Atunci când configurați un SharePoint în Microsoft 365 în Microsoft 365, probabil că aveți documentele și fișierele pe care doriți să le adăugați la site-ul de echipă. Iată câteva modalități prin care puteți adăuga diferite tipuri de conținut la site-ul dvs.
Notă: Pentru un articol despre cum să configurați site- OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală și site-uri de echipă astfel încât să le puteți utiliza împreună, consultați Configurarea stocării și partajării fișierelor în Office 365.
În acest articol
Înainte de a începe
Înainte de a începe să mutați fișierele, verificați cât spațiu de stocare aveți SharePoint în Microsoft 365 în Microsoft 365. Pentru a găsi informații despre limitele de stocare SharePoint în Microsoft 365, consultați Limite pentru SharePoint.
Sfat: Este important să rețineți că, în Microsoft 365, limitele de stocare pentru SharePoint în Microsoft 365 (site-ul de echipă) diferă de limitele de stocare pentru Exchange Online (pentru conturile de e-mail). Pentru mai multe informații despre limitele de stocare ale cutiei poștale,consultați Destinatari, Microsoft 365 descrierea serviciului de e-mail pentru Exchange Online.
Următorul pas este să analizați conținutul pe care îl aveți în prezent. Aici sunt incluse documente, imagini, formulare etc.
Sfat: În Explorer, căutați în fișierele existente după dimensiune și după dată. Acest lucru vă poate ajuta să identificați rapid fișierele care au fost utilizate recent sau sunt foarte mari.
Gândiți-vă cât din conținut se utilizează cu regularitate și dacă doriți să stocați tot conținutul în Microsoft 365. Așa cum o faceți atunci când treceți la o casă mai mică, scopul este să decideți ce se va potrivi la noul site. De exemplu, dacă organizația dvs. utilizează acum mai mult spațiu de stocare decât Microsoft 365 limită pentru SharePoint în Microsoft 365, trebuie să luați decizii ca acestea:
-
Ce fișiere doriți să mutați?
-
Doriți să achiziționați mai mult spațiu de stocare?
-
Ar trebui să aveți loc pentru ca site-ul dvs. să crească? (Cu siguranță va face acest lucru)
Dacă organizația dvs. este mare sau complexă, luați în considerare invitarea unui expert să vă asiste. Puteți găsi asistență de renume la Microsoft Pinpoint. Pinpoint este un mod rapid și ușor de a găsi experți și servicii profesionale Microsoft certificate pentru companii din întreaga lume
Crearea de foldere, biblioteci și subsite-uri
După ce identificați conținutul pe care doriți să-l mutați, gândiți-vă cum doriți să-l organizați. Se poate să începeți prin a încărca fișiere în biblioteca de documente de pe site-ul de echipă. Este o idee bună să organizați conținutul, mai ales dacă vă așteptați că, în cele din urmă, veți avea multe fișiere. Pe măsură ce volumul conținutului crește, puteți crea biblioteci de documente suplimentare, biblioteci de formulare și biblioteci de imagini pentru a stoca acel conținut. De asemenea, puteți crea subsite-uri pentru diferite tipuri de documente sau proiecte.
Pentru mai multe informații despre planificarea unei structuri pentru a organiza conținutul site-ului, consultați Planificarea conținutului pentru site-ul de echipă.
Încărcarea documentelor, imaginilor și fișierelor
Pentru a încărca fișiere, cum ar fi documente Word, fișiere PDF sau fotografii JPG, încărcați-le într-o bibliotecă sau într-un folder dintr-o bibliotecă.
Notă: Dimensiunea maximă de fișier pentru un singur fișier care poate fi încărcat într-o bibliotecă SharePoint în Microsoft 365 este în prezent 2 GB. În plus, puteți încărca doar 100 sau mai puține fișiere odată.
Cea mai bună metodă de a face acest lucru depinde de numărul de fișiere. Mai întâi navigați la biblioteca de destinație, apoi utilizați acest tabel pentru a alege o metodă:
|
Număr de fișiere |
Metoda de încărcare |
|---|---|
|
Document unic |
Selectați Document > încărcați fișierulexistent , apoi navigați la fișierul de pe computer. |
|
Multe documente și foldere |
Selectați butonul Deschidere cu Explorer de pe fila Bibliotecă din panglică. Apoi glisați și fixți fișierele utilizând Explorer. |
Pentru mai multe informații, consultați Încărcarea, crearea sau ștergerea fișierelor într-o bibliotecă.
Notă: Există anumite tipuri de fișiere care nu pot fi încărcate într-o bibliotecă. Pentru o listă a acestor, consultați articolul Tipuri de fișiere care nu se pot adăuga la o listă sau la o bibliotecă.
