Слияние — это отличный способ поставить Access данные для работы. В этом видео показано, как создать типичную букву формы в Microsoft Word, начиная с команды "Слияние" в Access. Или, если вы предпочитаете, ознакомьтесь с основными инструкциями под видео.
В этом видео
Ниже приведена общая процедура создания слияния почты Word из Access:
-
Откройте базу данных Access, содержащую адреса, которые нужно объединить с Word.
-
Если область навигации не открыта, нажмите клавишу F11, чтобы открыть ее.
-
Выберите таблицу или запрос, содержащий адреса. Если поля адресов распределены по нескольким таблицам, создайте простой запрос выбора , содержащий необходимые поля, и выберите этот запрос для операции слияния.
-
На вкладке Внешние данные в группе Экспорт щелкните Слияние Word.
-
Откроется диалоговое окно Мастер слияния почты Microsoft Word .
-
Выберите, нужно ли мастер связать данные адресов с существующим документом Word или начать с нового пустого документа.
-
Нажмите кнопку ОК.
Word запускается и отображает вкладку Рассылки и область Слияние.
-
Выполните шаги мастера, щелкнув ссылки Далее и Назад в нижней части области Слияние.
-
На шаге 3 мастера вам не нужно будет выбирать список получателей. Это было определено, когда вы выбрали его в Access. Однако вы можете настроить список, щелкнув Изменить список получателей. В открывающемся окне можно удалить отдельных получателей из слияния, применить фильтры, отсортировать список и т. д.
-
На шаге 4 мастера напишите письмо (если вы не работаете с существующим документом).
-
Поместите курсор в документ, в котором должны отображаться данные адреса, и щелкните Блок адреса, Строка приветствия или Дополнительные элементы в области Слияние, чтобы вставить данные Access в документ. В появившемся поле выберите нужный формат и нажмите кнопку Сопоставить поля , чтобы убедиться, что поля совпадают правильно.
-
На шаге 5 мастера нажмите кнопки Далее (>>) и Назад (<<), чтобы просмотреть, как будут выглядеть объединенные данные при печати документа.
-
На шаге 6 мастера щелкните Печать и выберите нужные параметры печати.
-
Сохраните и закройте документ Word.
Примечания:
-
Если вам нужно вернуться и настроить какие-либо параметры слияния после завершения работы мастера, все операции будут доступны на вкладке Рассылки в Word.
-
Если вы вносите изменения в структуру базы данных Access, может потребоваться изменить некоторые параметры слияния в Word, чтобы снова правильно выполнить слияние.
-
Мастер слияния предназначен для работы с данными почтовых адресов. Однако функцию слияния почты можно использовать для слияния любых данных с Word, таких как записи инвентаризации, задачи или все, что вы храните в Access.
-
Дополнительные сведения о функциях слияния почты в Word см. в следующих статьях:
