ส่งอีเมลในเวิร์กโฟลว์

เปิด SharePoint Designer 2013 และเชื่อมต่อกับไซต์ SharePoint

SharePoint Designer 2013 ติดตั้งเป็นแอป Office 2013 เมื่อต้องการเปิด SharePoint Designer 2013 และเชื่อมต่อกับไซต์ SharePoint ให้ทําตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เมื่อต้องการเปิด SharePoint Designer 2013 ให้เลือก SharePoint บนเมนู เริ่ม เลือกไอคอน เริ่ม>โปรแกรมทั้งหมด>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013

2. บนหน้าเริ่มต้นของ SharePoint Designer 2013 ให้เลือก เปิดไซต์

3. ใส่ไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการเชื่อมต่อ ตัวอย่างเช่น http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site

4. เมื่อต้องการเปิดไซต์ ให้เลือก เปิด

5. ถ้าได้รับพร้อมท์ ให้ใส่ข้อมูลประจําตัวของคุณ (ถ้าความปลอดภัยไม่ได้รวมอยู่ในคอมพิวเตอร์ที่คุณลงชื่อเข้าใช้ คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ใส่ข้อมูลประจําตัวของคุณ) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจะใช้ข้อมูลประจำตัวที่สามารถเข้าถึงไซต์ SharePoint

สร้างเวิร์กโฟลว์รายการตามแพลตฟอร์มของเวิร์กโฟลว์ SharePoint

1. ในบานหน้าต่างนําทาง ให้เลือก โหนดเวิร์กโฟลว์

2. ในส่วน ใหม่ ของแท็บ เวิร์กโฟลว์ ให้เลือกดรอปดาวน์ เวิร์กโฟลว์รายการ

3. เลือก รายการ ที่คุณต้องการเชื่อมโยงกับเวิร์กโฟลว์ใหม่

4. ในกล่องโต้ตอบ สร้างเวิร์กโฟลว์รายการ ให้ใส่ชื่อและคําอธิบายสําหรับเวิร์กโฟลว์ แล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่า ชนิดแพลตฟอร์ม เป็น เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2013

5. เมื่อต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ ให้เลือก ตกลง

หลังจากที่มีการสร้างเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถเพิ่มการกระทำ เงื่อนไข ระยะ ขั้นตอน และการวนรอบในการสร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณ คอมโพเนนต์เวิร์กโฟลว์เหล่านี้จะพร้อมใช้งานใน Ribbon ของ SharePoint Designer 2013

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการการกระทําของเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งาน ให้ดูที่ ดูเพิ่มเติม

สร้างการกระทำในการส่งในอีเมล 

1. เลือก การดําเนินการ แล้วเลือก ส่งอีเมล

2. ในการกระทํา ให้เลือกผู้ใช้เหล่านี้

3. ในกล่องโต้ตอบ กําหนดข้อความอีเมล ให้เลือกผู้ใช้จากผู้ใช้และกลุ่มที่มีอยู่ หรือใส่ที่อยู่อีเมลของคุณเองในเขตข้อมูล ถึง

   หมายเหตุ: 

   • เมื่อต้องการส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลภายนอก คุณต้องสามารถดึงข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่เกี่ยวข้อง

   • ที่อยู่ ถึง ของอีเมลอาจเป็นที่อยู่เฉพาะแบบคงที่ (ตัวอย่างเช่น NORTHWINDTRADERS\junmin หรือ junmin@northwindtraders.com) หรือการค้นหาเวิร์กโฟลว์ของข้อมูลตัวแปร สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์เพื่อส่งอีเมลที่ส่งจากเวิร์กโฟลว์แบบไดนามิกแทนการใช้ที่อยู่แบบคงที่ ให้ดู เลือกผู้ใช้หรือกลุ่มแบบไดนามิกเพื่อรับข้อความ

   • ที่อยู่ผู้ส่งของอีเมลที่แสดงผลจะเป็นที่อยู่อีเมลของผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์เสมอ เว้นแต่ผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์จะเปลี่ยนที่อยู่ผู้ส่งสําหรับเว็บแอปปัจจุบันหรือเว็บแอปทั้งหมด เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้อ่านการกำหนดค่าอีเมลขาออกสำหรับเว็บแอปเฉพาะ

4. ในเขตข้อมูล เรื่อง ให้ใส่ชื่อเรื่องสําหรับอีเมล หรือเพื่อกําหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ให้กับข้อความที่คุณต้องการที่นี่ ให้เลือก แสดงการผูกข้อมูล

   หมายเหตุ: เพื่อให้เวิร์กโฟลว์คอมไพล์ได้อย่างถูกต้อง

5. ในกล่องขนาดใหญ่ภายใต้เขตข้อมูล เรื่อง ให้ใส่หรือวางข้อความเนื้อหาของอีเมล

   

6. เลือกตกลง

7. เลือก การดําเนินการ>ไปที่พื้นที่แสดง

8. เลือก จุดสิ้นสุดของเวิร์กโฟลว์

9. เลือก เผยแพร่

สําหรับตัวเลือกขั้นสูงเพิ่มเติมในการปรับเปลี่ยนเนื้อหาของอีเมล ให้ดูส่วนต่อไปนี้

ด้านบนของหน้า

ใช้รายการแบบกำหนดเองเพื่อจัดเก็บที่อยู่ผู้รับ

ถ้าผู้รับเปลี่ยนแปลงเป็นระยะๆ แต่ไม่บ่อยพอที่จะต้องระบุไว้ในฟอร์มการเริ่มต้นทุกครั้งที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถสร้างรายการผู้รับแบบกําหนดเองที่มีข้อมูลในรายการหนึ่งรายการสําหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ที่อ้างอิงเวิร์กโฟลว์นั้น แล้วสร้างคอลัมน์ที่คุณสามารถจัดเก็บที่อยู่ที่จะส่งแต่ละอีเมลจากแต่ละเวิร์กโฟลว์ได้ เมื่อผู้รับสำหรับข้อความเวิร์กโฟลว์ใด ๆ เปลี่ยน สิ่งที่คุณต้องทำคือเปลี่ยนที่อยู่ในเขตข้อมูลที่เหมาะสมในข้อมูลในรายการผู้รับสำหรับเวิร์กโฟลว์นั้น

เมื่อต้องการใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์ลงในรายการผู้รับที่กำหนดเอง:

1. ในเบราว์เซอร์ ให้สร้างรายการที่กำหนดเองชื่อ ผู้รับ ด้วยสามคอลัมน์ต่อไปนี้:

   • เปลี่ยนชื่อของคอลัมน์ชื่อเรื่องเริ่มต้น ให้เป็น ชื่อเวิร์กโฟลว์ ปล่อยให้ตัวเลือกอื่น ๆ ทั้งหมดเป็นเช่นนั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับการเปลี่ยนคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี โปรดดู โปรดดูเพิ่มเติม

   • เพิ่มคอลัมน์บุคคลหรือกลุ่มที่ชื่อ ถึง ในคอลัมน์นี้ อนุญาตให้เลือกทั้งบุคคลและกลุ่ม แต่ไม่อนุญาตให้เลือกหลายรายการ ปล่อยให้ตัวเลือกอื่น ๆ ทั้งหมดเป็นเช่นนั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี ให้ดูที่ โปรดดูเพิ่มเติม

   • เพิ่มคอลัมน์สำหรับข้อความบรรทัดเดียวที่ชื่อสำเนาถึง ปล่อยให้ตัวเลือกอื่น ๆ ทั้งหมดเป็นเช่นนั้น

2. ในรายชื่อผู้รับ ให้สร้างรายการใหม่ แล้วทําดังต่อไปนี้:

   • ในเขตข้อมูล ชื่อเวิร์กโฟลว์ ให้ใส่ การตรวจทานเอกสาร ซึ่งเป็นชื่อของเวิร์กโฟลว์ตัวอย่างที่ใช้ที่นี่

   • ในเขตข้อมูล ถึง ให้เลือก สมุดรายชื่อ จากนั้นในกล่องโต้ตอบ เลือก People และกลุ่ม ให้เลือกบุคคลหรือกลุ่มเดียวเพื่อส่งอีเมลถึง

   • ในเขตข้อมูล สําเนาถึง ให้ใส่ที่อยู่อีเมลของผู้รับที่จะส่งสําเนาถึง โดยแยกหลายที่อยู่ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

3. สร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่

4. เลือก การดําเนินการ แล้วเลือก ส่งอีเมล

5. ในการกระทํา ให้เลือกผู้ใช้เหล่านี้

6. ในกล่องโต้ตอบ กําหนดข้อความอีเมล ที่ส่วนท้ายของกล่อง ถึง ให้คลิก สมุดรายชื่อ

7. ในกล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้ ในรายการ หรือเลือกจากผู้ใช้และกลุ่มที่มีอยู่ ให้เลือก การค้นหาเวิร์กโฟลว์สําหรับผู้ใช้ แล้วเลือก เพิ่ม

8. ในกล่องโต้ตอบ ค้นหาบุคคลหรือกลุ่ม ให้เลือกตัวเลือกต่อไปนี้:

   • แหล่งข้อมูล: ผู้รับ หรือชื่อของรายการแบบกำหนดเองของคุณ

   • เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล: ถึง หรือเขตข้อมูลที่เก็บที่อยู่ที่คุณต้องการในบรรทัด ถึง

   • ส่งกลับเขตข้อมูลเป็น: ชื่อในการเข้าสู่ระบบ การดําเนินการนี้จะกําหนดรูปแบบเขตข้อมูล "ถึง" ในอีเมล

   • เขตข้อมูล: ผู้รับ: ชื่อเวิร์กโฟลว์

   • ค่า: ใส่ การตรวจทานเอกสาร หรือชื่อของเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน

     

     การค้นหานี้ระบุว่า "จากรายการผู้รับ ให้เลือกค่าของเขตข้อมูล ถึง ที่ชื่อเวิร์กโฟลว์เท่ากับการตรวจทานเอกสาร"

     ครึ่งบนของกล่องโต้ตอบจะระบุรายการและคอลัมน์ ครึ่งล่างของกล่องโต้ตอบจะระบุแถว

9. ในกล่องโต้ตอบ ค้นหาบุคคลหรือกลุ่ม ให้เลือก ตกลง

10. ในอีเมลเกี่ยวกับการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการค้นหาที่ไม่ซ้ํา ให้เลือก ตกลง

11. เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้ ให้เลือก ตกลง อีกครั้ง

12. ในกล่องโต้ตอบ กําหนดข้อความอีเมล ที่ส่วนท้ายของเขตข้อมูล สําเนาถึง ให้เลือก สมุดรายชื่อ

13. ในกล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้ ในรายการ หรือเลือกจากผู้ใช้และกลุ่มที่มีอยู่ ให้เลือก การค้นหาเวิร์กโฟลว์สําหรับผู้ใช้ แล้วเลือก เพิ่ม

14. ในกล่องโต้ตอบ กําหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ ให้เลือกตัวเลือกต่อไปนี้

    • แหล่งข้อมูล: ผู้รับ หรือชื่อของรายการแบบกำหนดเองของคุณ

    • เขตข้อมูล จากแหล่งข้อมูล: สําเนาถึง หรือเขตข้อมูลที่เก็บที่อยู่ที่คุณต้องการในบรรทัด สําเนาถึง

    • ส่งกลับเขตข้อมูลเป็น: ชื่อในการเข้าสู่ระบบ การดําเนินการนี้จะกําหนดรูปแบบเขตข้อมูล "ถึง" ในอีเมล

    • เขตข้อมูล: ผู้รับ: ชื่อเวิร์กโฟลว์

    • ค่า: ใส่ การตรวจทานเอกสาร หรือชื่อของเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน

      

      การค้นหานี้ระบุว่า "จากรายการผู้รับ ให้เลือกค่าของเขตข้อมูล สําเนาถึง ที่ชื่อเวิร์กโฟลว์เท่ากับ การตรวจทานเอกสาร"

15. เลือก ตกลง และในข้อความเตือน ให้เลือก ตกลง อีกครั้ง

16. เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้ ให้เลือก ตกลง

ในตอนนี้ เมื่อเวิร์กโฟลว์ส่งอีเมลนี้ เวิร์กโฟลว์จะส่งอีเมลนี้ไปยังที่อยู่ที่แสดงอยู่ในเขตข้อมูล ถึง และ สําเนาถึง ของข้อมูลการรีวิวเอกสารในรายการผู้รับแบบกําหนดเอง เมื่อต้องการเปลี่ยนผู้รับ เพียงทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในรายการตามที่คุณต้องการ

เวิร์กโฟลว์เดียวอาจส่งอีเมลหลายฉบับ และอีเมลทั้งหมดอาจไม่ถูกส่งไปยังผู้รับรายเดียวกัน เมื่อต้องการจัดเก็บที่อยู่อื่นๆ สําหรับอีเมลเพิ่มเติมที่ส่งโดยเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ลงในรายการเพื่อจัดเก็บที่อยู่อื่นๆ ได้ ในกรณีนี้ คุณอาจต้องการตั้งชื่อคอลัมน์เป็น "ข้อความแรกถึง" "ข้อความที่สองถึง" เป็นต้น

อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถออกแบบรายการเพื่อให้คุณสร้างหนึ่งข้อมูลสําหรับแต่ละอีเมลที่เวิร์กโฟลว์ส่ง แทนหนึ่งรายการสําหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ ในกรณีนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อที่ใช้ระบุแต่ละอีเมลไม่ซ้ํากัน เพื่อให้การค้นหาที่ดึงที่อยู่ส่งกลับค่าที่ไม่ซ้ํากันที่คุณต้องการ

ใช้แบบฟอร์มเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์เพื่อระบุผู้รับ

ถ้าคุณต้องการให้มีการระบุผู้รับทุกครั้งที่มีการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คุณสามารถกำหนดแบบฟอร์มเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์เองเพื่อรวบรวมที่อยู่จากบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์สามารถใช้ที่อยู่ที่ป้อนโดยตรงหรือคัดลอกลงในเขตข้อมูลในรายการปัจจุบันซึ่งจะยังคงพร้อมใช้งานสำหรับการอ้างอิงหลังจากเวิร์กโฟลว์เสร็จสิ้นอินสแตนซ์ปัจจุบัน ถ้าเวิร์กโฟลว์ได้รับการตั้งค่าเพื่อให้เริ่มต้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถระบุที่อยู่เริ่มต้นในแบบฟอร์มเริ่มต้นสำหรับทุกครั้งที่มีการเริ่มต้นอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า

หากรายการปัจจุบันเป็นเอกสารในไลบรารีเอกสาร

ในตัวอย่างการแจ้งเตือนการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ คุณอาจต้องการระบุลิงก์ไปยังเอกสารใหม่โดยตรง:

1. ใส่หรือวางข้อความคงที่ที่คุณต้องการให้ลิงก์ปรากฏขึ้น

2. เลือกข้อความ แล้วเลือก แก้ไขไฮเปอร์ลิงก์

3. ในกล่องโต้ตอบ แก้ไขไฮเปอร์ลิงก์ ให้เลือก ฟังก์ชัน (fx)

   เคล็ดลับ: หลังจากที่คุณแทรกการค้นหา คุณจะไม่สามารถลากไปยังตําแหน่งใหม่ได้ (แต่เป็นไปได้ที่จะ "ย้าย" การค้นหาโดยการลากข้อความอื่นที่อยู่รอบ ๆ ) ในทำนองเดียวกัน คุณจะไม่สามารถตัด คัดลอก หรือวาง ทั้งการค้นหาหรือข้อความใด ๆ ที่รวมอยู่ในการค้นหาได้

4. ในกล่องโต้ตอบ ค้นหาสตริง ในเขตข้อมูล แหล่งข้อมูล ให้เลือก รายการปัจจุบัน

5. ในเขตข้อมูล เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล ให้เลือก URL แบบเต็มที่เข้ารหัส แล้วเลือก ตกลง

   

เมื่อผู้รับอีเมลเลือกลิงก์ เอกสารจะเปิดขึ้นเพื่อดูหรือแก้ไข

ถ้ารายการปัจจุบันเป็นข้อมูลในรายการ

เมื่อคุณสร้างลิงก์ไปยังข้อมูลในรายการ ตัวอย่างเช่น การประกาศหรือเหตุการณ์ในปฏิทิน คุณสามารถเลือกให้ลิงก์เปิดฟอร์มที่ใช้แสดง (DispForm.aspx) หรือฟอร์มแก้ไข (EditForm.aspx) ของข้อมูลในรายการได้

เมื่อต้องการสร้างลิงก์ที่เปิดข้อมูลในรายการ:

1. ในเบราว์เซอร์ ให้นําทางไปยังรายการที่คุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์นี้

2. เปิดข้อมูลในรายการสําหรับเอกสารใดๆ ที่มีอยู่ในไลบรารี โดยใช้ ดูรายการ ถ้าคุณต้องการให้ลิงก์ของคุณเปิดฟอร์มที่แสดง หรือ แก้ไขรายการ ถ้าคุณต้องการให้ลิงก์ของคุณเปิดฟอร์มแก้ไข

3. คัดลอกที่อยู่ในแถบที่อยู่จากจุดเริ่มต้น http: หรือ https: ผ่านเครื่องหมายเท่ากับแรก (=)

   

4. ข้อความ ? ID = เป็นพารามิเตอร์ของสตริงคิวรีที่สั่งให้หน้าเพจแสดงฟอร์มสำหรับรายการใดก็ตามในรายการหรือไลบรารีปัจจุบันที่มี ID รายการที่ตามหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=) ซึ่งในตัวอย่างนี้จะเป็น ID รายการของข้อมูลปัจจุบัน ตามที่ระบุโดยการค้นหาเวิร์กโฟลว์

   หมายเหตุ: ถ้ารายการปัจจุบันเป็นงานที่สร้างขึ้นโดยหนึ่งในสามการกระทําของงานเวิร์กโฟลว์ และถ้าคุณต้องการให้ลิงก์เปิดฟอร์มงานแบบกําหนดเอง (ไม่ใช่ฟอร์มเริ่มต้นที่ใช้แสดงหรือแก้ไขสําหรับรายการงาน) ให้ดูที่ ถ้าข้อมูลปัจจุบันเป็นฟอร์มงานแบบกําหนดเอง สำหรับงานที่ไม่ได้สร้างขึ้นโดยการกระทำของงานในเวิร์กโฟลว์ และสำหรับรูปแบบการแสดงผลของงานเหล่านั้นที่สร้างขึ้นโดยหนึ่งในการกระทำของงานในเวิร์กโฟลว์ คุณต้องใช้ขั้นตอนปัจจุบันทั้งหมดนี้

5. ในกล่องโต้ตอบ กําหนดข้อความอีเมล ให้ใส่หรือวางข้อความคงที่ที่คุณต้องการให้ลิงก์ปรากฏขึ้น ตัวอย่างเช่น - เมื่อต้องการดูข้อมูลในรายการ ให้คลิกที่นี่

6. เลือกข้อความ แล้วเลือก แก้ไขไฮเปอร์ลิงก์

7. ในกล่อง แก้ไขไฮเปอร์ลิงก์ สําหรับเขตข้อมูลที่อยู่ ให้เลือก ตัวสร้างสตริง

8. ในกล่องโต้ตอบ ตัวสร้างสตริง ให้วางที่อยู่

9. วางจุดแทรกหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=) โดยตรง จากนั้นเลือก เพิ่ม หรือ เปลี่ยนการค้นหา

10. ในกล่องโต้ตอบ ค้นหาสตริง ในเขตข้อมูล แหล่งข้อมูล ให้เลือก รายการปัจจุบัน และในเขตข้อมูล เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล ให้เลือก ID

    

11. เลือก ตกลง

    สตริงสุดท้ายในตัวสร้างสตริงควรขึ้นต้นด้วย http:// หรือ https:// และลงท้ายด้วย [%Current Item:ID%].

    สิ่งสำคัญ: ในขณะที่การค้นหา ID ของรายการปัจจุบันมีประโยชน์ในการสร้างลิงก์ไปยังข้อมูลในรายการปัจจุบัน การค้นหาต่อไปนี้อาจแสดงข้อผิดพลาดในเส้นทางที่แสดงและเราไม่แนะนําให้รวมไว้ในลิงก์อีเมล: เส้นทาง, URL ที่สัมพันธ์กันของเซิร์ฟเวอร์, URL ต้นทาง และเส้นทาง URL

12. เลือก ตกลง สองครั้ง

ลิงก์ของคุณจะปรากฏเป็นข้อความสีน้ําเงินพร้อมขีดเส้นใต้ในอีเมล

หากคุณวางแผนที่จะใช้ลิงก์มากกว่าหนึ่งครั้ง ให้ไปที่ส่วนถัดไป

การจัดเก็บรายการที่อยู่เป็นตัวแปรเวิร์กโฟลว์

คุณสามารถจัดเก็บ URL ของแบบฟอร์มการแสดงผลหรือแบบฟอร์มการแก้ไขของข้อมูลในรายการไว้ในตัวแปรเวิร์กโฟลว์ เพื่อให้คุณสามารถใช้งานได้ในหลายตำแหน่งในเวิร์กโฟลว์เดียวกัน

1. ในหน้าต่าง Designer เวิร์กโฟลว์ ให้เลือก การดําเนินการ แล้วเลือก แยกสตริงย่อยออกจาก ดัชนีของสตริง

   

2. ในขั้นตอน ให้เลือก สตริง และเลือกปุ่มจุดไข่ปลา [...]

3. ในกล่องโต้ตอบ ตัวสร้างสตริง ให้วางส่วนข้อความคงที่ของ URL (แต่ไม่ใช่การค้นหา ID รายการปัจจุบัน)

   

4. วางจุดแทรกไว้หลังเครื่องหมายเท่ากับ (=) แล้วเลือก เพิ่มหรือเปลี่ยนการค้นหา

5. ในกล่องโต้ตอบ ค้นหาสตริง ในเขตข้อมูล แหล่งข้อมูล ให้เลือก รายการปัจจุบัน และในเขตข้อมูล เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล ให้เลือก ID

   

6. เลือก ตกลง

   การค้นหาจะถูกเพิ่มลงในข้อความในกล่องโต้ตอบ

   

7. เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบ ตัวสร้างสตริง ให้เลือก ตกลง

8. เลือก 0 ใน เริ่มต้นที่ 0 และแทนที่ด้วย 1

   หมายเหตุ: เมื่อ เริ่มต้นที่ มีค่ามากกว่า 1 สตริงสุดท้ายจะเอาอักขระออก

9. เลือก ตัวแปร: สตริงย่อย หรือ ตัวแปร: สตริงย่อย 1 ใน ผลลัพธ์เป็นตัวแปร: สตริงย่อย

10. ในรายการ ให้เลือก สร้างตัวแปรใหม่ จากนั้นในกล่องโต้ตอบ แก้ไขตัวแปร ให้ใส่ชื่อสําหรับตัวแปรใหม่

11. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ชนิด ถูกตั้งค่าเป็น สตริง แล้วเลือก ตกลง

12. เลือกการกระทําด้านล่างที่คุณเพิ่งสร้าง และเพิ่มการกระทํา ส่งอีเมล ไปยังการกระทํา แล้วเลือกผู้ใช้เหล่านี้ ในการกระทํา

13. เมื่อต้องการใช้ตัวแปรใหม่ในกล่องโต้ตอบ กําหนดข้อความอีเมล ให้ใส่หรือวางข้อความที่คุณต้องการให้ลิงก์ปรากฏในเนื้อความอีเมล เลือกข้อความ และจากเมนูการจัดรูปแบบ ให้เลือก แก้ไขไฮเปอร์ลิงก์ เลือกปุ่ม [fx] หรือเลือกปุ่มจุดไข่ปลา [...] จากนั้นเลือก เพิ่ม หรือ เปลี่ยนการค้นหา

14. ในกล่องโต้ตอบ ค้นหาสตริง ในรายการ กล่องแหล่งข้อมูล ให้เลือก ตัวแปรและพารามิเตอร์ของเวิร์กโฟลว์