Luați în considerare SharePoint liste de date pentru persoane de contact, calendare și foi de calcul
Fiecare firmă are date în mai multe forme, cum ar fi calendare, activități și foi de calcul. Pentru acest tip de date, puteți să mutați sau să efectuați conversia conținutului într-o listă de pe site-ul dvs. De exemplu, puteți efectua conversia listei de contacte de firmă într-o listă de persoane de contact. În plus, adesea puteți efectua conversia calendarelor într- SharePoint calendar nou, care este un tip special de listă.
-
Pentru a afla cum să creați un calendar de grup în SharePoint în Microsoft 365, urmăriți acest videoclip: Video: Crearea propriului dvs. calendar.
Dacă utilizați acum foi de calcul Microsoft Excel pentru a urmări informațiile, puteți încărca aceste foi de calcul direct într-o bibliotecă de documente din SharePoint în Microsoft 365. Sau puteți importa o foaie de calcul SharePoint liste. Deoarece multe persoane pot actualiza o listă în același timp, listele de SharePoint încuraja colaborarea. Puteți să creați vizualizări diferite ale listelor pentru a expune exact informațiile pe care le doriți.
-
Pentru a afla mai multe despre lucrul cu liste, consultați Instruire: Crearea și configurarea unei liste.
Luați în SharePoint soluții pentru necesități de afaceri obișnuite
O altă modalitate de a muta conținut este să utilizați o SharePoint alternativă pentru a gestiona mai bine o activitate existentă. De exemplu, majoritatea organizațiilor doresc să capteze și să partajeze cunoștințele de zi cu zi ale persoanelor care lucrează acolo. Un wiki de pe site poate fi excelent pentru exact acest tip de partajare.
Acest tabel descrie caracteristicile SharePoint care vă pot ajuta să gestionați procesele de afaceri.
|
Proces de afaceri |
Descriere |
|---|---|
|
Utilizarea unui wiki pentru a partaja cunoștințele echipei și a colabora |
Site-urile wiki sunt site-uri speciale unde o comunitate de utilizatori creează și întreține informații. Paginile wiki pot fi un instrument excelent pentru captarea și partajarea informațiilor de proces sau a informațiilor generale de referință care sunt importante pentru munca dvs.
|
|
Mutarea planificării resurselor în SharePoint de grup |
Un calendar de grup poate fi o modalitate bună de a planifica resurse comune, cum ar fi săli de conferințe, echipamente audiovizuale etc. Deoarece un calendar de grup se află într- SharePoint în Microsoft 365 grup, toate persoanele din echipa dvs. îl pot vedea cu ușurință în SharePoint sau în Outlook.
|
|
Conversia programelor bazei de date într-o aplicație Access |
Puteți să utilizați Microsoft Access 2013 pentru a proiecta și a publica o bază de date, apoi să creați o aplicație Access pentru a utiliza baza de date de pe site-ul de echipă.
|
|
Automatizarea proceselor de afaceri cu un flux de lucru |
Fluxurile de lucru automatizează și urmăresc activitățile cheie într-un proces de afaceri. Acestea sunt foarte bune pentru activități, cum ar fi procesele de aprobare sau colectarea de feedback.
|
Ajutați utilizatorii site-ului să vă găsească conținutul
După ce mutați documentele și fișierele în site-ul de echipă, spuneți altor utilizatori ai site-ului despre acest lucru. Puteți oferi mai multe moduri diferite pe care le pot utiliza pentru a găsi conținut pe site.
Acest tabel descrie diferitele metode pe care le puteți utiliza.
|
Metoda |
Descriere |
|---|---|
|
Utilizarea căutării pentru a găsi conținut |
Cea mai simplă modalitate de a găsi conținut pe SharePoint în Microsoft 365 de căutare este să utilizați caracteristica de căutare.
|
|
Configurarea vizualizărilor în liste și biblioteci pentru a face conținutul ce poate fi descoperit |
Puteți selecta elementele care apar într-o vizualizare. De exemplu, într-o singură vizualizare, puteți afișa titlul și autorul. În altă vizualizare, poate că doriți să afișați doar elementele care au fost adăugate după o anumită dată.
|
|
Particularizare navigare site |
Puteți să particularizați navigarea pentru site-ul de echipă pentru a facilita găsirea conținutului de către utilizatorii site-ului.
|
|
Căutarea conținutului online atunci când vă a offline |
Puteți utiliza OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală sau Outlook pentru a căuta conținut de pe site- SharePoint în Microsoft 365 atunci când când sunt offline
|
|
Urmărirea actualizărilor de conținut |
|
Pentru a afla mai multe despre modurile în care îi puteți ajuta pe utilizatorii site-ului să găsească cu ușurință conținut, consultați articolul Planificarea conținutului pentru site-urile de echipă.
Lăsați-ne un comentariu
A fost util acest articol? Dacă v-a ajutat, vă rugăm să ne spuneți acest lucru în partea de jos a acestei pagini. Dacă nu a fost util, spuneți-ne ce nu a fost clar sau ce credeți că lipsește. Vom utiliza feedbackul dvs. pentru a verifica datele, a adăuga informații și a actualiza acest articol.
