Introducere în fluxul de lucru SharePoint

În acest articol

• Ce sunt fluxurile de lucru?

• Cele două platforme de flux de lucru SharePoint

• Fluxurile de lucru predefinite

• Suport pentru fluxurile de lucru particularizate

• Etapele implicate în utilizarea fluxurilor de lucru

Ce sunt fluxurile de lucru?

Un flux de lucru este descris uneori ca o serie de activități care produce un rezultat. În contextul produse și tehnologii SharePoint, fluxul de lucru este definit mai restrictiv ca mișcarea automată a documentelor sau a elementelor printr-o secvență de acțiuni sau activități corelate cu un proces de afaceri. Fluxurile de lucru pot fi utilizate pentru a gestiona unitar procesele de afaceri comune din cadrul unei organizații, permițând organizației să atașeze o logică de business la documentele sau elementele dintr-o listă sau bibliotecă SharePoint. Logica de business este, de fapt, un set de instrucțiuni care specifică și controlează acțiunile efectuate asupra unui document sau element.

Fluxurile de lucru pot reduce costul și timpul necesar pentru a coordona procese de afaceri comune, cum ar fi aprobarea proiectelor sau revizuirea documentelor, prin gestionarea și monitorizarea activităților umane implicate în aceste procese. De exemplu, într-un site SharePoint, puteți adăuga un flux de lucru într-o bibliotecă de documente care direcționează un document spre un grup de persoane, pentru aprobare. Atunci când autorul documentului pornește fluxul de lucru pentru un document din acea bibliotecă, fluxul de lucru creează activitățile de aprobare a documentului, atribuie aceste activități participanților la fluxul de lucru, apoi le trimite participanților avertizări prin e-mail cu instrucțiuni pentru activitate și un link la documentul de aprobat. În timp ce fluxul de lucru este în curs de desfășurare, proprietarul fluxului de lucru (în acest caz, autorul documentului) sau participanții la fluxul de lucru pot accesa pagina Stare flux de lucru pentru a vedea ce participanți au terminat activitățile din fluxul de lucru. Atunci când participanții la fluxul de lucru își finalizează activitățile din fluxul de lucru, acesta se încheie și proprietarul fluxului de lucru este notificat automat că fluxul de lucru s-a terminat.

Acțiunile din fluxul de lucru Aprobare din exemplul anterior urmează procesul prezentat în ilustrația următoare.

Fluxurile de lucru nu susțin doar procesele de muncă umană existente, dar extind și modurile în care se poate colabora și lucra cu documentele, listele și bibliotecile. Utilizatorii de site-uri pot să pornească și să participe la fluxurile de lucru prin utilizarea de formulare particularizabile, accesibile din documentul sau elementul aflat într-o listă sau bibliotecă SharePoint. În plus, funcționalitatea de flux de lucru din produsele SharePoint este strâns integrată cu Microsoft Office 2013, astfel încât următoarele activități din fluxul de lucru să se poată efectua în ambele produse:

• Vizualizarea listei de fluxuri de lucru disponibile pentru un document sau un element.

• Pornirea unui flux de lucru într-un document sau element.

• Vizualizarea, editarea sau reatribuirea unei activități de flux de lucru.

• Finalizarea unei activități de flux de lucru.

Începutul paginii

Cele trei tipuri de platforme de flux de lucru SharePoint

Platforma de flux de lucru SharePoint 2010 a fost redirecționată către Office 365 și SharePoint Server 2013, astfel că toate fluxurile de lucru care au fost construite pe această platformă continuă să funcționeze. Această platformă se bazează pe Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Platforma de flux de lucru SharePoint 2013 se bazează pe Windows Workflow Foundation 4 (WF) și este reproiectată substanțial. Probabil cea mai proeminentă caracteristică a acestei noi platforme de flux de lucru este utilizarea Microsoft Azure ca gazdă de executare a fluxului de lucru. Motorul de executare a fluxului de lucru se află acum în afara Office 365 și SharePoint Server 2013, în Microsoft Azure.

În SharePoint Online, Microsoft Flow este acum disponibil. Acesta este cel mai nou motor de flux de lucru, acces la: https://flow.microsoft.com . Pentru a afla mai multe despre utilizarea MS Flow, vizitați: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Pentru a depana MS Flow, vizitați https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Începutul paginii

Fluxurile de lucru predefinite

Un site SharePoint include mai multe fluxuri de lucru încorporate care se adresează scenariilor uzuale de afaceri:

• Aprobare     Acest flux de lucru direcționează un document sau un element către un grup de persoane pentru aprobare. În mod implicit, fluxul de lucru Aprobare este asociat cu tipul de conținut Document și, astfel, este disponibil automat în bibliotecile de documente.

• Colectare feedback     Acest flux de lucru direcționează un document sau un element către un grup de persoane pentru feedback. Recenzenții pot oferi feedback, care este apoi compilat și trimis către persoana care a inițiat fluxul de lucru. În mod implicit, fluxul de lucru Colectare feedback este asociat cu tipul de conținut Document și, astfel, este disponibil automat în bibliotecile de documente.

