"Podes tê-lo bom, rápido ou barato. Escolha dois."
Há décadas que os engenheiros dizem isto aos gestores de projetos.
Em termos ligeiramente diferentes, cada projeto equilibra um "triângulo" de tempo, dinheiro e âmbito — não pode alterar um sem afetar, pelo menos, um dos outros. O trabalho do gestor de projetos é evitar que o triângulo se desfaça.
Como posso fazê-lo? Em primeiro lugar, quando surge um problema, localize-o no triângulo do projeto — está prestes a hora (agenda), dinheiro (orçamento) ou âmbito? Em segundo lugar, descubra que lados do triângulo pode alterar e que estão "fixos" no local. Em terceiro lugar, ajuste o que puder para corrigir o problema e otimizar o projeto. Em quarto lugar, termine o projeto e celebre!
Neste artigo
Tempo + dinheiro + âmbito = qualidade
O triângulo do projeto também é conhecido como o "triângulo de ferro" e, menos poéticamente, as "triplas restrições". O que quer que lhe chame, equivale à mesma coisa: não pode alterar o orçamento, agendamento ou âmbito de um projeto sem afetar, pelo menos, uma das outras duas partes
Alguns exemplos de como funciona:
-
Para trazer o data de conclusão (tempo), pode gastar mais em recursos (dinheiro) para concluir o trabalho mais rapidamente ou cortar funcionalidades (âmbito) para que haja menos trabalho a fazer antes do novo prazo.
-
Para concluir o projeto no orçamento (custo), pode eliminar horas extraordinárias e concluir o projeto mais tarde (hora) ou cortar funcionalidades (âmbito).
-
Para adicionar funcionalidades a um produto (âmbito), pode prolongar o prazo para arranjar tempo para o novo trabalho (tempo) ou adicionar pessoas para que seja feito mais rapidamente (custo). Também pode fazer as duas coisas!
A qualidade é a quarta parte do triângulo do projeto. Fica no centro, onde qualquer mudança para qualquer lado a afeta.
Por exemplo, se estiver adiantado, poderá conseguir substituir as funcionalidades de corte ou dar mais tempo às tarefas existentes. Com este tempo e âmbito adicionais, o resultado final poderá ser um produto melhor.
Um ponto-chave: não existe um padrão universal para a qualidade. Para um determinado projeto, a qualidade é definida no próprio projeto. Para algumas empresas, manter um projeto no orçamento é a medida de qualidade mais importante. Para outros, chegar ao mercado no tempo importa mais. Um gestor de projetos precisa de saber como a qualidade é definida para a organização e para o projeto específico.
No exemplo anterior, poderia simplesmente terminar o produto mais cedo com menos funcionalidades, o que o torna no marketplace à frente dos seus concorrentes. Essa pode ser a definição de qualidade para esse projeto na sua empresa.
Saiba o que não pode alterar
Na maioria dos projetos, pelo menos um lado do triângulo é fixo. Não pode alterá-lo.
Talvez o orçamento não seja negociável. (Parece-me familiar?) Ou talvez o produto tenha de estar à venda até uma determinada data. Talvez ambos sejam verdadeiros.
Muitas vezes, os elementos fixos de um projeto são ditados acima do gestor de projetos, mas nem sempre. Por vezes, cabe-lhe a si decidir qual é o elemento mais importante para o sucesso do projeto. E precisa mesmo de ser claro sobre isto para quando os problemas aparecerem (e eles sempre aparecem).
Quando o problema ocorre num lado fixo, o curso de ação é muitas vezes claro. Por exemplo, se descobrir que uma funcionalidade de software demorará mais tempo a ser concluída do que o previsto e tiver assinado um contrato a indicar que irá entregar essa funcionalidade (âmbito), terá de mover a data de conclusão ou adicionar recursos para terminá-la a tempo.
Se o lado fixo e o lado do problema forem diferentes, não des desistir. Esta é a beleza do triângulo do projeto; há sempre espaço para fazer alterações Por exemplo, se o projeto tiver de ser concluído a tempo e tiver crescido no âmbito, ainda pode ajustar os custos ao adicionar recursos.
Se os três lados do triângulo estiverem presos, não entre em pânico. O projeto pode estar em apuros, mas pelo menos sabe que está em apuros e tem um bom ponto de partida para repensar os objetivos ou padrões de qualidade do projeto.
Otimizar a agenda
Mais cedo ou mais tarde, irá enfrentar um projeto que está definido para ultrapassar um prazo inflexível.
Uma forma segura de encurtar a agenda é encurtar o caminho crítico, uma série de tarefas cuja última tarefa é concluída na data de fim do projeto. Alterar outras tarefas pode não encurtar a agenda, mas a alteração das tarefas de caminho crítico será alterada. Para encurtar o caminho crítico, pode:
-
Reduza as durações das tarefas (reduza o âmbito ou adicione recursos).
-
"Acelerar" a agenda: sobrepor tarefas para que as pessoas possam trabalhar nas mesmas em simultâneo (adicionar recursos). Esta tática é melhor utilizada mais perto do início de um projeto.
-
"Falha" na agenda: adicione recursos para concluir tarefas mais rapidamente (dinheiro).
-
Remover tarefas (âmbito de redução).
É claro que a fixação da agenda desta forma pode ter efeitos dramáticos no orçamento, no âmbito e na qualidade do projeto.
Otimizar o orçamento
Na maioria dos projetos, a maior parte do orçamento consiste em custos de recursos: os custos fixos e baseados na taxa de pessoas, equipamentos e materiais. Manter-se dentro do orçamento pode exigir escolhas muito difíceis:
-
Reduza o âmbito do projeto para que haja menos tarefas mais curtas que precisem de recursos.
-
Remover recursos.
-
Certifique-se de que as taxas, taxas e horas extraordinárias são adequadas.
-
Verifique se os recursos são os mais adequados para a tarefa.
-
Substitua um recurso dispendioso por um mais barato.
Controlar os custos pode forçar a saída do prazo ou exigir cortes no âmbito do projeto. Por exemplo, se não permitir horas extraordinárias em tarefas, poderá descobrir que a data de conclusão é um mês depois. Em alternativa, se cortar o âmbito, a data de conclusão poderá realmente avançar.
Otimizar o âmbito
Consideraria poupar dinheiro fazendo uma ponte um pouco mais curta do que o rio que atravessa? Claro que não. Por vezes, o âmbito do projeto não pode ser alterado, pelo que tem de efetuar outras ações:
-
Adicione recursos para se certificar de que todas as tarefas estão concluídas (custo).
-
Corte as tarefas que não estão no caminho crítico, se existirem alguma (custo).
-
Adicionar tarefas ou adicionar duração a tarefas (custo).
-
Prolongar o prazo para permitir tempo para todas as tarefas com o nível atual de recursos (tempo).
