Arbetsflöden hjälper personer att samarbeta i dokument och hantera projektuppgifter genom att implementera affärsprocesser i dokument och objekt på en SharePoint-webbplats. Arbetsflöden hjälper organisationer att följa konsekventa affärsprocesser, och de förbättrar också organisationens effektivitet och produktivitet genom att hantera de uppgifter och steg som ingår i affärsprocesser. På så sätt kan de personer som utför de här uppgifterna koncentrera sig på att utföra arbetet i stället för att hantera arbetsflödet.
Meddelanden:
-
SharePoint 2010-arbetsflöden har dragits tillbaka sedan den 1 augusti 2020 för nya klientorganisationer och togs bort från befintliga klientorganisationer den 1 november 2020. Om du använder SharePoint 2010-arbetsflöden rekommenderar vi att du migrerar till Power Automate eller andra lösningar som stöds. Mer information finns i tillbakadragande av SharePoint 2010-arbetsflöden.
-
SharePoint 2013-arbetsflödet har varit inaktuellt sedan april 2023 och inaktiveras för nya klientorganisationer från och med den 2 april 2024. Det kommer att tas bort från befintliga klientorganisationer och kommer att dras tillbaka helt från och med 2 april 2026. Om du använder SharePoint 2013-arbetsflödet rekommenderar vi att du migrerar till Power Automate eller andra lösningar som stöds. Mer information finns i Arbetsflödet för SharePoint 2013 dras tillbaka i Microsoft 365.
-
Systemgenererade e-postmeddelanden från arbetsflöden skickas från no-reply@sharepointonline.com-adress med visningsnamnet "SharePoint Online"
I den här artikeln
Vad är arbetsflöden?
Arbetsflöden beskrivs ibland som en rad uppgifter som ger ett visst resultat. Inom ramen för SharePoint-produkter och -teknik definieras arbetsflöden mer specifikt som det automatiska flödet av dokument eller objekt i en rad åtgärder eller uppgifter inom en affärsprocess. Med arbetsflöden kan man på ett konsekvent sätt hantera vanliga affärsprocesser inom en organisation genom att tillämpa affärslogik på dokument eller objekt i en SharePoint-lista eller ett SharePoint-bibliotek. Med "affärslogik" avses en uppsättning instruktioner där man anger och styr vilka åtgärder som tillämpas på ett dokument eller objekt.
Arbetsflöden kan effektivisera den kostnad och tid som krävs för att samordna vanliga affärsprocesser, till exempel godkännande av projekt eller dokumentgranskning, genom att hantera och spåra de mänskliga uppgifter som ingår i dessa processer. På en SharePoint-webbplats kan du till exempel lägga till ett arbetsflöde i ett dokumentbibliotek som dirigerar ett dokument till en grupp personer för godkännande. När dokumentförfattaren startar arbetsflödet på ett dokument i biblioteket skapar arbetsflödet uppgifter för godkännande av dokument, tilldelar uppgifterna till arbetsflödesdeltagarna och skickar sedan e-postaviseringar till deltagarna med uppgiftsinstruktioner och en länk till dokumentet som ska godkännas. Medan arbetsflödet pågår kan arbetsflödets ägare (i det här fallet dokumentförfattaren) eller arbetsflödesdeltagarna kontrollera sidan Arbetsflödesstatus för att se vilka deltagare som har slutfört sina arbetsflödesuppgifter. När arbetsflödesdeltagarna slutför sina arbetsflödesuppgifter avslutas arbetsflödet och arbetsflödets ägare meddelas automatiskt om att arbetsflödet har slutförts.
Åtgärderna i arbetsflödet för godkännande i föregående exempel utförs enligt den process som illustreras i följande bild.
Arbetsflöden stöder inte bara befintliga mänskliga arbetsprocesser utan utökar också hur människor kan samarbeta och arbeta med dokument, listor och bibliotek. Webbplatsanvändare kan starta och delta i arbetsflöden genom att använda anpassningsbara formulär som är tillgängliga från dokumentet eller objektet i en Lista eller ett bibliotek i SharePoint. Dessutom är arbetsflödesfunktionen i SharePoint-produkter tätt integrerad med Microsoft Office 2013 så att följande arbetsflödesuppgifter kan utföras i båda produkterna:
-
Visa en lista med de arbetsflöden som är tillgängliga för ett dokument eller ett objekt.
-
Starta arbetsflöden i dokument eller objekt.
-
Visa, redigera eller omtilldela en arbetsflödesuppgift.
-
Slutföra en arbetsflödesuppgift
De tre typerna av SharePoint-arbetsflödesplattformar
SharePoint 2010-arbetsflödesplattformen har överförts till Office 365 och SharePoint Server 2013, så alla de arbetsflöden som du byggt på den plattformen fungerar fortfarande. Den här plattformen är baserad på Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).
SharePoint 2013-arbetsflödesplattformen är baserad på Windows Workflow Foundation 4 (WF), och har omarbetats i grunden. Den kanske mest framträdande funktionen i den här nya arbetsflödesplattformen är användningen av Microsoft Azure som värd för arbetsflödeskörningen. Motorn för arbetsflödeskörningen ligger nu i Microsoft Azure, utanför Office 365 och SharePoint Server 2013.
I SharePoint Online är Microsoft Flow nu tillgängligt. Det här är vår senaste arbetsflödesmotor, åtkomst på: https://flow.microsoft.com . Mer information om hur du använder MS Flow finns i: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Om du vill felsöka MS Flow går du till https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/
Inbyggda arbetsflöden
En SharePoint-webbplats innehåller flera inbyggda arbetsflöden som hanterar vanliga affärsscenarier:
-
Godkännande Med det här arbetsflödet skickas ett dokument eller objekt till en grupp personer för godkännande. Som standard associeras arbetsflödet för godkännande med innehållstypen Dokument, och det här arbetsflödet är därför automatiskt tillgängligt i dokumentbibliotek.
-
Samla in feedback Det här arbetsflödet dirigerar ett dokument eller objekt till en grupp personer för feedback. Granskare kan ge feedback, som sedan sammanställs och skickas till den person som initierade arbetsflödet. Som standard associeras arbetsflödet för insamling av feedback med innehållstypen Dokument och är därför automatiskt tillgängligt i dokumentbibliotek.
-
Samla in signaturer Det här arbetsflödet dirigerar ett Microsoft Office-dokument till en grupp personer för att samla in deras digitala signaturer. Det här arbetsflödet måste startas i ett Office 2013-program. Deltagarna måste slutföra sina signaturuppgifter genom att lägga till sin digitala signatur i dokumentet i det relevanta Office-programmet. Som standard associeras arbetsflödet för insamling av signaturer med innehållstypen Dokument och är därför automatiskt tillgängligt i dokumentbibliotek. Arbetsflödet För insamling av signaturer visas dock bara för ett dokument i dokumentbiblioteket om det dokumentet innehåller en eller flera Microsoft Office-signaturrader.
-
Publiceringsgodkännande Det här arbetsflödet liknar arbetsflödet för godkännande, eftersom det används för att automatiskt skicka innehåll till olika ämnesexperter och intressenter för granskning och godkännande. Det som är speciellt för ett arbetsflöde av typen publiceringsgodkännande är att det är utformat just för publiceringswebbplatser, där publiceringen av nya och uppdaterade webbsidor är strikt kontrollerad.
-
Trelägesarbetsflöde Trelägesarbetsflödet kan användas vid hantering av affärsprocesser där en organisation måste följa upp en stor volym ärenden eller objekt, exempelvis kundstödsärenden, säljmöjligheter och projektuppgifter.
Du kan på olika sätt anpassa ovanstående arbetsflöden för just din organisation. När du lägger till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp för att det ska bli tillgängligt för användning i dokument eller objekt, kan du till exempel anpassa de uppgifts- och historiklistor där informationen om arbetsflödet lagras.
