Uvoz besedilne datoteke ali ustvarjanje povezave do podatkov v besedilni datoteki

V tem članku

• Besedilne datoteke in podprte oblike zapisa

• Uvoz podatkov iz besedilne datoteke

• Kaj še moram vedeti o uvozu?

• Odpravljanje težav z manjkajočimi ali nepravilnimi vrednostmi v uvoženi tabeli

• Povezava do besedilne datoteke

• Odpravljanje težav z vrednostjo #Num! in nepravilnimi vrednostmi v povezani tabeli

Besedilne datoteke in podprte oblike zapisa

Besedilna datoteka vsebuje neoblikovane berljive znake, kot so črke in številke, ter posebne znake, kot so tabulatorska mesta, nove vrstice in prehodi v novo vrstico. Access podpira te pripone imen datotek – .txt, .csv, .asc in .tab.

Če želite uporabiti besedilno datoteko kot izvorno datoteko za uvažanje ali povezovanje, mora biti vsebine datoteke organizirana tako, da jo lahko čarovnika za uvoz in povezovanje ločita na nabor zapisov (vrstice), vsak zapis pa v zbirko polj (stolpce). Pravilno organizirane besedilne datoteke sodijo v eno od dveh vrst:

• Ločene datoteke    V ločeni datoteki je vsak zapis v svoji vrstici, polja pa so med seboj ločena z enim znakom, imenovanim ločilo. Ločilo je lahko kateri koli znak, ki ga ni v vrednostih polja, na primer tabulator, podpičje, vejica, presledek in drugo. Spodaj je primer besedila z vrednostmi, ločenimi z vejico.

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• Datoteke z nespremenljivo širino    V datoteki z nespremenljivo širino je vsak zapis prikazan v svoji vrstici in širina vsakega polja ostane dosledna skozi vse zapise. Na primer prvo polje vsakega zapisa je vedno dolgo sedem znakov, drugo polje je vedno dolgo 12 znakov itn. Če se dejanska dolžina vrednosti polja spreminja od zapisa do zapisa, morajo biti vrednosti, ki so krajše od zahtevane širine, dopolnjene s presledki. Spodaj je primer besedila z nespremenljivo širino.

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

Na vrh strani

Uvoz podatkov iz besedilne datoteke

Če želite shraniti nekaj podatkov ali vse podatke, ki so v besedilni datoteki v Accessovi zbirki podatkov, uvozite vsebino datoteke v novo tabelo ali pripnite podatke v obstoječo tabelo. Uvožene podatke si lahko ogledate in uredite, spremembe pa ne vplivajo na izvorno besedilno datoteko.

Med operacijo uvoza lahko določite, kako naj bo organizirana izvorna datoteka in ali želite ustvariti novo tabelo ali pa želite podatke dodati obstoječi tabeli.

Na koncu operacije uvoza lahko podrobnosti operacije uvoza shranite kot specifikacijo. S specifikacijo uvoza lahko operacijo pozneje ponovite, ne da bi morali znova zagnati čarovnika za uvoz besedila.

Priprava izvorne datoteke

1. Odprite izvorno besedilno datoteko v urejevalniku besedil, npr. Beležnici.

   Opomba: Med postopkom uvoza lahko uvozite le eno besedilno datoteko. Če želite uvoziti več datotek, ponovite operacijo uvoza za vsako datoteko.

2. Preglejte vsebino izvorne besedilne datoteke in sledite postopku v tej tabeli.

   Element	Opis
   Ločeno ali nespremenljiva širina	Poskrbite, da datoteka dosledno sledi eni od oblik zapisa. Če gre za ločeno datoteko, določite ločilo. Če so v datoteki polja z nespremenljivo širino, se prepričajte, da so vsa polja v vseh zapisih enako široka.
   Kvalifikatorji besedila	Nekatere ločene besedilne datoteke morda vsebujejo vrednosti polj, ki so med enojnimi ali dvojnimi narekovaji, kot je prikazano tukaj: "Irena Koren",25,4.5.2017,"Novo mesto" "Franc Novak",27,2018,"Celje" Znak, ki obdaja vrednost polja, imenujemo kvalifikatorj besedila. Kvalifikatorji besedila niso potrebni, vendar so bistvenega pomena, če velja nekaj od tega: Ločilo polja se pojavi kot del vrednosti polja. Če je na primer vejica uporabljena kot ločilo polja, in je Novo mesto, Celje veljavna vrednost, morate vrednost zapreti v par kvalifikatorjev, na primer: "Novo mesto, Celje" Access naj obravnava nebesedilne vrednosti, na primer 0452934 in 0034539, kot besedilne vrednosti in jih shrani v polje z besedilom. Med operacijo uvoza lahko določite, ali datoteka uporablja kvalifikator; če ga uporablja, določite znak, ki ima vlogo kvalifikatorja. Prepričajte se, da je v celotni datoteki uporabljen isti besedilni kvalifikator in da so znotraj kvalifikatorjev le besedilne vrednosti.
   Število polj	Število izvornih polj ne sme presegati 255 – Access ne podpira več kot 255 polj v tabeli.
   Izpuščanje zapisov in vrednosti	Če želite uvoziti le del besedilne datoteke, uredite izvorno datoteko, še preden zaženete operacijo uvoza. Med operacijo uvoza ni mogoče izpuščati zapisov. Če dodajate podatke v novo tabelo, lahko preskočite določena polja, vendar ta možnost ni na voljo, če dodajate vsebino v obstoječo tabelo. Ko dodajate podatke v obstoječo tabelo, se mora struktura izvornih podatkov ujemati s strukturo ciljne tabele. Drugače povedano: izvorni podatki morajo imeti enako število stolpcev kot ciljna tabela, podatkovni tipi izvornih podatkov pa se morajo ujemati s podatkovnimi tipi ciljne tabele.
   Prazne vrstice in polja	Izbrišite vse nepotrebne prazne vrstice v datoteki. Če obstajajo prazna polja, poskusite vanje dodati manjkajoče podatke. Če dodajate zapise v obstoječo tabelo, se prepričajte, da ustrezno polje v tabeli sprejme vrednosti »null«. Polje bo sprejelo ničelne vrednosti, če je lastnost polja Zahtevano nastavljena na Ne in če nastavitev lastnosti ValidationRule ne preprečuje vrednosti »null«.
   Nepomembni znaki	Preglejte in odstranite odvečne znake, na primer tabulatorje, novo vrstico in prehode v novo vrstico.
   Podatkovni tipi	Če se želite izogniti napakam pri uvozu, se prepričajte, da vsa izvorna polja v vseh vrsticah vsebujejo enako vrsto podatkov. Access pregleda prvih 25 vrstic datoteke in tako določi podatkovni tip polj v tabeli. Priporočamo, da v prvih 25 izvornih vrsticah ni mešanih vrednosti različnih podatkovnih tipov v poljih. Prav tako poskrbite, da so nebesedilne vrednosti, ki bodo obravnavane kot besedilne vrednosti, postavljene v enojne ali dvojne narekovaje. Če so v izvorni datoteki mešane vrednosti v vrsticah po 25. vrstici, bodo med operacijo uvoza morda vseeno izpuščene ali nepravilno pretvorjene. Informacije o odpravljanju težav so v razdelku Odpravljanje težav z manjkajočimi ali nepravilnimi vrednostmi v uvoženi tabeli v nadaljevanju tega članka.
   Imena polj	Če v ločenih besedilnih datotekah niso vključena imena polj, jih dodajte v prvo vrstico. Med operacijo uvoza lahko določite, da Access obravnava vrednosti v prvi vrstici kot imena polj. Ko uvažate besedilne datoteke z nespremenljivo širino, Access ne omogoči uporabe vrednosti v prvi vrstici kot imen polja. Opomba: Ko ločeno besedilno datoteko dodate v obstoječo tabelo, zagotovite, da se ime vsakega stolpca natančno ujema z imenom ustreznega polja. Če se ime stolpca razlikuje od imena ustreznega polja v tabeli, operacija uvoza ne bo mogoča. Če želite poiskati imena polj, odprite ciljno tabelo v pogledu načrta.

3. Zaprite izvorno datoteko, če je odprta. Če je izvorna datoteka odprta, lahko med operacijo uvoza pride do napak pri pretvarjanju podatkov.

Začetek uvoza v Accessu

1. Odprite Accessovo zbirko podatkov, v katero želite shraniti uvožene podatke. Če ne želite shraniti podatkov v nobeno od obstoječih zbirk podatkov, ustvarite prazno zbirko podatkov.

