Хорошо спроектированная база данных не только помогает обеспечить целостность данных, но и упрощает обслуживание и обновление. База данных Access не является файлом в том же смысле, что и документ Microsoft Word или презентация слайдов Microsoft PowerPoint. Вместо этого это коллекция объектов ( таблицы, формы, отчеты, запросы и т. д.), которые должны работать вместе для правильной работы.
Пользователи вводит данные в основном с помощью элементов управления. Действия с заданным элементом управления зависят от типа данных, заданного для базового поля таблицы, всех свойств, заданных для этого поля, и свойств, заданных для элемента управления. Наконец, рассмотрите возможность использования дополнительных методов базы данных, таких как проверка, значения по умолчанию, списки и подстановки, а также каскадные обновления.
Дополнительные сведения об обновлении данных с точки зрения пользователя см. в разделе Способы добавления, редактирования и удаления записей.
В этой статье
Влияние структуры базы данных на ввод данных
Сведения, хранящиеся в базе данных, хранятся в таблицах, которые содержат данные о конкретной теме, например о ресурсах или контактах. Каждая запись в таблице содержит сведения об одном элементе, например о конкретном контакте. Запись состоит из полей, таких как имя, адрес и номер телефона. Запись обычно называется строкой, а поле — столбцом. Эти объекты должны соответствовать набору принципов проектирования, в противном случае база данных будет работать плохо или вообще выйдет из строя. В свою очередь, эти принципы проектирования влияют на способ ввода данных. Необходимо учитывать следующее.
-
Таблицы Access хранит все данные в одной или нескольких таблицах. Количество используемых таблиц зависит от структуры и сложности базы данных. Хотя вы можете просматривать данные в форме, отчете или в результатах, возвращаемых запросом, Access хранит данные только в таблицах, а другие объекты в базе данных создаются поверх этих таблиц. Каждая таблица должна основываться на одной теме. Например, таблица бизнес-контактных данных не должна содержать сведения о продажах. Если это так, поиск и редактирование правильной информации может стать трудной, если не невозможной.
-
Типы данных . Как правило, каждое из полей в таблице принимает только один тип данных. Например, нельзя хранить заметки в поле, заданном для приема чисел. Если вы попытаетесь ввести текст в таком поле, Access отобразит сообщение об ошибке. Однако это не жесткое и быстрое правило. Например, можно хранить числа (например, почтовые индексы) в поле типа данных Short Text, но вы не сможете выполнить вычисления для этих данных, так как Access считает их фрагментом текста.
За некоторыми исключениями поля в записи должны принимать только одно значение. Например, нельзя ввести более одного адреса в поле адреса. Это отличается от Microsoft Excel, который позволяет вводить любое количество имен, адресов или изображений в одной ячейке, если вы не задали эту ячейку для приема ограниченных типов данных.
-
Многозначные поля. Access предоставляет функцию, называемую многозначным полем, для присоединения нескольких фрагментов данных к одной записи и создания списков, которые принимают несколько значений. Вы всегда можете определить многозначный список, так как рядом с каждым элементом списка отображается флажок Access. Например, можно прикрепить слайд-презентацию Microsoft PowerPoint и любое количество изображений к записи в базе данных. Вы также можете создать список имен и выбрать столько имен, сколько нужно. Может показаться, что использование многозначных полей нарушает правила проектирования базы данных, так как на каждое поле таблицы можно хранить несколько записей. Но Access применяет правила "за кулисами", сохраняя данные в специальных скрытых таблицах.
-
Использование форм Обычно формы создаются, когда требуется упростить использование базы данных и обеспечить точное ввод данных пользователями. Способ использования формы для изменения данных зависит от структуры формы. Формы могут содержать любое количество элементов управления, таких как списки, текстовые поля, кнопки и даже таблицы. В свою очередь каждый из элементов управления в форме либо считывает данные из соответствующего поля таблицы, либо записывает данные в это поле.
Дополнительные сведения см. в разделах Основы проектирования базы данных и Создание таблицы и добавление полей.
Установка значения по умолчанию для поля или элемента управления
Если большое количество записей использует одно и то же значение для заданного поля, например для города или страны или региона, можно сэкономить время, задав значение по умолчанию для элемента управления, привязанного к данному полю или самому полю. При открытии формы или таблицы для создания новой записи в этом элементе управления или поле отображается значение по умолчанию.
В таблице
-
Откройте таблицу в режиме Конструктор.
-
В верхней части представления выберите поле.
