Microsoft Teams i e-pošta, žive u harmoniji
Vodič za produktivnost pun saveta i trikova za korišćenje usluge Microsoft Teams, od ljudi koji svakodnevno grade i koriste Teams na poslu.
Teams menja vaše odnose pomoću e-pošte. Kada čitava grupa radi u usluzi Teams, to znači da ćete dobijati manje e-poruka. I provodićete manje vremena u prijemnom sandučetu zato što ćete koristiti Teams za više razgovora.
Međutim, i dalje ćete dobijati e-poštu (i biće vam potrebna) za neke stvari. Ravnoteža će zavisiti od toga koliko ste često u kontaktu sa osobama koje ne koriste uslugu Teams i ono što vi više volite. (Imamo neke ljude koji gledaju e-poštu samo jednom dnevno, kao i druge koji je svakodnevno pokreću pored usluge Teams.) Većini ljudi su potrebne i usluga Teams i e-pošta da bi radili svoj posao.
Evo nekoliko stvari koje volimo da radimo:
1. Koristite ćaskanje i kanale u usluzi Teams za dnevni rad sa najbližim kolegama.
Svakodnevna komunikacija se najbolja odvija u usluzi Teams. Ćaskanje i kanali su napravljeni za diskusiju o logistici događaja, odmeravanje razloga za i protiv novih funkcija i slanje ažuriranja o našem napretku.
Sa ovakvim porukama koje ne idu preko prijemnih sandučića stvarno smo promenili obim i vrstu aktivnosti e-pošte (pogledajte sledeće odeljke za više informacija o tome).
Da biste pratili tekuće razgovore, imenujte i prikačite grupne razgovore.
2. Odlučite gde želite da odgovarate na pozive za sastanke.
Neki od nas vole da pregledaju poređane zahteve za sastanke u programu Outlook. Drugi to vole da rade iz oblasti Kalendar u usluzi Teams. Obe opcije su sjajne – odaberite onu koja vama odgovara.
Međutim, i dalje ćete dobijati e-poštu (i biće vam potrebna) za neke stvari. Ravnoteža će zavisiti od toga koliko ste često u kontaktu sa osobama koje ne koriste uslugu Teams i ono što vi više volite.
3. Pogledajte e-poštu za šire objave i biltene.
Ljudi obično vole da im formalne objave koje se tiču celog preduzeća stižu putem e-pošte – stvari kao što su promene u odeljenju, početak godišnje Giving kampanje, poruka od kolege, bilten koji izdaje korisnička podrška i slično. One su obično pažljivo oblikovane i imaju za cilj da dopru do mnogo, mnogo ljudi. E-poštu stalno pratimo zbog ovakvih stvari. Ponekad će ljudi proslediti ovakve e-poruke na jedan od naših kanala kako bi se uverili da će ih videti i oni koji retko proveravaju e-poštu.
Pogledajte ovaj video zapis da biste saznali kako da prosledite važne e-poruke na kanale.
4. Odaberite spoljne ljude koje ćete dodati kao goste u usluzi Teams.
Ako imamo projekat na kom ćemo raditi sa osobama izvan korporacije Microsoft, možemo da stvorimo specifičan Teams tim za projekat, pa ćemo pozvati te spoljne ljude kao goste. Ovo nam omogućava da komunikaciju vezanu za projekat obavljamo na način na koji to želimo, u usluzi Teams, i da zadržimo obaveštenja o projektu u okviru usluge Teams. Pošto tamo pratimo sve druge naše projekte, verovatnije je da ćemo blagovremeno videti važne razgovore i datoteke.
Sa spoljnim ljudima sarađujemo samo povremeno pa je e-pošta u redu.
Zanima vas kako da dodate gosta? Proverite Dodajte goste u tim.
Sledeće: Čuvanje obaveštenja
Da li vam je potrebna dodatna pomoć?
Želite još opcija?
Istražite pogodnosti pretplate, pregledajte kurseve za obuku, saznajte kako da obezbedite uređaj i još mnogo toga.
Zajednice vam pomažu da postavljate pitanja i odgovarate na pitanja, dajete povratne informacije i čujete mišljenje od stručnjaka sa bogatim znanjem.