2. Preden zaženete operacijo uvoza, se odločite, ali želite podatke shraniti v novo ali v obstoječo tabelo.

   • Ustvarjenje nove tabele    Če ste se odločili, da boste podatke shranili v novo tabelo, Access ustvari tabelo in vanjo doda uvožene podatke. Če tabela z istim imenom že obstaja, Access prepiše vsebino tabele z uvoženimi podatki.

   • Dodajanje obstoječi tabeli    Če dodajate podatke v obstoječo tabelo, postopek uvoza doda podatke v izbrano tabelo.

     Ne pozabite, da večina operacij pripenjanja ne uspe, ker se izvorni podatki ne ujemajo z zgradbo in nastavitvami polja ciljne tabele. Temu se izognete tako, da odprete tabelo v pogledu načrta in pregledate to:

     • Prva vrstica    Če v prvi vrstici izvorne besedilne datoteke ni imen polj, se prepričajte, da se mesto in podatkovni tip posameznega stolpca ujemata z ustreznim poljem v ciljni tabeli. Če v ločeni besedilni datoteki prva vrstica vsebuje naslove stolpcev, ni nujno, da se ujema vrstni red stolpcev in polj; vendar pa se morata ime in podatkovni tip vsakega stolpca natančno ujemati z imenom in podatkovnim tipom ustreznega polja. Ko uvažate besedilne datoteke z nespremenljivo širino, Access ne omogoči uporabe vrednosti v prvi vrstici kot imen polja.

     • Manjkajoča ali odvečna polja    Če enega ali več polj ni v ciljni tabeli, jih dodajte, preden zaženete operacijo uvoza. Če pa ciljna tabela vsebuje polja, ki jih ni v izvorni datoteki, jih ni treba izbrisati iz tabele, če sprejemajo ničelne vrednosti.

       Namig: Polje bo sprejelo vrednosti »null« (ničelne vrednosti), če je lastnost polja Obvezno nastavljena na Ne in če nastavitev lastnosti ValidationRule ne preprečuje vrednosti »null«.

     • Primarni ključ    Če je v tabeli polje s primarnim ključem, mora izvorna datoteka vsebovati stolpec z vrednostmi, ki so združljive s poljem s primarnim ključem. Poleg tega morajo biti uvožene vrednosti ključa enolične. Če uvoženi zapis vsebuje vrednost primarnega ključa, ki v ciljni tabeli že obstaja, operacija uvoza prikaže sporočilo o napaki. Izvorne podatke uredite tako, da vsebujejo enolične vrednosti ključa, in nato znova zaženite operacijo uvoza.

     • Indeksirana polja    Če je v polju v tabeli lastnost Indeksirano nastavljena na Da (brez podvojitev), mora ustrezni stolpec v izvorni besedilni datoteki vsebovati enolične vrednosti.

3. Mesto čarovnika za uvoz besedila/ustvarjanje povezave do besedila se rahlo razlikuje, odvisno od različice Accessa. Izberite korake, ki se ujemajo z vašo različico Accessa:

   • Če uporabljate najnovejšo različico naročniške različice Accessa ali Accessa 2019 za Microsoft 365, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi & Povezavo kliknite Nov vir podatkov > Izdatoteke >besedilna datoteka.

   • Če uporabljate Access 2016, na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi & povezava kliknite Besedilna datoteka.

4. Access odpre pogovorno okno Pridobi zunanje podatke – besedilna datoteka.

   

5. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke - besedilna datoteka v polje Ime datoteke vnesite ime izvorne datoteke.

6. Določite, kako želite shraniti uvožene podatke.

   • Če želite podatke shraniti v novo tabelo, izberite Uvozite izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov. Pozneje boste pozvani, da tabelo poimenujete.

   • Če želite podatke dodati obstoječi tabeli, izberite Dodaj kopijo zapisov v tabelo in izberite tabelo s spustnega seznama.

     Opomba: Če želite ustvariti povezavo do podatkovnega vira tako, da ustvarite povezano tabelo, glejte razdelek Povezava z besedilno datoteko v nadaljevanju tega članka.

7. Kliknite V redu.

   Access pregleda vsebino datoteke in priporoča, kako naj bo organizirana. Če datoteka uporablja ločilo za ločevanje polj, zagotovite, da je izbrana možnost Ločeno. Če ima datoteka polja z nespremenljivo širino, zagotovite, da je izbrana možnost Nespremenljiva širina. Če niste prepričani, ali ima vaša datoteka polja z nespremenljivo širino ali z ločilom, preberite prejšnji razdelek, Priprava izvorne datoteke.