-
В нижней части представления выберите вкладку Общие .
-
Задайте для свойства Значение по умолчанию нужное значение.
В форме
-
Откройте форму в режиме макета или конструктора.
-
Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, с которым вы хотите работать, и выберите пункт Свойства.
-
На вкладке Данные задайте для свойства Значение по умолчанию нужное значение.
Использование правил проверки для ограничения данных
Вы можете проверить данные в классических базах данных Access, вводя их с помощью правил проверки. Правила проверки можно задавать в конструкторе таблиц или в режиме таблицы. В Access существуют правила проверки трех типов.
-
<c0>Правило проверки поля</c0>. Правило проверки полей можно использовать для указания критерия, которому должны соответствовать все допустимые значения полей. Не указывайте текущее поле в качестве части правила, если вы не используете это поле в функции. Для ограничения типов символов, которые можно вводить в поле, удобно использовать маску ввода. Например, для полей даты можно задать правило проверки, запрещающее указывать прошедшие даты.
-
Правило проверки записей Можно использовать правило проверки записей, чтобы указать условие, которому должны соответствовать все допустимые записи. С помощью него вы можете сравнивать значения в разных полях. Например, для записи с двумя полями даты может потребоваться, чтобы значения одного поля всегда предшествовали значениям другого поля (например, StartDate находится перед EndDate).
-
<c0>Проверка в форме</c0>. Свойство Правило проверки элемента управления формы можно использовать для определения условий, которым должны соответствовать все данные, вводимые в этот элемент. Свойство Правило проверки элемента управления работает аналогично правилу проверки поля. Обычно правило проверки в форме используется вместо правила проверки поля, если оно относится только к данной форме, а не ко всей таблице, независимо от места использования.
Дополнительные сведения см. в разделе Ограничение ввода данных с помощью правил проверки.
Работа со списками значений и полями подстановки
В Access существует два типа данных списка:
-
Списки значений Они содержат жестко заданный набор значений, которые вы вводите вручную. Значения находятся в свойстве Row Source поля.
-
Поля подстановки. Они используют запрос для получения значений из другой таблицы. Свойство Row Source поля содержит запрос, а не жестко заданный список значений. Запрос извлекает значения из одной или нескольких таблиц в базе данных. По умолчанию поле подстановки представляет эти значения в виде списка. В зависимости от того, как вы задали поле подстановки, можно выбрать один или несколько элементов из этого списка.
Примечание. Поля подстановки могут сбить с толку новых пользователей Access, так как список элементов отображается в одном расположении (список, создаваемый Access на основе данных в поле подстановки), но данные могут находиться в другом расположении (таблица, содержащая данные).
По умолчанию Access отображает данные списка в элементе управления со списком, хотя можно указать элемент управления "Поле списка". Откроется поле со списком, а затем закрывается после выбора. Поле списка, напротив, всегда остается открытым.
Чтобы изменить списки, можно также выполнить команду Изменить элементы списка или изменить данные непосредственно в свойстве Row Source исходной таблицы. При обновлении данных в поле подстановки обновляется исходная таблица.
Если для свойства Тип источника строк списка или поля со списком было задано значение Список значений, можно изменять список значений в форме, открытой в режиме формы — без необходимости переходить в режим конструктора или режим макета, открывать страницу свойств и изменять свойство Источник строк элемента управления каждый раз, когда необходимо внести изменения в список. Чтобы изменить список значений, для свойства Разрешить изменение списка значений списка или поля со списком должно быть задано значение Да.
Дополнительные сведения см. в статье Создание списка вариантов с помощью поля списка или поля со списком.
Запрещение изменения списка значений в режиме формы
-
В области переходов щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор или Режим макета.
-
Нажмите элемент управления, чтобы выделить его, а затем нажмите клавишу F4, чтобы открыть страницу свойств.
-
На вкладке Данные страницы свойства Разрешить изменение списка значений укажите значение Нет.
-
Щелкните Файл , а затем нажмите кнопку Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S
Выбор другой формы для редактирования списка значений
По умолчанию для изменения списка значений в программе Access используется встроенная форма. Если для этого вы хотите использовать другую форму, можете ввести ее имя в поле свойства Форма изменения элементов списка, как описано ниже.
-
В области навигации щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Конструктор или Режим макета.
-
Нажмите элемент управления, чтобы выделить его, а затем нажмите клавишу F4, чтобы открыть страницу свойств.
-
На вкладке Данные страницы свойств нажмите стрелку раскрывающегося списка в поле свойства Форма изменения элементов списка.
