Access
Obrazci in poročila
Poročila
Poročila
Nastavitev vira zapisov za poročilo
Applies ToAccess za Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Če želite izbrati vir podatkov za poročilo, odprite poročilo v pogledu postavitve in pritisnite Alt + Enter, da odprete list z lastnostmi. Če želite izbrati celotno poročilo, kliknite kvadrat tik pod zavihkom predmeta poročila in nato na listu z lastnostmi na zavihku Podatki kliknite Vir zapisov in tako izberite lastnost. Vir zapisa lahko nato nastavite tako, da izberete element s seznama ali pa tako, da kliknete gumb »Zgradi« Slika gumba in odprete pogled načrta poizvedbe, kjer lahko gradite vir zapisa kot vsako poizvedbo.

Vir zapisov poročila določa, katera polja iz zbirke podatkov je mogoče prikazati v poročilu. V relacijski zbirki podatkov so povezani podatki običajno razporejeni po več tabelah. Informacije o strankah so na primer shranjene v eni tabeli, informacije o naročilih pa so shranjene v drugi tabeli. Poročila vam omogočajo prilagodljiv način za »vnovično sestavljanje« podatkov in prikaz podatkov na želenem mestu, optimizirane pa so lahko tudi za tiskanje. Če želite več informacij o virih zapisov poročila, glejte preostali del tega članka. Pregled poročil najdete v članku Uvod v poročila v Accessu.

Opomba: Ta članek ne velja za spletne Accessove programe – vrsto zbirke podatkov, ki jo ustvarite z Accessom in objavite v spletu. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje Accessovega programa.

V temu članku

Različne vrste virov zapisov

Tabela

Če so vsa polja, ki jih potrebujete, shranjena v eno tabelo, lahko to tabelo uporabite kot vir zapisov poročila. Če pa so polja, ki jih potrebujete, shranjena v dveh ali več tabelah, morate omogočiti logično združevanje tabel z neke vrste skupno valuto in nato ustvariti imenovano poizvedbo ali vdelano poizvedbo, ki jo boste uporabili kot vir zapisa.

Imenovana poizvedba

Imenovana poizvedba, običajno kar poizvedba, je poizvedba, ki je shranjena kot predmet zbirke podatkov. Imenovano poizvedbo lahko uporabite kot vir zapisa za več obrazcev ali poročil. Vendar pa bodo spremembe načrta poizvedbe vplivale na vse obrazce in poročila, ki poizvedbo uporabljajo kot vir zapisa. Poleg tega je razmeroma enostavno izbrisati imenovano poizvedbo, ki služi obrazcem ali poročilom, vendar jih hkrati poškoduje.

Vdelana poizvedba

Vdelana poizvedba je poizvedba, ki je shranjena v lastnosti »Vir zapisa« drugega predmeta. Ker vdelana poizvedba ni ločen predmet, je malo verjetno, da boste poškodovali poročilo, če boste po nesreči izbrisali ali spremenili njegovo poizvedbo. Ustvarjanje vdelane poizvedbe je priporočljivo, če želite, da bo poizvedba namenjena zgolj poročilu (z drugimi besedami, poizvedbe ne želite deliti z drugimi predmeti).

Ob uporabi orodij Načrt obrazca, Prazno poročilo ali Oznake program privzeto izdela vdelane poizvedbe, kar je opisano v naslednjem razdelku. V primeru, da izberete podatke za poročilo iz več kot ene tabele za poročilo, ustvari poizvedbe tudi čarovnik za poročila. Če izberete podatke iz ene tabele, čarovnik za poročila poveže poročilo neposredno s to tabelo.

Vdelano poizvedbo lahko ustvarite tudi tako, da iz imenovane poizvedbe, ki je odprta v pogledu SQL, kopirate izjavo SQL in jo nato prilepite v lastnost poročila »Vir zapisa«. Če želite odpreti imenovano poizvedbo v pogledu SQL:

  1. V podoknu za krmarjenje kliknite z desno tipko miške poizvedbo in nato še Pogled načrta.

  2. Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Pogled in nato še Pogled SQL.

Na vrh strani

Kako orodja za ustvarjanje poročil ustvarjajo vire zapisov

Če želite ustvariti poročilo v Accessu, kliknite enega od orodij v skupini Poročila na zavihku Ustvari. Vsako orodje ustvari eno od treh vrst virov zapisov, odvisno od njegove uporabe, kar je opisano v prejšnjem razdelku.