När en webbplatsanvändare startar ett arbetsflöde för ett dokument eller objekt kan hon eller han eventuellt anpassa arbetsflödet ytterligare genom att ange en lista över deltagare, ett förfallodatum och instruktioner.
Stöd för anpassade arbetsflöden
Även om inbyggda arbetsflöden i viss mån kan anpassas för olika behov, vill ni kanske i din organisation hellre utforma och utveckla arbetsflöden som är unika för just era affärsprocesser. Arbetsflödena kan vara precis så enkla eller avancerade som affärsprocesserna kräver. Utvecklarna kan skapa antingen arbetsflöden som startas av användarna på en webbplats eller arbetsflöden som startas automatiskt baserat på en händelse, till exempel när ett listobjekt skapas eller ändras. Om ni i din organisation har utvecklat och driftsatt anpassade arbetsflöden kan de vara tillgängliga förutom eller i stället för de inbyggda arbetsflöden som vi redan har beskrivit.
Det finns två sätt att skapa anpassade arbetsflöden:
-
Power-användare kan utforma arbetsflöden utan kod för användning i en viss lista eller ett visst bibliotek med hjälp av Microsoft SharePoint Designer 2013 och Office Visio 2013 SharePoint Designer 2013-arbetsflöden skapas från en lista med tillgängliga arbetsflödesaktiviteter, och den person som skapar arbetsflödet kan distribuera arbetsflödena direkt till den lista eller det bibliotek där de ska användas. SharePoint Designer 2013 samverkar också med Visio 2013 för en visuell arbetsflödesutveckling där du skapar diagram med hjälp av former och kopplingar. Du kan också importera arbetsflöden från Visio 2013 till SharePoint Designer 2013 och vice versa.
-
Professionella programvaruutvecklare kan skapa arbetsflöden med Visual Studio 2012 eller senare Sådana arbetsflöden innehåller kod och arbetsflödesaktiviteter som anpassats. När en professionell utvecklare skapar anpassade arbetsflöden kan en serveradministratör driftsätta dem på flera webbplatser.
Moment i arbetsflödesanvändningen
När du vill använda ett arbetsflöde för ett dokument eller listobjekt behöver du utföra flera olika steg. Varje steg slutförs som regel av användare med olika roller. Till exempel kan en webbplatsadministratör göra ett arbetsflöde tillgängligt för användning i ett dokumentbibliotek, en innehållsskapare kan starta ett arbetsflöde eller ändra ett pågående arbetsflöde medan en tredje person (till exempel en dokumentgranskare eller en godkännare) kan slutföra arbetsflödet.
Lägga till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp
Innan ett arbetsflöde kan användas måste det läggas till i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp för att det ska bli tillgängligt för dokument eller objekt på en viss plats. Du måste ha behörigheten Hantera listor för att kunna lägga till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp. I de flesta fall utför webbplatsadministratörer eller personer som hanterar specifika listor eller bibliotek den här uppgiften.
Tillgängligheten för ett arbetsflöde inom en webbplats varierar beroende på var det läggs till:
-
Om du lägger till ett arbetsflöde direkt i en lista eller ett bibliotek blir det tillgängligt endast för objekt i den listan eller det biblioteket.
-
Om du lägger till ett arbetsflöde i en listinnehållstyp (en instans av en webbplatsinnehållstyp som har lagts till i en given lista eller ett givet bibliotek), blir det tillgängligt endast för den innehållstypen i den lista eller det bibliotek som den innehållstypen är kopplad till.
-
Om du lägger till ett arbetsflöde i en webbplatsinnehållstyp blir det tillgängligt för alla objekt med den innehållstypen i varje lista och bibliotek där en instans av den webbplatsinnehållstypen har lagts till.
-
Om du vill att ett arbetsflöde ska finnas i olika listor eller bibliotek på en webbplats kan du skapa ett webbplatsarbetsflöde.
