เมื่อคุณส่งจดหมายไปยังรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณข้อความสามารถกำหนดเองได้-ตัวอย่างเช่นมีคำว่า "ที่เลยกำหนด" สำหรับผู้รับโดยยึดตามค่าในบางเขตข้อมูลของแหล่งข้อมูล การกำหนดเองจะยึดตามกฎที่ทำงานเมื่อคุณทำการผสาน
ตัวอย่าง "เลยวันครบกำหนด" จะใช้ถ้า ... จากนั้น ... กฎอื่นระบุว่าจะรวมข้อความ "ที่เลยกำหนด" สำหรับผู้รับที่ค่าของเขตข้อมูลวันครบกำหนดอยู่ในอดีต
การตั้งค่ากฎมาหลังจากเลือกผู้รับสำหรับจดหมายเวียนและหลังจากแทรกเขตข้อมูลผสานในเอกสาร
ไปที่การส่งจดหมาย>กฎและเลือกกฎโดยยึดตามคำอธิบายด้านล่าง
สมมติว่าคุณส่งคำเชิญเดียวกันสำหรับการประชุมรายไตรมาส แหล่งข้อมูลของคุณไม่ได้จัดเก็บวันที่การประชุมและวันที่ประชุมจะปรากฏขึ้นมากกว่าหนึ่งครั้งในคำเชิญ
ด้วยการวางบุ๊กมาร์กในเอกสารของคุณและรวมถึงเขตข้อมูลถามคุณสามารถเรียกใช้การผสานเดียวกันสำหรับการประชุมแต่ละครั้งได้ สิ่งเดียวที่คุณจะต้องพิมพ์คือวันที่ประชุมและคุณจะพิมพ์ได้เพียงครั้งเดียว
-
ในเอกสารเวียนให้กด Ctrl + F9 แล้วพิมพ์ชื่อเพื่อสร้างบุ๊กมาร์ก ทำซ้ำขั้นตอนนี้โดยใช้ชื่อเดียวกันในทุกที่ที่คุณต้องการให้การตอบกลับไปยังเขตข้อมูล Ask ปรากฏในเอกสาร
-
วางเคอร์เซอร์ของคุณที่ใดก็ได้ในเอกสารก่อนที่บุ๊กมาร์กแรกที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น
-
ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ถาม
-
เลือกบุ๊กมาร์กที่คุณเพิ่งสร้าง (หรือพิมพ์ชื่อ) แล้วใส่พร้อมท์เช่น "วันที่เหตุการณ์ใช่หรือไม่" ในกล่องพร้อมท์
-
เลือกตกลงแล้วคลิกตกลงอีกครั้ง
-
ที่ส่วนท้ายของกระบวนการเมื่อคุณกดเสร็จสิ้น & เวียนให้เลือกแก้ไขเอกสารแต่ละรายการ คุณจะได้รับพร้อมท์สำหรับการตอบสนองสำหรับผู้รับแต่ละคน การตอบสนองดังกล่าวจะถูกแทรกลงในบุ๊กมาร์กที่คุณระบุในเอกสารที่เป็นผลลัพธ์จากการผสาน
ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล Ask
สมมติว่าคุณส่งคำเชิญเดียวกันสำหรับการประชุมรายไตรมาส แหล่งข้อมูลของคุณไม่ได้จัดเก็บวันที่ประชุมและวันที่การประชุมจะปรากฏเพียงครั้งเดียวในการเชิญ
ด้วยการวางเขตข้อมูลเติมในเอกสารคุณสามารถเรียกใช้การผสานเดียวกันสำหรับการประชุมแต่ละครั้งได้ สิ่งเดียวที่คุณจะต้องพิมพ์คือวันที่ประชุม
-
วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อความที่เติมไป
-
ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>เติม
-
ใส่พร้อมท์เช่น "วันที่เหตุการณ์ใช่หรือไม่" ในกล่องพร้อมท์
-
เลือกตกลงแล้วคลิกตกลงอีกครั้ง
-
ที่ส่วนท้ายของกระบวนการเมื่อคุณกดเสร็จสิ้น & เวียนให้เลือกแก้ไขเอกสารแต่ละรายการ คุณจะได้รับพร้อมท์สำหรับการตอบสนองสำหรับผู้รับแต่ละคน การตอบสนองดังกล่าวจะถูกแทรกลงในเขตข้อมูลการเติมข้อมูลในเอกสารที่เป็นผลลัพธ์จากการผสาน
ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูลการเติมข้อมูล
สมมติว่าคุณกำลังส่งจดหมายไปยังรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมที่กำลังเดินทางทั้งในประเทศและต่างประเทศ เขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาคในแหล่งข้อมูลของคุณอาจว่างเปล่าสำหรับผู้เข้าร่วมภายในประเทศ คุณสามารถใช้ได้ถ้า ... จากนั้น ... อื่นๆ ... กฎเพื่อปรับข้อความให้เป็นแบบส่วนตัวสำหรับผู้รับทั้งหมด ตัวอย่างเช่นผู้รับที่มีเขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาคว่างเปล่าอาจเห็นว่า "คุณจะได้รับการต้อนรับที่ประตูเมื่อมาถึง" ในขณะที่ผู้รับคนอื่นๆทั้งหมดอาจเห็นว่า "คุณจะได้รับการต้อนรับที่โต๊ะใกล้กับศุลกากร"
