Applies ToOutlook for Microsoft 365 for Mac Outlook 2024 Outlook 2024 for Mac Outlook 2021 for Mac Office สำหรับธุรกิจ Office 365 Small Business

เมื่อกล่องขาเข้าของคุณเต็มคุณอาจกําลังมองหาวิธีใหม่ในการประมวลผลอีเมลทั้งหมดนั้น กฎสามารถช่วยให้คุณจัดเรียงทุกอย่างและนําคุณไปยังจดหมายที่สําคัญที่สุดก่อน Outlook for Mac สามารถเรียกใช้กฎกับข้อความขาเข้าหรือขาออกได้โดยอัตโนมัติ โดยยึดตามเงื่อนไขที่คุณตั้งค่าไว้

กฎคือการกระทําที่ดําเนินการโดยอัตโนมัติกับข้อความขาเข้าหรือขาออก โดยยึดตามเงื่อนไขที่คุณระบุ คุณสามารถสร้างกฎเพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎเพื่อจัดเก็บข้อความลงในโฟลเดอร์หรือกําหนดข้อความเป็นประเภทโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถสร้างกฎเซิร์ฟเวอร์ได้เฉพาะใน Outlook for Mac เท่านั้น กฎของไคลเอ็นต์จะไม่ได้รับการสนับสนุนอีกต่อไป

สร้างกฎใหม่

  1. บนเมนู Outlook ให้เลือก การตั้งค่า

  2. ภายใต้ อีเมล ให้เลือก กฎ

  3. เมื่อต้องการสร้างกฎใหม่ที่ว่างเปล่า ให้เลือก กฎใหม่

  4. ในหน้าต่าง กฎ ให้ตั้งชื่อกฎของคุณ

  5. เลือกเงื่อนไข: ใช้เพื่อเลือกเกณฑ์สําหรับกฎของคุณ ใช้ลูกศรลงเพื่อดูและเลือกเกณฑ์ที่คุณต้องการใช้ ถ้าเกณฑ์มีตัวเลือกเพิ่มเติม ให้ระบุตัวเลือกเหล่านั้นในหน้าต่างที่แสดง

  6. เลือกการกระทํา: ใช้เพื่อเลือกการกระทําที่คุณต้องการเมื่อข้อความมาถึงที่ตรงกับเกณฑ์ที่คุณเลือก

  7. ตัวเลือกเพิ่มเติมสําหรับกฎ:

    • เพิ่มเงื่อนไขหรือการกระทําเพิ่มเติมให้กับกฎด้วยการเลือก เพิ่มเงื่อนไขอื่น

    • เพิ่มข้อยกเว้นให้กับกฎด้วยการเลือก เพิ่มข้อยกเว้น

    • ตามค่าเริ่มต้น ตัวเลือกในการ หยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม จะถูกเปิดใช้งานอยู่ เมื่อเปิดใช้ตัวเลือกนี้ เมื่อข้อความที่ตรงกับเกณฑ์ของกฎมากกว่าหนึ่งกฎ จะถูกนําไปใช้เฉพาะกฎแรกเท่านั้น ถ้าไม่มีการตั้งค่านี้ กฎทั้งหมดจะถูกนําไปใช้โดยที่ข้อความตรงตามเกณฑ์ ถ้าคุณต้องการนํากฎที่ระบุไปใช้ เท่านั้น ให้ใส่กฎนั้นให้สูงกว่ากฎอื่นๆ แล้วแก้ไขกฎแรกเพื่อเพิ่มตัวเลือกเพื่อหยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม

แก้ไขกฎที่มีอยู่

  1. บนเมนู Outlook ให้เลือก การตั้งค่า

  2. ภายใต้ อีเมล ให้เลือก กฎ

  3. ในหน้าต่าง กฎ ให้เลือกปุ่ม แก้ไขกฎ ปุ่ม แก้ไขดินสอ

  4. หลังจากแก้ไขตามที่คุณต้องการแล้ว ให้เลือก บันทึก

ลบกฎ

  1. บนเมนู Outlook ให้เลือก การตั้งค่า

  2. ภายใต้ อีเมล ให้เลือก กฎ

  3. เลือกปุ่ม ลบกฎ ไอคอนปุ่มลบถังขยะของ Outlook ถัดจากกฎที่คุณต้องการลบ

    ถ้าคุณเพียงต้องการปิดกฎแทนการลบ คุณสามารถปิดการสลับที่อยู่ถัดจากกฎได้

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎ

  • กฎจะเรียกใช้จากบนลงล่างตามลําดับที่ปรากฏในหน้าต่าง กฎ เมื่อต้องการเปลี่ยนลําดับของกฎ ให้เลือกกฎที่คุณต้องการย้าย แล้วเลือกลูกศรขึ้นหรือลงเพื่อย้ายกฎไปยังตําแหน่งที่คุณต้องการในรายการ

