Tudo sobre fluxos de trabalho Recolher Assinaturas

• Quando adicionar pela primeira vez um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas à sua lista, biblioteca ou recolha de site, pode especificar quantos participantes incluir e indicar se as suas tarefas são atribuídas uma após outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Pode até decidir se divide as tarefas dos participantes em duas ou mais fases distintas. E cada vez que iniciar o fluxo de trabalho manualmente num documento, pode modificar qualquer uma destas definições.

• O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: assinar (ou não assinar) o documento, reatribuir a tarefa de assinatura ou apagar a tarefa.

• Enquanto o fluxo de trabalho está em funcionamento, pode monitorizar o progresso e fazer ajustes (se necessário) a partir de uma única página central do Estado do Fluxo de Trabalho.

• Durante 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho ocorridos durante esta execução (ou exemplo)do fluxo de trabalho ainda está disponível na página de Estado do Fluxo de Trabalho, para referência informal.

O fluxo de trabalho "Collect Signatures" não foi concebido para recolher aprovações e rejeições para um documento, ou para controlar a publicação de página web para um website. Se pretender adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes aprovam ou rejeitam o documento que revejam, consulte o artigo, Tudo sobre fluxos de trabalho de aprovação.

Além disso, os fluxos de trabalho da Collect Signatures não foram concebidos para recolher feedback. Se pretender utilizar um fluxo de trabalho para recolher feedback sobre um documento, consulte o artigo, Tudo sobre Recolher fluxos de trabalho do Feedback.

Também pode utilizar Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar ainda mais qualquer um dos fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint.

Para adicionar um fluxo de trabalho   Por predefinição, tem de ter a permissão de 'Listas de Gestão' para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo proprietários tem a permissão de Manage Lists por padrão; o grupo de membros e o grupo de Visitantes não.)

Para iniciar um fluxo de trabalho   Também por padrão, tem de ter a permissão de Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo de membros e o grupo proprietários têm a permissão de Editar Itens por padrão; o grupo Visitantes não.)

Em alternativa, os Proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. (Para isso, selecione as Permissões de Listas de Gestão De Requere para iniciar esta caixa de verificação de fluxo de trabalho, na primeira página do formulário de associação.)

Cada vez mais transações comerciais estão a ser realizadas eletronicamente. Consequentemente, as assinaturas digitais estão a ser cada vez mais utilizadas para vincular legalmente as partes dependentes das suas transações. Uma assinatura digital é usada para verificar a identidade da pessoa que assinou o documento, e confirma que o conteúdo não foi modificado após a assinatura digital ter sido aplicada ao documento. As assinaturas digitais fornecem segurança baseada em tecnologias de encriptação e ajudam a mitigar o risco associado a transações comerciais eletrónicas. Com melhorias na assinatura digital, o Office pretende atender às necessidades de segurança da informação das empresas e entidades do setor público em todo o mundo.

Para criar uma assinatura digital, tem de ter um certificado digital, que comprova a sua identidade para as partes que contam, e que deve ser obtido a partir de uma respeitável autoridade de certificados (CA). Se não tiver um certificado digital, a Microsoft também tem parceiros que fornecem certificados digitais, bem como outras assinaturas avançadas.

Estas são as fases básicas:

• ANTES do fluxo de trabalho funcionar (plano, adicionar, iniciar)   
  Antes de adicionar um fluxo de trabalho, planeia onde pretende adicioná-lo (para uma única lista ou biblioteca, ou para toda a coleção do site) e os detalhes de como irá funcionar. Depois de ter adicionado e configurado o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho num documento específico. O fluxo de trabalho também pode ser configurado para ser executado automaticamente. As execuções automáticas podem ser ativadas com base em dois eventos de desencadeamento: quando qualquer documento é adicionado oucriado numa lista ou biblioteca, ou quando qualquer documento numa lista ou biblioteca é alterado.

• Enquanto o fluxo de trabalho funciona (completo, monitor, ajuste)   
  Enquanto o fluxo de trabalho funciona, os participantes individuais completam as suas tarefas atribuídas. Entretanto, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorizado a partir de uma página central do Estado do Fluxo de Trabalho para esse caso específico do fluxo de trabalho. Os ajustes ao fluxo de trabalho enquanto funciona podem ser efetuados a partir dessa mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou encerrado a partir daí.

• Após a execução do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alteração)   
  Quando o fluxo de trabalho estiver completo, toda a história dessa execução (ou exemplo)pode ser revista por até 60 dias na página 'Estado do Fluxo de Trabalho'. Se houver alguma coisa que queira alterar sobre o funcionamento do fluxo de trabalho, pode abrir e editar o formulário de associação que completou quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.

O gráfico de fluxo que se segue ilustra estas fases do ponto de vista da pessoa que está a adicionar um novo fluxo de trabalho.