-
วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อความตามเงื่อนไขไป
-
ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ถ้า ... จากนั้น ... อื่น
-
ในรายการชื่อเขตข้อมูลให้เลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่จะระบุข้อความตามเงื่อนไข
-
ในรายการการเปรียบเทียบให้เลือกวิธีการเปรียบเทียบค่าข้อมูล
-
ในกล่องเปรียบเทียบกับให้ใส่ค่าการเปรียบเทียบ (ข้ามตัวเลือกนี้ถ้าคุณเลือกว่างเปล่าหรือไม่ว่างเปล่าเป็นการเปรียบเทียบ)
-
ในกล่องแทรกข้อความนี้ให้ใส่ข้อความที่ไปในเอกสารเมื่อตรงตามเกณฑ์การเปรียบเทียบ
-
ในกล่องแทรกข้อความนี้ให้ใส่ข้อความที่ไปในเอกสารเมื่อไม่ตรงกับเกณฑ์การเปรียบเทียบ
-
เลือก ตกลง
ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล IF
สมมติว่าคุณต้องการให้การติดต่อสื่อสารแสดงตำแหน่งของผู้รับแต่ละคนใน waitlist คุณจะเรียงลำดับรายชื่อผู้รับตามลำดับเวลาของ signups แล้วใช้ระเบียนผสาน # กฎเพื่อแสดงตำแหน่งลำดับเลขของผู้รับในรายการ
หมายเลขระเบียนจะแสดงการเรียงลำดับหรือการกรองใดๆที่คุณนำไปใช้กับแหล่งข้อมูลก่อนการผสาน
เคล็ดลับ: ใช้กฎการบันทึกรวม # ที่อยู่ถัดจากเขตข้อมูลวันที่พิมพ์เพื่อสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน
-
วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้หมายเลขระเบียนปรากฏขึ้น
-
ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ผสานระเบียน #
ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล MergeRec
สมมติว่าคุณต้องการให้ผู้รับจดหมายแสดงจำนวนผู้รับทั้งหมดที่ลงทะเบียนสำหรับเหตุการณ์ กฎการผสาน # จะทำให้คุณสามารถนับจำนวนระเบียนในเอกสารที่ผสานได้
-
วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้หมายเลขระเบียนปรากฏขึ้น
-
ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ> การผสานลำดับ #
ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล MergeSeq
สมมติว่าคุณกำลังใช้จดหมายเวียนเพื่อพิมพ์รายการที่ติดต่อของคุณบนกระดาษแผ่นเดียว ใช้กฎระเบียนถัดไปเพื่อบอกให้ Word ดำเนินการต่อไปยังระเบียนถัดไปโดยไม่ต้องเริ่มหน้าใหม่
หมายเหตุ: แผ่นป้ายจ่าหน้าจดหมายจะถูกวางออกเป็นตารางใน Word เมื่อต้องการวางที่อยู่ถัดไปในป้ายชื่อ Word จะใช้กฎระเบียนถัดไปในแต่ละเซลล์ของตาราง
-
วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อมูลจากระเบียนถัดไปปรากฏขึ้น
-
ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ระเบียนถัดไป
-
แทรกเขตข้อมูลผสานสำหรับข้อมูลที่คุณต้องการ
ถัดไป ตัวอย่างเช่นรายการของชื่อบริษัทอาจมีลักษณะดังนี้« Company_Name »
«ระเบียนถัดไป»« Company_Name » «ระเบียนถัดไป»« Company_Name »
ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูลถัดไป
สมมติว่าคุณต้องการรายชื่อผู้เข้าร่วมการประชุมภายในประเทศบนกระดาษหนึ่งแผ่นและผู้เข้าร่วมการท่องเที่ยวระหว่างประเทศที่แสดงรายการบนกระดาษแผ่นอื่น เขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาคในแหล่งข้อมูลของคุณอาจว่างเปล่าสำหรับนักท่องเที่ยวภายในประเทศ คุณสามารถใช้ระเบียนถัดไปถ้ากฎเพื่อป้องกันไม่ให้ Word เริ่มหน้าใหม่จนกว่าจะถึงผู้รับที่เขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาคไม่ว่างเปล่า เมื่อต้องการทำเช่นนี้ก่อนอื่นคุณจะต้องเรียงลำดับแหล่งข้อมูลของคุณตามประเทศ/ภูมิภาค