• Colectare semnături    Acest flux de lucru direcționează un document Microsoft Office către un grup de persoane pentru a le colecta semnăturile digitale. Acest flux de lucru trebuie pornit într-un program Office 2013. Participanții trebuie să-și finalizeze activitățile de semnătură adăugând semnătura digitală la document în programul Office relevant. În mod implicit, fluxul de lucru Colectare semnături este asociat cu tipul de conținut Document și, astfel, este disponibil automat în bibliotecile de documente. Cu toate acestea, fluxul de lucru Colectare semnături apare pentru un document din biblioteca de documente numai dacă documentul respectiv conține una sau mai multe linii de semnătură Microsoft Office.

• Aprobare publicare     Acest flux de lucru este similar fluxului de lucru Aprobare, deoarece automatizează distribuirea conținutului către experții în materie și participanții direct interesați, pentru revizuire și aprobare. Ce face fluxul de lucru Aprobare publicare unic este faptul că este proiectat special pentru site-uri de publicare, unde publicarea paginilor web noi și actualizate este bine controlată.

• În trei faze     Acest flux de lucru poate fi utilizat pentru a gestiona procesele de afaceri care solicită organizațiilor să urmărească un volum mare de probleme sau elemente (de exemplu, probleme legate de asistența pentru clienți, clienții potențiali sau activitățile de proiect).

Fiecare dintre fluxurile de lucru de mai sus poate fi particularizat pentru organizația dvs. în mai multe moduri. De exemplu, atunci când adăugați un flux de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conținut, pentru a-l face disponibil pentru utilizare în documente sau elemente, puteți particulariza listele de activități și listele istoric în care sunt stocate informațiile despre fluxul de lucru.

Atunci când un utilizator de site pornește un flux de lucru pentru un document sau un element, acesta poate avea opțiunea de a particulariza mai mult fluxul de lucru, specificând lista de participanți, o dată scadentă și instrucțiuni de activitate.

Începutul paginii

Suport pentru fluxurile de lucru particularizate

Deși fluxurile de lucru predefinite pot fi particularizate oarecum pentru a răspunde nevoilor diferite, organizația dvs. poate alege să proiecteze și să dezvolte fluxuri de lucru unice proceselor de afaceri din organizație. Fluxurile de lucru pot fi la fel de simple sau complexe precum necesită procesele de afaceri. Dezvoltatorii pot crea fluxuri de lucru care sunt pornite de persoane care utilizează un site sau pot crea fluxuri de lucru care pornesc automat pe baza unui eveniment, cum ar fi atunci când un element din listă este creat sau modificat. Dacă organizația dvs. a dezvoltat și a implementat fluxuri de lucru particularizate, aceste fluxuri de lucru pot fi disponibile în plus față de sau în locul fluxurilor de lucru încorporate descrise deja.

Există două moduri în care se pot crea fluxuri de lucru particularizate:

• Utilizatorii puternici pot proiecta fluxuri de lucru fără cod pentru utilizare într-o anumită listă sau bibliotecă, utilizând Microsoft SharePoint Designer 2013 și Office Visio 2013     Fluxurile de lucru SharePoint Designer 2013 sunt create dintr-o listă de activități de flux de lucru disponibile, iar persoana care creează fluxul de lucru poate implementa fluxurile de lucru direct în lista sau biblioteca unde vor fi utilizate. SharePoint Designer 2013 funcționează și împreună cu Visio 2013 pentru a oferi o experiență vizuală de dezvoltare a fluxurilor de lucru, construind diagrame prin utilizarea de forme și conectori. De asemenea, puteți importa fluxuri de lucru din Visio 2013 în SharePoint Designer 2013 și invers.

• Dezvoltatorii profesioniști de software pot crea fluxuri de lucru utilizând Visual Studio 2012 sau o versiune mai recentă     Aceste fluxuri de lucru conțin cod și activități flux de lucru particularizate. După ce un dezvoltator profesionist creează fluxuri de lucru particularizate, un administrator de server le poate implementa pe mai multe site-uri.

Începutul paginii

Etapele implicate în utilizarea fluxurilor de lucru

Există mai multe etape implicate în utilizarea unui flux de lucru pentru un element al unui document sau al unei liste. Fiecare etapă poate fi parcursă de către persoane cu roluri diferite. De exemplu, un administrator de site poate face un flux de lucru disponibil pentru utilizare într-o bibliotecă de documente, un creator de conținut poate să pornească un flux de lucru sau să modifice un flux de lucru în desfășurare, iar o a treia persoană (de exemplu, un recenzent de documente sau o persoană care se ocupă de aprobări) poate finaliza activitatea fluxului de lucru.

Consultați și

Despre fluxurile de lucru incluse în SharePoint

Fluxuri de lucru în SharePoint 2013

Dezvoltarea fluxului de lucru în SharePoint Designer 2013 și Visio 2013

Introducere în fluxul de lucru SharePoint Server 2013