|
|
Вы внесли изменения в расписание проекта, и теперь дата окончания отодвинулась. Чтобы исправить ситуацию, откорректируйте задачи, которые больше всего влияют на дату окончания проекта. Эти задачи находятся на критическом пути проекта. Ссылки на другие статьи из серии справочных руководств по управлению проектами см. в статье Схема управления проектами. |
Советы по управлению проектами, которые следует прочитать до начала работы с Project
При внесении изменений в расписание следует обратить внимание на три фактора: стоимость проекта, его результаты и время. Их часто представляют в виде треугольника. Изменить одну из сторон треугольника, не затронув другие, невозможно.
Вот примеры того, как это может повлиять на дату завершения проекта.
-
При сокращении срока работы над проектом вы можете получить увеличенную стоимость и уменьшенную область охвата.
-
Если вы твердо намерены не изменять стоимость проекта, результатом может стать увеличение сроков и сокращение области охвата проекта.
-
Если вы увеличите область охвата или количество конечных результатов, реализация проекта может потребовать большего времени и средств на дополнительные ресурсы или рабочих.
Если вы новичок. Независимо от того, насколько хорошо вы спланируете проект, что-то пойдет не так. Чем раньше вы начнете искать проблемы, тем легче их будет исправить.
Вот несколько советов о том, как можно отслеживать и корректировать проект.
-
Сперва обращайте внимание на самые важные задачи. Когда необходимо разобраться с проблемами, касающимися проекта, одни задачи являются более важными, чем другие. Больше всего на расписание влияют критические задачи, поэтому им следует уделить самое пристальное внимание.
-
Выберите подходящее представление для своего проекта. Чтобы помочь вам разобраться, что не так с проектом, существует множество представлений и отчетов. В случае простых проектов внимательно следите за днем завершения проекта при помощи диаграммы Ганта. В случае сложных проектов анализируйте таблицы отклонения или отчеты об освоенном объеме.
-
Получайте еженедельные отчеты о состоянии. Сотрудникам может быть нелегко постоянно отправлять отчеты о состоянии работы. Проще всего такую информацию получать во время еженедельного собрания команды. Сбор информации о состоянии чаще, чем раз в неделю, будет непродуктивным.
Если вы опытный руководитель проекта. Вы возглавляете проекты уже длительное время, но сейчас столкнулись с необходимостью тщательного отслеживания проекта, чтобы удержать его в рамках бюджета.
К тому же ваш спонсор сообщает, что ему необходимы месячные отчеты об исполнении.
Вот несколько предложений, как начать мониторинг, создание отчетов и корректировку своего проекта.
-
Задайте базовый план для своего проекта. После создания расписания сохраните версию базового плана. Базовый план — это исходная версия вашего проекта, по которой вы можете сверять показатели хода выполнения задач.
-
Выберите подходящее представление для своего проекта. Чтобы помочь вам разобраться, что не так с проектом, существует множество представлений и отчетов. В случае сложных проектов анализируйте таблицы отклонения или отчеты об освоенном объеме.
-
Получайте еженедельные отчеты о состоянии. По мере того как проекты становятся сложнее, вы можете использовать более сложные способы получения еженедельных отчетов о состоянии. Участники команды могут вносить информацию о состоянии в список задач SharePoint, который позже можно будет синхронизовать с Microsoft Project. Если вы используете Project профессиональный, вы также можете воспользоваться Project Web App, чтобы получать отчеты от участников рабочей группы. Сбор информации о состоянии чаще, чем раз в неделю, будет непродуктивным.
-
Анализируйте освоенный объем. На основании анализа освоенного объема можно определить, насколько проект близок к завершению.
Мониторинг проекта
|
Просмотр обновлений задач, выполненных участниками рабочей группы, помогает определить проблемные места проекта. Вы можете быстро отследить ход проекта при помощи диаграммы Ганта или использовать сложный анализ данных об освоенном объеме. Это позволит оценить, соответствует ли выполнение работ по проекту ожидаемым трудозатратам. |
|
|
Узнайте, как планируется проект. Вы можете увидеть, как изменения в расписании задач влияют на дату окончания проекта. |
|
|
Отобразите задачи, больше всего влияющие на конечную дату проекта. Сперва просмотрите эти задачи, чтобы исправить проблемы с графиком. |
|
|
Чтобы обнаружить, где могут быть проблемы, и внести изменения в расписание, используйте представления и отчеты в Project. |
|
|
Чтобы начать отслеживание, создайте новый базовый план, с которым будут сравниваться фактические показатели. |
|
|
Создавайте и настраивайте графические отчеты о ходе проекта. Просматривайте эти отчеты в Project или экспортируйте их в другие приложения, такие как PowerPoint, Word или Excel. |
|
|
Освоенный объем помогает вам ответить на следующие вопросы: "Имея данные об уже проделанной работе по проекту, сколько средств мы должны были потратить?". или "Мы закончим вовремя?" |
Устранение проблем
|
Выберите дату, которая начинается или заканчивается в дату, которая раньше даты текущего плана. Если это вариант для проекта, сначала попробуйте изменить дату начала. |
|
|
Сократите длительность задачи, чтобы завершить проект вовремя. Убедитесь, что вы сокращаете длительность критических задач, у которых самое сильное влияние на дату завершения проекта. |
|
|
Если участники проекта работают одновременно над слишком большим количеством задач, позвольте Project распределить трудозатраты по проекту, выровняв назначения ресурсов. |
|
|
Можно разделить одну задачу, если она состоит из нескольких элементов, над которыми могут работать одновременно разные ресурсы. Если разбить задачу критического пути на эти различные элементы с разными назначениями, возможно, вы сможете уложиться в дату окончания. |
|
|
Задействуйте дополнительных людей в работе над задачами, выбивающими проект из графика. |
|
|
Отстранение людей от задач — еще один способ удержать проект в рамках графика. Слишком много людей, занятых одной и той же задачей, или неправильный выбор сотрудников могут вызвать коммуникационные проблемы, что может продлить срок выполнения задачи. |
|
|
Вы можете удержать проект в рамках графика, изменив рабочие дни в календарях его участников. Вы можете добавить дополнительные рабочие дни в расписание сотрудников или договориться о сверхурочной работе. |
|
|
Пусть на вопросы о Project ответят эксперты. Форум Project на Answers.com посещают опытные пользователи и консультанты Project, которые готовы ответить на ваши вопросы. |
|
|
После того как вы внесли изменения в расписание сотрудника, ознакомьте его с этими изменениями, чтобы информация не затерялась. |
|
|
Понимание необходимости компромиссов при управлении проектом |
Любое изменение, внесенное в проект, влечет за собой трату времени, денег или сокращение области охвата. Эти факторы вам приходится совмещать каждый день, чтобы обеспечить выполнение проекта. Узнайте, как справляться с этими трудностями. |
|
По мере того как Project изменяет расписание, задачи могут перемещаться неожиданно. Понимание большого "Почему?" за мощным механизмом планирования Project. |