-
Выберите форму, которую нужно использовать для редактирования списка значений.
-
Щелкните файл и нажмите кнопку Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S
Изучение поля подстановки в форме
-
Откройте форму в режиме макета или конструктора.
-
Щелкните правой кнопкой мыши поле списка или элемент управления со списком и выберите пункт Свойства.
-
На странице свойств перейдите на вкладку Все и найдите свойства Тип источника строки и Источник строки . Свойство Тип источника строки должно содержать список значений или таблицу или запрос, а свойство Источник строки должно содержать список элементов, разделенных точкой с запятой, или запрос. Чтобы увеличить пространство, щелкните правой кнопкой мыши свойство и выберите Масштаб или нажмите клавиши SHIFT+F2.
Как правило, в списках значений используется следующий базовый синтаксис: "item";"item";"item"
В этом случае список представляет собой набор элементов, окруженных двойными кавычками и разделенных точкой с запятой.
Выбор запросов используется следующий базовый синтаксис: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].
В данном случае запрос содержит два предложения: SELECT и FROM. Первое предложение ссылается на таблицу или запрос и поле в этой таблице или запросе. Второе предложение ссылается только на таблицу или запрос. Здесь важно помнить: предложения SELECT не обязательно должны содержать имя таблицы или запроса, хотя это рекомендуется, и они должны содержать имя по крайней мере одного поля. При этом все предложения FROM всегда ссылаются на таблицу или запрос. Таким образом, вы всегда можете найти исходную таблицу или исходный запрос для поля подстановки, прочитав предложение FROM.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Если вы используете список значений, измените элементы в списке. Убедитесь, что каждый элемент заключен в двойные кавычки, а каждый элемент отделяется точкой с запятой.
-
Если запрос в списке подстановок ссылается на другой запрос, откройте второй запрос в режиме конструктора (щелкните запрос правой кнопкой мыши в области навигации и выберите конструктор). Обратите внимание на имя таблицы, которая отображается в верхней части конструктора запросов, а затем перейдите к следующему шагу.
В противном случае, если запрос в поле Подстановка ссылается на таблицу, запишите имя таблицы и перейдите к следующему шагу.
-
-
Откройте таблицу в режиме таблицы, а затем измените элементы списка при необходимости.
Изучение поля подстановки в таблице
-
Откройте таблицу в режиме Конструктор.
-
В верхней части сетки конструктора запроса в столбце Тип данных щелкните или поместите фокус на любое поле Текст, Число или Да/Нет.
-
В нижнем разделе сетки конструктора таблицы откройте вкладку Уточняющий запрос , а затем просмотрите свойства Тип источника строки и Источник строки .
Свойство Тип источника строки должно читать список значений или таблицу или запрос. Свойство Row Source должно содержать список значений или запрос.
В списках значений используется следующий базовый синтаксис: "item";"item";"item"
В этом случае список представляет собой набор элементов, окруженных двойными кавычками и разделенных точкой с запятой.
Как правило, в запросах select используется следующий базовый синтаксис: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].
В данном случае запрос содержит два предложения: SELECT и FROM. Первое предложение ссылается на таблицу или запрос и поле в этой таблице или запросе. Второе предложение ссылается только на таблицу или запрос. Здесь важно помнить: предложения SELECT не обязательно должны содержать имя таблицы или запроса, хотя это рекомендуется, и они должны содержать имя по крайней мере одного поля. При этом все предложения FROM всегда ссылаются на таблицу или запрос. Таким образом, вы всегда можете найти исходную таблицу или исходный запрос для поля подстановки, прочитав предложение FROM.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Если вы используете список значений, измените элементы в списке. Убедитесь, что каждый элемент заключен в двойные кавычки, а каждый элемент отделяется точкой с запятой.
-
Если запрос в поле Подстановка ссылается на другой запрос, в области навигации откройте второй запрос в режиме конструктора (щелкните запрос правой кнопкой мыши и выберите конструктор). Обратите внимание на имя таблицы, которая отображается в верхней части конструктора запросов, а затем перейдите к следующему шагу.
В противном случае, если запрос в поле Подстановка ссылается на таблицу, запишите имя таблицы и перейдите к следующему шагу.
-
-
Откройте таблицу в режиме таблицы, а затем измените элементы списка при необходимости.
Удаление данных из списка значений или поля подстановки
Элементы списка значений хранятся в той же таблице, что и другие значения записи. Напротив, данные в поле подстановки находятся в одной или нескольких других таблицах. Чтобы удалить данные из списка значений, откройте таблицу и измените элементы.