Os fluxos de trabalho incluídos com os produtos SharePoint funcionam como modelos principais nos quais se baseiam os fluxos de trabalho específicos e individuais que adiciona às suas listas, bibliotecas e recolha de sites.

Cada vez que adiciona um fluxo de trabalho De Recolha de Assinaturas, por exemplo, está realmente a adicionar uma versão do modelo geral de fluxo de trabalho Recolha assinaturas. Você dá a cada versão o seu próprio nome e as suas próprias definições, que especifica no formulário de associação quando adiciona essa versão em particular. Desta forma, pode adicionar vários fluxos de trabalho, cada um com base no modelo principal do fluxo de trabalho Recolha Signatures, mas cada versão nomeada e adaptada para a forma específica como irá usá-lo.

Nesta ilustração, foram adicionados três fluxos de trabalho baseados no modelo de fluxo de trabalho de aprovação - um para todos os tipos de conteúdo numa única biblioteca, um para um único tipo de conteúdo numa única biblioteca e outro para um único tipo de conteúdo em toda uma coleção de site.

Sempre que adicionar uma nova versão do fluxo de trabalho com base num dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preenche um formulário de associação para especificar a forma como pretende que a sua nova versão funcione.

Na secção seguinte, encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para completar o formulário de associação. Primeiro, porém, tome um ou dois momentos para olhar sobre a forma e os seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Segunda página do formulário de associação

Os campos desta segunda página também aparecem no formulário de iniciação, que é apresentado cada vez que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, e pode ser editado nessa altura apenas para essa única execução.

Este artigo diz respeito ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Recolha de Assinaturas – SharePoint 2010. Se não tiver a certeza de que este tipo de fluxo de trabalho é a melhor escolha para si, consulte o segmento LEARN deste artigo. Para mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo, Sobre os fluxos de trabalho incluídos com o SharePoint.

É importante saber que as linhas de assinatura do tipo que estamos aqui a discutir só podem ser inseridas em documentos criados em Word, Excel ou InfoPath.

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico como a Folha de Cálculo documental ou excel,ou tão altamente especializada como Contrato Legal ou Especificação de Design de Produto. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis em produtos SharePoint por padrão, mas ambos podem personalizá-los e adicionar outros que você mesmo cria.

Pode disponibilizar a sua nova versão do fluxo de trabalho 'Assinaturas Coletadas' numa única lista ou biblioteca, ou pode disponibilizá-la em toda a coleção do site.

• Se adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, pode cone encontrá-lo para funcionar em todos os tipos de conteúdo ou apenas num único tipo de conteúdo.

• No entanto, se adicionar o fluxo de trabalho para toda a recolha do site, deve cone encontrá-lo para funcionar apenas num único tipo de conteúdo do site.

• Em todos os casos, cada documento em que é executado um fluxo de trabalho De Recolha de Assinaturas deve ser um ficheiro criado em Word, Excel, ou InfoPath.

Dê à sua versão workflow um nome que:

• Indica claramente para que é usado.

• Claramente o distingue de outros fluxos de trabalho.

Um exemplo

Imagina que és membro de um grupo de editores. O seu grupo quer utilizar dois fluxos de trabalho de Recolha de Feedback diferentes:

• Executará o primeiro fluxo de trabalho em cada documento submetido por um membro do seu próprio grupo. Este fluxo de trabalho recolhe feedback apenas do gestor do seu grupo.

• Você executará o segundo fluxo de trabalho em cada documento submetido por pessoas fora do seu próprio grupo. Este fluxo de trabalho recolhe feedback detodos os membros do seu grupo.

Pode nomear o primeiro fluxo de trabalho Inside Submission Feedback e o segundo feedback de submissão externa.

Pode fazer com que o seu fluxo de trabalho utilize a lista de Tarefas predefinidos do site e a lista de Histórico, utilize outras listas existentes ou solicite novas listas apenas para este fluxo de trabalho.

• Se o seu site tiver inúmeros fluxos de trabalho, ou se alguns fluxos de trabalho envolverem inúmeras tarefas, considere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (Gerir listas demasiado longas é uma das coisas que pode abrandar o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma muito longa.)

• Se as tarefas e o histórico deste fluxo de trabalho contiverem dados confidenciais ou confidenciais que pretende manter separados das listas gerais, então deve definitivamente indicar que pretende novas listas separadas para este fluxo de trabalho. Depois de adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões apropriadas estão definidas para as novas listas.

As linhas de assinatura podem ser inseridas no documento em duas vezes:

• Antes do fluxo de trabalho ser iniciado no documento.

• Após o início do fluxo de trabalho, mas antes que o primeiro participante adicione a sua assinatura a uma linha de assinatura.

