A impressão em série é uma excelente forma de pôr os seus dados Access a funcionar. Este vídeo mostra-lhe como criar uma carta de formulário típica no Microsoft Word ao começar com o comando Word Merge no Access. Se preferir, consulte os passos básicos abaixo do vídeo.
No vídeo
Eis o procedimento geral para criar uma impressão em série do Word a partir de Access:
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Abra a base de dados Access que contém os endereços que pretende intercalar com o Word.
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Se o Painel de Navegação não estiver aberto, prima F11 para o abrir.
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Selecione a tabela ou consulta que contém os endereços. Se os campos de endereço estiverem distribuídos por várias tabelas, crie uma consulta selecionar simples que contenha os campos de que precisa e selecione essa consulta para a operação de intercalação.
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No separador Dados Externos , no grupo Exportar , clique em Impressão em Série do Word.
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É aberta a caixa de diálogo Assistente de Impressão em Série do Microsoft Word .
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Escolha se pretende que o assistente ligue os seus dados de endereço a um documento do Word existente ou comece com um novo documento em branco.
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Clique em OK.
O Word inicia e apresenta o separador Mailings e o painel Impressão em Série.
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Veja os passos do assistente ao clicar nas ligações Seguinte e Anterior na parte inferior do painel Impressão em Série.
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No Passo 3 do assistente, não terá de selecionar a lista de destinatários. Isso foi determinado quando o selecionou no Access. No entanto, poderá querer ajustar a lista ao clicar em Editar lista de destinatários. Na caixa que é aberta, pode remover destinatários individuais da impressão em série, aplicar filtros, ordenar a lista, etc.
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No Passo 4 do assistente, escreva a carta (a menos que esteja a trabalhar com um documento existente).
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Coloque o cursor no documento onde pretende que os dados do endereço sejam apresentados e clique em Bloco de endereços, Linha de saudação ou Mais itens no painel Impressão em Série para inserir os dados Access no documento. Nas caixas apresentadas, selecione o formato que pretende e clique em Corresponder Campos para se certificar de que os campos são correspondidos corretamente.
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No Passo 5 do assistente, clique nos botões Seguinte (>>) e Anterior (<<) para pré-visualizar o aspeto dos dados intercalados ao imprimir o documento.
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No Passo 6 do assistente, clique em Imprimir e selecione as opções de impressão que pretende.
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Guarde e feche o documento do Word.
Notas:
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Se precisar de voltar e ajustar qualquer uma das suas definições de impressão em série depois de concluir o assistente, todas as operações estão disponíveis no separador Mailings no Word.
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Se efetuar alterações de estrutura na base de dados Access, poderá ter de ajustar algumas das definições de intercalação no Word para que a intercalação volte a funcionar corretamente.
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O assistente de impressão em série foi concebido para trabalhar com dados de endereços de correio. No entanto, pode utilizar a funcionalidade de impressão em série para intercalar qualquer tipo de dados com o Word, como registos de inventário, tarefas ou tudo o que armazenar no Access.
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Para obter informações mais detalhadas sobre as funcionalidades de impressão em série do Word, consulte estes artigos: