Osnove zbirke podatkov

V tem članku

• Kaj je zbirka podatkov?

• Deli Accessove zbirke podatkov

Kaj je zbirka podatkov?

Zbirka podatkov je orodje za zbiranje in razvrščanje podatkov. V zbirke podatkov je mogoče shraniti podatke o osebah, izdelki, naročilih ali kar koli drugem. Mnoge zbirke podatkov so na samem začetku seznami v programu za urejanje besedil ali preglednic. Ko se seznam sčasoma povečuje, se med podatki začnejo pojavljati odvečni deli in nedoslednosti. Podatke je v obliki seznama vedno težje razumeti, na voljo pa je omejeno število načinov za iskanje in pridobivanje delov podatkov za pregledovanje. Ko se te težave pojavijo, je dobro, če podatke prenesete v zbirko podatkov, ki jo ustvari sistem za upravljanje zbirke podatkov (DBMS), na primer Access.

Računalniška zbirka podatkov shranjuje predmete. V eni zbirki podatkov je lahko več tabel. Tako na primer sistem za sledenje zalog, ki uporablja tri tabele, ne predstavlja treh zbirk podatkov, ampak samo eno, v kateri so tri tabele. Zbirka podatkov Access shranjuje tabele v eno datoteko skupaj z drugimi predmeti, kot so obrazci, poročila, makri in moduli, razen če ni posebej zasnovana za uporabo podatkov ali kode iz drugega vira. Zbirke podatkov, ustvarjene v obliki zapisa Access 2007-2016 (ki jo uporablja tudi Access za Microsoft 365, Access 2024, Access 2021 in Access 2019 ) imajo datotečno pripono .accdb, zbirke podatkov, ustvarjene v starejših oblikah zapisa Access, pa imajo datotečno pripono .mdb.

Z Access lahko:

• dodati nove podatke v zbirko podatkov, na primer nov izdelek v zalogo,

• urediti podatke v zbirki podatkov, na primer spremeniti trenutno mesto elementa,

• izbrisati informacije, če je na primer izdelek prodan ali zavržen,

• razvrstiti in si ogledati podatke na različne načine ter

• dati podatke v skupno rabo z drugimi osebami prek poročil, e-poštnih sporočil, intraneta ali interneta.

Deli zbirke Access podatkov

V teh razdelkih so kratki opisi delov tipične zbirke Access podatkov.

Tabele

Tabela zbirke podatkov je po videzu podobna preglednici, saj so podatki shranjeni v vrsticah in stolpcih. Zato je preglednico običajno mogoče preprosto uvoziti v tabelo zbirke podatkov. Glavna razlika med razvrščanjem podatkov v preglednici in razvrščanjem podatkov v zbirki podatkov je sami v organizaciji podatkov.

Če želite, da bo zbirka podatkov čim bolj prilagodljiva, podatke razvrstite v tabelo, da ne bo prihajalo do redundance. Če na primer shranjujete podatke o zaposlenih, vsakega zaposlenega vnesite samo enkrat v tabelo, ki je nastavljena samo za shranjevanje podatkov o zaposlenih. Podatki o izdelkih bodo shranjeni v ločeno tabelo, podatki o podružnicah pa v svojo. Ta postopek se imenuje normalizacija.

Vsaka vrstica v tabeli se imenuje zapis. V zapisih so shranjene posamezne informacije. Vsak zapis je sestavljen iz enega ali več polj. Polja ustrezajo stolpcem v tabeli. Imate lahko na primer tabelo z imenom »Zaposleni«, kjer vsak zapis (vrstica) vsebuje informacije o drugem zaposlenem, vsako polje (stolpec) pa vsebuje drugo vrsto podatkov, na primer ime, priimek, naslov in tako naprej. Polja morajo biti določena kot določen podatkovni tip, naj gre za besedilo, datum ali čas, število ali drugo vrsto.

Drug način za opis zapisov in polj je ponazoritev starejšega sloga kataloga kartic v knjižnici. Vsaka kartica v omarici ustreza zapisu v zbirki podatkov. Vsak del informacij o posamezni kartici (avtor, naziv in tako naprej) ustreza polju v zbirki podatkov.

Če želite več informacij o tabelah, si oglejte članek Uvod v tabele.

Obrazci

Obrazci vam omogočajo ustvarjanje uporabniškega vmesnika, v katerega lahko vnašate in v njem urejate podatke. Obrazci pogosto vsebujejo ukazne gumbe in druge kontrolnike, s katerimi izvajate različna opravila. Zbirko podatkov lahko ustvarite brez uporabe obrazcev tako, da preprosto uredite podatke na podatkovnem listu tabele. Kljub temu pa večina uporabnikov zbirk podatkov raje uporablja obrazce za ogled, vnašanje in urejanje podatkov v tabelah.