Adicionar uma assinatura digital a um documento é um processo em duas etapas:

1. Primeiro, alguém insere umalinhade abertura no corpo do documento.
   

2. Então alguém adiciona a sua assinatura à linha inserida.
   

Lembre-se disto.    A partir do momento em que o primeiro participante adiciona a sua assinatura ao documento, o documento está bloqueado contra a edição. Umanova alteração ao documento após esse ponto — exceto outros signatários que adicionam as suas assinaturas — invalida ou elimina todas as assinaturas que tenham sido adicionadas. E como a inserção de uma linha de assinatura conta como uma alteração no documento, todas as linhas de assinatura já devem estar presentes no documento antes que o primeiro participante adicione a sua assinatura real a uma dessas linhas.

Portanto, há três maneiras simples de responder a esta pergunta:

• Para qualquer tipo de partida    O documento baseia-se num modelo ou formulário que já tem linhas de assinatura no lugar, para que ninguém tenha de adicioná-las para cada fluxo de trabalho individual.

• Para um início manual    A pessoa que inicia o fluxo de trabalho insere todas as linhas de assinatura necessárias antes de iniciar o fluxo de trabalho.

• Para um arranque automático    O primeiro participante que abrir o documento insere todas as linhas de assinatura necessárias antes de adicionar a sua própria assinatura.

Aqui está um resumo gráfico rápido do ponto principal.

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas, automaticamente apenas, ou de qualquer forma:

• Quando inicia manualmente um fluxo de trabalho De Recolha de Assinaturas num documento específico, é apresentado outro formulário, o formulário de iniciação. O formulário de iniciação contém as definições a partir da segunda página apenas do formulário de associação. Desta forma, se a pessoa que inicia o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas definições (apenas para a instância atual), pode fazê-lo antes de clicar em Iniciar.

• Com um arranque automático, é claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, por isso as definições padrão especificadas no formulário de associação são usadas sem qualquer alteração.

A seguinte ilustração mostra a diferença entre o arranque manual e o arranque automático.

Quaisquer alterações que faça no formulário de iniciação são aplicadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as definições permanentese predefinidas do fluxo de trabalho, edita o formulário de associação original, como explicado no segmento CHANGE deste artigo.

Início manual

Se permitir o arranque manual, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em qualquer documento elegível a qualquer momento.

As vantagens de um início manual são que você e os seus colegas só podem executar o fluxo de trabalho quando e se optarem por fazê-lo, e que cada vez que o executarem, terão a oportunidade de alterar algumas definições utilizando o formulário de iniciação.

Claro que, com um início manual, alguém tem de se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for apropriado fazê-lo.

Arranque automático

Pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente por qualquer um dos seguintes eventos:

• Um novo documento é criado ou enviado para a lista ou biblioteca.

• Um documento já armazenado na lista ou na biblioteca é alterado.

A vantagem de um arranque automático é que ninguém tem de se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Funciona sempre que ocorre um evento de desencadeamento.

Considerações especiais para arranques automáticos com fluxos de trabalho de Recolha de Assinaturas

Ao contrário de alguns dos outros fluxos de trabalho incluídos,nãoépossível adicionar mais tarefas depois de ter começado um fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas. Quando o fluxo de trabalho começa automaticamente, atribui apenas as tarefas de assinatura já especificadas nas suas definições predefinidas. Cada uma dessas tarefas pode, de facto, ser reatribuída durante a execução do fluxo de trabalho, mas não podem ser criadas e atribuídas tarefas adicionais. Por outras palavras, um fluxo de trabalho De Recolha de Assinaturas só deve ser executado automaticamente quando a identidade, ou pelo menos o número, dos participantes é previamente conhecida.

O que é possível depois de um arranque automático é eliminar ou cancelar tarefas que já estão atribuídas — mas note que cancelar uma tarefa não removerá a linha de assinatura associada do documento.

Seguem-se três cenários em que é utilizado um arranque automático. Note que em cada cenário:

• O fluxo de trabalho funciona numa biblioteca para a qual as pessoas carregam documentos que precisam de ser assinados.

• O conjunto de tarefas de assinatura atribuídas é estável ao longo do tempo, e não precisa de ser revisto ou editado cada vez que o fluxo de trabalho começa.

Naturalmente, em cada um destes cenários, se o item que é carregado é um documento ou formulário que já contém as linhas de assinatura apropriadas, não há necessidade de os participantes do fluxo de trabalho inserirem linhas de assinatura durante a execução do fluxo de trabalho.

Cenário 1: Tarefa única, único signatário

As novas despesas têm de ser assinadas pela Anna, por isso a Anna cria uma biblioteca chamada New Expense Claims. Qualquer pessoa na organização pode criar ou fazer upload de uma reclamação.

Anna cria um fluxo de trabalho e dá-lhe o mesmo nome: Novas Reclamações de Despesas. O fluxo de trabalho funciona automaticamente em cada novo documento, atribuindo apenas uma tarefa de assinatura — à Anna, claro.