   Opomba: Če izvorna besedilna datoteka vsebuje zavihke ali druge posebne znake, so ti v čarovniku za uvoz besedila prikazani kot majhna polja med stolpci s podatki.

8. Kliknite Naprej.

   Informacije, ki jih čarovnik prikaže, so odvisne od tega, ali izberete možnost ločenih polj ali polj z nespremenljivo širino.

   Ločeno

   Izberite ali določite znak za ločevanje vrednosti polja – tabulatorsko mesto, podpičje, vejica, presledek ali drugo. Če je v datoteki uporabljen kvalifikator besedila, v polju Kvalifikator besedila izberite dvojne narekovaje (") ali enojni narekovaj ('). Če prva vrstica izvorne datoteke vsebuje imena polj, potrdite polje Prva vrstica vsebuje imena polj. Nato kliknite Naprej.

   Nespremenljiva širina

   Čarovnik prikaže vsebino datoteke. Če Access v podatkih zazna strukturo stolpcev, v podatke postavi navpične črte, da loči polja. Preglejte strukturo, ki jo predlaga čarovnik, in po potrebi sledite navodilom na strani čarovnika za dodajanje, odstranjevanje ali prilagajanje črt. Nato kliknite Naprej.

9. Če želite dodati podatke, pojdite na 13. korak. Če želite uvoziti podatke v novo tabelo, kliknite Naprej. Zdaj preglejte lastnosti polj, ki so prikazane v čarovniku.

   Opomba: Če dodajate zapise v obstoječo tabelo, se ne prikaže stran čarovnika, na kateri določite informacije o poljih, ki jih uvažate.

10. Kliknite stolpec v spodnji polovici strani čarovnika, če želite prikazati lastnosti ustreznega polja. Preglejte in po želji spremenite ime ter podatkovni tip ciljnega polja.

    Access pregleda prvih 25 vrstic v vsakem stolpcu in za ustrezno polje predlaga privzeti podatkovni tip. Če v prvih 25 vrsticah stolpca obstajajo različne vrste vrednosti, na primer besedilne in številske vrednosti, čarovnik predlaga podatkovni tip, ki je združljiv z vsemi ali z večino vrednosti v stolpcu – najpogosteje je to besedilni podatkovni tip. Izberete lahko tudi drug podatkovni tip, vendar bodo vrednosti, ki so z njim nezdružljive, med uvozom prezrte ali napačno pretvorjene. Če želite več informacij o tem, kako popraviti manjkajoče ali nepravilne vrednosti, glejte razdelek Odpravljanje težav z manjkajočimi ali nepravilnimi vrednostmi v nadaljevanju tega članka.

11. Če želite v polju ustvariti indeks, nastavite možnost Indeksirano na Da. Če želite izvorni stolpec preskočiti, potrdite polje Ne uvozi polja (preskoči). Nato kliknite Naprej.

12. Če boste zapise dodali v novo tabelo, vas čarovnik pozove, da vnesete primarni ključ za tabelo. Če izberete Naj Access doda primarni ključ, Access v ciljno tabelo doda polje »Samoštevilo« kot prvo polje in ga samodejno zapolni z enoličnimi ID-ji, ki se začnejo z 1. Kliknite Naprej.

    Opomba: Če dodajate zapise v obstoječo tabelo, se ne prikaže stran čarovnika, na kateri določite informacije o poljih, ki jih uvažate.

13. Access prikaže zadnjo stran čarovnika. Če zapise dodajate v novo tabelo, določite ime ciljne tabele. V polje Uvozi v tabelo vnesite ime tabele. Če tabela že obstaja, se prikaže sporočilo z vprašanjem, ali želite prepisati obstoječo vsebino tabele. Kliknite Da, če želite nadaljevati, ali Ne, če želite določiti drugo ime ciljne tabele.

    Čemu je namenjen gumb Dodatno?

    Z gumbom Dodatno v čarovniku za uvoz besedila lahko ustvarite ali odprete specifikacijo uvoza v obliki zapisa, uporabljeni v starejših različicah Accessa. Če nimate specifikacij uvoza iz starejših različic Accessa, priporočamo, da ne uporabite gumba Dodatno. Če želite shraniti podrobnosti o tej operaciji uvoza, je več informacij o tem postopku v naslednjem razdelku.

