Microsoft Teams și e-mailul, trăind în armonie
Un ghid de productivitate plin de sfaturi și trucuri pentru utilizarea Microsoft Teams, de la cei care construiesc și utilizează Teams la locul de muncă, în fiecare zi.
Teams vă schimbă relația pe care o aveți cu e-mailul. Dacă întregul grup lucrează în Teams, atunci veți primi cu toții mai puține mesaje de e-mail. Și veți petrece mai puțin timp în Inbox, fiindcă veți utiliza mai mult Teams pentru conversații.
Dar veți primi în continuare (și chiar veți avea nevoie de) e-mailuri pentru unele lucruri. Echilibrul va depinde de cât de des interacționați cu persoanele care nu utilizează Teams și de preferințele dvs. (La noi, unii verifică e-mailul o dată pe zi, iar alții îl țin să ruleze împreună cu Teams toată ziua.) Majoritatea persoanelor au nevoie de Teams și de e-mail ca să își facă treaba.
Iată câteva lucruri pe care preferăm să le facem:
1. Utilizați chaturile și canalele din Teams pentru lucrul de zi cu zi cu colegii apropiați.
Circulația mesajelor înainte și înapoi e mai fluidă în Teams. Chaturile și canalele sunt concepute pentru a discuta organizarea de evenimente, pentru a cântări argumentele pro și contra ale noilor caracteristici și pentru trimiterea de actualizări despre progresul nostru.
Fără aceste tipuri de mesaje în inboxuri, volumul și tipurile de activități cu e-mailul pe care le facem s-au schimbat (consultați secțiunile următoare pentru mai multe informații).
Pentru a urmări conversațiile în curs de desfășurare, denumiți și fixați chaturile în grup.
2. Decideți unde doriți să răspundeți la invitațiile la întâlnire.
Unora dintre noi ne place să examinăm solicitările de întâlnire în ordine în Outlook. Altora le place să facă acest lucru din zona Calendar din Teams. Orice variantă e bună - faceți așa cum preferați.
Veți primi în continuare (și chiar veți avea nevoie de) e-mailuri pentru unele lucruri. Echilibrul va depinde de cât de des interacționați cu persoanele care nu utilizează Teams și de preferințele dvs.
3. Urmăriți e-mailul pentru anunțuri generale și buletine informative.
Ne-am obișnuit ca anunțurile formale, la nivel de firmă să vină prin e-mail, lucruri precum modificarea unei divizii, startul pentru campania noastră anuală de donații, un mesaj de la Satya, un buletin informativ de la asistența pentru clienți și alte lucruri similare. Acestea sunt, de obicei, formatate cu atenție și menite să ajungă la foarte multe persoane. Stăm cu ochii pe e-mail pentru acest gen de lucruri. Câteodată unii vor redirecționa acest tip de mesaje de e-mail către unul dintre canalele noastre, pentru a se asigura că este văzut chiar și de cei care nu-și verifică niciodată e-mailul.
Urmăriți acest videoclip pentru a afla cum să redirecționați pe canale mesajele de e-mail importante.
4. Alegeți persoane externe pentru a le adăuga ca invitați în Teams.
Dacă avem un proiect la care vom lucra cu persoane din afara Microsoft, am putea crea o echipă specială Teams pentru proiect, apoi am invita persoanele externe în calitate de invitați. Acest lucru ne permite să facem comunicări de proiect în modul nostru preferat în Teams și să menținem notificările despre proiect chiar în Teams. Pentru că acolo vom urmări toate celelalte proiecte, este mai probabil să vedem chaturile și fișierele importante în timp util.
Cu persoanele externe cu care lucrăm doar ocazional, e-mailul este deajuns.
Sunteți curios cum se adaugă un invitat? Consultați Cum se adaugă invitați la o echipă.
În continuare: Gestionați-vă notificările
Aveți nevoie de ajutor suplimentar?
Doriți mai multe opțiuni?
Explorați avantajele abonamentului, navigați prin cursurile de instruire, aflați cum să vă securizați dispozitivul și multe altele.
Comunitățile vă ajută să adresați întrebări și să răspundeți la întrebări, să oferiți feedback și să primiți feedback de la experți cu cunoștințe bogate.