Cenário 2: Múltiplas tarefas, vários signatários

Desta vez, os contratos têm de ser assinados por Anna, Sean e Frank - por todos os três.

Sean cria uma biblioteca chamada Contratos para Assinaturas. Ela cria um fluxo de trabalho de recolha de assinaturas chamado Signatures (annaANDseanANDfrank). O fluxo de trabalho funciona automaticamente em cada novo documento, atribuindo uma tarefa de assinatura a cada uma das três pessoas.

O primeiro signatário a abrir o documento insere as linhas de assinatura para os três signatários antes de adicionar a sua própria assinatura.

Cenário 3: Múltiplas tarefas, único signatário

Nesta versão, os contratos têm de ser assinados por Anna ou Sean ou Frank — por apenas um dos três.

Sean cria uma biblioteca chamada Contracts for Signature e um fluxo de trabalho chamado Signature (annaORseanORfrank). Ela também cria uma lista de correio ou grupo de distribuição, também nomeado annaORseanORfrank, que inclui todos os três.

Mais uma vez, o fluxo de trabalho funciona automaticamente em cada novo documento na biblioteca, mas desta vez atribui apenas uma tarefa de assinatura ao grupo annaORseanORfrank.

Este tipo de tarefa é chamado de tarefa de grupo, e funciona assim: O fluxo de trabalho envia uma notificação de tarefa por e-mail a cada membro do grupo, mas cria apenas uma tarefa, que qualquer membro individual do grupo pode reivindicar e completar em nome de todo o grupo.

Para obter instruções sobre a reclamação e o preenchimento de uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETE deste artigo.

Quando adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para toda a recolha do site, é-lhe dada a opção de adicionar também o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo na coleção do site que herdam do tipo de conteúdo a que está a adicionar o fluxo de trabalho. (Note que se adicionar um fluxo de trabalho apenas para uma única lista ou biblioteca, esta opção não aparecerá.)

Você precisará fornecer o nome ou endereço de e-mail para cada pessoa a quem será atribuída uma tarefa de assinatura.

Tarefas de grupo ou individuais?    Se atribuir uma tarefa a uma lista de grupo ou de distribuição, será atribuída uma tarefa de grupo:Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro terá de reclamar e completar a tarefa. Para obter instruções sobre a reclamação e o preenchimento de uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETE deste artigo.

Um estágio ou várias fases?   Pode optar por ter apenas uma fase de tarefas de assinatura, ou ter várias fases. Se tiver mais de uma etapa, os palcos serão realizados um após o outro.

Críticas paralelas ou críticas em série?   Para os participantes em qualquer fase, pode escolher ter as suas tarefas de assinatura atribuídas todas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter as suas tarefas atribuídas uma após outra (em série) na ordem que indica. A opção em série pode ser útil se, por exemplo, um dos signatários for o verdadeiro decisor sobre o documento e não faz sentido que nenhum dos outros signatários complete as suas tarefas de assinatura se o decisor decidir não assinar.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de várias fases e tarefas em série:

Imagina que o Frank está a adicionar um novo fluxo de trabalho da Collect Signatures para uma biblioteca de contratos. Como o Frank é o verdadeiro decisor, quer ser a primeira pessoa a assinar cada contrato. Se ele decidir não assinar, nem a Anna nem o Sean terão uma tarefa de assinatura. Frank pode configurar isto de duas maneiras:

• Usando uma revisão em série   Frank monta uma única fase em série em que ele é o primeiro participante e Anna e Sean são o segundo e o terceiro.
  Foi assim que o Frank prepara a sua crítica em série.
  

• Usando duas fases   Se o Frank quer que a Anna e o Sean lhes atribuam as suas tarefas ao mesmo tempo, para que o Sean não tenha de esperar que a Anna adicione a sua assinatura antes de poder adicionar a sua, pode montar duas fases no fluxo de trabalho. A primeira fase inclui apenas a sua própria tarefa de assinatura, e a segunda é uma fase paralela contendo as tarefas de Anna e Sean. Se a primeira fase não estiver concluída, a segunda fase não começa.
  Foi assim que o Frank faz a sua revisão paralela em duas fases.
  

Aqui estão os diagramas de ambas as soluções. Em ambas as versões, se o Frank não completar a sua tarefa de assinatura, as tarefas nunca serão atribuídas nem à Anna nem ao Sean.

No campo CC, na segunda página do formulário de associação, pode introduzir nomes ou endereços para qualquer pessoa que seja notificada sempre que este fluxo de trabalho começar ou terminar.

• Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho a essa pessoa.

• Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de paragem sem necessidade de ser especificada neste campo.

• Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que inicialmente adicionou recebe as notificações de início e paragem sem necessidade de ser especificada neste campo.