15. ในรายการ เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล ให้เลือก ตัวแปร: ชื่อของตัวแปร แล้วเลือก ตกลง แล้วเลือก ตกลง in กล่องถัดไป

    

ตอนนี้คุณสามารถจะแทรกตัวแปรนี้ที่ใดก็ได้ที่คุณต้องการในเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน

ด้านบนของหน้า

เคล็ดลับการแก้ไขปัญหาเบื้องต้น 

รายการคำถามต่อไปนี้อาจช่วยระบุสาเหตุของปัญหาในการสร้างเวิร์กโฟลว์:

1. คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ชนิดอื่นในรายการเดียวกันได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น ลองสร้าง เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

2. คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เดียวกัน:

   • ในรายการอื่นบนไซต์เดียวกันได้หรือไม่

   • ในไซต์อื่นภายใต้ไซต์คอลเลกชันเดียวกันได้หรือไม่

   • ในไซต์คอลเลกชันอื่นภายใต้แอปพลิเคชันบนเว็บเดียวกันได้หรือไม่

   • แอปพลิเคชันบนเว็บอื่น ๆ ได้หรือไม่

   • โดยการลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีอื่นได้หรือไม่

   • โดยการใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้หรือไม่

 เคล็ดลับการแก้ไขปัญหาขั้นสูง

ถ้าไม่มีเคล็ดลับการแก้ไขปัญหาพื้นฐานที่ช่วยระบุสาเหตุของปัญหาเวิร์กโฟลว์ ให้ใช้ขั้นตอนเหล่านี้:

1. ให้แน่ใจว่า คุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นในระดับไซต์และเวิร์กโฟลว์ ไปที่ การตั้งค่าไซต์>สิทธิ์สําหรับไซต์>ตรวจสอบการตั้งค่าสิทธิ์/รายการ>สิทธิ์สําหรับรายการนี้ และ ตรวจสอบว่าผลลัพธ์ การตรวจสอบสิทธิ์ ตรงกับรายการต่อไปนี้หรือไม่

   1. สิทธิ์ขั้นต่ำในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ (บันทึกและประกาศ):

      1. บนไซต์ SharePoint: ออกแบบ

      2. บนรายการ SharePoint: แก้ไข

   2. สิทธิ์ขั้นต่ำในการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์:

      1. บนไซต์ SharePoint: ดูเท่านั้น/อ่าน

      2. บนรายการ SharePoint: สนับสนุน

2. ให้แน่ใจว่า มีการตั้งค่าอีเมลขาออกเป็นเซิร์ฟเวอร์ Exchange ที่ถูกต้อง

   1. เปิด พร้อมท์คำสั่ง ในฐานะผู้ดูแลระบบ

   2. เรียกใช้ nslookup <ที่อยู่เซิร์ฟเวอร์ Exchange> ตัวอย่างเช่น: nslookup exch.contoso.com

   3. คุณควรเห็นที่อยู่ IP ที่ได้รับการแก้ไขแล้วของเซิร์ฟเวอร์ Exchange ในผลลัพธ์ ถ้าไม่เห็น ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ Exchange ของคุณและขอชื่อโดเมนที่มีคุณสมบัติสมบูรณ์ (FQDN) ของ Exchange ที่ถูกต้อง

3. ส่งอีเมลไปยังบุคคลเดียวกันโดยใช้ฟังก์ชัน SendEmail ของคลาส SPUtility กับ SharePoint Management Shell โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

   1. เปิด SharePoint Management Shell ในฐานะผู้ดูแลระบบ (คลิกขวา SharePoint Management Shell>เรียกใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบ)

   2. เรียกใช้สคริปต์ต่อไปนี้ ถ้าสคริปต์ตอบสนองด้วย True และผู้ใช้ได้รับอีเมลจาก SharePoint SMTP จะได้รับการกําหนดค่าอย่างถูกต้องใน SharePoint

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. ใช้ฟังก์ชันการทํางานของ SMTP ส่งอีเมลไปยังผู้ใช้รายเดียวกันจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ทำตามขั้นตอนใน ใช้ Telnet เพื่อทดสอบการสื่อสาร SMTP