Ta tabela opisuje, čemu je namenjeno vsako orodje za ustvarjanje poročila in katere vrste virov zapisov privzeto ob tem ustvarijo.

Orodje

Opis

Privzeta vrsta vira zapisa

Poročilo

Ustvari preprosto poročilo v obliki tabele, ki vsebuje vsa polja v viru podatkov.

Tabela ali imenovana poizvedba, ki jo morate izbrati v podoknu za krmarjenje, preden kliknete orodje.

Načrt poročila

Odpre prazno poročilo v pogledu načrta, ki mu lahko dodate le želena polja in kontrolnike.

Vdelana poizvedba, če povlečete polja iz podokna opravil »Seznam polj« v poročilo. Tabelo ali imenovano poizvedbo lahko izberete tudi s spustnega seznama »Vir zapisa« na listu z lastnostmi.

Prazno poročilo

Odpre prazno poročilo v pogledu postavitve in prikaže podokno opravila »Seznam polj«. Ko povlečete polja s seznama polj v poročilo, Access ustvari vdelano poizvedbo in jo shrani v lastnost poročila, imenovano »Vir zapisov«.

Vdelana poizvedba, če povlečete polja iz podokna opravil »Seznam polj« v poročilo. Tabelo ali imenovano poizvedbo lahko izberete tudi s spustnega seznama »Vir zapisa« na listu z lastnostmi.

Čarovnik za poročila

Prikaže čarovnika, ki vključuje več korakov in vam omogoča, da navedete polja, ravni združevanja ali razvrščanja in možnosti postavitve. Čarovnik ustvari poročilo na osnovi izbranih možnosti.

Vdelana poizvedba, če izberete polja iz več kot ene tabele. Če izberete polja iz ene tabele, Access uporabi to tabelo za vir zapisa.

Oznake

Prikaže čarovnika, ki vam omogoča, da izberete standardne velikosti oznake ali velikosti oznak po meri, polja, ki jih želite prikazati, in način razvrstitve polj. Čarovnik ustvari poročilo o oznakah glede na izbrane možnosti.

Tabela ali imenovana poizvedba, ki jo morate izbrati, preden kliknete orodje.

Opomba: Orodja Načrt računa, Čarovnik za poročila in Oznake ustvarijo odjemalska poročila, ki niso združljive s spletnimi zbirkami podatkov. Če želite več informacij o spletnih zbirkah podatkov, si oglejte članek Urejanje ali objavljanje mesta spletne zbirke podatkov v SharePointu.

Na vrh strani

Delo z viri zapisov

Pretvorba vira zapisa v vdelano poizvedbo

Katero koli poročilo, ki je povezano s tabelo ali imenovano poizvedbo, lahko spremenite tako, da bo povezano z vdelano poizvedbo. Ko že predhodno omenjeno, omogoča preprostejše ohranjanje zbirke podatkov, tako da ustvari bolj samostojna poročila in manj odvisna od drugih predmetov. Če želite vir zapisa pretvoriti v vdelano poizvedbo, je izbira ene od spodaj navedenih metod odvisna od trenutne vrste vira zapisa:

1. metoda: kliknite gumb »Zgradi«

Če je lastnost vira zapisa ime tabele, lahko vdelano poizvedbo ustvarite hitro tako, da kliknete gumb »Zgradi« v polju z lastnostmi »Vir zapisa«.

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo, ki ga želite spremeniti in nato še Pogled postavitve.

  2. Z desno tipko miške kliknite kamor koli v poročilo in nato kliknite Lastnosti poročila.

  3. Na zavihku Vse kliknite polje z lastnostmi Vir zapisa in nato kliknite gumb Graditev Slika gumba.

  4. Access vas vpraša, ali želite ustvariti poizvedbo na osnovi tabele. Če želite nadaljevati, kliknite Da.Access odpre graditelja poizvedb in doda tabelo, ki je bila prvotno v lastnosti Vir kontrolnika.

  5. Polja dodajte v mrežo poizvedbe tako, da dvokliknete vsako ime polja, ki ga želite v poročilu. To morate storiti za vsa polja, ki jih želite prikazati v poročilu.