Для удаления данных из списка подстановки потребуется выполнить ряд дополнительных действий, последовательность которых зависит от того, откуда именно — из другой таблицы или запроса — берет данные запрос для этого списка. Если запрос для списка подстановки основан на таблице, определите эту таблицу и поля, которые содержат данные, отображаемые в списке. После этого откройте исходную таблицу и внесите изменения в содержимое соответствующего поля. Если запрос в списке подстановки основан на другом запросе, откройте этот второй запрос, найдите исходную таблицу и поля, из которых он берет данные, и измените значения в этой таблице.
Удаление данных из списка значений
-
Откройте таблицу в режиме Конструктор.
-
В верхней части бланка запроса выделите поле таблицы, которое содержит список значений.
-
В нижней части бланка откройте вкладку Подстановка и найдите свойство Источник строк.
По умолчанию элементы в списке значений заключены в двойные кавычки и разделены точкой с запятой: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"
-
При необходимости удалите элементы из списка. Не забудьте удалить кавычки, окружающие каждый удаленный элемент. Кроме того, не оставляйте ведущую точку с запятой, не оставляйте пары с запятой (;;), а если вы удалите последний элемент в списке, удалите окончательную точку с запятой.
Важно Если вы удалили из списка значений элемент, который используют записи в таблице, этот элемент останется в записи, пока вы не измените ее. Предположим, у компании есть склад в городе А и она продает это здание. Если удалить элемент "Город А" из списка складов, значения "Город А" останутся в таблице, пока вы не измените их.
Удаление данных из поля подстановки
-
Откройте таблицу в режиме Конструктор.
-
В верхней части бланка запроса выделите нужное поле подстановки.
-
В нижней части бланка откройте вкладку Подстановка и найдите свойства Тип источника строк и Источник строк.
Для свойства Тип источника строк должно быть задано значение Таблица или запрос, а свойство Источник строк должно содержать запрос, который ссылается на таблицу или другой запрос. Запросы полей подстановки всегда начинаются со слова SELECT.
Как правило (но не всегда) запрос на выборку имеет следующий базовый синтаксис: SELECT [имя_таблицы_или_запроса].[имя_поля] FROM [имя_таблицы_или_запроса].
В данном случае запрос содержит два предложения: SELECT и FROM. Первое предложение ссылается на таблицу и поле в ней, второе — только на таблицу. Помните о важном моменте: предложение FROM всегда содержит имя исходной таблицы или запроса. Предложение SELECT не всегда содержит имя таблицы или запроса, хотя всегда содержит имя хотя бы одного поля. При этом все предложения FROM всегда ссылаются на таблицу или запрос.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Если запрос в поле Подстановка ссылается на другой запрос, нажмите кнопку Сборка (на вкладке Данные на странице свойств щелкните
-
Если запрос в поле подстановки ссылается на таблицу, запомните ее имя и перейдите к действию 5.
-
-
Откройте исходную таблицу в режиме таблицы.
-
Найдите поле с данными, которые используются в списке подстановки, и внесите в них необходимые изменения.
Влияние типов данных на способ ввода данных
При разработке таблицы базы данных вы выбираете тип данных для каждого поля в этой таблице, что помогает обеспечить более точный ввод данных.
Просмотр типов данных
Выполните одно из следующих действий:
Использование представления таблицы
-
Откройте таблицу в режиме Режим таблицы.
-
На вкладке Поля в группе Форматирование просмотрите значение в списке Тип данных. Значение изменяется по мере размещения курсора в различных полях таблицы:
Использование представления конструктора
-
Откройте таблицу в режиме Конструктор.
-
Посмотрите на сетку конструктора. В верхней части сетки отображаются имя и тип данных каждого поля таблицы.
Влияние типов данных на ввод данных
Тип данных, заданный для каждого поля таблицы, обеспечивает первый уровень управления тем, какой тип данных разрешен в поле. В некоторых случаях, например поле "Длинный текст", можно ввести любые нужные данные. В других случаях, таких как поле "Автонумер", параметр типа данных для поля запрещает ввод каких-либо сведений. В следующей таблице перечислены типы данных, предоставляемые Access, и описано, как они влияют на ввод данных.
