Použitie hromadnej korešpondencie na odoslanie údajov z Accessu do Wordu

Obsah videa

Tu je všeobecný postup na vytvorenie hromadnej korešpondencie vo Worde z Access:

1. Otvorte databázu Access obsahujúcu adresy, ktoré chcete zlúčiť s Wordom.

2. Ak navigačná tabla nie je otvorená, otvorte ju stlačením klávesu F11.

3. Vyberte tabuľku alebo dotaz obsahujúci adresy. Ak sú polia adresy rozložené do viacerých tabuliek, vytvorte jednoduchý výberový dotaz obsahujúci potrebné polia a vyberte tento dotaz pre operáciu zlúčenia.

4. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Exportovať na položku Hromadná korešpondencia vo Worde.

5. Otvorí sa dialógové okno Sprievodca hromadnou korešpondenciou programu Microsoft Word .

   

6. Vyberte, či má sprievodca prepojiť údaje adresy s existujúcim wordovým dokumentom alebo začať s novým prázdnym dokumentom.

7. Kliknite na tlačidlo OK.

Word spustí a zobrazí kartu Korešpondencia a tablu Hromadná korešpondencia.

1. Prepracujte kroky sprievodcu kliknutím na prepojenia Ďalej a Predchádzajúce v dolnej časti tably Hromadná korešpondencia.

2. V kroku 3 sprievodcu nie je potrebné vybrať zoznam príjemcov. To bolo určené, keď ste ho vybrali v Access. Zoznam však možno budete chcieť doladiť kliknutím na položku Upraviť zoznam príjemcov. V okne, ktoré sa otvorí, môžete z hromadnej korešpondencie odstrániť jednotlivých príjemcov, použiť filtre, zoradiť zoznam atď.

3. V kroku 4 sprievodcu napíšte písmeno (pokiaľ nepracujete s existujúcim dokumentom).

4. Umiestnite kurzor na miesto v dokumente, kde sa majú zobraziť údaje adresy, a kliknutím na položku Blok pre adresu, Riadok s pozdravom alebo Ďalšie položky na table Hromadná korešpondencia vložte Access údaje do dokumentu. V poliach, ktoré sa zobrazia, vyberte požadovaný formát a kliknutím na položku Priradiť polia skontrolujte, či sa polia správne zhodujú.

5. V kroku 5 sprievodcu kliknite na tlačidlá Ďalej (>>) a Predchádzajúci (<<) a zobrazte ukážku vzhľadu zlúčených údajov pri tlači dokumentu.

6. V kroku 6 sprievodcu kliknite na položku Tlačiť a vyberte požadované možnosti tlače.

7. Uložte a zatvorte wordový dokument.

   Poznámky: 

   • Ak sa po dokončení sprievodcu potrebujete vrátiť a upraviť niektoré z nastavení hromadnej korešpondencie, všetky operácie sú k dispozícii na karte Korešpondencia vo Worde.

   • Ak vykonáte zmeny návrhu v databáze Access, možno bude potrebné upraviť niektoré nastavenia zlúčenia vo Worde, aby zlúčenie opäť fungovalo správne.

   • Sprievodca hromadnou korešpondenciou je navrhnutý tak, aby pracoval s údajmi o poštových adresách. Funkciu hromadnej korešpondencie však môžete použiť na zlúčenie ľubovoľného typu údajov s Wordom, ako sú napríklad záznamy inventára, úlohy alebo čokoľvek, čo ukladáte v Access.

Podrobnejšie informácie o funkciách hromadnej korešpondencie vo Worde nájdete v týchto článkoch:

• Použitie hromadnej korešpondencie na prispôsobenie dokumentov

• Vytvorenie menoviek pomocou hromadnej korešpondencie

• Hromadná e-mailová korešpondencia vo Worde