  6. Dodajanje polj iz tabel ali poizvedb v relaciji:

    1. Na zavihku Načrt v skupini Nastavitev poizvedbekliknite Dodaj tabele (Pokaži tabelo v Accessu).

    2. Izberite tabelo ali poizvedbo, ki jo želite dodati.

    3. Preverite, ali so tabele in poizvedbe, ki jih dodajate, združene na logičen način. Na primer polje »ID« v tabeli »Stranka« bo verjetno povezano s stično črto s poljem »ID stranke« v tabeli »Naročila«. Stične črte lahko ustvarite tako, da povlečete ime polja iz ene tabele ali poizvedbe do imena polja v drugi tabeli ali poizvedbi.Če želite več informacij o ustvarjanju poizvedb, si oglejte članek Uvod v poizvedbe.

    4. Polja dodajte v mrežo poizvedbe tako, da dvokliknete vsako ime polja, ki ga želite v poročilu. To morate storiti za vsa polja, ki jih želite prikazati v poročilu.

  7. Če želite preskusiti poizvedbo:

    1. Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Pogled in nato še Pogled podatkovnega lista.

    2. Če se želite vrniti v pogled načrta, kliknite Pogled na zavihku Načrt v skupini Rezultati in nato kliknite Pogled načrta.

  8. Če ste zadovoljni s podatki, ki jih je vrnila poizvedba, in jih želite prikazati v poročilu, na zavihku Načrt v skupini Zapri kliknite Zapri.

  9. Če želite shraniti spremembe izjave SQL in posodobiti lastnost, kliknite Da.

Opomba: Če nova poizvedba nima vseh polj, ki ste jih uporabili v poročilu, vas bo Access pozval, da v vsako manjkajoče polje vnesete vrednost parametra. Če želite manjkajoča polja dodati v poizvedbo, lahko sklic na polje v poročilu izbrišete ali pa izvedete postopek, ki je opisan v razdelku Urejanje vdelane poizvedbe.

2. metoda: dodajanje polja iz tabele v relaciji s pomočjo seznama polj

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo, ki ga želite spremeniti in nato še Pogled postavitve.

  2. Če podokno »Seznam polj« ni prikazano, na zavihku Načrt v skupini Orodja kliknite Dodaj obstoječa polja.

  3. Če je pogovorno okno Prikaži vse tabele prikazano na vrhu seznama polj, ga kliknite, če želite prikazati polja v tabelah v relaciji in v drugih tabelah.

  4. V razdelku Polja, ki so na voljo v tabelah v relaciji, razširite tabelo in povlecite eno od polj iz te tabele v poročilo.Access spremeni vir zapisa v vdelano poizvedbo, ki vsebuje dodano polje. Polja lahko dodajate na ta način ali pa uredite vdelano poizvedbo tako, da sledite postopku v razdelku Urejanje vdelane poizvedbe.

3. metoda: kopiranje in lepljenje SQL iz imenovane poizvedbe

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poizvedbo z izjavo SQL, ki jo želite kopirati, in kliknite Pogled načrta.

  2. Na zavihku Osnovno v skupini Pogledi kliknite Ogled in nato še Pogled SQL.

  3. Kopirajte besedilo v podokno SQL in nato zaprite poizvedbo, ne da bi jo shranili.

  4. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo, ki mu želite dodati vdelano poizvedbo, in nato kliknite Pogled postavitve.

  5. Če list z lastnostmi še ni prikazan, pritisnite F4, da ga prikažete.

  6. Na zavihku Vse izberite besedilo, ki je v lastnosti Vir zapisa in nato, če želite prilepiti SQL v polje z lastnostmi, pritisnite CTRL+P.

Opomba: Če nova poizvedba nima vseh polj, ki ste jih uporabili v poročilu, vas bo Access pozval, da v vsako manjkajoče polje vnesete vrednost parametra. Če želite manjkajoča polja dodati v poizvedbo, lahko sklic na polje v poročilu izbrišete ali pa izvedete postopek, ki je opisan v razdelku Urejanje vdelane poizvedbe.

4. metoda: kopiranje in lepljenje SQL iz drugega obrazca ali poročila

Vdelano poizvedbo lahko kopirate neposredno iz lastnosti »Vir zapisa« iz enega predmeta v drug predmet. Če torej drug obrazec ali poročilo vsebuje vdelano poizvedbo, ki vrača želene podatke, jo lahko preprosto znova uporabite za poročilo, na katerem trenutno delate.

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite obrazec ali poročilo z vdelano izjavo SQL, ki jo želite kopirati, in kliknite Pogled postavitve.

  2. Z desno tipko miške kliknite kamor koli v obrazec ali poročilo in nato kliknite Lastnosti obrazca ali Lastnosti poročila.

  3. Na zavihku Vse izberite v polju z lastnostmi Vir zapisa celotno besedilo izjave SQL in če ga želite kopirati, pritisnite CTRL+C.

  4. Zaprite obrazec ali poročilo, ne da bi ga shranili.

  5. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo, ki mu želite dodati vdelano poizvedbo, in nato kliknite Pogled postavitve.

  6. Z desno tipko miške kliknite kamor koli v poročilo in nato kliknite Lastnosti poročila.

  7. Na zavihku Vse izberite besedilo, ki je v lastnosti Vir zapisa in nato, če želite prilepiti SQL v lastnost, pritisnite CTRL+P.

Opomba: Če nova poizvedba nima vseh polj, ki ste jih uporabili v poročilu, vas bo Access pozval, da v vsako manjkajoče polje vnesete vrednost parametra. Če želite manjkajoča polja dodati v poizvedbo, lahko sklic na polje v poročilu izbrišete ali pa izvedete postopek, ki je opisan v tem razdelku (Urejanje vdelane poizvedbe).

Urejanje vdelane poizvedbe

Ko postaja zbirka podatkov večja, boste morda morali spremeniti vir zapisa poročila, na primer če boste v poročilo želeli dodati več polj. S tem postopkom lahko odprete vir zapisa v graditelju poizvedb:

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo z vdelano poizvedbo, ki jo želite urediti, in kliknite Pogled postavitve.

  2. Z desno tipko miške kliknite kamor koli v poročilo in nato kliknite Lastnosti poročila.

  3. Na zavihku Vse kliknite polje z lastnostmi Vir zapisa in nato kliknite gumb Graditev Slika gumba.Access odpre poizvedbo v graditelju poizvedb.

  4. Poizvedbo uredite po potrebi in nato na zavihku Načrt v skupini Zapri kliknite Zapri.

  5. Če želite shraniti spremembe in posodobiti lastnost, kliknite Da.Access zapre graditelja poizvedb. Vse spremembe, ki ste jih naredili v graditelju poizvedb, bodo vidne v izjavi SQL v lastnosti Vir zapisa.

Če želite več informacij o ustvarjanju poizvedb, si oglejte članek Uvod v poizvedbe.

Shranjevanje vdelane poizvedbe kot imenovano poizvedbo

Vdelano poizvedbo, ki je vir zapisa za poročilo, lahko uporabite tudi v druge namene. V tem primeru jo lahko shranite kot imenovano poizvedbo, da jo bodo lahko uporabljali drugi predmeti.

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo z vdelano poizvedbo in nato kliknite Pogled postavitve.

  2. Z desno tipko miške kliknite kamor koli v poročilo in nato kliknite Lastnosti poročila.

  3. Na zavihku Vse kliknite polje z lastnostmi Vir zapisa in nato kliknite gumb Graditev Slika gumba.Access odpre poizvedbo v graditelju poizvedb.

  4. Na zavihku Načrt v skupini Zapri kliknite Shrani kot.

  5. V pogovornem oknu Shrani kot vnesite v zgornje polje ime poizvedbe in nato kliknite V redu.Access shrani poizvedbo kot imenovano poizvedbo v podokno za krmarjenje.

  1. Na zavihku Načrt v skupini Zapri kliknite Zapri.Access vas vpraša, ali želite shraniti spremembe, ki ste jih naredili v vdelani poizvedbi, tudi če niste naredili nobenih sprememb. V večini primerov, kliknite Ne in tako zaprite graditelja poizvedb. Če pa ste naredili spremembe, ki jih želite prikazati v vdelani poizvedbi poročila, kliknite Da.

Na vrh strani

Facebook LinkedIn E-pošta

Ali potrebujete dodatno pomoč?

Ali želite več možnosti?

Odkrijte Skupnost

Raziščite ugodnosti naročnine, prebrskajte izobraževalne tečaje, preberite, kako zaščitite svojo napravo in še več.

Ugodnosti naročnine na Microsoft 365

Izobraževanje za Microsoft 365

Microsoftova varnost

Središče za dostopnost

Skupnosti vam pomagajo postaviti vprašanja in odgovoriti nanje, posredovati povratne informacije in prisluhniti strokovnjakom z bogatim znanjem.

Vprašajte Microsoftovo skupnost

Microsoftova tehnična skupnost

Preskuševalci sistema Windows

Preskuševalci storitve Microsoft 365