การใช้ไฟล์ โฟลเดอร์ และข้อมูลในรายการร่วมกัน

ในบทความนี้: 

เริ่มต้นใช้งานการแชร์

การเลือกสิทธิ์ 

ส่งอีเมลการเชิญไปยังรายการ 

คัดลอกลิงก์ไปยังรายการ 

การตั้งค่าลิงก์

คัดลอกลิงก์อย่างรวดเร็ว 

ป้ายชื่อระดับความลับ

การแชร์ภายนอกองค์กรของคุณ 

เริ่มต้นใช้งานการแชร์ 

มีสองวิธีในการแชร์รายการจากไลบรารี SharePoint หรือ OneDrive ของคุณ:  

• ในมุมมองรายการ ให้โฮเวอร์เหนือแถวรายการหรือเลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากรายการ แล้วเลือก แชร์
  
  

• ในมุมมอง รายการ หรือ ไทล์ ให้เลือกแถวหรือไทล์ของรายการ จากนั้นเลือก แชร์ จากแถบคําสั่งด้านบนมุมมองไฟล์
  
  

  หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้ไม่พร้อมใช้งานในมุมมองหน้าแรกของ OneDrive 

เมื่อต้องการแชร์ไฟล์ Microsoft 365 จากแอป เช่น ไฟล์ PowerPoint, Word หรือ Excel:   

1. ที่มุมบนขวา ให้เลือก แชร์

2. เลือก แชร์ อีกครั้ง

เมื่อคุณเลือก แชร์ คุณสามารถเพิ่มอีเมลของบุคคลเพื่อส่งคําเชิญให้พวกเขาไปยังรายการ หรือคุณสามารถคัดลอกลิงก์ไปยังรายการและวางลิงก์ที่ใดก็ตามที่คุณต้องการส่ง (เช่น ในข้อความ Teams หรืออีเมล) 

การเลือกสิทธิ์

เลือก ไอคอนสิทธิ์ ที่อยู่ถัดจากเพิ่ม ชื่อ กลุ่ม หรือพื้นที่อีเมล เพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์ของตัวเลือกสําหรับระดับสิทธิ์ สิทธิ์ที่คุณเลือกจะนําไปใช้กับทั้งคําเชิญที่คุณสามารถส่งได้โดยการเลือก เชิญ และลิงก์ที่คุณสามารถคัดลอกโดยการเลือก คัดลอกลิงก์ 

• สามารถแก้ไข อนุญาตให้ผู้อื่นทําการเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ นอกจากนี้ยังจะได้รับอนุญาตให้แชร์รายการกับผู้อื่นได้ด้วย

  หมายเหตุ: ถ้าคุณกําลังแชร์โฟลเดอร์ บุคคลที่มีสิทธิ์การแก้ไขสามารถคัดลอก ย้าย แก้ไข เปลี่ยนชื่อ แชร์ และลบรายการใดๆ ในโฟลเดอร์ที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้ 

• สามารถดู ได้ อนุญาตให้บุคคลอื่นดูรายการได้เท่านั้น ผู้ใช้จะไม่สามารถแก้ไขได้

• สามารถตรวจทาน ให้บุคคลอื่นดูข้อมูล แสดงข้อคิดเห็น และให้คําแนะนํา แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ 

  หมายเหตุ: 

  • ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานสําหรับเอกสาร Word เท่านั้น

  • ถ้ามีคนมีสิทธิ์ในการแก้ไขเอกสารอยู่แล้ว การเลือก สามารถรีวิว ได้ จะไม่ป้องกันไม่ให้พวกเขาทําการแก้ไข และไฟล์จะยังคงเปิดในโหมดแก้ไข คุณสามารถเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ได้ใน จัดการการเข้าถึง 

• ไม่สามารถดาวน์โหลด ให้ผู้อื่นดูรายการได้ แต่ไม่สามารถดาวน์โหลดลงในอุปกรณ์ของตนได้ 

  หมายเหตุ: 

  • ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานสําหรับ OneDrive สําหรับที่ทํางานหรือโรงเรียนเท่านั้น

  • ผู้ใช้ยังคงสามารถดาวน์โหลดรายการได้ถ้าพวกเขามีสิทธิ์การแก้ไขรายการนั้นอยู่แล้ว คุณสามารถดูและจัดการสิทธิ์และลิงก์ได้ใน จัดการการเข้าถึง

  • ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุม ชนิดของไฟล์ที่มีการตั้งค่า "บล็อกการดาวน์โหลด" ได้

ส่งอีเมลการเชิญไปยังรายการ

การเชิญบุคคลอื่นเป็นวิธีง่ายๆ ในการให้สิทธิ์การเข้าถึงรายการแก่บุคคลที่คุณเลือกเท่านั้น 

1. เพิ่มบุคคลในพื้นที่ เพิ่มชื่อ กลุ่ม หรืออีเมล

2. รีวิวหรืออัปเดตสิทธิ์ที่คุณต้องการมอบโดยการเลือกไอคอนสิทธิ์

3. อีกทางหนึ่งคือ เพิ่มบันทึกย่อในกล่องข้อความ

4. เลือก เชิญ

5. บุคคลที่คุณเพิ่มจะได้รับอีเมลอัตโนมัติจากคุณเชิญให้พวกเขาเข้าถึงไฟล์

คัดลอกลิงก์ไปยังรายการ

ลิงก์เป็นอีกวิธีหนึ่งในการแชร์รายการกับผู้ชมที่คุณเลือก 

1. รีวิวหรืออัปเดตสิทธิ์ที่คุณต้องการมอบโดยการเลือกไอคอนสิทธิ์

2. ตรวจสอบหรืออัปเดตการตั้งค่าลิงก์โดยการเลือกไอคอนการตั้งค่าลิงก์ ถัดจากคัดลอกลิงก์ หลังจากทําการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้เลือก นําไปใช้