Duas questões têm de estar em ordem antes de poder adicionar um fluxo de trabalho:

E-mail    Para que o fluxo de trabalho envie notificações por e-mail, o e-mail deve ser ativado para o seu site SharePoint. Se não tem a certeza de que isto já foi feito, consulte o administrador do SharePoint.

Permissões    As definições predefinidos dos produtos SharePoint exigem que tenha a permissão de Listas de Gestão para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão de Manage Lists por padrão; o grupo de Membros e o grupo de Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Siga estes passos:

1. Abra a lista ou biblioteca para a qual pretende adicionar o fluxo de trabalho.

2. No friso, clique no separador Lista ou Biblioteca.

   O nome do separador pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários este separador é denominado Calendário.

3. No grupo Definições, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, especifique um único tipo de conteúdo para o fluxo de trabalho a funcionar ou all (para todos os tipos de conteúdo) e, em seguida, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

   Nota: Os fluxos de trabalho de Recolha de Assinaturas só podem ser executados em documentos criados em Word, Excel ou InfoPath.

   

   1. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (Instruções sigam a ilustração.)

	Tipo de conteúdo Mantenha a seleção predefinitiva como All, ou selecione um tipo de conteúdo específico.
	Fluxo de trabalho Selecione o modelo Recolha assinaturas – SharePoint 2010. Nota: Se o modelo 'Recolha assinaturas ' SharePoint 2010' não aparecer na lista, contacte o administrador do SharePoint para saber se o ativo para a recolha do site ou espaço de trabalho. Se tiver permissões de recolha do Site, consulte os modelos de fluxo de trabalho do SharePoint.
	Name Digite um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para os utilizadores desta lista ou biblioteca. Para sugestões sobre o nome do seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLANO deste artigo.
	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefas (novas) para ter uma nova lista criada. Para obter informações sobre as razões para a criação de uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANO deste artigo.
	Lista do Histórico Selecione uma lista de histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de histórico existente ou clicar na lista de novos históricos para ter uma nova lista criada. Para obter informações sobre as razões para a criação de uma nova lista de história (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANO deste artigo.
	Opções de início Especificar a forma ou a forma como este fluxo de trabalho pode ser iniciado. Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento PLANO deste artigo.

1. Quando todas as definições deste formulário forem como as deseja, clique em Seguinte.

2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
   (Instruções sigam a ilustração.)

   Os produtos SharePoint apresentam-lhe todas as opções nesta segunda página do formulário de associação cada vez que inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que possa fazer alterações a essas opções apenas para um único caso.

	Atribuir a Introduza nomes ou endereços para as pessoas a quem deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)    Introduza os nomes ou endereços na ordem em que pretende que as tarefas sejam atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)    A ordem dos nomes ou moradas não importa. Se incluir uma lista de grupo ou distribuição    Será atribuída uma tarefa de grupo: Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro terá de reclamar e completar a tarefa. Para obter instruções sobre a reclamação e o preenchimento de uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETE deste artigo.
	Ordem Especificar se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre a utilização de fases em série e paralelas, consulte o segmento PLANO deste artigo.
	Adicione uma nova etapa Adicione todas as etapas que quiser para além da primeira que acabou de configurar. Para eliminar um estágio inteiro, clique no campo 'Atribuir Para' para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, consulte o segmento PLANO deste artigo.
	CC Insira os nomes ou endereços de e-mail de qualquer pessoa que deve ser notificada cada vez que o fluxo de trabalho começa ou termina. Introduzir um nome aquinão resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de paragem sem necessidade de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que inicialmente adicionou recebe as notificações de início e paragem sem necessidade de ser especificada neste campo.

1. Quando tiver todas as definições nesta página da forma que as deseja, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos SharePoint criam a sua nova versão workflow.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto para iniciar e testar o seu novo fluxo de trabalho, vá ao segmento START deste artigo.

Encontrará instruções para inserir linhas de assinatura num documento no segmento INSERT deste artigo.

Duas questões têm de estar em ordem antes de poder adicionar um fluxo de trabalho:

E-mail   Para que o fluxo de trabalho envie notificações por e-mail, o e-mail deve ser ativado para o seu site. Se não tem a certeza de que isto já foi feito, consulte o administrador do SharePoint.

Permissões    As definições predefinidos dos produtos SharePoint exigem que tenha a permissão de Listas de Gestão para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão de Manage Lists por padrão; o grupo de Membros e o grupo de Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Siga estes passos:

1. Aceda à página inicial para a recolha do site(não a página inicial de um site ou subsite dentro da coleção).

2. Clique em Definições e, em seguida, clique em Definições de Site.

   Em SharePoint no Microsoft 365, clique em Definições , clique em conteúdo do Site. A partir do conteúdo do Site, clique nas definições do Site.