  • คุณสามารถเปิดหรือปิดกฎได้โดยใช้การสลับที่อยู่ถัดจากกฎ

  • สามารถเรียกใช้กฎได้ทันทีโดยเลือกปุ่ม เรียกใช้กฎเดี๋ยวนี้ เพื่อเล่น

การสร้างกฎตามชื่อผู้ส่งหรือกลุ่มที่ติดต่อ

คุณสามารถสร้างกฎเพื่อย้ายข้อความทั้งหมดจาก [ชื่อ] ไปยังโฟลเดอร์ที่ชื่อว่า "จดหมายจาก [ชื่อ]" ถ้าคุณได้รับจดหมายจาก กลุ่มที่ติดต่อ (หรือที่เรียกว่ารายชื่อการแจกจ่าย) คุณสามารถย้ายจดหมายนั้นไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุได้โดยอัตโนมัติเช่นกัน

  1. เมื่อต้องการสร้างโฟลเดอร์เพื่อรองรับข้อความอีเมลที่ถูกส่งโดยกฏ ให้เลือกกล่องจดหมายราก ในแท็บ จัดระเบียบ ให้คลิก โฟลเดอร์ใหม่ พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ แล้วกด Enter

    ถ้าคุณสร้างโฟลเดอร์ไว้เรียบร้อยแล้ว ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 2

  2. ในรายการข้อความ ให้คลิกข้อความอีเมลที่มีผู้ส่งหรือผู้รับที่คุณต้องการสร้างกฎ

  3. ในแท็บ หน้าแรก ให้คลิก กฏ จากนั้นคลิก ย้ายข้อความจาก (ชื่อผู้ส่ง) หรือ ย้ายข้อความไปยัง (ชื่อผู้รับ)

    กฎ: ย้ายข้อความ...

  4. ในกล่องค้นหาโฟลเดอร์ ให้เริ่มพิมพ์ชื่อของโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายข้อความไป

  5. เมื่อโฟลเดอร์ที่คุณต้องการปรากฏ ให้คลิกชื่อโฟลเดอร์ คลิก เลือก จากนั้นคลิก ตกลง

    ค้นหาและเลือกโฟลเดอร์

    ถ้าคุณสร้างกฎหลายกฎ Outlook จะเรียกใช้กฎตามลําดับที่แสดงอยู่ในหน้าต่าง กฎ

การสร้างกฏตามข้อความที่มีอยู่

เมื่อคุณสร้างกฎจากข้อความที่มีอยู่ ผู้ส่ง ผู้รับ และหัวข้อจะถูกใส่ไว้ในคําแนะนํากฎโดยอัตโนมัติ

  1. เมื่อต้องการสร้างโฟลเดอร์เพื่อรองรับข้อความอีเมลที่ถูกส่งโดยกฏ ให้เลือกกล่องจดหมายราก ในแท็บ จัดระเบียบ ให้คลิก โฟลเดอร์ใหม่ พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ แล้วกด Enter

    ถ้าคุณสร้างโฟลเดอร์ไว้เรียบร้อยแล้ว ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 2

  2. ในรายการข้อความ ให้คลิกข้อความที่คุณต้องการสร้างกฎ

  3. ในแท็บ หน้าแรก ให้คลิก กฏ จากนั้นคลิก สร้างกฏ

  4. ภายใต้ เมื่อข้อความใหม่มาถึง แก้ไขเกณฑ์ให้เหมาะสมตามที่คุณต้องการ

    สร้างกฏจากข้อความอีเมลที่มีอยู่

    เมื่อต้องการลบเงื่อนไข ให้คลิก ปุ่ม เอาเกณฑ์การค้นหาออก เมื่อต้องการเพิ่มเงื่อนไข ให้คลิก ปุ่ม เพิ่มเกณฑ์การค้นหา

  5. ภายใต้ ทําสิ่งต่อไปนี้ ให้เลือกสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อคุณส่งหรือรับอีเมล ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณได้รับอีเมลจากบุคคลอื่น ให้เลือก ย้ายไปยังโฟลเดอร์ เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายข้อความอีเมลไป แล้วคลิก เลือกโฟลเดอร์ ในกล่อง ค้นหา ให้ค้นหาโฟลเดอร์ที่คุณสร้างขึ้นสําหรับกฎนี้ คลิก เลือก แล้วคลิก ตกลง

สร้างกฎแบบกําหนดเองสําหรับบัญชี IMAP หรือ POP

ใช้กระบวนงานนี้เพื่อสร้างกฎแบบกําหนดเองสําหรับบัญชี IMAP หรือ POP ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต IMAP และ POP บางรายได้แก่ Gmail, Yahoo!, AOL และ Hotmail/Outlook.com

ถ้าคุณไม่ทราบว่าคุณมีบัญชีชนิดใด ให้ดู ค้นหาประเภทบัญชีที่คุณมี

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก กฎ

  2. ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของกล่อง กฎ ภายใต้ กฎของไคลเอ็นต์ ให้คลิกชนิดบัญชี

  3. ที่ด้านล่างของกล่อง กฎ ให้คลิก เพิ่ม เพิ่ม

  4. ในกล่อง ชื่อกฏ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับกฏ

    ตั้งชื่อให้กฎ

  5. ภายใต้ เมื่อข้อความใหม่มาถึง ให้คลิกลูกศรบนกล่องแรกเพื่อเปิดรายการ แล้วเลือกชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการระบุ

    คลิกเครื่องหมายบั้งเพื่อเปิดรายการ

  6. ภายใต้ เมื่อข้อความใหม่มาถึง ให้ย้ายจากซ้ายไปขวาต่อไป ให้คลิกลูกศรและเลือกเงื่อนไขสําหรับกฎของคุณ

    เมื่อต้องการลบเงื่อนไข ให้คลิก ปุ่ม เอาเกณฑ์การค้นหาออก เมื่อต้องการเพิ่มเงื่อนไข ให้คลิก ปุ่ม เพิ่มเกณฑ์การค้นหา

  7. ภายใต้ ทําดังต่อไปนี้ ให้ระบุการกระทําที่คุณต้องการให้กฎดําเนินการ

  8. คลิก ตกลง

การสร้างกฏแบบกำหนดเองสำหรับบัญชี Exchange

ใช้กระบวนงานนี้ถ้าบัญชีผู้ใช้ของคุณทํางานบนเซิร์ฟเวอร์ Exchange

ถ้าคุณไม่ทราบว่าคุณมีบัญชีชนิดใด ให้ดู ค้นหาประเภทบัญชีที่คุณมี

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก กฎ

  2. ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของกล่อง กฎ ภายใต้ เซิร์ฟเวอร์ EXCHANGE ให้คลิกชื่อบัญชีผู้ใช้

  3. ภายใต้ เมื่อข้อความใหม่มาถึง ให้คลิกลูกศรบนกล่องแรกเพื่อเปิดรายการ แล้วเลือกชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการระบุ เช่น จากผู้รับ หรือ เรื่อง

  4. ภายใต้ เมื่อข้อความใหม่มาถึง ให้ย้ายจากซ้ายไปขวาต่อไป ให้คลิกลูกศรและเลือกเงื่อนไขสําหรับกฎของคุณ

  5. คลิก เพิ่มคําค้นหา จากนั้นในรายการค้นหา ให้คลิก เพิ่ม เพิ่ม สําหรับแต่ละคําที่คุณต้องการเพิ่ม

ค้นหาประเภทบัญชีที่คุณมี

ถ้าคุณพยายามสร้างกฎใน Outlook for Mac และคุณไม่ทราบว่าคุณมีบัญชีผู้ใช้อีเมลชนิดใด ต่อไปนี้คือวิธีการค้นหา:

  1. ในกล่อง กฏ ให้คลิกแสดงทั้งหมด

  2. ในกล่อง การกำหนดลักษณะของ Outlook ภายใต้ การตั้งค่าส่วนบุคคล คลิก บัญชี

  3. ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของกล่อง บัญชี ให้คลิกบัญชีที่คุณต้องการสร้างกฏ

    ในบานหน้าต่างด้านบนขวาของกล่อง บัญชี คุณจะเห็นประเภทบัญชี เช่น บัญชี IMAP บัญชี Exchange หรือบัญชี POP

  4. เมื่อต้องการกลับไปยังกล่อง กฎ ให้คลิก แสดงทั้งหมด และภายใต้ อีเมล ให้คลิก กฎ

    ภายใต้อีเมล ให้คลิก กฎ

บทความที่เกี่ยวข้อง

ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ ไม่อยู่ที่สำนักงาน จาก Outlook

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ

ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย