Uvod v poizvedbe

• S poizvedbami lahko poiščete podatke in delate z drugimi

• Ustvarjanje poizvedbe za izbiranje

• Ustvarjanje poizvedbe s parametri

• Ustvarjanje poizvedbe za povzetek

• Ustvarjanje navzkrižne poizvedbe

• Ustvarjanje poizvedbe za izdelavo tabele

• Ustvarjanje poizvedbe za dodajanje

• Ustvarjanje poizvedbe za posodabljanje

• Ustvarjanje poizvedbe za brisanje

S poizvedbami lahko poiščete podatke in delate z drugimi

V dobro načrtovani zbirki podatkov so podatki, ki jih želite predstaviti prek obrazca ali poročila, običajno v več tabelah. Poizvedba lahko pridobi informacije iz različnih tabel in jih sestavi za prikaz v obrazcu ali poročilu. Poizvedba je lahko zahteva po rezultatih podatkov iz vaše zbirke podatkov ali za dejanje v podatkih ali za oboje. S poizvedbo lahko odgovorite na preprosto vprašanje, izvedete izračune, združite podatke iz različnih tabel, dodate, spremenite ali izbrišete podatke iz zbirke podatkov. Ker so poizvedbe tako raznolike, obstaja veliko vrst poizvedb, zato na podlagi opravila ustvarite vrsto poizvedbe.

Ustvarjanje poizvedbe za izbiranje

Če želite pregledati podatke le iz določenih polj v tabeli ali pregledati podatke iz več tabel hkrati ali pa si morda le ogledati podatke, ki temeljijo na določenih pogojih, bi bila vrsta poizvedbe za izbiranje vaša izbira. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje preproste poizvedbe za izbiranje.

Ustvarjanje poizvedbe s parametri

Če pogosto želite zagnati različice določene poizvedbe, uporabite poizvedbo s parametri. Ko zaženete poizvedbo s parametri, vas poizvedba pozove, da vnesete vrednosti polj, nato pa uporabi vrednosti, ki jih vnesete, da ustvari pogoje za poizvedbo.

Če nadaljujete iz prejšnjega primera, kjer ste se naučili ustvariti poizvedbo za izbiranje, ki vrne naročila za stranke, ki se nahajajo v Las Vegasu, lahko spremenite poizvedbo za izbiranje, da vas pozove, da določite mesto vsakič, ko zaženete poizvedbo. Če želite slediti, odprite zbirko podatkov, ki ste jo ustvarili v prejšnjem primeru:

1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poizvedbo z imenom Naročila po mestu (ki ste jo ustvarili v prejšnjem razdelku), nato pa v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.

2. V mreži načrta poizvedbe v vrstici Pogoji stolpca Mesto izbrišite Las Vegas in nato vnesite [Za katero mesto?].

   Niz [Za katero mesto?] je poziv za parameter. Oglate oklepaje označujejo, da želite, da poizvedba zahteva vnos, besedilo (v tem primeru Za katero mesto ?) pa je vprašanje, ki ga prikaže poziv parametra.

   Opomba: Ne pike (.) niti klicaja (!) ni mogoče uporabiti kot besedilo v pozivu parametra.

3. Potrdite potrditveno polje v vrstici Pokaži stolpca Mesto, da bodo rezultati poizvedbe prikazali mesto.

4. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Rezultati kliknite Zaženi. Poizvedba vas pozove, da vnesete vrednost za »Mesto«.

5. Vnesite New York in pritisnite ENTER, da si ogledate naročila za stranke v New Yorku.

   Kaj pa, če ne veste, katere vrednosti lahko določite? V pozivu lahko uporabite nadomestne znake:

6. Na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled načrta.

7. V mreži načrta poizvedbe v vrstico Pogoji stolpca Mesto vnesite Like [Za katero mesto?] &"*".

   V tem pozivu parametra lahko uporabnik s ključno besedo Like , znakom »in« (&) in zvezdico (*), ki je med narekovaji, vnesete kombinacijo znakov, vključno z nadomestnimi znaki, da vrne različne rezultate. Če na primer uporabnik vnesete *, poizvedba vrne vsa mesta; če uporabnik vneje L, poizvedba vrne vsa mesta, ki se začnejo s črko »L;«, in če uporabnik vneje *s*, poizvedba vrne vsa mesta, ki vsebujejo črko »s«.

8. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Rezultati kliknite Zaženi, nato pa v pozivu poizvedbe vnesite Novo in pritisnite ENTER.

   Zažene se poizvedba in nato prikaže naročila za stranke v New Yorku.

Ustvarjanje poizvedbe za povzetek

Vrstica Skupaj na podatkovnem listu je zelo uporabna, za bolj zapletena vprašanja pa uporabite poizvedbo za povzetek. Poizvedba za povzetek je poizvedba za izbiranje, s katero lahko združite in povzamete podatke, na primer ko si želite ogledati skupno prodajo po izdelku. V poizvedbi za povzetek lahko uporabite funkcijo Sum (združevalna funkcija), da si ogledate skupno prodajo na izdelek.

S tem postopkom spremenite poizvedbo z delnimi vsotami izdelka, ki ste jo ustvarili v prejšnjem primeru, tako da povzema delne vsote izdelka po izdelku.

1. Na zavihku Osnovno kliknite Pogled > načrta.

   Poizvedba za delne vsote izdelka se odpre v pogledu načrta.

2. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Pokaži/ skrij kliknite Vsote.

   Vrstica z rezultati je prikazana v mreži načrta poizvedbe.

• Z vrstico Vsote v mreži načrta lahko združite po vrednostih polj.

• V rezultate poizvedbe za povzetek lahko dodate vrstico z rezultati podatkovnega lista.

• Ko v mreži načrta uporabite vrstico Skupaj, morate izbrati združevalno funkcijo za vsako polje. Če ne želite izvesti izračuna v polju, lahko združite po polju.

• V drugem stolpcu mreže načrta v vrstici Skupaj na spustnem seznamu izberite Sum.

• Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Rezultati kliknite Zaženi. Poizvedba se zažene, nato pa prikaže seznam izdelkov z delnimi vsotami.

• Pritisnite tipki CTRL+S, da shranite poizvedbo. Pustite poizvedbo odprto.

Če želite več informacij, glejte Prikaz vsot stolpcev na podatkovnem listu z vrstico z rezultati.

Na vrh strani

Prikaz povzetih ali združenih podatkov

Če uporabljate tabele za beleženje transakcij ali shranjevanje redno prisotnih številskih podatkov, je uporabno, če lahko pregledate te podatke v združeni obliki, na primer vsote ali povprečja. V Accessu lahko dodate vrstico z rezultati v podatkovni list. Vrstica »Skupno« je vrstica na dnu podatkovnega lista, v kateri je lahko prikazana delna skupna vrednost ali druga združena vrednost.

1. Zaženite poizvedbo za delne vsote izdelka, ki ste jo predhodno ustvarili, in pustite rezultate odprte v Pogled podatkovnega lista.

2. Na zavihku Osnovno kliknite Skupaj. Na dnu podatkovnega lista se prikaže nova vrstica z besedo Skupaj v prvem stolpcu.

3. Kliknite celico v zadnji vrstici podatkovnega lista z imenom Skupaj.

4. Kliknite puščico, če si želite ogledati razpoložljive združevalne funkcije. Ker stolpec vsebuje besedilne podatke, sta na voljo le dve možnosti: Brez in Štetje.

5. Izberite Count (Štetje). Vsebina celice se spremeni iz skupne vrednosti v število vrednosti stolpcev.

6. Kliknite sosednje celico (drugi stolpec). V celici se prikaže puščica.

7. Kliknite puščico, nato pa še Sum. V polju je prikazana vsota vrednosti stolpcev.

8. Poizvedbo pustite odprto v pogledu podatkovnega lista.

Na vrh strani

Ustvarjanje navzkrižne poizvedbe

Recimo, da želite pregledati delne vsote izdelka, vendar želite sešteti tudi po mesecih, tako da so v vsaki vrstici prikazane delne vsote za izdelek, v vsakem stolpcu pa so prikazane delne vsote izdelka za mesec. Če želite prikazati delne vsote za izdelek in prikazati delne vsote izdelka za mesec, uporabite navzkrižna poizvedba.

Poizvedbo za delne vsote izdelka lahko znova spremenite, tako da poizvedba vrne vrstice z delnimi vsotami izdelkov in stolpcev z mesečnimi delnimi vsotami.

1. Na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled načrta.

2. V skupini Nastavitev poizvedbe kliknite Dodaj tabele.

3. Dvokliknite Naročila in nato kliknite Zapri.

4. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Navzkrižno. V mreži načrta je vrstica Pokaži skrita in prikazana je vrstica Navzkrižno.

5. V tretjem stolpcu mreže načrta z desno tipko miške kliknite vrstico Polje in nato v priročnem meniju kliknite Povečava. Odpre se polje Povečava.

6. V polje Povečava vnesite ali prilepite to: Mesec: "Mesec " & DatePart("m", [Datum naročila])

7. Kliknite V redu.

8. V vrstici Navzkrižna polja na spustnem seznamu izberite te vrednosti: Glava vrstice za prvi stolpec, Vrednost za drugi stolpec in Glava stolpca za tretji stolpec.

9. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Rezultati kliknite Zaženi. Poizvedba se zažene in nato prikaže delne vsote izdelka, združene po mesecih.

10. Pritisnite tipki CTRL+S, da shranite poizvedbo.

    Če želite več informacij o navzkrižnih poizvedbah, glejte Omogočanje lažjega branja podatkov povzetka z navzkrižno poizvedbo.

Na vrh strani

Ustvarjanje poizvedbe za izdelavo tabele

S poizvedbo za izdelavo tabele lahko ustvarite novo tabelo iz podatkov, ki so shranjeni v drugih tabelah.

Recimo, da želite poslati podatke za naročila v Chicagu poslovnega partnerja v Chicagu, ki za pripravo poročil uporablja Access. Namesto pošiljanja vseh podatkov o naročilu želite omejiti podatke, ki jih pošiljate na podatke, specifične za naročila v Chicagu.

Ustvarite lahko poizvedbo za izbiranje, ki vsebuje podatke o naročilu v Chicagu, nato pa uporabite poizvedbo za izbiranje, da ustvarite novo tabelo tako, da upoštevate ta postopek:

1. Odprite vzorčno zbirko podatkov iz prejšnjega primera.

   Če želite zagnati poizvedbo za izdelavo tabele, boste morda morali omogočiti vsebino zbirke podatkov.

   Opomba: Če se pod trakom prikaže sporočilo o omogočanju zbirke podatkov, kliknite Omogoči vsebino.Če je zbirka podatkov že na zaupanja vrednem mestu, vrstice za sporočila ne boste videli.

2. Na zavihku Ustvarjanje v skupini Poizvedba kliknite Načrt poizvedbe.

3. Dvokliknite Podrobnosti naročila inNaročila.

4. V tabeli »Naročila « dvokliknite »ID stranke « in » Mesto pošiljanja «, da dodate ta polja v mrežo načrta.

5. V tabeli Podrobnosti naročila dvokliknite ID naročila, ID izdelka, Količina, Cena enote in Popust, da dodate ta polja v mrežo načrta.

6. V stolpcu Mesto dostave v mreži načrta počistite polje v vrstici Pokaži . V vrstico Pogoji vnesite »Chicago« (vključite enojne narekovaje). Preden ustvarite tabelo, preverite rezultate poizvedbe.

7. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

8. Pritisnite Ctrl + S, da shranite poizvedbo.

9. V polje Ime poizvedbe vnesite Poizvedba za naročila v Chicagu in kliknite V redu.

10. Na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled načrta.

11. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Izdelava tabele.

12. V pogovornem oknu Izdelava tabele v polje Ime tabele vnesite Chicago Orders in kliknite V redu.

13. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

14. V potrditvenem pogovornem oknu kliknite Da in si oglejte novo tabelo, prikazano v podoknu za krmarjenje.

    Opomba: Če že obstaja tabela z istim imenom, ki ste ga navedli, Access izbriše tabelo, preden zaženete poizvedbo.

Če želite več informacij o uporabi poizvedb za izdelavo tabele, glejte Ustvarjanje poizvedbe za izdelavo tabele.

Na vrh strani

Ustvarjanje poizvedbe za dodajanje

S poizvedbo za dodajanje lahko pridobite podatke iz ene ali več tabel in jih dodate v drugo tabelo.

Recimo, da ste ustvarili tabelo za skupno rabo s poslovnim sodelavcem v Chicagu, vendar se zavedate, da sodelavec deluje tudi s strankami v območju Milwaukee. V tabelo želite dodati vrstice, ki vsebujejo podatke območja Milwaukee, preden daste tabelo v skupno rabo s svojim sodelavcem. Podatke območja Milwaukee lahko v tabelo Naročila v Chicagu dodate tako:

1. Odprite poizvedbo z imenom »Poizvedba za naročila v Chicagu«, ki ste jo predhodno ustvarili v pogledu načrta.

2. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Dodaj. Odpre se pogovorno okno Dodaj.

3. V pogovornem oknu Priloži kliknite puščico v polju Ime tabele, na spustnem seznamu izberite Naročila v Chicagu in nato kliknite V redu.

4. V mreži načrta v vrstici Pogoji stolpca Kraj dostave izbrišite »Chicago« in nato vnesite »Milwaukee«.

5. V vrstici Dodaj v izberite ustrezno polje za vsak stolpec.

   V tem primeru se morajo vrednosti vrstice Dodaj v ujemati z vrednostmi vrstice Polje, vendar to ni potrebno, če želite, da poizvedbe za dodajanje delujejo.

6. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

Če želite več informacij o poizvedbah za dodajanje, si oglejte Dodajanje zapisov v tabelo s poizvedbo za dodajanje.

Na vrh strani

Ustvarjanje poizvedbe za posodabljanje

S poizvedbo za posodabljanje lahko spremenite podatke v tabelah, s poizvedbo za posodabljanje pa lahko vnesete pogoje za določanje, katere vrstice želite posodobiti. Poizvedba za posodabljanje vam omogoča, da pregledate posodobljene podatke, preden izvedete posodobitev.

V prejšnjem primeru ste v tabelo Naročila v Chicagu dodajali vrstice. V tabeli Naročila v Chicagu je v polju »ID izdelka« prikazan številski ID izdelka. Če želite, da bodo podatki v poročilih bolj uporabni, zamenjajte ID-je izdelkov z imeni izdelkov, tako da upoštevate ta postopek:

1. Odprite tabelo Naročila v Chicagu v pogledu načrta.

2. V vrstici »ID izdelka« spremenite podatkovni tip iz »Številka« v »Besedilo«.

3. Shranite in zaprite tabelo »Naročila v Chicagu«.

4. Na zavihku Ustvarjanje v skupini Poizvedba kliknite Načrt poizvedbe.

5. Dvokliknite Naročila in izdelki Chicago.

6. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Posodobi.

7. V mreži načrta izgineta vrsticiRazvrsti in Pokaži in prikaže se vrstica Posodobi na.

8. V tabeli Naročila v Chicagu dvokliknite ID izdelka, da to polje dodate v mrežo načrta.

9. V mreži načrta v vrstici Posodobi na stolpca ID izdelka vnesite ali prilepite to: [Izdelki].[ Ime izdelka]

   Namig: S poizvedbo za posodabljanje lahko izbrišete vrednosti polj s praznim nizom ("") ali null v vrstici Posodobi na .

10. V vrstico Pogoji vnesite ali prilepite to: [ID izdelka] Like ([Izdelki].[ ID])

11. Če si želite ogledati, katere vrednosti bodo spremenjene s poizvedbo za posodabljanje, si oglejte poizvedbo v pogledu podatkovnega lista.

12. Na zavihku Načrt kliknite Pogled >podatkovnega lista. Poizvedba vrne seznam ID-jev izdelkov, ki bodo posodobljeni.

13. Na zavihku Načrt poizvedbe kliknite Zaženi.

    Ko odprete tabelo Naročila v Chicagu, boste videli, da so številske vrednosti v polju »ID izdelka« zamenjala imena izdelkov iz tabele »Izdelki«.

Če želite več informacij o poizvedbah za posodabljanje, si oglejte Ustvarjanje in zagon poizvedbe za posodabljanje.

Na vrh strani

Ustvarjanje poizvedbe za brisanje

S poizvedbo za brisanje lahko izbrišete podatke iz tabel, s poizvedbo za brisanje pa lahko vnesete pogoje za določanje, katere vrstice želite izbrisati. Poizvedba za brisanje vam omogoča, da pregledate vrstice, ki bodo izbrisane, preden izvedete brisanje.

Recimo, da ste med pošiljanjem tabele »Naročila v Chicagu« iz prejšnjega primera poslovnega sodelavca v Chicagu opazili, da nekatere vrstice vsebujejo več praznih polj. Odločili ste se odstraniti te vrstice, preden pošljete tabelo. Tabelo lahko preprosto odprete in vrstice izbrišete ročno, toda če morate izbrisati veliko vrstic in imate jasne pogoje za katere vrstice želite izbrisati, vam bo morda pomagalo, če uporabite poizvedbo za brisanje.

S poizvedbo lahko izbrišete vrstice v tabeli »Naročila v Chicagu«, ki nimajo vrednosti za ID naročila, tako da upoštevate ta postopek:

1. Na zavihku Ustvari kliknite Načrt poizvedbe.

2. Dvokliknite Naročila v Chicagu.

3. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Izbriši. V mreži načrta vrstici Razvrsti inPokaži izgineta in prikaže se vrstica Izbriši.

4. V tabeli Naročila v Chicagu dvokliknite ID naročila , da ga dodate v mrežo.

5. V mreži načrta v vrstico Pogoji stolpca ID naročila vnesite Is Null.

6. Na zavihku Načrt poizvedbe v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

Če želite več informacij o brisanih poizvedbah, glejte Ustvarjanje in zagon poizvedbe za brisanje.

Na vrh strani