   เคล็ดลับ: เมื่อต้องการดูชนิดของลิงก์อย่างรวดเร็วก่อนที่จะคัดลอกลิงก์ ให้โฮเวอร์เหนือคัดลอกลิงก์

3. เลือก คัดลอกลิงก์

4. วางลิงก์ที่ใดก็ได้ที่คุณต้องการส่ง (ตัวอย่างเช่น ในข้อความ Teams หรืออีเมล)

การตั้งค่าลิงก์

มีตัวเลือกลิงก์ต่างๆ ให้เลือก

• ทุกคน ให้การเข้าถึงแก่ทุกคนที่ได้รับลิงก์ ไม่ว่าพวกเขาจะได้รับโดยตรงจากคุณหรือส่งต่อจากบุคคลอื่น ซึ่งอาจรวมถึงบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ

• บุคคลในองค์กรของคุณที่มีลิงก์ จะให้การเข้าถึงแก่ทุกคนที่มีบัญชีจากองค์กรของคุณและลิงก์ ไม่ว่าพวกเขาจะได้รับโดยตรงจากคุณหรือส่งต่อจากบุคคลอื่น พวกเขาต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชีที่ทํางานหรือโรงเรียน ของพวกเขา เช่น "someone@contoso.com" 

• บุคคลที่มีสิทธิ์การเข้าถึงที่มีอยู่ จะมอบสิทธิ์การเข้าถึงแก่บุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารหรือโฟลเดอร์อยู่แล้ว ลิงก์ใช้ได้กับพวกเขาเท่านั้น ซึ่งจะไม่เปลี่ยนแปลงสิทธิ์ใดๆ การทําเช่นนี้มีประโยชน์เมื่อส่งลิงก์อีกครั้งให้กับผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้ว 

  หมายเหตุ: ถ้ารายการถูกแชร์แล้ว รูปโปรไฟล์หรือชื่อย่อของบุคคลและกลุ่มที่แชร์ด้วยจะปรากฏขึ้นที่นี่ คุณสามารถเลือกไอคอนใดไอคอนหนึ่งเพื่อเปิด จัดการการเข้าถึง ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบและจัดการบุคคลที่มีการเข้าถึงที่มีอยู่ได้ 

• บุคคลที่คุณเลือก จะให้สิทธิ์เข้าถึงเฉพาะบุคคลที่คุณระบุตามชื่อ กลุ่ม หรืออีเมล ถ้ามีคนส่งต่อลิงก์ เฉพาะบุคคลที่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการแล้วเท่านั้นที่จะสามารถใช้ลิงก์ได้ 

  หมายเหตุ: ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ ให้เลือก นําไปใช้ แล้วเพิ่มชื่อลงในพื้นที่ เพิ่มชื่อ กลุ่ม หรืออีเมล จากนั้นเลือก คัดลอกลิงก์ ​​​​​​​

• ตั้งค่าวันหมดอายุช่วยให้คุณตั้งค่าวันที่สําหรับลิงก์การแชร์ใดๆ ให้หมดอายุได้ หลังจากผู้ใช้ตั้งค่าวันที่และลิงก์หมดอายุ ลิงก์จะไม่ทํางานอีกต่อไป และคุณจะต้องสร้างลิงก์ใหม่หรือแชร์กับบุคคลเพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ต่อไป

อาจมีการตั้งค่าเพิ่มเติมที่พร้อมใช้งาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของลิงก์ที่เลือก 

• ตั้งค่ารหัสผ่าน ช่วยให้คุณตั้งค่ารหัสผ่านเพื่อเข้าถึงไฟล์ได้ เมื่อผู้ใช้คลิกลิงก์ พวกเขาจะได้รับพร้อมท์ให้ใส่รหัสผ่านก่อนที่พวกเขาจะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ คุณจะต้องใส่รหัสผ่านนี้แยกต่างหากสําหรับทุกคนที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย

หลังจากที่คุณเลือกการตั้งค่าของคุณ ให้เลือก นําไปใช้ เพื่ออัปเดตลิงก์ 

คัดลอกลิงก์อย่างรวดเร็ว

มีทางลัดสองอย่างสําหรับการคัดลอกลิงก์ไปยังรายการจากไลบรารี SharePoint หรือ OneDrive ของคุณ:  

ป้ายชื่อระดับความลับ 

หลังจากที่คุณเลือก แชร์ ป้ายชื่อระดับความลับจะปรากฏใต้ชื่อของรายการเพื่อแจ้งให้คุณทราบถึงระดับความปลอดภัยของรายการ โฮเวอร์เหนือป้ายชื่อระดับความลับเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับป้ายชื่อระดับความลับ หรือเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับป้ายชื่อระดับความลับและวิธีเปลี่ยน 

การแชร์ภายนอกองค์กรของคุณ

ถ้าองค์กรของคุณอนุญาตให้คุณแชร์รายการกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ คุณสามารถดําเนินการได้สองวิธีหลังจากเลือก แชร์ ตรวจสอบตัวเลือกด้านล่างหรือเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์ภายนอก 

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์
OneDriveแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ SharePoint