Ukazne gumbe lahko programirate za določanje podatkov, ki bodo prikazani v obrazcu, odpiranje drugih obrazcev ali poročil oziroma izvajanje številnih drugih opravil. Denimo, da imate obrazec z imenom »Obrazec strank«, v katerem urejate podatke strank. V obrazcu strank je lahko na primer gumb, ki odpre obrazec naročil, v katerega vnesete novo naročilo za izbrano stranko.

Obrazci omogočajo tudi nadzor nad tem, kako uporabniki delajo s podatki v zbirki podatkov. Ustvarite lahko na primer obrazec, v katerem so prikazana samo določena polja in ki omogoča izvajanje samo določenih postopkov. S tem zaščitite podatke in zagotovite pravilni vnos podatkov.

Če želite več informacij o obrazcih, si oglejte članek Uvod v obrazce.

Poročila

Poročila uporabljate za oblikovanje, povzemanje in predstavitev podatkov. Poročilo običajno odgovarja na določeno vprašanje, na primer »Koliko denarja smo prejeli od vsake stranke v tem letu?« ali »V katerih mestih so naše stranke?«. Vsako poročilo lahko oblikujete tako, da predstavi informacije na najbolj berljiv način.

Poročilo lahko zaženete kadar koli in vsakič bo prikazalo najnovejše podatke v zbirki podatkov. Poročila so običajno oblikovana za tiskanje, vendar si jih lahko ogledate tudi na zaslonu, jih izvozite v drug program ali jih pošljete kot prilogo e-poštnemu sporočilu.

Če želite več informacij o poročilih, si oglejte članek Uvod v poročila v Accessu.

Poizvedbe

Poizvedbe lahko izvajajo več različnih funkcij v zbirki podatkov. Njihova najpogostejša funkcija je pridobivanje določenih podatkov iz tabel. Podatki, ki si jih želite ogledati, so običajno razpršeni po več tabelah, s poizvedbami pa si jih lahko ogledate v eni sami preglednici. Ker si običajno ne želite ogledati vseh zapisov hkrati, lahko s poizvedbami dodate pogoje za »filtriranje« podatkov, dokler ne ostanejo samo želeni zapisi.

Nekatere poizvedbe lahko »posodobite«, kar pomeni, da podatke v temeljnih tabelah uredite s podatkovnim listom poizvedbe. Če delate s poizvedbo, ki jo je mogoče posodobiti, upoštevajte, da so spremembe dejansko uporabljene v tabelah in ne samo na podatkovnem listu poizvedbe.

Poizvedbe je v osnovi mogoče razdeliti na dve vrsti: poizvedbe za izbiranje in poizvedbe za dejanja. Poizvedba za izbiranje pridobi podatke in omogoči, da so ti na voljo za uporabo. Rezultate poizvedbe si lahko ogledate na zaslonu, jih natisnite ali kopirate v odložišče. Rezultat poizvedbe pa lahko uporabite tudi kot vir zapisa za obrazec ali poročilo.

Kot že pove samo ime, poizvedba za dejanja izvaja opravilo s podatki. Poizvedbe za dejanja lahko uporabljate za ustvarjanje novih tabel, dodajanje podatkov v obstoječe tabele, posodabljanje podatkov ali brisanje podatkov.

Če želite več informacij o poizvedbah, si oglejte članek Uvod v poizvedbe.

Makri

makre v Access si lahko zamišijate kot poenostavljen programski jezik, ki ga lahko uporabite za dodajanje funkcionalnosti v zbirko podatkov. Makro lahko na primer priložite ukaznemu gumbu v obrazcu, da se zažene ob vsakem kliku gumba. Makri vsebujejo dejanja, ki izvajajo opravila, na primer odpiranje poročila, zagon poizvedbe ali zapiranje zbirke podatkov. Večino postopkov zbirke podatkov, ki jih običajno izvedete ročno, je mogoče izvesti avtomatizirano z makri, s čimer prihranite veliko časa.

Če želite več informacij o makrih, si oglejte članek Uvod v programiranje v Accessu.

Moduli

Moduli, kot so makri, so predmeti, ki jih lahko uporabite za dodajanje funkcij v zbirko podatkov. Medtem ko makre v programu Access tako, da izberete na seznamu dejanj makra, pa module napišete v Visual Basic for Applications (VBA) jeziku. Modul je zbirka deklaracij, izjav in procedur, ki so shranjeni skupaj kot enota. Modul je lahko modul razreda ali standardni modul. Moduli razreda so priloženi obrazcem ali poročilom in običajno vsebujejo postopke, ki so značilni za obrazec ali poročilo, ki so mu priložene. Standardni moduli vsebujejo splošna navodila, ki niso povezani z nobenim drugim predmetom. Standardni moduli so navedeni v razdelku Moduli v podoknu za krmarjenje, moduli razreda pa v tem razdelku niso navedeni.

Če želite več informacij o modulih, si oglejte članek Uvod v programiranje v Accessu.

Na vrh strani