Ați confundat vreodată o fază cu un proces? Sau un portofoliu cu un produs final? Poate că nu, dar terminologia managementului de proiect poate fi derutantă, iar acest articol vă poate ajuta să o rezolvați.
În acest articol
Obținerea rulmenților: faze, procese, portofolii și produse
Un proiect este pur și simplu un set de activități care se desfășoară conform unui program și care produc un fel de rezultat. Unele proiecte sunt independente, fără a avea nicio relație cu alte activități care au loc într-o organizație. Pe de altă parte, unele proiecte fac parte din eforturi mai mari, cum ar fi faze, procese, programe și portofolii.
Faze
Proiectele pot fi planificate în etape, astfel încât mai multe proiecte referitoare la același obiectiv să poată fi gestionate împreună. De exemplu, o organizație caritabilă face o strângere de fonduri în fiecare an. Pentru a gestiona toate proiectele asociate funcției, acestea grupează proiectele în trei faze: Planificare, Ziua Evenimentului și Urmărire. Fiecare etapă conține mai multe proiecte.
|
Faza |
Proiecte |
Ieșire fază |
|
Planificarea |
|
Document plan de eveniment terminat |
|
Ziua Evenimentului |
|
Evenimentul rulează conform planului |
|
Follow-Up |
|
Document post-mortem terminat |
Procese
Activitățile din două proiecte diferite pot avea legătură cu formarea unui proces. De exemplu, să presupunem că aveți două proiecte: unul conține activitățile necesare pentru a crea un sistem de tichete pentru call center, iar celălalt proiect conține activitățile necesare pentru angajarea și instruirea personalului de asistență pentru un call center.
|
Proiect 1 |
Proiect 2 |
|
Activităţi:
|
Activităţi:
|
|
Ieşire: Sistemul de tichete pentru call center |
Ieşire: Personalul de asistență din call center |
Setul combinat de activități din cele două proiecte formează un proces pentru configurarea unui call center. Procesul are rezultatul unui call center complet funcțional.
|
Proces |
|
Activități proiect 1:
|
|
Activități proiect 2:
|
|
Ieșire proces: Call center complet funcțional |
Programe
Un program este un grup de proiecte gestionate împreună, pentru a profita la maximum de starea lor intercorelate. De exemplu, o firmă de construcții care lucrează la o subdiviziune nouă gestionează fiecare casă din subdiviziune ca proiect separat. Prin gruparea proiectelor într-un program pentru întreaga subdiviziune, compania poate vedea cu ușurință progresul subdiviziunii ca întreg și poate planifica aducerea de resurse de la terți, cum ar fi camioane de beton sau peisagistici.
|
Program |
Proiecte |
|
Proprietăți Contoso |
|
Portofolii
Unii manageri de proiect pot utiliza portofolii pentru a asocia proiecte și programe cu obiectivele strategice de afaceri corespunzătoare. De exemplu, o firmă de dezvoltare software a identificat trei obiective strategice de afaceri: "Inovați în industrie", "Dezvoltați software securizat" și "Oferiți asistență clienților de top". Organizația configurează portofolii pentru fiecare dintre aceste obiective (inovare, securitate și asistență) și aliniază proiectele și programele curente în cadrul acestor portofolii.
|
Portofoliu |
Proiecte și programe |
|
Inovare |
|
|
Securitate |
|
|
Support |
|
Rezultatul: produsele finale ale proiectului dvs.
Toate proiectele, fazele și procesele produc un fel de rezultat, numit livrabil. De obicei, un produs final este un fel de element tangibil, cum ar fi un document sau un produs finalizat. Produsele finale pot fi produse sau bunuri, dar pot fi și rezultate sau servicii. Următorul tabel oferă câteva exemple cu aceste tipuri de produse finale.
|
Tip livrabil |
Descriere |
Exemple |
|
Produs |
Un element tangibil care este rezultatul unui proiect, al unei faze sau al unui proces. Produsele pot fi produse finale independente sau pot fi o componentă a unui produs final mai mare. |
Document, software program, house |
|
Rezultat |
Rezultatul unui proiect, al unei faze sau al unui proces finalizat. |
Procesul revizuit de triere a erorilor, noua structură organizațională, orientări pentru construcția verde |
|
Serviciu |
Un rezultat al unui proiect, al unei faze sau al unui proces care permite unei organizații să efectueze o funcție de afaceri. |
Call center complet funcțional, masă cu personal la o conferință, serviciu de expediere radio |
Cum se încadrează Microsoft Project în sistemul dvs. de management de proiect?
Pas cu pas chiar mai departe, un "sistem" de management de proiect se referă la setul integrat de procese, tehnici, metodologii și instrumente care sunt utilizate pentru planificarea și urmărirea proiectelor. Microsoft Project este un instrument din cadrul unui sistem mai mare de management de proiect. Proiectele, denumite și planuri de proiect, sunt salvate ca fișiere separate în Project 2010 și pot fi grupate împreună în eforturi mai mari, cum ar fi faze, procese, programe și portofolii.
