Já alguma vez confundiu uma fase com um processo? Ou um portefólio com um a entregar? Talvez não, mas a terminologia da gestão de projetos pode ser confusa e este artigo pode ajudá-lo a resolví-la.
Neste artigo
Orientar-se: fases, processos, portefólios e produtos
Um projeto é simplesmente um conjunto de atividades que ocorrem de acordo com uma agenda e que produzem algum tipo de resultado. Alguns projetos são independentes, sem qualquer relação com outros que funcionam numa organização. Por outro lado, alguns projetos fazem parte de esforços maiores, como fases, processos, programas e portefólios.
Fases
Os projetos podem ser agendados por fases, para que vários projetos relacionados com o mesmo objetivo possam ser geridos em conjunto. Por exemplo, uma organização de caridade tem uma angariação de fundos todos os anos. Para gerir todos os projetos associados à função, estes agrupam os projetos em três fases: Planeamento, Dia de Evento e Seguimento. Cada fase contém vários projetos.
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Fase |
Projetos |
Resultado da Fase |
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Planeamento |
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Documento do plano de evento concluído |
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Dia do Evento |
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O evento é executado como planeado |
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Follow-Up |
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Documento concluído após a mortem |
Processos
As atividades em dois projetos diferentes podem ser interligadas para formar um processo. Por exemplo, digamos que tem dois projetos: um contém as atividades necessárias para criar um sistema de bilhetes de centro de chamadas e o outro projeto contém as atividades necessárias para contratar e formar pessoal de suporte num centro de chamadas.
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Project 1 |
Project 2 |
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Atividades:
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Atividades:
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Resultado: Sistema de bilhetes do centro de chamadas |
Resultado: Equipa de suporte do centro de chamadas |
O conjunto combinado de atividades dos dois projetos forma um processo para configurar um centro de chamadas. O processo tem um resultado de um centro de chamadas a funcionar totalmente.
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Processo |
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Atividades do Project 1:
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Atividades do Project 2:
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Saída do processo: Centro de chamadas a funcionar totalmente |
Programas
Um programa é um grupo de projetos que são geridos em conjunto para tirar o máximo partido do seu estado interligado. Por exemplo, uma empresa de construção que está a trabalhar numa nova subdivisão gere cada casa na subdivisão como um projeto separado. Ao agrupar os projetos num programa para toda a subdivisão, a empresa pode ver facilmente o progresso da subdivisão como um todo e planear a adição de recursos de terceiros, como cimentos de cimento ou paisagistas.
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Programa |
Projetos |
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Contoso Estates |
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Portefólios
Alguns gestores de projetos podem utilizar portefólios para emparelhar projetos e programas com os respetivos objetivos empresariais estratégicos. Por exemplo, uma empresa de desenvolvimento de software identificou três objetivos estratégicos para empresas: "Inovar no setor", "Desenvolver software seguro" e "Fornecer suporte ao cliente de topo". A organização configura portefólios para cada um destes objetivos (Inovação, Segurança e Suporte) e alinha os projetos e programas atuais nestes portefólios.
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Portefólio |
Projetos e Programas |
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Inovação |
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Segurança |
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Suporte |
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O resultado: os entregares do seu projeto
Os projetos, fases e processos produzem um tipo de resultado, denominado de deliverable. Normalmente, um materiais a entregar é algum tipo de item tangível, como um documento ou um produto concluído. Os materiais a entregar podem ser produtos ou bens, mas também podem ser resultados ou serviços. A tabela seguinte fornece alguns exemplos destes tipos de entrega.
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Tipo de Entrega |
Descrição |
Exemplos |
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Produto |
Um item tangível que é o resultado de um projeto, fase ou processo. Os produtos podem ser entregues aditivos ou podem ser um componente de um a entregar maior. |
Documento, programa de software, casa |
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Resultado |
O resultado de um projeto, fase ou processo concluído. |
Processo de triagem de erros revisto, nova estrutura organizacional, diretrizes para uma construção verde |
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Service |
Um resultado de um projeto, fase ou processo que permite a uma organização executar uma função empresarial. |
Centro de atendimento de chamadas totalmente funcional, tabela docente numa conferência, serviço de rádio |
Como é que o Microsoft Project se encaixa no seu sistema de gestão de projetos?
Recuar ainda mais, um "sistema" de gestão de projetos refere-se ao conjunto integrado de processos, técnicas, metodologias e ferramentas utilizados para agendar e controlar projetos. O Microsoft Project é uma ferramenta dentro de um sistema de gestão de projetos maior. Os projetos, também denominados planos de projeto, são guardados como ficheiros separados dentro do Project 2010 e podem ser agrupados em maior esforço, como fases, processos, programas e portefólios.