14. Če želite uvoziti podatke, kliknite Dokončaj.

    Access poskuša uvoziti podatke. Če so kateri koli podatki uvoženi, čarovnik prikaže pogovorno okno s stanjem operacije uvoza. Če postopek v celoti spodleti, Access prikaže sporočilo o napaki Med poskusom uvoza datoteke je prišlo do napake.

15. Odprite ciljno tabelo v pogledu podatkovnega lista. Primerjajte podatke v tabeli z izvirno datoteko in se prepričajte, da so podatki pravilni.

Kaj še moram vedeti o uvozu?

• Če želite izvedeti, kako shraniti podrobnosti svojega uvoza v specifikacijo za poznejšo uporabo, preberite članek Shranjevanje podrobnosti uvoza ali izvoza kot specifikacije.

• Če želite izvedeti, kako zagnati shranjene uvozne specifikacije, preberite članek Zagon shranjenega postopka uvoza ali izvoza.

• Če želite izvedeti, kako nastaviti urnik zagona specifikacij, preberite članek Načrtovanje postopka uvoza ali izvoza.

• Če vas zanima, kako spremenite ime specifikacije, izbrišete specifikacije ali posodobite imena izvornih datotek v specifikacijah, preberite članek Upravljanje podatkovnih opravil.

Odpravljanje težav z manjkajočimi ali nepravilnimi vrednostmi v uvoženi tabeli

Če vidite sporočilo Med poskusom uvoza datoteke je prišlo do napake, je operacija uvoza v celoti spodletela. Če pa se prikaže stran s pozivom, da shranite podrobnosti operacije, je bilo shranjenih nekaj ali vsi podatki. V sporočilu o stanju je navedeno tudi ime tabele dnevnika napak, v katerem je opis vseh napak, do katerih je prišlo pri uvozu.

Pomembno je, da pred začetkom uporabe tabele pregledate njeno vsebino in zgradbo in se prepričate, da je vse pravilno, tudi če sporočilo o stanju navede, da je bila operacija uspešna.

Odprite ciljno tabelo v pogledu podatkovnega lista in preglejte, ali so bili vsi podatki uspešno dodani v tabelo. Nato odprite tabelo v pogledu načrta in preglejte podatkovne tipe in druge nastavitve lastnosti polj.

V tej tabeli so opisani koraki, s katerimi popravite manjkajoče ali nepravilne vrednosti.

Morda boste želeli pregledati tabelo dnevnika napak na zadnji strani čarovnika v pogledu podatkovnega lista. Tabela ima tri polja – napaka, polje in vrstica. V vsaki vrstici so navedene informacije o določeni napaki, z vsebino v polju »Napaka« pa boste lažje odpravili težavo.

Celoten seznam nizov napak in namigov za odpravljanje težav

Na vrh strani

Povezava do besedilne datoteke

S povezovanjem lahko povežete podatke iz druge datoteke, ne da bi jih uvozili. Tako si lahko ogledate najnovejše podatke tako v izvirnem programu kot v Accessovi datoteki, ne da bi ustvarjali in vzdrževali kopijo v Accessu. Če ne želite kopirati vsebine besedilne datoteke v Accessovo zbirko podatkov, vendar še vedno želite izvajati poizvedbe in ustvarjati poročila, ki temeljijo na teh podatkih, raje ustvarite povezavo do besedilne datoteke, namesto da jo uvozite.

Ko ustvarite povezavo do besedilne datoteke, Access ustvari novo tabelo, ki je povezana z izvorno datoteko. Vse spremembe v izvorni datoteki se odražajo v povezani tabeli, ne boste pa mogli urejati vsebine tabele v Accessu. Če želite spremeniti vsebino ali strukturo podatkov, odprite izvorno datoteko in tam naredite želene spremembe.

Odpravljanje težav z vrednostjo #Num! in nepravilnimi vrednostmi v povezani tabeli

Tudi če vidite sporočilo Povezovanje tabele je dokončano, odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista in se prepričajte, da vse vrstice in stolpci prikazujejo pravilne podatke.

Če kjer koli v tabeli vidite napake ali nepravilne podatke, jih popravite tako, kot je opisano v tej tabeli, in nato poskusite povezati. Ne pozabite, da vrednosti ne morete dodati neposredno v povezano tabelo, ker je tabela samo za branje.

Na vrh strani