Godinama se organizacije oslanjaju na grupe za distribuciju kako bi komunicirale i sarađivale sa grupama ljudi unutar i izvan preduzeća. Sada, međutim, Microsoft 365 u programu Outlook nude moćnije rešenje za saradnju.
Savet: Ako tražite informacije o korišćenju grupa kontakata programa Outlook za slanje e-pošte na listu osoba – kao što je grupa prijatelja – pogledajtečlanak Kreirajte grupu kontakata ili liste distribucije u programu Outlook za PC.
Šta su Microsoft 365 grupe?
Kada podesite grupuMicrosoft 365 u programu Outlook, možete da odaberete skup osoba sa kojima želite da sarađujete i lako podesite kolekciju resursa za deljenje tih osoba. Ne morate da brinete o ručnoj dodeli dozvola za sve te resurse jer članovi automatski dobijaju neophodne dozvole za alatke koje grupa pruža kada ih dodate u grupu.
Ti dodatni resursi uključuju:
-
Deljeno prijemno sanduče – Gde se razgovori koje tradicionalno vodite na listama distribucije oduzimaju. Ovo deljeno prijemno sanduče je u potpunosti moguće pretražiti, tako da kreira živu arhivu poruka grupe. Novopridošli u grupi mogu da pretražuju ili se vraćaju unazad kroz istoriju da bi brzo počeli da saznaju šta je prethodno objavljeno u grupi. Pogledajte: Ćaskanje grupnog razgovora u programu Outlook.
Savet: Ako korisnici i dalje žele da se grupne poruke pojavljuju u ličnom prijemnom sandučetu, kao što su to uradili sa listom distribucije, sve što treba da rade jeste da se pretplate na grupu tako što će kliknuti na dugme Članstvo na traci u programu Outlook.
-
Biblioteka deljenih datoteka – Vaša grupa ima SharePoint biblioteku datoteka u kojoj korisnici mogu da skladište, dele i sarađuju na dokumentima, radnim svescima, prezentacijama, slikama ili bilo kojoj drugoj vrsti datoteke na kojoj moraju da rade. Pogledajte: Deljenje datoteka grupe.
-
Deljeni kalendar – Vaša grupa dobija deljeni kalendar za objavljivanje događaja povezanih sa grupom. Svaki član koji se pretplatio na grupu automatski se poziva na događaje objavljene u kalendaru, tako da ti događaji mogu da se pojave i u ličnim kalendarima ako žele. Pogledajte: Planiranje sastanka u kalendaru grupe u programu Outlook.
-
Deljena OneNote beležnica – Grupa automatski ima deljenu OneNote beležnicu u kojoj članovi grupe mogu da prikupljaju informacije i sarađuju na njima. Mnoge grupe koriste beležnicu za kreiranje živog wiki sajta sa najčešćim pitanjima i drugim resursima.
-
Pristup gosta – Ranije ste mogli da dodate spoljne kontakte u grupe za distribuciju, ali dobili su samo e-poštu. Uz grupe možete gostima da ponudite pristup razgovorima putem e-pošte, datotekama, pa čak i deljenoj OneNote beležnici. Pogledajte: Pristup gosta u Microsoft 365 grupe.
-
Sadržaj je moguće otkriti – Grupe u programu Outlook podrazumevano su javne, što znači da je drugim osobama u organizaciji lako da otkriju materijale u grupi i pridruže im se ili ih pregledaju. Ako je sadržaj grupe osetljiviji, možete prebaciti grupu u privatnu, što sakriva sadržaj od osoba koje nisu članovi i zahteva od vlasnika grupe da odobri sve zahteve za pridruživanje.
-
Samouslužno kreiranje – IT ne mora da se nakači na zahteve korisnika da bi kreirao grupe. Korisnici po potrebi mogu da kreiraju sopstvene grupe. Ako želite da kontrolišete koji korisnici u organizaciji mogu da kreiraju grupe, pogledajte članak: Upravljanje tim ko može da kreira Microsoft 365 grupe.
To je samo nekoliko funkcija koje grupe postavljaju kao moćnije rešenje od grupa za distribuciju.
Administracija grupa
Microsoft 365 nudi nekoliko korisnih alatki i mogućnosti za lakše upravljanje grupama i upravljanje njima. Kliknite na naslove ispod da biste dobili više informacija o svakoj od ovih pogodnosti.
Zadržavanje direktorijuma pod kontrolom brine svakog administratora. Evo nekih alatki koje Microsoft 365 koje vam pomažu da to olakšate:
-
Smernice za imenovanje – smernice za imenovanje vam omogućavaju da definišete šta jesu, a šta nisu, prihvatljiva imena za grupe. To sprečava korisnike da grupama daju psovke ili zabranjena imena. Pored toga, na imena grupa možete da nametnete standardne prefikse ili sufikse preduzeća.
Dinamičko članstvo – Dinamičko članstvo vam omogućava da podesite članstvo u grupi po pravilu, koje dodaje (ili uklanja) članove grupe na osnovu metapodataka (kao što je odeljenje ili uloga) u aktivnom direktorijumu. Više informacija o kreiranju dinamičkog članstva potražite u članku Korišćenje atributa za kreiranje naprednih pravila.
-
Skriveno članstvo – Ako imate razlog da želite da članstvo vaše grupe bude poverljivo, na primer ako su članovi studenti, članstvo možete sakriti od spoljnih strana.
-
Dozvole za kreiranje – Neke osobe u vašoj organizaciji možda ne želite da mogu da kreiraju nove grupe. Postoji nekoliko tehnika za upravljanje dozvolama za kreiranje u direktorijumu. Pogledajte članak Upravljanje kreiranjem Microsoft 365 grupa.
-
Evidencije nadzora – Možete imati veću pouzdanost koja korisnicima omogućava da kreiraju grupe i upravljaju članstvom u grupi zato što vam evidencije nadzora Microsoft 365 Grupe omogućavaju da pratite ko je kreirao ili izbrisao određenu grupu ili izvršio promene u članstvu grupe. Pogledajte: Pretraga evidencije nadzora u Microsoft 365 centru za & usaglašenost.
Upravljanje isporukom vam pruža neke metode za rukovanje načinom na koji grupe treba da šalju ili primaju poruke. Pored toga, postoje alatke za nadgledanje toka tih poruka.
-
Pošalji kao ili Pošalji u ime – Ove postavke omogućavaju navedenim korisnicima da šalju e-poruke kao da potiče iz grupe ili su u ime te grupe.
-
Ograničenja pošiljaoca – Ove postavke vam omogućavaju da kontrolišete kome je dozvoljeno da šalje poruke grupi. Grupa može da se konfiguriše tako da dozvoljava e-poštu spoljnih strana, ali ćete možda želeti da je ograničite samo na određene spoljne strane.
-
Podrška za spoljne korisnike – Pozivanjem gostiju u grupu možete da odaberete da li će biti uključeni u razgovore putem e-pošte u grupi. Pogledajte: Pristup gosta u Microsoft 365 grupe.
-
Pravila za prenos – Pravila prenosa rade za grupe isto kao i za Exchange server. Pravila mogu da potraže poruke koje ispunjavaju određene uslove i zatim mogu da preduzimaju radnje na tim porukama.
-
Upozorenja e-pošte – Upozorenja e-pošte su informativne poruke koje se prikazuju korisnicima dok sastavljaju poruku. Oni mogu da umanje broj nedeficijemenata tako što će upozoriti korisnika da li će njihova poruka verovatno biti dostupna spoljnim stranama ili da premaše kvote za poruke.
-
Više proxy adresa – Grupa može da ima pseudonime kao što to radi i u poštanskom sandučetu korisnika. Dodatne proxy adrese mogu biti korisne za prihvatanje poruka poslatih tim drugim pseudonimima ili za olakšavanje pristupa grupi koja ima dugačko ili teško napisano ime. Pogledajte članak: Podrška za više domena za Microsoft 365 grupe – Administrator pomoć
-
Maksimalna veličina slanja/prijema – Ove kvote mogu pomoći da se smanje problemi sa prijemom (ili slanjem) grupe kako bi bolje upravljali zahtevima za skladištenje i propusnim opsegom.
Microsoft 365 vam pruža i neke alatke za upravljanje vrstom sadržaja koji se deli u grupi.
-
Uputstva za korišćenje – moći ćete da definišete uputstva za korišćenje za Microsoft 365 grupe – da biste edukuli korisnike o najboljim praksama koje pomažu da njihove grupe budu efikasne i da ih edukuju o internim smernicama za sadržaj.
-
Klasifikacija podataka – Moći ćete da kreirate prilagodljivi sistem klasifikacije podataka za Microsoft 365 grupe koji omogućava odvajanje grupa po tipu smernica (npr. "neklasifikovano", "poverljivo preduzeće" ili "strogo poverljivo"). Na taj način vaše grupe mogu da izlaže smernice drugog sadržaja u vašoj organizaciji. Proširivi smernice omogućavaju vašoj organizaciji da konfiguriše krajnju tačku koja se poziva svaki put kada se grupa kreira ili promeni – a zatim možete da primenite sopstvene smernice za kreiranje ili promenu grupe.
