Задействование людей и назначение им задач

Советы по управлению проектами, которые следует прочитать до начала работы с Project...

Если вы не знакомы с управлением проектами Если вы новичок в управлении проектами, вы уже знаете, что следует беспокоиться не только о добавление задач, а и о том, скольким людям их назначить, например, или как рассчитывать выходные и отпуск, а также как и где указывать личные сведения, такие как номера телефонов, адреса электронной почты и информацию о зарплате.

Вот подсказки, чтобы помочь вам на начальных этапах.

• Узнайте, какие типы ресурсов вы можете назначать для заданий.    После сбора необходимых сведений о задачах определите типы ресурсов, которые вам потребуются.

  • Человеческие ресурсы.    Именно об этих ресурсах мы обычно вспоминаем при работе над задачами. Руководители проектов называют их иногда трудовыми ресурсами, в отличие от материалов и оборудования.

  • Корпоративные ресурсы.    Это трудовые ресурсы, управление которыми осуществляется в пределах организации. Корпоративные ресурсы используются в приложении Project профессиональный.

  • Материальные ресурсы.    К этим ресурсам относятся компьютеры или техника, необходимая для выполнения работы над задачами.

  • Ролевые ресурсы.    Определяют не конкретных лиц, а квалификацию для выполнения определенных задач (например, плотники или разработчики).

• Подумайте о том, как количество ресурсов изменяет продолжительность Когда вы помещаете несколько ресурсов в задачу, вы ожидаете, что длительность задачи сократится. Однако во многих случаях добавление людей в задачу может иметь обратный эффект. Это может добавить дополнительные расходы, дополнительное общение и другие неэффективности. Например, проект нового платного моста, вероятно, не будет идти быстрее, если вы удвоите число архитекторов в проекте. Project позволяет контролировать, что происходит с длительностью задач после добавления в задачи.

• Подумайте, как возможности пользователя влияют на продолжительность задач Опыт пользователя может напрямую повлиять на длительность задачи. Вы можете ожидать, что человек с пятилетним опытом завершит задачу за меньшее время, чем кто-то с двумя.

Если вы опытный руководитель проекта По мере увеличения масштаба проектов появляется больше аспектов, требующих внимания. Теперь вы беспокоитесь об использовании ресурсов других отделов, найме подрядчиков, отслеживании работы сотен людей, создании отчетов для руководителей и многочисленных других сложностях, о которых вы раньше и не подозревали. К счастью, в Microsoft Project есть необходимые вам средства.

Вот несколько советов, как добиться большего успеха.

• Просмотрите и уточните оценки длительности.    Воспользуйтесь информацией, которую вы собрали о текущем и похожих проектах, чтобы уточнить оценки длительности. Точность оценок в отношении требований к ресурсам (и, в конечном итоге, затрат по проекту) в большой степени зависит от того, насколько тщательно оценена длительность задач.

• Следите за прогрессом выполнения работы.    Убедитесь, что люди, задействованные в проекте, отправляют регулярные обновления состояния задачи. Представления и отчеты в Microsoft Project помогут вам контролировать, чем все заняты.

• Выявление проблем с перемещением ресурсов    Project помогает определить, когда люди одновременно работают над слишком большим количеством задач.

• Следите за базовыми показателями.    Базовые показатели позволяют получить моментальный снимок проекта, чтобы сравнить ход выполнения на текущую дату с планом, составленным в начале.

• Распределяйте трудозатраты выравниванием.    Если участники проекта работают одновременно над слишком большим количеством задач, Project может более реалистично откорректировать назначения. Выравнивание назначений ресурсов — единственный способ распределить нагрузку.

• Экспорт данных проекта в Excel для дальнейшего анализа Excel может помочь вам, когда вам требуется дальнейший анализ сведений о проекте. Например, можно экспортировать сведения о задачах и ресурсах в Excel для получения расширенных отчетов о стоимости, а затем отобразить сведения с помощью спарклайнов, чтобы узнать, как расходуются затраты относительно объема выполненных работ.
  
  
  
  Обучение сотрудников с новыми навыками    Крупные организации тратят время и деньги на обучение своих сотрудников новым навыкам и работе в различных средах. Обучение текущих сотрудников может быть экономически эффективным способом повышения производительности, чем привлечение новых сотрудников.