Дополнительные сведения см. в разделах Типы данных для классических баз данных Access и Изменение или изменение параметра типа данных для поля.
|
Тип данных |
Влияние на ввод данных |
|---|---|
|
Короткий текст |
Короткие текстовые поля принимают текстовые или числовые символы, включая разделенные списки элементов. Текстовое поле принимает меньшее количество символов, чем поле длинного текста — от 0 до 255 символов. В некоторых случаях функции преобразования можно использовать для выполнения вычислений данных в поле "Короткий текст". |
|
Длинный текст. |
В поле этого типа можно ввести большие объемы текстовых и числовых данных размером до 64 000 символов. Кроме того, вы задали поле для поддержки форматирования форматированного текста. Вы можете применить типы форматирования, которые обычно находятся в текстовых программах, таких как Word. Например, можно применить различные шрифты и размеры шрифтов к определенным символам в тексте, сделать их полужирным или курсивным и т. д. Кроме того, в данные можно добавить теги HTML. Дополнительные сведения см. в статье Вставка или добавление поля форматированного текста. Кроме того, поля длинного текста имеют свойство Только добавить. Если вы включите это свойство, вы можете добавить новые данные в поле "Длинный текст", но изменить существующие данные невозможно. Эта функция предназначена для использования в таких приложениях, как базы данных отслеживания проблем, где может потребоваться сохранить постоянную запись, которая остается неизменной. Если поместить курсор в поле "Длинный текст" с включенным свойством "Только добавление ", текст в поле исчезает по умолчанию. К тексту нельзя применить форматирование или другие изменения. Как и в случае с полями короткого текста, вы также можете выполнять функции преобразования для данных в поле "Длинный текст". |
|
Числовой |
В поле этого типа можно ввести только числа, а также выполнить вычисления значений в поле Number. |
|
Большое число Обратите внимание, что типы данных с большим числом доступны только в Microsoft 365 подписке версии Access. |
В поле этого типа можно ввести только числа, а также выполнить вычисления значений в поле Большое число. Дополнительные сведения см. в статье Использование типа данных bigint. |
|
Дата и время |
В поле этого типа можно вводить только даты и время. Вы можете задать маску ввода для поля (ряд символов литерала и заполнителей, которые появляются при выборе поля). Необходимо ввести данные в пробелы и формат, который предоставляет маска. Например, если отображается маска, например MMM_DD_YYYY, необходимо ввести 11 октября 2017 г. в указанных пробелах. Невозможно ввести полное название месяца или двухзначное значение года. Дополнительные сведения см. в разделе Управление форматами ввода данных с помощью масок ввода. Если не создать маску ввода, можно ввести значение в любом допустимом формате даты или времени. Например, можно ввести 11 октября 2017 г., 11.10.17, 11 октября 2017 г. и т. д. Вы также можете применить к полю формат отображения. В этом случае, если маска ввода отсутствует, можно ввести значение практически в любом формате, но Access отображает даты в соответствии с форматом отображения. Например, можно ввести 11.10.2017, но формат отображения может быть задан таким образом, чтобы отображалось значение 11 октября 2017 г. Дополнительные сведения см. в разделе Вставка сегодняшней даты. |
|
Валюта |
В поле этого типа можно ввести только денежные значения. Кроме того, вам не нужно вводить символ валюты вручную. По умолчанию Access применяет символ валюты (¥, £, $и т. д.), указанный в региональных параметрах Windows. При необходимости вы можете изменить этот символ валюты, чтобы он отражал другую валюту. |
|
Счетчик |
Вы не можете ввести или изменить данные в поле этого типа в любое время. Access увеличивает значения в поле AutoNumber при каждом добавлении новой записи в таблицу. |
|
Вычисляемый |
Вы не можете ввести или изменить данные в поле этого типа в любое время. Результаты этого поля определяются определяемым выражением. Access обновляет значения в вычисляемом поле при каждом добавлении или изменении новой записи в таблицу. |
|
Логический |
Если щелкнуть поле с данным типом данных, в Access отображается флажок или раскрывающийся список в зависимости от форматирования поля. При форматировании поля для отображения списка можно выбрать в списке значение Да или Нет, True или False, Вкл . или Выкл ., в зависимости от формата, примененного к полю. Нельзя вводить значения в список или изменять значения в списке непосредственно из формы или таблицы. |
|
Объект OLE |
Этот тип поля используется, если требуется отобразить данные из файла, созданного с помощью другой программы. Например, можно отобразить текстовый файл, диаграмму Excel или презентацию PowerPoint в поле объекта OLE. Вложения обеспечивают более быстрый, простой и гибкий способ просмотра данных из других программ. |
|
Гиперссылка |
В поле этого типа можно ввести любые данные, а Access заключит их в веб-адрес. Например, если ввести значение в поле, Access заключит текст http://www.your_text.com. Если ввести допустимый веб-адрес, ссылка будет работать. В противном случае ссылка приведет к сообщению об ошибке. Кроме того, редактирование существующих гиперссылок может быть сложной задачей, так как при щелчке поля гиперссылки с помощью мыши запускается браузер и вы перейдете на сайт, указанный в ссылке. Чтобы изменить поле гиперссылки, выберите соседнее поле, используйте клавиши TAB или стрелки, чтобы переместить фокус в поле гиперссылки, а затем нажмите клавишу F2, чтобы включить редактирование. |
|
Вложение |
К этому типу поля можно вложить данные из других программ, но нельзя вводить или иным образом вводить текстовые или числовые данные. Дополнительные сведения см. в статье Вложение файлов и графики в записи в базе данных. |
|
Мастер подстановок |
Мастер подстановки не является типом данных. Вместо этого мастер используется для создания раскрывающихся списков двух типов: списков значений и полей подстановки. Список значений использует разделенный список элементов, который вводится вручную при использовании мастера подстановки. Эти значения могут быть не зависят от любых других данных или объектов в базе данных. В отличие от этого, поле подстановки использует запрос для получения данных из одной или нескольких других таблиц в базе данных. Затем в поле подстановки отображаются данные в раскрывающемся списке. По умолчанию мастер подстановки задает для поля таблицы тип данных Number. Вы можете работать с полями подстановки непосредственно в таблицах, а также в формах и отчетах. По умолчанию значения в поле подстановки отображаются в элементе управления со списком, который называется полем со списком— списке со стрелкой раскрывающегося списка:
Вы также можете использовать поле со списком, в котором отображаются несколько элементов с полосой прокрутки, чтобы просмотреть другие элементы:
В зависимости от того, как вы задаете поле подстановки и поле со списком, вы можете изменить элементы в списке и добавить в список элементы, отключив свойство Ограничение до списка поля подстановки. Если вы не можете напрямую изменить значения в списке, необходимо добавить или изменить данные в предопределенном списке значений или в таблице, которая служит источником поля подстановки. Наконец, при создании поля подстановки можно при необходимости задать для него поддержку нескольких значений. После этого в результирующем списке появится флажок рядом с каждым элементом списка, и вы можете выбрать или удалить любое количество элементов по мере необходимости. На этом рисунке показан типичный список с несколькими значениями:
Сведения о создании многозначных полей подстановки и использовании результирующего списка см. в разделе Создание или удаление многозначного поля. |
Как свойства поля таблицы влияют на способ ввода данных
Помимо принципов проектирования, управляющих структурой базы данных, и типов данных, которые управляют тем, что можно ввести в заданном поле, несколько свойств полей также могут влиять на ввод данных в базу данных Access.
Просмотр свойств поля таблицы
Access предоставляет два способа просмотра свойств поля таблицы.
В режиме таблицы
-
Откройте таблицу в режиме Режим таблицы.
-
Перейдите на вкладку Поля и используйте элементы управления в группе Форматирование , чтобы просмотреть свойства каждого поля таблицы.
В режиме конструктора
-
Откройте таблицу в режиме Конструктор.
-
В нижней части сетки щелкните вкладку Общие , если она еще не выбрана.
-
Чтобы просмотреть свойства поля подстановки, перейдите на вкладку Подстановка .
Влияние свойств на ввод данных
В следующей таблице перечислены свойства, которые оказывают наибольшее влияние на ввод данных, и объясняется, как они влияют на ввод данных.
