Vytvorenie jednoduchého výberového dotazu

Výhody používania dotazu

Pri použití dotazu máte tieto výhody:

• Môžete zobraziť údaje iba z polí, ktoré vás zaujímajú. Keď otvoríte tabuľku, zobrazia sa všetky polia. Dotaz je praktický spôsob na uloženie výberu polí.

  Poznámka: Dotaz na údaje iba odkazuje a žiadne neukladá. Uložením dotazu neuložíte kópiu údajov.

• Môžete kombinovať údaje z viacerých zdrojov údajov. Tabuľka zvyčajne zobrazí len údaje, ktoré sú v nej uložené. Dotaz vám umožní vybrať polia z rôznych zdrojov a zadať spôsob skombinovania informácií.

• Môžete použiť výrazy ako polia. Ako pole môžete napríklad použiť funkciu dátumu alebo môžete použiť funkciu formátu s poľom a určiť spôsob formátovania údajov z poľa vo výsledkoch dotazu.

• Môžete zobraziť záznamy, ktoré spĺňajú zadané kritériá. Keď otvoríte tabuľku, zobrazia sa všetky záznamy. Dotaz je praktický spôsob na uloženie výberu záznamov.

Základné kroky na vytvorenie výberového dotazu

Výberový dotaz môžete vytvoriť pomocou Sprievodcu dotazom alebo v návrhovom zobrazení. Niektoré prvky návrhu nie sú k dispozícii, keď použijete Sprievodcu, neskôr ich však môžete pridať pomocou návrhového zobrazenia. Hoci sa tieto dva postupy od seba trochu líšia, základné kroky sú v podstate rovnaké:

1. Vyberte tabuľky alebo dotazy, ktoré chcete použiť ako zdroje údajov.

2. Zadajte, ktoré polia chcete zahrnúť zo zdrojov údajov.

3. Prípadne môžete zadať kritériá na vymedzenie dotazom vrátených záznamov.

Po vytvorení výberového dotazu ho môžete spustiť a zobraziť výsledky. Ak chcete spustiť výberový dotaz, otvorte ho v údajovom zobrazení. Ak dotaz uložíte, môžete ho kedykoľvek znova použiť v prípade potreby napríklad ako zdroj údajov pre formulár, zostavu alebo ďalší dotaz.

Skôr než začnete

Ak používate polia zo zdrojov údajov, ktoré navzájom nesúvisia, Sprievodca dotazom zobrazí otázku, či chcete vytvoriť vzťahy. Sprievodca otvorí okno Vzťahy, ale ak vzťahy upravíte, Sprievodcu musíte reštartovať. Preto zvážte vytvorenie vzťahov potrebných pre váš dotaz ešte pred spustením Sprievodcu.

Ďalšie informácie o vytváraní vzťahov medzi tabuľkami nájdete v článku Sprievodca vzťahmi tabuliek.

Použitie Sprievodcu dotazom

1. Na karte Vytvoriť v skupine Dotazy kliknite na položku Sprievodca dotazom. 

   

2. V dialógovom okne Nový dotaz kliknite na položku Sprievodca jednoduchým dotazom a potom kliknite na tlačidlo OK.

3. Potom pridáte polia. Môžete pridať až 255 polí z 32 tabuliek alebo dotazov.

   Pre každé pole vykonajte tieto dva kroky:

   1. V časti Tabuľky alebo dotazy kliknite na tabuľku alebo dotaz, ktorý obsahuje pole.

   2. V časti Dostupné polia dvakrát kliknite na pole, ktoré chcete pridať do zoznamu Vybraté polia. Ak chcete do dotazu pridať všetky polia, kliknite na tlačidlo s dvojitou šípkou doprava (>>).

   3. Po pridaní všetkých požadovaných polí kliknite na položku Ďalej.

      

4. Ak ste nepridali žiadne číselné polia (polia, ktoré obsahujú číselné údaje), prejdite na krok 9. Ak ste pridali nejaké číselné polia, Sprievodca zobrazí otázku, či chcete, aby dotaz vrátil podrobnosti alebo súhrnné údaje.

   Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

   1. Ak chcete zobraziť jednotlivé záznamy, kliknite na položku Podrobností a potom na položku Ďalej. Prejdite na krok 9.

   2. Ak chcete zobraziť súhrnné číselné údaje, ako sú napríklad priemery, kliknite na položku Súhrn a potom na položku Súhrn – možnosti.

      

5. V dialógovom okne Súhrn – možnosti určite polia, ktoré chcete zhrnúť, a požadovaný spôsob zhrnutia údajov. Uvedené sú iba číselné polia.

   Pre každé číselné pole vyberte jednu z nasledujúcich funkcií:

   1. Sum    Dotaz vráti súčet všetkých hodnôt poľa.

   2. Avg    Dotaz vráti priemer hodnôt poľa.

   3. Min    Dotaz vráti najmenšiu hodnotu poľa.

   4. Max    Dotaz vráti najväčšiu hodnotu poľa.

   

6. Ak chcete, aby výsledky dotazu obsahovali aj počet záznamov v zdroji údajov, vyberte príslušné začiarkavacie políčko na spočítanie záznamov v názve zdroja údajov.

7. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno Súhrn – možnosti.

8. Ak ste do dotazu nepridali pole dátumu a času, prejdite na krok 9. Ak ste do dotazu pridali pole dátumu a času, Sprievodca dotazom sa spýta, ako chcete zoskupiť hodnoty dátumu. Povedzme napríklad, že ste do dotazu pridali číselné pole (Price) a pole dátumu a času (Transaction_Time) a potom ste zadali v dialógovom okne Súhrn – možnosti, že chcete zobraziť priemernú hodnotu číselného poľa Price. Keďže ste zahrnuli pole dátumu a času, môžete vypočítať súhrnné hodnoty pre každú jedinečnú hodnotu dátumu a času, každý deň, každý mesiac, každý štvrťrok alebo každý rok.

   

   Vyberte časové obdobie, ktoré chcete použiť na zoskupenie hodnôt dátumu a času, a potom kliknite na položku Ďalej.

   Poznámka: V návrhovom zobrazení môžete použiť výraz na zoskupenie podľa ľubovoľného časového obdobia, ale Sprievodca ponúka iba tieto možnosti.

9. Na poslednej stránke Sprievodcu zadajte názov dotazu a to, či chcete otvoriť alebo upraviť dotaz, a potom kliknite na položku Dokončiť.

   Ak sa dotaz rozhodnete otvoriť, dotaz zobrazí vybraté údaje v údajovom zobrazení. Ak sa dotaz rozhodnete upraviť, dotaz sa otvorí v návrhovom zobrazení.

Na začiatok stránky

Automatické spojenia

Keď pridáte zdroje údajov a zdroje už majú medzi sebou definované vzťahy, tieto vzťahy sa automaticky pridajú do dotazu ako spojenia. Spojenia určujú spôsob kombinovania údajov zo súvisiacich zdrojov. Access automaticky vytvorí spojenie medzi dvomi tabuľkami, ak majú polia s kompatibilnými typmi údajov a jedno pole je primárny kľúč.

Možno budete chcieť upraviť spojenia, ktoré Access vytvorí. Access určí, aký typ spojenia sa má vytvoriť na základe vzťahu, ktorý spojenie predstavuje. Ak Access vytvorí spojenie, ale nie je definovaný žiadny vzťah, v Accesse sa vytvorí vnútorné spojenie.

Ak Access automaticky vytvorí správne spojenia po pridaní zdrojov údajov, môžete prejsť priamo na Krok 3: Pridanie výstupných polí.

Viacnásobné použitie rovnakého zdroja údajov

V niektorých prípadoch budete chcieť pripojiť dve kópie rovnakej tabuľky alebo dotazu, teda vlastné spojenie, ktoré kombinuje záznamy z tej istej tabuľky, ak v spojených poliach existujú zodpovedajúce hodnoty. Povedzme, že máte tabuľku Zamestnanci, v ktorej pole ReportsTo pre záznamy každého zamestnanca zobrazuje namiesto mena ID ich nadriadeného. Namiesto toho môžete použiť vlastné spojenie a v zázname každého zamestnanca zobraziť meno nadriadeného.

