Использование шаблона сайта группы управления контрактами на основе Microsoft Syntex

Сначала следуйте инструкциям по добавлению шаблона сайта на новый или существующий сайт SharePoint.

Изучите предварительно заполненное содержимое сайта, веб-части и страницы и решите, какие настройки сайта потребуются для согласования с фирменной символикой, голосом и общей бизнес-целью вашей организации. 

Предварительно заполненные страницы сайта:

• Домашняя страница . Предоставляет и целевое место для посетителей, чтобы просматривать новости о текущих кризисах, обновления ответов, информацию о политиках и процедурах, а также полезные ресурсы.

• Клиенты. Эта страница предоставляет сведения о клиентах в одном удобном расположении.

• Письма с подтверждением. Отслеживайте корреспонденцию, формизующую условия соглашений между клиентами и вашей организацией. 

• Шаблоны контрактов. Выберите соответствующий шаблон контракта для типа контракта, например соглашения о неразглашении, соглашения об обслуживании и заявления о работе. 

• Запросы контрактов. Используйте список предварительной сборки для отслеживания запрошенных контрактов и их состояния или отправки запроса непосредственно вашей команде. Настройте этот шаблон списка, изменив текстовые поля списка.

• Модели. Храните библиотеку моделей для извлечения метаданных и классификации информации из документов с помощью Microsoft Syntex. Поставляется с двумя предварительно отформатированных контрактных моделей. 

• Регионы. Используйте эту предварительно созданную библиотеку для классификации документов контракта по географическому региону, стране или региону.

• Соглашения об обслуживании . Содержит список предварительной сборки для отслеживания состояния соглашений об обслуживании и предоставляет обзор сведений о контрактах.

• Инструкции о работе. Содержит настраиваемый предварительно настроенный список, помогающий упорядочивать рабочие инструкции в представлении доски.

• Корзина — предоставляет доступ к недавно отмененным содержимому команды.

После добавления шаблона сайта группы Управления контрактами пришло время настроить его и сделать его собственным. 

Воспользуйтесь предоставленным руководством по Microsoft Syntex. Показано, как он обеспечивает возможности сайта управления контрактами, чтобы узнать, как использовать и создавать собственные модели документов. Веб-части "Текст" и "Изображение" используются для предоставления интересного содержимого и могут быть изменены или удалены.  Демонстрация важных новостей и объявлений - Веб-часть "Главный герой" позволяет выделить важные политики, обновления и другие полезные ресурсы. Присвойте ссылкам кнопку, чтобы они выделялись . Используйте веб-часть Кнопка, чтобы помочь выделить важные ссылки на вашем сайте.  Простой доступ к документам . Используйте веб-часть библиотеки документов для быстрого доступа к шаблонам контрактов и документам. Просмотр последних действий на сайте группы . Используйте веб-часть действия сайта для просмотра содержимого, к которым недавно обращались другие участники группы. Выделение ссылок на часто используемые ресурсы. Используйте веб-часть Быстрые ссылки, чтобы обеспечить простой доступ к ресурсам. Предоставление доступа к ключевым контактам . Используйте веб-часть "Люди" для перечисления ключевых контактов для команды управления контрактами.

Настройте внешний вид сайта, его навигацию, веб-части и содержимое в соответствии с потребностями пользователей и организации. При настройке убедитесь, что сайт находится в режиме редактирования, выбрав Изменить в правом верхнем углу сайта. По мере работы вы можете сохранить как черновик или Повторно опубликовать изменения, чтобы сделать изменения видимыми для зрителей.

1. Использование веб-частей "Текст" и "Изображение" для предоставления привлекательного содержимого 

1. Начните с веб-части Текст и выберите Изменить свойства ().

2. Измените текст непосредственно в веб-части. 

3. Выберите веб-часть Изображение и выберите Изменить свойства ().

4. Выберите Изменить и выберите источник изображения. 

5. Выбрав изображение, нажмите кнопку Вставить.  

Дополнительные сведения о редактировании веб-частей "Текст" и "Изображение".

2. Используйте веб-часть "Главный герой" для выделения важных политик, обновлений и других полезных ресурсов.

1. Начните с выбора веб-части "Главный герой" и выберите Изменить свойства ().

2. Затем выберите параметры Слой и Плитка, которые лучше всего соответствуют потребностям организации.

Ознакомьтесь с различными макетами и узнайте больше о редактировании веб-части "Главный герой".

3.  Использование веб-части "Кнопка", чтобы помочь выделить важные ссылки на вашем сайте

1. Выберите веб-часть Кнопка и выберите Изменить свойства ().

2. Внесите изменения в метку кнопки, ссылку и выравнивание.

Дополнительные сведения об использовании веб-части Button. 

4. Использование веб-части библиотеки документов для быстрого доступа к шаблонам контрактов и документам

1. Чтобы изменить представление или источник папки для веб-части библиотеки документов, выберите изменить свойства ().

2. Чтобы изменить папки, метки, содержимое библиотеки документов, перейдите к библиотеке в разделе Содержимое сайта, внесите изменения, а затем увидите обновление содержимого в веб-части.

Дополнительные сведения о редактировании веб-части библиотеки документов.

5. Используйте веб-часть действия сайта, чтобы оставаться в курсе активности команды

1. Начните с выбора веб-части действия сайта и выберите Изменить свойства ().

2. Введите число на панели элементов в разделе Показать это количество элементов одновременно.

Дополнительные сведения об использовании веб-части Действия сайта.

6. Используйте веб-часть "Быстрые ссылки", чтобы обеспечить простой доступ к ресурсам

1. Перейдите к веб-части Быстрые ссылки, щелкните ссылку и выберите Изменить свойства ().

2. При необходимости измените ссылку, заголовок, значок и описание.

3. Чтобы добавить ссылку, выберите + Добавить ссылки.

Ознакомьтесь с различными макетами и узнайте больше о редактировании веб-части "Быстрые ссылки".

7.  Использование веб-части "Люди" для перечисления ключевых контактов для команды управления контрактами

1. Начните с удаления заполнителя "Люди".

2. Найдите панель элементов () справа. Выберите Просмотреть все веб-части, а затем выберите или перетащите людей из списка веб-частей. 

3. Выберите Изменить свойства ().

4. Измените макет и введите имя пользователя или группы, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Дополнительные сведения о веб-части "Люди".

Настройка следующих страниц на сайте 

• Клиенты. Храните список сведений о клиентах для удобства доступа. Настройте этот список, изменив шаблон списка. 

• Письма с подтверждением . Упорядочивайте важную документацию между клиентами и вашей организацией.  Измените библиотеку документов, обновив имена папок и отправив ресурсы.

• Шаблоны контрактов — Используйте некоторые из предоставленных шаблонов контрактов или храните пользовательские шаблоны, которые легко доступны команде управления контрактами. Измените библиотеку документов, обновив имена папок и отправив ресурсы.

• Запросы контрактов . Используйте список предварительной сборки для отслеживания запрошенных контрактов и их состояния. Настройте этот список, изменив шаблон списка. 

• Модели . Используйте предварительно настроенные примеры моделей для извлечения и классификации информации из документов. Поставляется с двумя предварительно отформатированных контрактных моделей. Дополнительные сведения об использовании Microsoft Syntex см. здесь. 

• Регионы — хранение документов контракта по географическому региону, стране или региону. Измените библиотеку документов, обновив имена папок и отправив ресурсы.

• Соглашения об обслуживании . Содержит список предварительной сборки для отслеживания состояния соглашений об обслуживании и предоставляет обзор сведений о контрактах. Настройте этот список, изменив шаблон списка. 

• Инструкции списка работ. Содержит настраиваемый предварительно настроенный список, помогающий упорядочивать рабочие инструкции в представлении доски. Настройте этот список, изменив шаблон списка. 

Настройка внешнего вида и навигации по сайту

Прежде чем поделиться сайтом с другими пользователями, поместите на сайт последние штрихи, убедившись, что пользователи могут найти сайт, легко перемещаться по ссылкам и страницам и быстро получать доступ к содержимому сайта.

• Измените библиотеки документов, обновив имена папок и отправив ресурсы.

• Изменение и настройка навигации по сайту.

• Измените внешний вид сайта, настроив тему, логотип, макеты заголовков и внешний вид сайта.

• Добавляйте или удаляйте страницы на этом сайте или в навигацию по сайту , чтобы разместить существующее содержимое.

• Выберите связывание этого сайта с центральным сайтом в организации или при необходимости добавьте этот сайт в существующую навигацию центрального сайта .

Поделитесь своим сайтом с другими пользователями после настройки сайта, его проверки и публикации окончательного черновика. 

1. Выберите Параметры, а затем — Разрешения сайта.

   

2. Выберите Добавить участников, а затем — Добавить участников в группу.

   

3. Выберите Добавить участников , а затем введите имена всех пользователей, которым вы хотите предоставить полный доступ к содержимому сайта группы, общим ресурсам, таким как календарь группы Outlook и права на редактирование сайта. 

4. Нажмите кнопку Сохранить по завершении добавления участников и настройки разрешений.

Узнайте больше об управлении параметрами сайта группы, сведениями о сайте и разрешениями.

После создания и запуска сайта следующим важным этапом является поддержка содержимого сайта. Убедитесь, что у вас есть план для обновления содержимого и веб-частей. 

Рекомендации по обслуживанию сайта:

• Планирование обслуживания сайта . Установите расписание для проверки содержимого сайта так часто, как это необходимо, чтобы убедиться, что содержимое по-прежнему является точным и актуальным.

• Регулярно публикуйте новости . Распространяйте последние объявления, информацию и статус по всей организации.  Узнайте, как добавить публикацию новостей на сайт группы или информационный сайт, а также показать другим пользователям, которые будут публиковать объявления, как использовать новости SharePoint.

• Проверка ссылок и веб-частей . Обновляйте ссылки и веб-части, чтобы обеспечить использование полной ценности сайта.

• Использование аналитики для повышения вовлеченности . Просмотр использования сайта с помощью встроенного отчета об использовании данныхдля получения сведений о популярном контенте, посещениях сайтов и многом другом.

• Периодически проверяйте параметры сайта . После создания сайта в SharePoint вы можете внести изменения в параметры, сведения о сайте и разрешения для сайта.