Förbereda Excel-datakällan för en dokumentkoppling i Word

Windows macOS

Du har byggt en lista med kontakter och annan information du vill använda för koppling av dokument i Word. Om datakällan är ett befintligt Excel-kalkylblad, behöver du bara förbereda dina data för koppling av dokument. Om datakällan är en tabbavgränsad (.txt) eller kommaavgränsad (.csv) fil, måste du först importera data till Excel och sedan förbereda dem för dokumentkoppling.

Steg 1: Konfigurera datakällan i Excel

Om du använder ett Excel-kalkylblad som datakälla för en dokumentkoppling i Word kan du hoppa över det här steget. Om datakällan är en .txt- eller .csv-fil kan du använda textimportguiden för att konfigurera data i Excel.

Gå till Steg 2 när du importerat en .txt- eller .csv-fil.

Öppna Excel.
Gå till Data > Från text/CSV.
Markera den .txt- eller .csv-fil du vill använda och välj sedan Importera.
Välj Omvandla datai förhandsgranskningsfönstret.
Välj postnumret eller en annan kolumn som du vill formatera.
Gå till Omvandla > Datatyp: och välj Text.
Välj Ersätt aktuell.
Upprepa steg 5–7 efter behov.
Välj Stäng och läs in.
Gå till Arkiv > Spara som och spara med ett annat namn.

Öppna Excel.
Excel 2016 Gå till Data > Hämta externa data > Från text.
Markera den .txt- eller .csv-fil du vill använda och välj sedan Importera.
Välj Avgränsad i fönstret Ursprunglig datatyp i Textimportguiden.
Markera Mina data innehåller rubriker ovanför fönstret Förhandsgranska om filen har rubriker och välj sedan Nästa.
I fönstret Avgränsare markerar du kryssrutan som motsvarar den avgränsare (t.ex. tabb- eller kommatecken) som används i dina data och väljer sedan Nästa.
Välj den kolumn som innehåller postnummer under Förhandsgranskning och välj Text under Kolumndataformat.

: Varje gång du använder ett dataformat – Allmänt, Text eller Datum – på en kolumn, visas namnet på formatet i tabellrubriken för den kolumnen.
Upprepa steg 7 så många gånger det behövs. Välj den kolumn som du vill ändra och det dataformat som du vill använda.
Välj Finish.
I dialogrutan Importera data accepterar du standardinställningarna för Befintligt kalkylblad och celladressen och väljer sedan OK.

: Celladressen i dialogrutan Importera data visar den cell som är markerad för närvarande. Data importeras med början i den namngivna celladressen.
Spara kalkylbladet med ett nytt filnamn.

Steg 2: Förbereda datakällan

I Excel-datakällan som du använder för en distributionslista i en Word-dokumentkoppling säkerställer du att du kan formatera kolumner med numeriska data på rätt sätt. Formatera en kolumn med tal till att matcha en specifik kategori, t.ex. valuta.

Om du väljer procent som en kategori måste du ta hänsyn till att detta format multiplicerar cellvärdet med 100. Formatera en kolumn med procentvärden som text om du vill undvika denna multiplikationsfaktor.

Postnummer måste formateras som text för att bibehålla data vid koppling av dokument. Formatera det nu om det inte var gjort före importen. Inledande nollor – exempelvis 00399 – i koder försvinner vid koppling av dokument om de inte är formaterade som text.

Välj den kolumn som innehåller postnummer eller andra data som ska formateras.
Välj nedpilen för rutan Talformat i gruppen Tal på fliken Start och välj ett alternativ i listan (till exempel text).

Se till att du anger lämplig symbol innan eller efter ett kopplingsfält. Så här ser exempelvis valuta- och procentvärden ut om du utelämnar symboler.

Kopplat dokument lyder ”ditt bidrag på 50,00” och ”erbjuda dig en rabatt på 20”.

Om du inkluderar symbolerna är det lättare att förstå värdena.

Kopplat dokument lyder ”ditt bidrag på $ 50,00” och ”erbjuda dig en rabatt på 20 %”.

I det kopplade dokumentet anger du symbolerna före eller efter kopplingsfälten så här:

Exempel på kopplat dokument där fältet Donation föregås av ett dollartecken och ett fält kallat Procent följs av ett procenttecken.

Se även

Om du har skapat en kontaktlista i ett Excel-kalkylblad är det viktigt att formatera alla postnummer som text för att undvika att förlora data. Om du importerar kontakter från en textfil (.txt) eller en fil med kommaavgränsade värden (.csv) till ett nytt kalkylblad, kan textimportguiden hjälpa dig att importera och formatera data.

Steg 1: Konfigurera datakällan i Excel

Om du redan använder ett Excel-kalkylblad som datakälla för koppling av dokument i Word går du till steg 2 i detta avsnitt. Om datakällan är en .txt- eller en .csv-fil, som exempelvis innehåller dina Gmail-kontakter, använder du textimportguiden för att konfigurera dina data i Excel.

Öppna Excel och välj Från text på fliken Data.
Välj den .csv- eller .txt-fil du vill använda och välj sedan Hämta data.
I textimportguiden väljer du Nästa.
I Avgränsare markerar du kryssrutan som motsvarar den avgränsare som separerar varje element i din data (t.ex. tabb- eller kommatecken). Välj sedan Nästa.

: I fönstret Förhandsgranskning av markerade data visas hur resultatet ser ut i tabellformat.
I fönstret Förhandsgranskning av markerade data väljer du den kolumn som innehåller postnumren. Välj sedan Text i Kolumndataformat.
Upprepa steg 5 så många gånger det behövs. Välj den kolumn som du vill ändra och det dataformat som du vill använda.

: Varje gång du använder ett dataformat på en kolumn visas namnet på formatet i tabellrubriken för den kolumnen.
Klicka på Slutför.
I dialogrutan Importera data väljer du var du vill att Excel ska placera data och klickar sedan på OK.

: Spara kalkylbladet med ett nytt filnamn.