Flytta dokument och filer till SharePoint-webbplatsen
Applies ToMicrosoft 365 Admin

När du konfigurerade SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365 har du antagligen dokument och filer som du vill lägga till på gruppwebbplatsen. Här är några sätt som du kan använda för att lägga till olika typer av innehåll på webbplatsen.

Obs!: En artikel om hur du konfigurerar OneDrive för arbete eller skola och gruppwebbplatser så att du kan använda dem tillsammans finns i Konfigurera fillagring och fildelning i Office 365.

I den här artikeln

Innan du börjar

Innan du börjar flytta filer bör du kontrollera hur mycket lagringsutrymme du har för SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365. Mer information om lagringsbegränsningar för SharePoint i Microsoft 365 finns i SharePoint-begränsningar.

Tips: Det är viktigt att komma ihåg att i Microsoft 365 skiljer sig lagringsbegränsningarna för SharePoint i Microsoft 365 (gruppwebbplatsen) från lagringsbegränsningarna för Exchange Online (för e-postkonton). Mer information om lagringsgränser för postlådor finns iMottagare i Microsoft 365 Tjänstbeskrivningar för Exchange Online.

Nästa steg är att analysera det innehåll som du har för närvarande. Det omfattar dokument, bilder, formulär och så vidare.

Tips: Sök i dina befintliga filer efter storlek och datum i Utforskaren. Det kan hjälpa dig att snabbt identifiera de filer som har använts nyligen eller är mycket stora.

Fundera på hur mycket av innehållet som används regelbundet och om du vill lagra allt på Microsoft 365. Precis som när du flyttar till ett mindre hus är målet att bestämma vad som får plats på den nya webbplatsen. Om din organisation nu använder mer lagringsutrymme än Microsoft 365 lagringsutrymme för SharePoint i Microsoft 365 måste du fatta beslut som dessa:

  • Vilka filer vill du flytta?

  • Vill du köpa mer lagringsutrymme?

  • Ska du planera för att få plats för webbplatsen att växa? (Det kommer definitivt att göra det)

Om organisationen är stor eller komplex kan du bjuda in en expert som kan hjälpa dig. Du kan hitta hjälp från Microsoft Pinpoint. Pinpoint är ett snabbt och enkelt sätt för företag över hela världen att hitta certifierade Microsoft-experter och professionella tjänster

Överst på sidan

Skapa mappar, bibliotek och underwebbplatser

När du har identifierat innehållet som du vill flytta tänker du på hur du vill ordna det. Du kanske vill börja med att ladda upp filer till dokumentbiblioteket på gruppwebbplatsen. Det är en bra idé att ordna innehållet, särskilt om du förväntar dig att du så småningom kommer att ha många filer. När mängden innehåll växer kan du skapa ytterligare dokumentbibliotek, formulärbibliotek och bildbibliotek för att lagra innehållet. Du kan också skapa underwebbplatser för olika typer av dokument eller projekt.

Mer information om hur du planerar en struktur för att ordna innehållet på din webbplats finns i Planera gruppwebbplatsens innehåll.

Överst på sidan

Ladda upp dokument, bilder och filer

Om du vill ladda upp filer, till exempel Word-dokument, PDF-filer eller JPG-foton, överför du dem till ett bibliotek eller en mapp i ett bibliotek.

Obs!: Den största filstorleken för en enskild fil som kan laddas upp till ett SharePoint i Microsoft 365 är för närvarande 2 GB. Dessutom kan du bara ladda upp 100 eller färre filer åt gången.

Det bästa sättet att göra det på beror på antalet filer. Bläddra först till målbiblioteket och använd sedan den här tabellen för att välja en metod:

Antal filer

Uppladdningsmetod

Enstaka dokument

Välj Nytt dokument > LADDA UPP BEFINTLIGFIL och bläddra sedan till filen på datorn.

Många dokument och mappar

Välj knappen Öppna med Utforskarenfliken Bibliotek i menyfliksområdet. Dra och släpp sedan filerna med hjälp av Utforskaren.

Mer information finns i Ladda upp, skapa eller ta bort filer i ett bibliotek.

Obs!: Det finns vissa filtyper som inte kan laddas upp till ett bibliotek. En lista över dessa finns i artikeln Typer av filer som inte kan läggas till i en lista eller ett bibliotek.

Överst på sidan

Du kan SharePoint skapa listor för kontakter, kalendrar och kalkylblad

Alla företag har data i många former, till exempel kalendrar, uppgifter och kalkylblad. För den här typen av data kan du flytta eller konvertera innehållet till en lista på webbplatsen. Du kan till exempel konvertera listan med affärskontakter till en kontaktlista. Dessutom kan du ofta konvertera kalendrar till en SharePoint Kalender, som är en särskild typ av lista.

Om du använder Microsoft Excel-kalkylblad för att spåra information kan du ladda upp kalkylbladen direkt till ett dokumentbibliotek i SharePoint i Microsoft 365. Du kan också importera ett kalkylblad som SharePoint listor. Eftersom många personer kan uppdatera en lista samtidigt kan SharePoint uppmuntra till samarbete. Du kan skapa olika vyer av listor för att visa exakt den information som du vill ha.

Överst på sidan

Överväg SharePoint för vanliga affärsbehov

Ett annat sätt att flytta innehåll är att använda en SharePoint lösning för att hantera en befintlig uppgift bättre. De flesta organisationer vill till exempel samla och dela de dagliga kunskaperna om de personer som arbetar där. En wiki på din webbplats kan vara bra för just den här typen av delning.

I den här tabellen SharePoint funktioner som kan hjälpa dig att hantera affärsprocesser.

Affärsprocess

Beskrivning

Använda en wiki för att dela teamets kunskaper och samarbete

Wiki-webbplatser är särskilda webbplatser där en community med användare skapar och underhåller information. Wiki-webbplatserna kan vara ett utmärkt verktyg för att samla in och dela processinformation eller allmän referensinformation som är viktig för ditt arbete.

Flytta resursschemaläggning till SharePoint gruppkalendrar

En gruppkalender kan vara ett bra sätt att schemalägga gemensamma resurser som konferensrum, ljudutrustning och så vidare. Eftersom en gruppkalender finns på en SharePoint i Microsoft 365 webbplats kan alla i gruppen enkelt visa den på SharePoint eller i Outlook.

Konvertera databasprogram till ett Access-program

Du kan använda Microsoft Access 2013 för att utforma och publicera en databas och sedan skapa en Access-app för att använda databasen på gruppwebbplatsen.

Automatisera affärsprocesser med arbetsflöden

Arbetsflöden automatiserar och spårar de viktigaste uppgifterna i en affärsprocess. De är bra för uppgifter som godkännandeprocesser eller insamling av feedback.

Överst på sidan

Hjälpa webbplatsanvändare att hitta innehåll

När du har flyttat dokument och filer upp till gruppwebbplatsen kan du berätta för andra webbplatsanvändare om det. Du kan erbjuda flera olika sätt som de kan använda för att hitta innehåll på webbplatsen.

I den här tabellen beskrivs olika metoder som du kan använda.

Metod

Beskrivning

Använda sökfunktionen för att hitta innehåll

Det enklaste sättet att hitta innehåll SharePoint i Microsoft 365 en webbplats är att använda sökfunktionen.

Konfigurera vyer för listor och bibliotek så att innehåll kan upptäckas

Du kan markera de element som visas i en vy. I en vy kan du till exempel visa titeln och författaren. I en annan vy kanske du bara vill visa de objekt som har lagts till efter ett visst datum.

Anpassa webbplatsnavigering

Du kan anpassa navigeringen för gruppwebbplatsen för att göra det lättare för webbplatsanvändarna att hitta innehåll.

Söka efter onlineinnehåll när du är offline

Du kan OneDrive för arbete eller skola Outlook och söka efter innehåll som finns på SharePoint i Microsoft 365 när du är offline

Hålla reda på innehållsuppdateringar

Mer information om olika sätt som du kan använda för att webbplatsanvändarna lättare ska hitta innehåll finns i artikeln Planeringsguide om hur du planerar innehållet för gruppwebbplatserna.

Överst på sidan

Lämna en kommentar

Hade du nytta av den här informationen? I så fall får du gärna meddela oss längst ned på den här sidan. Om den inte var till hjälp, låt oss veta vad som är förvillande eller saknas. Vi använder din feedback för att dubbelkolla uppgifter, lägga till info och uppdatera artikeln.

Behöver du mer hjälp?

Vill du ha fler alternativ?

Utforska prenumerationsförmåner, bläddra bland utbildningskurser, lär dig hur du skyddar din enhet med mera.

Communities hjälper dig att ställa och svara på frågor, ge feedback och få råd från experter med rika kunskaper.