|
Свойство |
Расположение в сетке конструктора таблицы |
Возможные значения |
Поведение при попытке ввода данных |
|---|---|---|---|
|
Размер поля |
Вкладка Общие |
0-255 |
Ограничение на символы применяется только к полям, заданным для типа данных Text. Если вы попытаетесь ввести больше указанного количества символов, поле отсечет их. |
|
Обязательный |
Вкладка Общие |
Логический |
Если оно включено, это свойство заставляет ввести значение в поле, и Access не позволит сохранить новые данные, пока вы не завершите обязательное поле. Если этот параметр отключен, поле будет принимать значения NULL, то есть поле может оставаться пустым. Значение NULL — это не то же самое, что и нулевое значение. Ноль — это цифра, а null — отсутствующее, неопределенное или неизвестное значение. |
|
Разрешить нулевые строки |
Вкладка Общие |
Логический |
Если этот параметр включен, можно ввести строки нулевой длины — строки, не содержащие символов. Чтобы создать строку нулевой длины, введите пару двойных кавычек в поле ("". |
|
Индексированное |
Вкладка Общие |
Логический |
При индексировании поля таблицы Access запрещает добавлять повторяющиеся значения. Можно также создать индекс из нескольких полей. В этом случае значения можно дублировать в одном поле, но не в обоих. |
|
Маска ввода |
Вкладка Общие |
Предопределенные или настраиваемые наборы символов литерала и заполнителей |
Маска ввода заставляет вводить данные в предопределенном формате. Маски появляются при выборе поля в таблице или элемента управления в форме. Например, предположим, что вы щелкаете поле даты и видите этот набор символов: MMM-ДД-ГГГГ. Это маска ввода. Он заставляет вводить значения месяцев в виде трехбуквийных сокращений, таких как OCT, и значения года в виде четырех цифр, например 15 октября 2017 года. Маски ввода управляют только способом ввода данных, а не способом хранения или отображения данных в Access. Дополнительные сведения см. в разделах Управление форматами ввода данных с помощью масок ввода и Форматирование поля даты и времени. |
|
Ограничение до списка |
Вкладка "Подстановка" |
Логический |
Включает или отключает изменения элементов в поле подстановки. Иногда пользователи пытаются изменить элементы в поле подстановки вручную. Если Access запрещает изменять элементы в поле, это свойство имеет значение Да. Если это свойство включено и необходимо изменить элементы в списке, необходимо открыть список (если вы хотите изменить список значений) или таблицу, содержащую исходные данные для списка (если вы хотите изменить поле подстановки) и изменить значения в нем. |
|
Разрешить изменение списка значений |
Вкладка "Подстановка" |
Логический |
Включает или отключает команду Изменить элементы списка для списков значений, но не для полей подстановки. Чтобы включить такую команду для полей подстановки, введите допустимое имя формы в свойстве Форма изменения элементов списка . Команда Разрешить редактирование списка значений отображается в контекстном меню, которое открывается, щелкнув правой кнопкой мыши элемент управления "Список" или "Поле со списком". При выполнении команды откроется диалоговое окно Изменение элементов списка . Кроме того, если указать имя формы в свойстве Форма изменения элементов списка , Access запускает эту форму вместо отображения диалогового окна. Команду Изменить элементы списка можно выполнить из элементов управления list box и поля со списком, расположенных в формах, а также из элементов управления со списком, расположенных в таблицах и результирующих наборах запросов. Формы должны быть открыты в режиме конструктора или просмотра. таблицы и результирующие наборы запросов должны быть открыты в режиме таблицы. |
|
Форма изменения элементов списка |
Вкладка "Подстановка" |
Имя формы ввода данных |
Если ввести имя формы ввода данных в качестве значения в этом свойстве таблицы, эта форма откроется при выполнении пользователем команды Изменить элементы списка . В противном случае при выполнении команды появляется диалоговое окно Изменение элементов списка . |
Использование каскадных обновлений для изменения значений первичного и внешнего ключей
Иногда может потребоваться обновить значение первичного ключа. Если вы используете этот первичный ключ в качестве внешнего ключа, вы можете автоматически обновить изменения через все дочерние экземпляры внешнего ключа.
Напомним, что первичный ключ — это значение, однозначно определяющее каждую строку (запись) в таблице базы данных. Внешний ключ — это столбец, соответствующий первичному ключу. Как правило, внешние ключи находятся в других таблицах, и они позволяют создать связь (связь) между данными в таблицах.
Например, предположим, что вы используете номер продукта в качестве первичного ключа. Один идентификатор однозначно идентифицирует один продукт. Этот идентификатор также используется в качестве внешнего ключа в таблице данных заказа. Таким образом, вы можете найти все заказы, связанные с каждым продуктом, потому что каждый раз, когда кто-то размещает заказ на этот продукт, идентификатор становится частью заказа.
Иногда эти номера идентификаторов (или другие типы первичных ключей) меняются. После этого вы можете изменить значение первичного ключа и автоматически каскадно изменить все связанные дочерние записи. Это поведение можно включить, включив целостность ссылок и каскадные обновления между двумя таблицами.
Помните следующие важные правила:
-
Каскадные обновления можно включить только для полей первичного ключа, для которых заданы типы данных Text или Number. Каскадные обновления нельзя использовать для полей, для типа данных AutoNumber.
-
Каскадные обновления можно включить только между таблицами с отношением "один ко многим".
Дополнительные сведения о создании связей. См. статью Руководство по связям таблиц и Создание, изменение или удаление связи.
Ниже описаны процедуры, которые показано, как сначала создать связь, а затем включить каскадные обновления для этой связи.
Создание связи
-
На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Схема данных.
-
На вкладке Конструктор в группе Связи щелкните Добавить таблицы (показать таблицу в Access).
-
Перейдите на вкладку Таблицы , выберите таблицы, которые требуется изменить, нажмите кнопку Добавить, а затем нажмите кнопку Закрыть.
Можно нажать клавишу SHIFT, чтобы выбрать несколько таблиц, или добавить каждую таблицу по отдельности. Выберите только таблицы на сторонах "один" и "многие" связи.
-
В окне Связи перетащите первичный ключ из таблицы на стороне "один" связи и переместите его в поле Внешний ключ таблицы на стороне "многие" связи.
Откроется диалоговое окно Изменение связей. На следующем рисунке показано диалоговое окно:
-
Установите флажок Применить целостность данных и нажмите кнопку Создать.
Включение каскадных обновлений в первичных ключах
-
На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Схема данных.
-
Откроется окно Связи , в котором отображаются соединения (как соединительные линии) между таблицами в базе данных. На следующем рисунке показана типичная связь:
-
Щелкните правой кнопкой мыши линию соединения между родительской и дочерней таблицами и выберите команду Изменить связь.
Откроется диалоговое окно Изменение связей. На следующем рисунке показано диалоговое окно:
-
Выберите Каскадное обновление связанных полей, убедитесь, что установлен флажок Применить целостность данных , а затем нажмите кнопку ОК.
Почему номера идентификаторов иногда, кажется, пропускают число
При создании поля с типом данных AutoNumber Access автоматически создает значение для этого поля в каждой новой записи. Значение увеличивается по умолчанию, поэтому каждая новая запись получает следующий доступный последовательный номер. Тип данных AutoNumber предназначен для предоставления значения, которое подходит для использования в качестве первичного ключа. Дополнительные сведения см. в статье Добавление, установка, изменение или удаление первичного ключа.
При удалении строки из таблицы, содержащей поле с типом данных AutoNumber, значение в поле AutoNumber для этой строки не всегда используется автоматически. По этой причине число, созданное Access, может не быть числом, которое вы ожидаете увидеть, а в последовательности номеров идентификаторов могут появиться пробелы — это по умолчанию. Следует полагаться только на уникальность значений в поле "Число", а не на их последовательность.
Массовое обновление данных с помощью запросов
Запросы на добавление, обновление и удаление — это эффективный способ массового добавления, изменения или удаления записей. Кроме того, массовые обновления проще и эффективнее выполнять при использовании хороших принципов проектирования базы данных. Использование запроса на добавление, обновление или удаление может сэкономить время, так как вы также можете повторно использовать запрос.
Важно Создайте резервную копию данных перед использованием этих запросов. Имея резервную копию, вы можете быстро исправить любые ошибки, которые могут быть случайно допущены.
Добавление запросов Используйте для добавления нескольких записей в одну или несколько таблиц. Одним из наиболее часто используемых запросов на добавление является добавление группы записей из одной или нескольких таблиц в базе данных-источнике в одну или несколько таблиц в целевой базе данных. Например, предположим, что вы получаете несколько новых клиентов и базу данных, содержащую таблицу сведений об этих клиентах. Чтобы избежать ввода новых данных вручную, их можно добавить в соответствующую таблицу или таблицы в базе данных. Дополнительные сведения см. в статье Добавление записей в таблицу с помощью запроса на добавление.
Запросы на обновление Используйте для добавления, изменения или удаления части (но не всех) многих существующих записей. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна Поиск и замена с широкими возможностями. Вы вводите условие выбора (грубый эквивалент строки поиска) и условие обновления (грубый эквивалент строки замены). В отличие от диалогового окна запросы на обновление могут принимать несколько критериев, позволяют обновлять большое количество записей за один проход и изменять записи в нескольких таблицах. Дополнительные сведения см. в статье Создание и выполнение запроса на обновление.
Удаление запросов Если требуется быстро удалить большое количество данных или удалить набор данных на регулярной основе, удаление полезно, так как запросы позволяют указать критерии для быстрого поиска и удаления данных. Дополнительные сведения см. в разделе Способы добавления, изменения и удаления записей.