3. Na página 'Definições do Site', nas Galerias de Design Web,clique em 'Tipos de Conteúdo do Site'.
   

4. Na página 'Tipos de Conteúdo do Site', clique no nome do tipo de conteúdo do site para o qual pretende adicionar um fluxo de trabalho.

   Nota: Os fluxos de trabalho de Recolha de Assinaturas só podem ser executados em documentos criados em Word, Excel ou InfoPath.

   

   1. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, em Definições,clique em Definições de Fluxo de Trabalho.
      

   2. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Adicionar um fluxo de trabalho.
      

   3. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (Instruções sigam a ilustração.)

	Fluxo de trabalho Selecione o modelo Recolha assinaturas – SharePoint 2010. Nota: Se o modelo 'Recolha assinaturas ' SharePoint 2010' não aparecer na lista, contacte o administrador do SharePoint para saber se o ativo para a recolha do site ou espaço de trabalho. Se tiver permissões de recolha do Site, consulte os modelos de fluxo de trabalho do SharePoint.
	Name Digite um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para os utilizadores desta coleção do site. Para sugestões sobre o nome do seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLANO deste artigo.
	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefas (novas) para ter uma nova lista criada. Para obter informações sobre as razões para a criação de uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANO deste artigo.
	Lista do Histórico Selecione uma lista de histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de histórico existente ou clicar na lista de novos históricos para ter uma nova lista criada. Para obter informações sobre as razões para a criação de uma nova lista de história (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANO deste artigo.
	Opções de início Especificar a forma ou a forma como este fluxo de trabalho pode ser iniciado. Para obter informações sobre as várias opções, consulte o segmento PLANO deste artigo.
	Atualizar lista e tipos de conteúdo do site? Especificar se este fluxo de trabalho deve ser adicionado a (associado) a todos os outros tipos de conteúdo sonoro e de lista que herdam deste tipo de conteúdo. A operação que realiza toda a adição adicional pode demorar muito tempo a ser concluída. Se a herança tiver sido quebrada para quaisquer sites ou subsites onde deseja que este fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdado, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

1. Quando todas as definições desta página forem como as deseja, clique em Seguinte.

2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
   (Instruções sigam a ilustração.)

   Os produtos SharePoint apresentam-lhe todas as opções nesta segunda página do formulário de associação cada vez que inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que possa fazer alterações a estas opções apenas por um exemplo.

	Atribuir a Introduza nomes ou endereços para as pessoas a quem deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)    Introduza os nomes ou endereços na ordem em que pretende que as tarefas sejam atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)    A ordem dos nomes ou moradas não importa. Se incluir uma lista de grupo ou distribuição    Será atribuída uma tarefa de grupo: Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro terá de reclamar e completar a tarefa. Para obter instruções sobre a reclamação e o preenchimento de uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETE deste artigo.
	Ordem Especificar se as tarefas nesta fase devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre a utilização de fases em série e paralelas, consulte o segmento PLANO deste artigo.
	Adicione uma nova etapa Adicione todas as etapas que quiser para além da primeira que acabou de configurar. Para eliminar um estágio inteiro, clique no campo 'Atribuir Para' para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, consulte o segmento PLANO deste artigo.
	CC Insira os nomes ou endereços de e-mail de qualquer pessoa que deve ser notificada cada vez que o fluxo de trabalho começa ou termina. Introduzir um nome aquinão resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de paragem sem necessidade de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que inicialmente adicionou recebe as notificações de início e paragem sem necessidade de ser especificada neste campo.

1. Quando tiver todas as definições nesta página da forma que as deseja, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos SharePoint criam a sua nova versão workflow.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto para iniciar e testar o seu novo fluxo de trabalho, vá ao segmento START deste artigo.

Encontrará instruções para inserir linhas de assinatura num documento no segmento INSERT deste artigo.

Para inserir uma linha de assinatura em Word ou Excel:

1. No documento ou na folha de cálculo, clique para localizar o cursor onde pretende inserir uma linha de assinatura.

2. No separador Inserir, no grupo Texto, clique em Signature Line.

3. Na caixa de diálogo Signature Setup, complete qualquer, todos ou nenhum destes quatro campos:

   • Signatário sugerido   
     O nome completo do signatário.
     (Exibido na assinatura completa.)

   • Título sugerido do   
     signatário (Exibido na assinatura completa.)

   • Endereço de e-mail   
     sugerido do signatário (Não exibida na assinatura completa.)

   • Instruções para o signatário   
     Qualquer informação útil ou necessária para o signatário.
     (Não exibida na assinatura completa.)
     

4. Ainda na mesma caixa de diálogo, selecione ou limpe as seguintes caixas de verificação:

   • Deixe o signatário adicionar comentários na caixa   
     de diálogo Sign Deixe o signatário escrever o seu propósito para a assinatura.
     (O que os tipos de sinalizador não serão apresentados na assinatura completa.)

   • Mostrar data de sinal na linha   
     de assinatura A data em que a assinatura é adicionada.
     (Exibido na assinatura completa.)

5. Clique em OK.

Repita o mesmo procedimento para adicionar mais linhas de assinatura.

Para eliminar uma linha de assinatura em Word ou Excel:

1. Clique na linha de assinatura para selecioná-la.

2. Prima DELETE.

Para inserir uma linha de assinatura em InfoPath:

1. No formulário, clique para localizar o cursor onde pretende inserir uma linha de assinatura.

2. No separador Casa da fita, no grupo Controlos, clique na Linha Assinatura.

3. Clique na linha de assinatura para selecioná-la, clique com o botão direito e, no menu de atalho, clique em Signature Line Properties.

4. Na caixa de diálogo Signature Line Properties, no separador Geral, preencha qualquer, todos ou nenhum destes quatro campos:

   • Mensagem que os signatários verão antes de assinar   
     Qualquer informação útil ou necessária para o signatário.
     (Não exibida na assinatura completa.)

   • Nome do signatário   
     (Exibido na assinatura completa.)

   • Título do signatário   
     (Exibido na assinatura completa.)

   • Endereço de e-mail do signatário   
     (Não exibida na assinatura completa.)
     

5. Faça quaisquer ajustes que pretenda no separador Tamanho e no separador Avançado.

6. Clique em OK.

Para eliminar uma linha de assinatura em InfoPath:

• Clique no controlo para selecioná-lo e, em seguida, prima DELETE.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto para testar o seu novo fluxo de trabalho, vá ao segmento START deste artigo.

Se estiver a completar uma tarefa de fluxo de trabalho, vá (ou volte) ao segmento COMPLETE deste artigo.

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para iniciar automaticamente, então cada vez que ocorre um evento de desencadeamento, o fluxo de trabalho funciona no documento que o desencadeou.

Quando começa, o fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa a cada destinatário. Entretanto, também envia notificações iniciais (distintas das notificações de tarefas) à pessoa que inicialmente adicionou o fluxo de trabalho e a qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Se as linhas de assinatura necessárias ainda não estiverem presentes no documento antes da ação de desencadeamento iniciar o fluxo de trabalho, então devem ser inseridas antes da primeira assinatura ser adicionada ao documento.

Uma nota sobre permissões    Normalmente, tem de ter a permissão de Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por defeito, o grupo de membros e o grupo proprietários têm esta permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode escolher, numa base de fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, para exigir a permissão de Listas de Gestão para pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao escolher esta opção, os Proprietários podem essencialmente especificar que só eles e outros Proprietários podem iniciar um determinado fluxo de trabalho. Para mais detalhes, consulte o segmento Learn deste artigo.)

Dois lugares para começar

Pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de qualquer um dos dois lugares:

• Da lista ou biblioteca onde o documento está armazenado.

• A partir de dentro do próprio documento, aberto no programa microsoft Office no qual foi criado. (Note que este deve ser o programa completo, instalado e não uma versão de aplicação web.)

As duas secções restantes deste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

1. Ou adicione todas as linhas de assinatura necessárias ao documento, ou organize com os participantes do fluxo de trabalho para garantir que todas as linhas de assinatura estão presentes no documento antes que qualquer participante adicione a sua assinatura a uma das linhas.

2. Vá à lista ou biblioteca onde o documento em que pretende executar o fluxo de trabalho está armazenado.

3. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, no separador Ficheiros da fita, no grupo Workflows, clique em Workflows.
    

4. Nos fluxos de trabalho: Página Nome dodocumento, em Iniciar um novo fluxo de trabalho,clique no fluxo de trabalho que pretende executar.
   

5. Na forma de iniciação, faça quaisquer alterações que pretenda aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

   Nota: As alterações efetuadas aqui, na forma de iniciação, são utilizadas apenas durante o caso atual do fluxo de trabalho. Se pretender fazer quaisquer alterações que se apliquem sempre que o fluxo de trabalho for executado, ou se pretender alterar as definições de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

	Atribuir a Faça quaisquer alterações na lista de pessoas a quem pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez    Introduza os nomes ou endereços na ordem em que as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo    A ordem dos nomes ou moradas não importa. Se incluir uma lista de grupo ou distribuição    Será atribuída uma tarefa de grupo: Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro terá de reclamar e completar a tarefa. Para obter instruções sobre a reclamação e o preenchimento de uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETE deste artigo.
	Ordem Certifique-se de que as especificações relativas à atribuição das tarefas em cada segmento uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) são como as deseja. Para obter mais informações sobre a utilização de fases em série e paralelas, consulte o segmento PLANO deste artigo.
	Adicione uma nova etapa Adicione todas as etapas que desejar para além das que estão configuradas atualmente. Para eliminar um estágio inteiro, clique no campo 'Atribuir Para' para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, consulte o segmento PLANO deste artigo.
	CC Faça quaisquer adições ou remoção que desejar. Lembre-se que: Introduzir um nome aquinão resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de paragem sem necessidade de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que inicialmente adicionou recebe as notificações de início e paragem sem necessidade de ser especificada neste campo.

