั่นใจได้ว่าผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์และข้อมูลที่สําคัญได้

• ใช้สิทธิ์และบทบาทเพื่อควบคุมการเข้าถึง ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ระบุ ตัวอย่างเช่น ให้สิทธิ์ในการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวให้กับสมาชิกในทีมที่ต้องการดูไฟล์แต่ไม่สามารถทําการเปลี่ยนแปลงได้ เช่น มีบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงในโครงการ แต่จําเป็นต้องได้รับข้อมูลอยู่เสมอ ด้วยการกําหนดสิทธิ์และบทบาทเหล่านี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และผู้ใช้สามารถดูและแก้ไขไฟล์ที่พวกเขาได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเท่านั้น

• ใช้การรับรองความถูกต้องโดยใช้หลายปัจจัย เพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ ซึ่งอาจรวมถึงการกําหนดให้ผู้ใช้ใส่รหัสผ่านและรหัสที่ส่งไปยังอุปกรณ์เคลื่อนที่หรืออีเมลของพวกเขา

• ตรวจสอบการเข้าถึงและการใช้งาน สภาพแวดล้อม OneDrive และ SharePoint ของคุณเพื่อตรวจหาและป้องกันการเข้าถึงหรือการใช้งานที่ไม่ได้รับอนุญาต ตัวอย่างเช่น โดยการตรวจสอบบันทึกกิจกรรมของผู้ใช้ คุณสามารถระบุกิจกรรมที่ผิดปกติ เช่น ความพยายามในการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต และดําเนินการเพื่อป้องกันการละเมิดข้อมูล

• ใช้การเข้ารหัสลับ สําหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเพื่อให้แน่ใจว่าแม้ว่าบางคนจะสามารถเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต แต่พวกเขาก็ไม่สามารถอ่านข้อมูลได้หากไม่มีคีย์การถอดรหัสลับ ซึ่งสามารถช่วยป้องกันการละเมิดข้อมูล ปกป้องข้อมูลลูกค้า และรับรองการปฏิบัติตามข้อบังคับด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

• ตั้งค่าวันหมดอายุ สําหรับลิงก์ที่แชร์เพื่อให้แน่ใจว่าการเข้าถึงจะถูกเพิกถอนโดยอัตโนมัติหลังจากช่วงเวลาหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณแชร์สัญญากับผู้จัดจําหน่ายหรือผู้รับเหมา และต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายหรือผู้รับเหมาสามารถเข้าถึงเอกสารได้ในเวลาที่จํากัดเท่านั้น คุณสามารถตั้งค่าวันหมดอายุ และการเข้าถึงเอกสารจะถูกเพิกถอนโดยอัตโนมัติหลังจากระยะเวลาที่กําหนด การดําเนินการนี้จะช่วยลดความเสี่ยงของการเข้าถึงเอกสารโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต

ด้วยการใช้มาตรการเหล่านี้ คุณสามารถควบคุมการเข้าถึงภายใน ผู้จําหน่าย ผู้รับเหมา และบุคคลภายนอกใน OneDrive และ SharePoint และรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการปกป้องข้อมูลของคุณ

ลดช่องโหว่ของ OneDrive และ SharePoint  

ในขณะที่ OneDrive และ SharePoint มีฟีเจอร์ความปลอดภัยมากมายเพื่อป้องกันการละเมิดข้อมูล แต่ยังคงมีช่องโหว่ที่สําคัญหลายประการที่อาจส่งผลต่อความปลอดภัยของเอนทิตีเหล่านี้:

• การโจมตีแบบฟิชชิ่งสามารถหลอกลวงผู้ใช้ให้มอบข้อมูลประจําตัวในการเข้าสู่ระบบซึ่งสามารถใช้เพื่อเข้าถึง OneDrive หรือ SharePoint ได้

• นอกจากนี้ รหัสผ่านที่คาดเดาง่ายยังคาดเดาได้ง่ายหรือแตกร้าว ซึ่งนําไปสู่การเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต

• มัลแวร์สามารถใช้เพื่อขโมยข้อมูลประจําตัวการเข้าสู่ระบบ จับภาพข้อมูลที่ละเอียดอ่อน หรือควบคุมอุปกรณ์ของผู้ใช้ ซึ่งอาจทําให้ OneDrive หรือ SharePoint มีประนีประนอม

• ภัยคุกคามของ Insider เช่น พนักงานโดยเจตนาหรือโดยบังเอิญแชร์ข้อมูลที่สําคัญกับบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต อาจทําให้เกิดความเสี่ยงกับ OneDrive หรือ SharePoint เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดการความเสี่ยงของ Insider

เพื่อลดช่องโหว่เหล่านี้ จึงเป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องใช้แนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัย ให้ความรู้แก่ผู้ใช้ และตรวจสอบและตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ใช้เป็นประจํา นอกจากนี้ ยังเป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องมีแผนการจัดการปัญหาที่ครอบคลุมเพื่อตอบสนองต่อปัญหาด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว