Uvod v obrazce

Obrazec v Access je predmet zbirke podatkov, s katerega lahko ustvarite uporabniški vmesnik za program zbirke podatkov. »Vezani« obrazec je obrazec, ki je neposredno povezan z virom podatkov, na primer s tabelo ali poizvedbo, uporabite pa ga lahko za vnos, urejanje ali prikaz podatkov iz tega vira podatkov. Ustvarite lahko tudi »nevezani« obrazec, ki ni neposredno povezan z virom podatkov, vendar še vedno vsebuje ukazne gumbe, oznake ali druge kontrolnike, ki jih potrebujete za upravljanje aplikacije.

Glavna tema tega članka so vezani obrazci. Z vezanimi obrazci lahko nadzorujete dostop do podatkov, na primer katera polja ali vrstice s podatki so prikazane. Nekateri uporabniki si želijo ogledati samo nekatera polja v tabeli z mnogo polji. Če tem uporabnikom zagotovite obrazec, v katerem so samo ta polja, jim olajšate uporabo zbirke podatkov. V obrazec lahko dodate tudi ukazne gumbe in druge funkcije, s katerimi avtomatizirate pogosta dejanja.

Vezane obrazce si predstavljajte kot okna, skozi katera uporabniki vidijo vašo zbirko podatkov in imajo dostop do nje. Učinkovit obrazec olajša uporabo zbirke podatkov, ker uporabnikom ni treba iskati tistega, kar potrebujejo. Delo z zbirko podatkov je prijetnejše in učinkovitejše, če je obrazec vizualno privlačen, tak obrazec pa lahko tudi preprečuje vnašanje nepravilnih podatkov.

Opomba: V tem članku je predvideno, da ste že ustvarili tabelo (ali poizvedbo, ki temelji na eni ali več tabelah) in da želite ustvariti obrazec, s katerim boste lahko prikazali in upravljali podatke.

V temu članku

Ustvarjanje obrazca z orodjem za obrazce
Ustvarjanje razdeljenega obrazca z orodjem za razdeljene obrazce
Ustvarjanje obrazca, ki prikaže več zapisov, z orodjem za več elementov
Ustvarjanje obrazca s čarovnikom za obrazce
Ustvarjanje obrazca z orodjem za prazne obrazce
Razumevanje pogleda postavitve in pogleda načrta
Podrobnejša nastavitev obrazca v pogledu postavitve
Podrobnejša nastavitev obrazca v pogledu načrta

Ustvarjanje obrazca z orodjem za obrazce

Z orodjem za obrazce lahko obrazec ustvarite z enim samim klikom miške. S tem orodjem lahko v obrazec dodate vsa polja iz temeljnega vira podatkov. Nov obrazec lahko začnete uporabljati takoj ali pa ga prilagodite svojim potrebam v pogledu postavitve ali pogledu načrta.

Uporaba orodja za obrazce za ustvarjanje novega obrazca

V podoknu za krmarjenje kliknite tabelo ali poizvedbo s podatki, ki jih želite prikazati v obrazcu.
Na zavihku Ustvarjanje v skupini Obrazci kliknite Obrazec.

Če Access tabelo z relacijo »ena proti mnogo« s tabelo ali poizvedbo, ki ste jo uporabili za ustvarjanje obrazca, Access obrazcu doda podatkovni list, ki temelji na sorodni tabeli ali poizvedbi. Če na primer ustvarite preprost obrazec, ki temelji na tabeli zaposlenih, med tabelo zaposlenih in tabelo naročil pa obstaja relacija »ena proti mnogo«, podatkovni list v tabeli naročil prikaže vse zapise, ki se nanašajo na trenutni zapis zaposlenega. Če podatkovnega lista ne potrebujete več, ga lahko izbrišete iz obrazca. Če obstaja več tabel z relacijo »ena proti mnogo« do tabele, ki ste jo uporabili za ustvarjanje obrazca, Access obrazcu ne doda nobenih podatkovnih listov.

Ustvarjanje razdeljenega obrazca z orodjem za razdeljene obrazce

Razdeljen obrazec omogoča prikaz podatkov v dveh pogledih hkrati – v pogledu obrazca in pogledu podatkovnega lista.

Razdeljen obrazec se od kombinacije obrazca/podobrazca razlikuje v tem, da sta pogleda povezana z istim virom podatkov in se stalno medsebojno sinhronizirata. Ko izberete polje v enem delu obrazca, je izbrano isto polje tudi v drugem delu obrazca. Podatke lahko dodajate, urejate ali brišete v enem ali drugem delu (če je vir zapisa mogoče posodobiti in obrazca niste konfigurirali tako, da preprečuje ta dejanja).

Pri delu z razdeljenimi obrazci izkoristite prednosti obeh vrst obrazcev v enem samem obrazcu. V delu podatkovnega lista obrazca lahko na primer hitro poiščete zapis, v delu obrazca pa si ga ogledate ali uredite.

Ustvarjanje razdeljenega obrazca z orodjem za razdeljene obrazce:

V podoknu za krmarjenje kliknite tabelo ali poizvedbo s podatki, ki jih želite v obrazcu. Lahko pa odprete tabelo ali poizvedbo v pogledu podatkovnega lista.
Na zavihku Ustvarjanje v skupini Obrazci kliknite Več obrazcev in nato Razdeljeni obrazec.

Access ustvarite obrazec in ga prikažete v pogledu postavitve. V pogledu postavitve lahko spreminjate načrt v obrazcu, medtem ko so v obrazcu prikazani podatki. Po potrebi lahko na primer prilagodite velikost polj z besedilom, tako da ustreza podatkom. Če želite več informacij o pogledih obrazcev, si oglejte razdelek Razumevanje pogleda postavitve in pogleda načrta.

Ustvarjanje obrazca, ki prikaže več zapisov, z orodjem za več elementov

Ko ustvarite obrazec z orodjem za obrazce, obrazec, Access ustvari en zapis hkrati. Če želite obrazec z več zapisi, ki ga je lažje prilagajati kot podatkovni list, uporabite orodje za več elementov.

V podoknu za krmarjenje kliknite tabelo ali poizvedbo s podatki, ki jih želite prikazati v obrazcu.
Na zavihku Ustvarjanje v skupini Obrazci kliknite Več obrazcev in nato še Več elementov.

Access ustvarite obrazec in ga prikažete v pogledu postavitve. V pogledu postavitve lahko spreminjate načrt v obrazcu, medtem ko so v obrazcu prikazani podatki.

Ko uporabite orodje za več elementov, je obrazec, ki Access, podoben podatkovnem listu. Podatki so razvrščeni v vrstice in stolpce, prikazanih pa je več zapisov hkrati. Vendar je v obrazcu z več elementi na voljo več možnosti prilagajanja kot na podatkovnem listu, saj lahko na primer dodajate grafične elemente, gumbe in druge kontrolnike. Če želite več informacij o prilagajanju obrazca, si oglejte razdelka Podrobnejša nastavitev obrazca v pogledu postavitve in Podrobnejša nastavitev obrazca v pogledu načrta.

Ustvarjanje obrazca s čarovnikom za obrazce

Če želite imeti več svobode pri izbiri polj, ki jih želite prikazati v obrazcu, lahko namesto različnih prej omenjenih orodij za ustvarjanje obrazcev uporabite čarovnika za obrazce. Določite lahko tudi način združevanja in razvrščanja podatkov ter uporabite polja iz več tabel ali poizvedb, če ste pred tem navedli relacije med tabelami in poizvedbami.

Na zavihku Ustvarjanje v skupini Obrazci kliknite Čarovnik za obrazce.
Upoštevajte navodila na straneh čarovnika za obrazce.

Opomba: Če želite v obrazec vključiti polja iz več tabel in poizvedb, ne kliknite Naprej ali Dokončaj, ko izberete polja iz prve tabele ali poizvedbe na prvi strani čarovnika za obrazce. Namesto tega ponovite korake, da izberete tabelo ali poizvedbo, in kliknite vsa dodatna polja, ki jih želite vključiti v obrazec. Če želite nadaljevati,kliknite Naprej ali Dokončaj.
Na zadnji strani čarovnika kliknite Dokončaj.

Ustvarjanje obrazca z orodjem za prazne obrazce

Če čarovnik ali orodja za ustvarjanje obrazcev ne ustrezajo vašim potrebam, lahko obrazec ustvarite z orodjem za prazen obrazec. Z njim lahko zelo hitro ustvarite obrazec, še zlasti, če želite imeti v obrazcu samo nekaj polj.

Na zavihku Ustvarjanje v skupini Obrazci kliknite Prazen obrazec.

Access odpre prazen obrazec v pogledu postavitve in prikaže podokno Seznam polj.
V podoknu Seznam polj kliknite znak plus (+) ob tabeli ali tabelah s polji, ki jih želite prikazati v obrazcu.
Če želite dodati polje v obrazec, ga dvokliknite ali povlecite v obrazec.
- Ko je dodano prvo polje, lahko dodate več polj hkrati tako, da pritisnite in pridržite tipko CTRL, kliknete več polj in jih hkrati povlečete v obrazec.
- Vrstni red tabel v podoknu Seznam polj se lahko spremeni glede na to, kateri del obrazca je trenutno izbran. Če polje, ki ga želite dodati, ni prikazano, poskusite izbrati drug del obrazca in nato znova dodati želeno polje.
Z orodji v skupini Glava/noga na zavihku Načrt postavitve obrazca lahko obrazcu dodate logotip, naslov ali datum in čas.
Z orodji v skupini Kontrolniki na zavihku Načrt postavitve obrazca lahko v obrazec dodate več različnih kontrolnikov.

Nekoliko večja izbira kontrolnikov je na voljo, če preklopite v pogled načrta tako, da z desno tipko miške kliknete obrazec in nato kliknete Pogled načrta.

Razumevanje pogleda postavitve in pogleda načrta

Pogled postavitve Pogled postavitve je najbolj intuitiven pogled za spreminjanje obrazca in ga lahko uporabite za skoraj vse spremembe, ki jih želite narediti v obrazcu v Access.

V pogledu postavitve se obrazec dejansko izvaja. Zato si lahko podatke ogledate tako, kot bodo prikazani, ko boste uporabljali obrazec. Vendar pa lahko spremenite tudi načrt obrazca v tem pogledu. Ker si med spreminjanjem obrazca lahko ogledate podatke, je to zelo uporaben pogled za nastavitev velikosti kontrolnikov ali izvajanje skoraj vseh drugih opravil, ki vplivajo na videz in uporabnost obrazca.

Če nekega opravila ne morete izvesti v pogledu postavitve, preklopite v pogled načrta. V nekaterih primerih Access prikaže sporočilo, v katerem piše, da morate preklopiti v pogled načrta, preden lahko naredite določeno spremembo.

pogled načrta Pogled načrta omogoča podrobnejši pogled strukture obrazca. V obrazcu si lahko ogledate odseke Glave, Podrobnosti in Noga. Obrazec se dejansko ne izvaja, ko je prikazan v pogledu načrta. Zato med spreminjanjem načrta ne vidite temeljnih podatkov. Vendar pa obstajajo določena opravila, ki jih lahko preprosteje izvedete v pogledu načrta kot v pogledu postavitve. Lahko:

Dodate več različnih kontrolnikov v obrazec, na primer okvirje vezanega predmeta, prelome strani in grafikone.
V poljih z besedilom uredite vire kontrolnika polj z besedilom, pri tem pa vam ni treba uporabiti lista z lastnostmi.
Spremenite velikost odsekov obrazca, na primer glave obrazca ali podrobnosti.
Spremenite določene lastnosti obrazca, ki jih v pogledu postavitve ni mogoče spremeniti.

Podrobnejša nastavitev obrazca v pogledu postavitve

Ko ustvarite obrazec, lahko v pogledu postavitve podrobneje določite načrt obrazca. Dejanske podatke obrazca uporabite kot vodilo za prerazporejanje kontrolnikov in prilagajanje njihovih velikosti. V obrazec lahko dodate nove kontrolnike ter nastavite lastnosti obrazca in kontrolnikov.

Če želite preklopiti v pogled postavitve, v podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite ime obrazca in nato kliknite Pogled postavitve.

Access prikaže obrazec v pogledu postavitve.

Lastnosti obrazca ter njegove kontrolnike in razdelke spremenite na listu z lastnostmi. List z lastnostmi prikažete s tipko F4.

V podoknu Seznam polj lahko dodate polja iz temeljne tabele ali poizvedbe v načrt obrazca. Podokno Seznam polj prikažete tako:

Na zavihku Načrt postavitve obrazca v skupini Orodja kliknite Dodaj obstoječa polja ali uporabite bližnjico na tipkovnici tako, da pritisnete ALT+F8.

Polja lahko v obrazec povlečete neposredno iz podokna Seznam polj.

Če želite dodati eno polje, ga dvokliknite ali pa ga iz podokna Seznam polj povlecite v odsek v obrazcu, kjer ga želite prikazati.
Če želite dodati več polj hkrati, pritisnite in pridržite tipko CTRL ter kliknite polja, ki jih želite dodati. Izbrana polja nato povlecite v obrazec.

Podrobnejša nastavitev obrazca v pogledu načrta

V pogledu načrta lahko podrobneje določite tudi načrt obrazca. V obrazec lahko nove kontrolnike in polja dodate tako, da jih dodate v mrežo načrta. Na listu z lastnostmi so številne lastnosti, ki jih lahko nastavite in z njimi prilagodite obrazec.

Če želite preklopiti v pogled načrta, v podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite ime obrazca in nato kliknite Pogled načrta.

Access prikaže obrazec v pogledu načrta.