Upravljanje izmenama
Korisnicima je ponekad neudobno zbog promene, pa je važno da komunicirate sa postojećim članovima lista distribucije kako biste ih obavestili šta da očekuju. Evo nekih informacija koje bi trebalo da uključite u ovu poruku, kao i nekih odgovora koji će vam možda biti korisni:
Šta su to grupe u programu Outlook?
Microsoft 365 u programu Outlook su jedinstveno rešenje za saradnju za timove/grupe koje žele mesto za deljenje diskusija, datoteka, kalendara i beležaka na objedinjeni način koji je lako pronaći. Verovatno je najprikladnija funkcija da prijemno poštansko sanduče grupe održava istoriju diskusija, što olakšava pretraživanje prethodnih diskusija.
Zašto smo uveli ovu promenu?
Osobe su često tražili mogućnost da pretražujete poruke objavljene na našoj listi distribucije da biste pronašli informacije o čemu je bilo ranije. Nadogradnja liste distribucije na grupu znači da osobe ne treba da postavljaju ili odgovaraju na ista pitanja iz početka.
Nova grupa će takođe uključivati kalendar za događaje grupe, biblioteku deljenih datoteka i OneNote beležnicu gde možemo da sarađujemo i prikupimo informacije za buduću referencu.
Da li treba da uradim nešto da bih se pridružio ovoj grupi ako sam već bio član liste distribucije?
Ne, ako ste već bili član liste distribucije, automatski ćete biti član nove grupe.
Kako da pristupim novoj grupi u programu Outlook? Šta je sa programom Outlook na vebu?
Da biste pristupili novoj grupi u programu Outlook, jednostavno idite na kategoriju Grupe pri dnu okna za navigaciju sa leve strane. Ako ovu grupu često koristite, razmotrite da je zakačite kao omiljenu tako što ćete kliknuti desnim tasterom miša na nju i odabrati stavku Prikaži kao omiljeno.
Pored toga, postoje besplatni mobilni klijenti za Microsoft 365 grupe dostupne na svakoj platformi za mobilne uređaje (iOS, Android itd.) tako da možete lako da pristupite grupi u pokretu.
Ne mogu još uvek samo da pošaljem e-poruku
Da, naravno. Isti pseudonim e-pošte koji ste koristili za listu distribucije i dalje će dobro raditi za grupu u programu Outlook.
Takođe...
Ne zaboravite da im kažete kada se ova promena dešava i kome treba da se obrate ako imaju dodatna pitanja.
Migriranje lista distribucije
Spremni ste da nadogradite listu distribucije na grupu? Pogledajte članak Migriranje lista distribucije u Microsoft 365 grupe – Administrator pomoći.
Koje liste distribucije nije moguće nadograditi na Microsoft 365 grupe?
Na Microsoft 365 grupe možete da nadogradite samo liste distribucije kojima upravlja oblak, jednostavne liste distribucije koje nisu ugnežđene. Pogledajte članak Nije moguće nadograditi liste distribucije na Microsoft 365 grupe – Exchange | Microsoft Learn
Šta je sledeće?
Kada nadogradite grupu za distribuciju naMicrosoft 365 postoji nekoliko pratećih zadataka koje ćete možda želeti da izvršite da biste se uverili da ide nesmetano.
-
Praćenje sa korisnicima – Prijavite se sa njima odmah nakon završetka nadogradnje, a zatim ponovo nekoliko dana kasnije. Ako vam se ukaže na to da slušate i odgovarate na sva pitanja koja ona mogu da imaju, imaćete dug put ka tome da ih usrećite i ugodite promenama.
-
Nadgledajte izveštaje o angažovanju – Microsoft 365 Administrator portal ima neke dobre izveštaje koji mogu da vam pokažu koliko korisnika koristi grupu, koliko često i koje funkcije koriste. Ti izveštaji mogu da vam pomognu da dizajnirate obuku za praćenje i korisnike, kao i da istaknete gde korisnici dobijaju najviše vrednosti iz nove grupe. Pogledajte: Izveštaji o aktivnostima u Microsoft 365 centar administracije.
-
Podelite svoje iskustvo – Obavestite druge timove u preduzeću da ste nadograditi grupu za distribuciju i koje ste korake preduzeli da bi ona bila uspešna! Deljenje tih informacija može da pomogne timovima da prate vaš primer i da imaju uspešnu nadogradnju.
Takođe pogledajte
Imate pitanja o Microsoft 365 groups?
Posetite tehničku Microsoft 365 grupe tehničku zajednicu.
Slušamo vas
Ovaj članak je poslednji put ažuriran 16. oktobra 2020. kao rezultat povratnih informacija. Ako otkrijete da vas je ona vodila do korisnih informacija, a naročito ako to nije problem, kliknite na dolenavedene kontrole povratnih informacija i ostavite nam konstruktivne komentare kako bismo nastavili da ih poboljšavamo. Hvala!