När du lägger till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp kan du anpassa arbetsflödet för den specifika platsen genom att ange olika alternativ:
-
Namnet på den här instansen av arbetsflödet
-
Uppgiftslistan där arbetsflödesrelaterade uppgifter lagras
-
Historiklistan över alla händelser som är relaterade till arbetsflödet
-
Hur du vill att arbetsflödet ska startas
-
Ytterligare alternativ som är specifika för det enskilda arbetsflödet, till exempel hur uppgifter skickas till deltagarna, hur arbetsflödet kan slutföras och vilka åtgärder som vidtas när arbetsflödet har slutförts.
När du lägger till ett arbetsflöde i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp blir det tillgängligt för dokument eller objekt på en viss plats. Du startar dock inte själva arbetsflödet.
Starta arbetsflöden i dokument eller objekt
När ett arbetsflöde har lagts till i en lista, ett bibliotek eller en innehållstyp och därmed gjorts tillgängligt för användning kan du starta arbetsflödet på ett dokument eller objekt (om arbetsflödet är konfigurerat så att det kan startas manuellt). Om du vill starta ett arbetsflöde väljer du önskat arbetsflöde i listan över tillgängliga arbetsflöden för dokumentet eller objektet. Om det behövs kan du också behöva fylla i ett formulär med den information som krävs för arbetsflödet. Beroende på hur arbetsflödet har utformats och konfigurerats kan du ha möjlighet att anpassa arbetsflödet ytterligare när du startar det i ett dokument eller objekt genom att anpassa alternativ som deltagare, förfallodatum och uppgiftsinstruktioner.
Ändra ett arbetsflöde som körs
När ett arbetsflöde väl har startats för ett objekt kan man behöva ändra hur arbetsflödet fungerar. Exempelvis kan den person som startade arbetsflödet behöva lägga till fler deltagare. Det kan också hända att en deltagare i arbetsflödet behöver tilldela sin uppgift till någon annan eller begära en ändring av det dokument eller objekt som står i fokus för arbetsflödet. Du kan ändra en del av de inbyggda arbetsflödena medan arbetsflödet körs. Om ni har utvecklat och driftsatt anpassade arbetsflöden inom organisationen går det kanske att ändra arbetsflöden som körs.
Slutföra arbetsflödesuppgifter
Arbetsflödeshändelser där det krävs en åtgärd av en användare representeras av en arbetsflödesuppgift. När en uppgift tilldelas till en deltagare i ett arbetsflöde kan den deltagaren antingen utföra uppgiften eller begära ändringar av själva arbetsflödet genom att redigera uppgiftsformuläret för arbetsflödet. Arbetsflödesdeltagarna kan utföra arbetsflödesuppgifter på SharePoint-webbplatsen eller direkt i ett Office 2013-program. När en arbetsflödesdeltagare slutför en arbetsflödesuppgift eller begär en ändring i arbetsflödet inleds nästa relevanta steg i arbetsflödet.
Spåra status för arbetsflöden
Arbetsflödets ägare och deltagare kan följa förloppet för ett arbetsflöde genom att kontrollera den statussida som är kopplad till arbetsflödet. Statussidan innehåller statusinformation om utestående arbetsflödesuppgifter. Den innehåller även relevant historik för arbetsflödet.
Rapportverktygen kan ge en sammansatt analys av arbetsflödeshistoriken. Med den här analysen kan man hitta flaskhalsar i processer inom organisationen, eller avgöra om en given grupp uppfyller resultatmålen för en viss affärsprocess. Flera fördefinierade Microsoft Office Excel-rapporter kan användas med valfritt arbetsflöde. Dessutom finns arbetsflödeshistoriken tillgänglig som en SharePoint-listdatakälla som kan användas och analyseras i andra program eller anpassade lösningar för övervakning av affärsprocesser.
Se även
Översikt över arbetsflöden i SharePoint
Arbetsflöden i SharePoint 2013
Arbetsflödesutveckling i SharePoint Designer 2013 och Visio 2013