Keď pridáte zdroj údajov druhýkrát, Access pripojí _1 k názvu druhej inštancie. Ak ste napríklad pridali dvakrát tabuľku Zamestnanci, druhá inštancia bude mať názov Zamestnanci_1.

Pridanie spojenia

• Ak chcete pridať spojenie, presuňte pole z jedného zdroja údajov do príslušného poľa v inom zdroji údajov.

  Access zobrazí čiaru medzi týmito dvomi poliami, čo znamená, že spojenie sa vytvorilo.

  

Zmena spojenia

1. Dvakrát kliknite na spojenie, ktoré chcete zmeniť.

   Zobrazí sa dialógové okno Spojenie – vlastnosti.

   

2. Skontrolujte tri možnosti v dialógovom okne Spojenie – vlastnosti.

3. Kliknite na požadovanú možnosť a potom kliknite na tlačidlo OK.

Keď sú spojenia pripravené, pridajte výstupné polia – polia s údajmi, ktoré chcete vo výsledkoch dotazu.

Použitie výrazu ako výstupného poľa

Ak chcete robiť výpočty alebo použiť funkciu na vytvorenie výstupu dotazu, môžete použiť výraz ako výstupné pole. Výraz môže použiť údaje z ľubovoľných zdrojov údajov dotazu, ako aj funkcie, napríklad Format alebo InStr, a môže tiež obsahovať aritmetické operátory a konštanty.

1. V prázdnom stĺpci v mriežke návrhu dotazu kliknite pravým tlačidlom myši na riadok Pole a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Lupa.

2. Do poľa Lupa zadajte alebo prilepte výraz. Na začiatku výrazu zadajte názov, ktorý chcete použiť pre výstup výrazu, a za ním dvojbodku. Ak napríklad chcete, aby bol výraz označený ako Posledná aktualizácia, výraz začne reťazcom Posledná aktualizácia:.

   Poznámka: K dispozícii máte širokú škálu možností práce pomocou výrazov. Podrobné vysvetlenie výrazov je nad rámec tohto článku. Ďalšie informácie o vytváraní výrazov nájdete v článku Vytvorenie výrazu.

Určenie kritérií pre výstupné pole

1. V mriežke návrhu dotazu v poli Kritériá s hodnotami, ktoré chcete obmedziť, zadajte výraz, ktorý musia hodnoty polí spĺňať, aby boli začlenené do výsledkov. Ak chcete dotaz obmedziť napríklad iba na záznamy, kde hodnota poľa Mesto je Las Vegas, zadajte výraz Las Vegas do riadku Kritériá pod týmto poľom.

   Veľa príkladov kritérií dotazov s rôznymi typmi údajov nájdete v článku Príklady kritérií dotazu.

2. V riadku Alebo pod riadkom Kritériá môžete zadať alternatívne kritériá.

   Ak zadáte alternatívne kritériá, hodnota poľa môže spĺňať ktorékoľvek z uvedených kritérií na zahrnutie do výsledku dotazu.

Kritériá pre viaceré polia

Kritériá môžete použiť s viacerými poľami. Ak tak urobíte, všetky kritériá v danom riadku Kritériá alebo Alebo musia byť splnené, aby sa záznam zahrnul.

Určenie kritérií pomocou poľa, ktoré nechcete zahrnúť do výstupu

Do návrhu dotazu môžete pridať pole, ktorého údaje nebudú zahrnuté vo výstupe dotazu. Robí sa to vtedy, keď chcete použiť hodnoty poľa na obmedzenie výsledkov dotazu, ale nechcete zobraziť hodnoty tohto poľa.

1. Pridajte pole do mriežky návrhu.

2. Zrušte začiarknutie políčka v riadku Zobraziť pre toto pole.

3. Zadajte kritériá rovnakým spôsobom ako pre výstupné pole.