Cu ajutorul Expertului de export, aveți posibilitatea să exportați datele dintr-o bază de date Access într-un format de fișier care poate fi citit de Excel. Acest articol vă arată cum să pregătiți și cum să exportați datele în Excel și, de asemenea, vă oferă câteva sfaturi privind depanarea, pentru problemele uzuale care pot apărea.
În acest articol
Exportul datelor în Excel: noțiuni de bază
Când exportați date în Excel, Access creează o copie a datelor selectate și apoi stochează datele copiate într-un fișier ce poate fi deschis în Excel. Dacă copiați deseori date din Access în Excel, aveți posibilitatea să salvați detaliile unei operațiuni de export pentru utilizare în viitor și chiar să programați operațiunea de export să ruleze automat, la intervale stabilite.
Scenarii comune pentru exportul de date în Excel
-
Departamentul sau grupul de lucru utilizează atât Access, cât și Excel pentru lucrul cu datele. Stocați datele în baze de date Access, dar utilizați Excel pentru a analiza datele și a distribui rezultatele analizei. Echipa exportă în prezent datele în Excel și pentru că trebuie să facă acest lucru des, doriți să sporiți eficiența procesului.
-
Sunteți un utilizator vechi al Access, dar managerul dvs. preferă să lucreze cu date în Excel. La intervale regulate, efectuați lucrarea de copiere a datelor în Excel, dar doriți să automatizați acest proces pentru a economisi timp.
Despre exportul datelor către Excel
-
Access nu conține o comandă „Salvare ca” pentru formatul Excel. Pentru a copia datele în Excel, trebuie să utilizați caracteristica Export descrisă în acest articol sau să copiați datele Access în clipboard, apoi să le lipiți într-o foaie de calcul Excel.
-
Aveți posibilitatea să exportați un tabel, o interogare, un formular sau un raport. De asemenea, aveți posibilitatea să exportați înregistrările selectate dintr-o vizualizare cu mai multe înregistrări, cum ar fi o foaie de date.
-
Microsoft Excel conține o comandă de import al datelor dintr-o bază de date Access. Puteți să utilizați această comandă în locul comenzii de export din Access; cu toate acestea, comanda de import Excel vă permite să importați doar tabele sau interogări. Pentru mai multe informații, consultați articolul de Ajutor Excel Conectarea la date externe (importul).
-
Nu aveți posibilitatea să exportați macrocomenzi sau module în Excel. Când exportați un formular, un raport sau o foaie de date care conține subformulare, subrapoarte sau subfoi de date, se exportă numai formularul, raportul sau foaia de date principale. Trebuie să repetați operațiunea de export pentru fiecare subformular, subraport sau subfoaie de date pe care doriți să le exportați în Excel.
-
Într-o singură operațiune de export, aveți posibilitatea să exportați un singur obiect al bazei de date. Însă, este posibil să îmbinați mai multe foi de lucru în Excel, după finalizarea operațiunilor de export individuale.
Pregătirea operațiunii de export
Înainte de a efectua o procedură de export, este o idee bună să revizuiți datele pe care doriți să le exportați pentru a vă asigura că nu conțin indicatori de eroare sau valori de eroare. Dacă există erori, încercați să le rezolvați înainte de a exporta datele în Excel. Altfel pot să apară erori în timpul operațiunii de export și pot fi inserate valori nule în celulele din foaia de lucru Excel. Pentru mai multe informații despre problemele care pot apărea la exportul în Excel, consultați secțiunea Depanarea valorilor lipsă și incorecte.
Dacă obiectul sursă este un tabel sau o interogare, decideți dacă exportați datele cu sau fără formatarea lor. Această decizie afectează două aspecte ale registrului de lucru rezultat: cantitatea de date care se exportă și formatul de afișare a datelor. Tabelul următor descrie rezultatul exportului de date formatate și neformatate.
|
Export |
Obiect sursă |
Câmpuri și înregistrări |
Formatare |
|---|---|---|---|
|
Fără formatare |
Tabel sau interogare Notă: Formularele și rapoartele nu se pot exporta fără formatarea lor.. |
Se exportă toate câmpurile și înregistrările din obiectul subordonat. |
Setările proprietății Format sunt ignorate în timpul operațiunii. Pentru câmpurile de căutare, sunt exportate doar valorile ID-ului de căutare. Pentru câmpurile hyperlink, conținutul se exportă sub formă de coloană text care afișează linkurile în formatul textafișat#adresă#. |
|
Cu formatare |
Tabel, interogare, formular sau raport |
Se exportă numai câmpurile și înregistrările afișate în vizualizarea curentă sau în obiectul curent. Nu se exportă înregistrările filtrate, coloanele ascunse dintr-o foaie de date și câmpurile dintr-un formular sau raport care nu sunt afișate. |
Expertul respectă setările proprietății Format. Pentru câmpurile de căutare, se exportă valorile de căutare. Pentru câmpurile hyperlink, valorile se exportă ca hyperlinkuri. Pentru câmpurile cu text îmbogățit, textul se exportă, dar formatul nu. |
Alegeți registrul de lucru destinație și formatul de fișier. Rețineți că rapoartele pot fi exportate numai în formatul de fișier mai vechi *.xls, nu și în formatul mai nou, *.xlsx.
În timpul operațiunii de export, Access vă solicită să specificați numele registrului de lucru destinație. Tabelul următor descrie pe scurt situațiile în care se creează un registru de lucru (dacă nu există deja) și când se suprascrie acesta (dacă există deja).
|
Dacă registrul de lucru destinație |
Și obiectul sursei este |
Și doriți să exportați |
Atunci |
|---|---|---|---|
|
Nu există |
Un tabel, o interogare, un formular sau un raport |
Datele, cu sau fără formatare |
Registrul de lucru se creează în timpul operațiunii de export. |
|
Există deja |
Un tabel sau o interogare |
Datele, nu formatarea |
Registrul de lucru nu se suprascrie. Se adaugă o nouă foaie de lucru la registrul de lucru și de denumește la fel ca obiectul de la care se exportă datele. Dacă există deja o foaie de lucru cu același nume, Access vă solicită să înlocuiți conținutul foii de lucru corespunzătoare sau să specificați alt nume pentru foaia nouă. |
|
Există deja |
Un tabel, o interogare, un formular sau un raport |
Datele, inclusiv formatarea |
Registrul de lucru este suprascris de datele exportate. Toate foile de lucru existente sunt eliminate și se creează o foaie de lucru nouă, care poartă numele obiectului exportat. Datele din foaia de lucru Excel moștenesc setările de format ale obiectului sursă. |
Datele se adaugă întotdeauna într-o foaie de lucru nouă. Nu este posibil să adăugați datele la o foaie de date existentă sau la un interval numit existent.
Rularea operațiunii de export
-
Dacă registrul de lucru destinație din Excel este deschis, închideți-l înainte de a continua.
-
În Panoul de navigare al bazei de date sursă, selectați obiectul pe care doriți să-l exportați.
Exportul parțial a datelor
Dacă obiectul este un tabel, o interogare sau un formular și doriți să exportați numai o porțiune a datelor, deschideți obiectul în Vizualizarea foaie de date și selectați înregistrările pe care le doriți.
Pentru a deschide un formular în Vizualizare foaie de date:
-
Faceți dublu clic pe formular pentru a-l deschide.
-
Faceți clic cu butonul din dreapta pe formular, apoi faceți clic pe Vizualizare foaie de date. Dacă această opțiune nu este disponibilă:
-
Faceți clic pe Vizualizare proiect.
-
Apăsați pe F4 pentru a afișa panoul de activități Foaie de proprietăți.
-
Selectați Formular din lista verticală din partea de sus a Foii de proprietăți.
-
În fila Format a Foii de proprietăți, setați proprietatea Acc. vizualizare foaie de date la Da.
-
În fila Proiect, în grupul Vizualizări, faceți clic pe Vizualizare foaie de date.
Notă: Nu se poate exporta o porțiune de raport. Însă, se poate selecta sau deschide tabelul sau interogarea pe care se bazează raportul și se poate exporta o porțiune a datelor din acel obiect.
-
-
-
Pe fila Date externe, în grupul Export, faceți clic pe Excel.
-
În caseta de dialog Export - Foaie de calcul Excel, examinați numele de fișier sugerat pentru registrul de lucru Excel (Access utilizează numele obiectului sursă). Dacă doriți, modificați numele de fișier.
-
În caseta Format fișier, selectați formatul de fișier dorit.
-
Dacă exportați un tabel sau o interogare și doriți să exportați date formatate, selectați Se exportă datele menținând formatarea și aspectul. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea Pregătirea operațiunii de export.
Notă: Dacă exportați un formular sau un raport, această opțiune este selectată întotdeauna, dar nu este disponibilă (apare estompată).
-
Pentru a vizualiza registrul de lucru destinație din Excel după finalizarea operațiunii de export, bifați caseta de selectare Se deschide fișierul destinație după terminarea operațiunii de export.
Dacă obiectul sursă este deschis și ați selectat una sau mai multe înregistrări în vizualizare înainte de a a porni operațiunea de export, aveți posibilitatea să bifați Se exportă numai înregistrările selectate. Pentru a exporta toate înregistrările afișate în vizualizare, lăsați această casetă de selectare nebifată.
Notă: Această casetă de selectare rămâne indisponibilă (estompată) dacă nu este selectată nicio înregistrare.
-
Faceți clic pe OK.
Dacă operațiunea de export nu reușește din cauza unei erori, Access afișează un mesaj care descrie cauza erorii. Altfel, Access exportă datele și, în funcție de ce ați selectat la pasul 7, deschide registrul de lucru destinație în Excel. Access afișează apoi o casetă de dialog în care aveți posibilitatea să creați o specificație care utilizează detaliile operațiunii de export.
Ce mai trebuie să știu despre export?
-
Pentru informații despre cum să salvați detaliile exportului într-o specificație pe care să o puteți reutiliza mai târziu, consultați articolul Salvarea detaliilor unei operațiuni de import sau export ca specificație.
-
Pentru informații despre cum să rulați specificațiile de export salvate, consultați articolul Rularea unei operațiuni de import sau de export salvate.
-
Pentru informații despre cum să planificați specificațiile, astfel încât acestea să ruleze în anumite momente, consultați articolul Programarea unei operațiuni de import sau de export.
-
Pentru informații despre cum să modificați numele unei specificații, să ștergeți specificații sau să actualizați numele fișierelor sursă în specificații, consultați articolul Gestionarea activităților de date.
Depanarea valorilor lipsă și incorecte
Tabelul următor descrie diverse moduri de depanare a erorilor uzuale.
Sfat: Dacă observați că lipsesc doar puține valori, remediați-le în registrul de lucru Excel. Altfel, remediați obiectul sursă din baza de date Access, apoi repetați operațiunea de export..
|
Problemă |
Descriere și rezolvare |
|---|---|
|
Câmpuri calculate |
Se exportă rezultatele câmpurilor calculate, dar nu expresiile subordonate care efectuează calculele. |
|
Câmpuri multi-valoare |
Câmpurile care acceptă valorile multiple se exportă ca listă de valori separate prin punct și virgulă (;). |
|
Imagini, obiecte și atașări |
Elementele grafice (cum ar fi sigle, conținuturi de câmpuri de obiecte OLE și atașări care fac parte din datele sursă) nu se exportă. Adăugați-le manual la foaia de lucru, după terminarea operațiunii de export. |
|
Grafic |
Când exportați un formular sau un raport care conține un obiect Microsoft Graph, obiectul grafic nu se exportă. |
|
Date în coloană incorectă |
Valorile nule din foaia de lucru rezultată sunt înlocuite uneori de datele care ar fi trebuit să apară în coloana următoare. |
|
Valori de tip dată lipsă |
Valorile de tip dată anterioare zilei de 1 ianuarie 1900 nu se exportă. Celulele corespunzătoare din foaia de date vor conține o valoare nulă. |
|
Expresii lipsă |
Expresiile utilizate la calcularea valorilor nu se exportă în Excel. Se exportă numai rezultatele calculelor. Adăugați manual formula în foaia de lucru Excel după terminarea operațiunii de export. |
|
Subformulare, subrapoarte și subfoi de date lipsă |
Când exportați un formular, un raport sau o foaie de date, se exportă numai formularul, raportul sau foaia de date principale. Trebuie să repetați operațiunea de export pentru fiecare subformular, subraport sau subfoaie de date pe care doriți să le exportați. |
|
Coloane care lipsesc sau care sunt formatate incorect |
Dacă nicio coloană nu pare să fie formatată în foaia de lucru rezultată, repetați operațiunea de export, asigurându-vă că ați bifat caseta de selectare Se exportă datele menținând formatarea și aspectul în expert. În mod contrar, dacă numai câteva coloane par să fie formatate altfel decât versiunile din obiectul sursă, aplicați manual formatarea pe care o doriți în Excel. Formatarea unei coloane în Excel
|
|
Valoarea „#” dintr-o coloană |
Este posibil ca într-o coloană să vedeți valoarea #, care corespunde câmpului Da/Nu dintr-un formular. Acesta poate fi rezultatul pornirii operațiunii de export din Panoul de navigare sau din Vizualizare formular. Pentru a remedia această problemă, deschideți formularul în Vizualizare foaie de date înainte de a exporta datele. |
|
Indicatori de eroare sau valori de eroare |
Verificați dacă în celule există indicatori de eroare (triunghiuri verzi în colțuri) sau valori de eroare (șiruri care au în față caracterul # în loc de datele corespunzătoare). |