-
วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อมูลจากระเบียนถัดไปปรากฏขึ้น
-
ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ระเบียนถัดไปถ้า
-
ในรายการชื่อเขตข้อมูลให้เลือกชื่อเขตข้อมูลผสานเช่นเมือง
-
ในรายการการเปรียบเทียบให้เลือกวิธีการเปรียบเทียบค่าข้อมูล ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการออกจากผู้รับคนเดียวในเมืองหนึ่งๆให้เลือกเท่ากับ
-
ในกล่องเปรียบเทียบกับให้ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการออกจากผู้รับคนเดียวในโตเกียวให้พิมพ์โตเกียว(ข้ามกรณีนี้ถ้าคุณเลือกว่างเปล่าหรือไม่ว่างเปล่าเนื่องจากการเปรียบเทียบ)
ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล NextIf
สมมติว่าคุณกำลังเตรียมการเชิญไปยังการประชุมที่ผู้บรรยาย keynote ยังไม่ได้ถูกทำให้เป็นขั้นสุดท้าย คุณสามารถปล่อยให้มีพื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับชื่อของลำโพงตลอดทั้งเอกสารของคุณและรวมถึงกฎการตั้งค่าที่คั่นหน้าไว้ที่ที่คุณใส่ชื่อของลำโพงหนึ่งครั้งและจะปรากฏในพื้นที่ที่สำรองไว้ทั้งหมด
พื้นที่ที่สำรองไว้มีการอ้างอิงเขตข้อมูล กฎการตั้งค่าที่คั่นหน้าจะแทรกเขตข้อมูลที่ไม่ได้แสดงอยู่ในเอกสาร (เว้นแต่ว่าคุณจะกด Alt + F9 เพื่อเปิดใช้งานโค้ดเขตข้อมูล)
-
วางเคอร์เซอร์ของคุณที่ใดก็ได้ในเอกสาร
-
ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ตั้งค่าบุ๊กมาร์กแล้วพิมพ์ชื่อแล้วเลือกตกลง
-
วางเคอร์เซอร์ของคุณที่ใดก็ตามที่คุณต้องการให้ข้อความที่คั่นหน้าปรากฏขึ้น
-
บนแท็บแทรกให้ไปที่เขตข้อมูล>ส่วนประกอบด่วนแล้วเลือกRef
-
เลือกชื่อบุ๊กมาร์กที่คุณเพิ่งสร้างแล้วเลือกตกลง
-
แทรกเขตข้อมูล Ref ในทุกที่ที่คุณต้องการให้ข้อความที่คั่นหน้าปรากฏขึ้น
-
ก่อนที่คุณจะเรียกใช้การผสานให้คลิกขวาที่เขตข้อมูลตั้งค่าแล้วเลือกแก้ไขเขตข้อมูลแล้วใส่ข้อความที่คุณต้องการในกล่องข้อความ
-
เลือก ตกลง
ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล Set
สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของร้านเสื้อผ้าและพบว่าคุณมี overstock ของเสื้อยืดที่เฉพาะเจาะจงแต่ไม่ได้อยู่ในขนาดที่ได้รับความนิยมมากที่สุด เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งใบปลิวยอดขายแล้วคุณจะไม่รวมลูกค้าที่สวมใส่ขนาดที่แน่นอน ใช้การข้ามระเบียนถ้ากฎเพื่อเปรียบเทียบเนื้อหาของข้อมูลขนาดของลูกค้าเป็นขนาดที่คุณต้องการแยกออก
-
ในแท็บการส่งจดหมายให้ไปที่กฎ>ข้ามระเบียนถ้า
-
ในรายการชื่อเขตข้อมูลให้เลือกชื่อเขตข้อมูลผสานเช่นขนาด
-
ในรายการการเปรียบเทียบให้เลือกวิธีการเปรียบเทียบค่าข้อมูล ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการออกจากกลุ่มลูกค้าที่สวมใส่ขนาดที่เฉพาะเจาะจงให้เลือกเท่ากับ
-
ในกล่องเปรียบเทียบกับให้ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการออกจากกลุ่มลูกค้าที่สวมใส่ขนาดเอมี่ให้เลือกXS (ข้ามตัวเลือกนี้ถ้าคุณเลือกว่างเปล่าหรือไม่ว่างเปล่าเนื่องจากการเปรียบเทียบ)
ข้อมูลเพิ่มเติม:โค้ดเขตข้อมูล: เขตข้อมูล SkipIf