1. Quando tiver todas as definições no formulário de iniciação da forma que as deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações iniciais para si e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

1. Ou adicione todas as linhas de assinatura necessárias ao documento, ou organize com os participantes do fluxo de trabalho para garantir que todas as linhas de assinatura estão presentes no documento antes que qualquer participante adicione a sua assinatura a uma das linhas.

2. Abra o documento no programa do Office instalado no seu computador.

   Nota: Este método não pode ser utilizado quando o documento está aberto numa versãoweb do programa Microsoft Office. Deve estar aberto na versão completa e instalada do programa no seu computador.

3. No documento aberto, clique no separador 'Ficheiro', clique em Guardar & Enviare, em seguida, clique no fluxo de trabalho que pretende executar no documento.

4. Se vir a seguinte mensagem, dizendo-lhe que o fluxo de trabalho precisa que o ficheiro seja registado, clique no botão 'Fazer'.
   (Se não vir esta mensagem, vá para o passo 5.)

5. Clique no botão de fluxo de trabalho de início grande.

6. Na página Change a Workflow, no formulário de iniciação, faça quaisquer alterações que pretenda aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

   Nota: As alterações efetuadas aqui, na forma de iniciação, são utilizadas apenas durante o caso atual do fluxo de trabalho. Se pretender fazer quaisquer alterações que se apliquem sempre que o fluxo de trabalho for executado, ou se pretender alterar as definições de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

	Atribuir a Faça quaisquer alterações na lista de pessoas a quem pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez    Introduza os nomes ou endereços na ordem em que as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo    A ordem dos nomes ou moradas não importa. Se incluir uma lista de grupo ou distribuição    Será atribuída uma tarefa de grupo: Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas apenas um membro terá de reclamar e completar a tarefa. Para obter instruções sobre a reclamação e o preenchimento de uma tarefa de grupo, consulte o segmento COMPLETE deste artigo.
	Ordem Certifique-se de que as especificações relativas à atribuição das tarefas em cada segmento uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) são como as deseja. Para obter mais informações sobre a utilização de fases em série e paralelas, consulte o segmento PLANO deste artigo.
	Adicione uma nova etapa Adicione todas as etapas que desejar para além das que estão configuradas atualmente. Para eliminar um estágio inteiro, clique no campo 'Atribuir Para' para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, consulte o segmento PLANO deste artigo.
	CC Faça quaisquer adições ou remoção que desejar. Lembre-se que: Introduzir um nome aquinão resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de paragem sem necessidade de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que inicialmente adicionou recebe as notificações de início e paragem sem necessidade de ser especificada neste campo.

1. Quando tiver as definições no formulário de iniciação da forma que as deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações iniciais para si e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

O que vem a seguir?

• Se esta for a primeira vez que este fluxo de trabalho é executado, os outros participantes precisarão de informações e assistência para completar as suas tarefas atribuídas? (Podem achar útil o segmento COMPLETE deste artigo.)

• Além disso, é uma boa ideia verificar se os participantes estão a receber as suas notificações por e-mail, e em particular que as notificações não estão a ser mal tratadas pelos seus filtros de correio publicitário não solicitado.

• E, claro, pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para se completar. Aceda ao segmento COMPLETE deste artigo para obter os detalhes.

• Entretanto, para saber como pode acompanhar o progresso da atual instância do fluxo de trabalho, vá para o segmento MONITOR deste artigo.

Quando lhe é atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho, normalmente descobre-se a tarefa de uma de três maneiras:

• Você recebe uma notificação de tarefa de e-mail.

• Abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens que lhe informa que lhe foi atribuída uma tarefa relacionada.

• Verifique o site do SharePoint e descubra que uma ou mais tarefas estão atualmente atribuídas a si.

Quando descobre que lhe foi atribuída uma tarefa de fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas, normalmente faz duas coisas:

• Rever o documento    Abre-se e revê o documento e, em seguida, assina-o (ou não).

• Complete a tarefa    Você completa e submete o formulário de tarefa.

Muitas vezes, portanto, os seguintes três itens estão envolvidos na sua conclusão da tarefa:

• A mensagem de notificação (que recebe como e-mail)

• O documento submetido para a sua assinatura (que abre e depois assina, ou não)

• O formulário de tarefa (que abre, completa e submete)

Aqui está o que estes três itens parecem.

(Note que se a tarefa não lhe for atribuída pessoalmente, mas a todo um grupo ou lista de distribuição da qual é membro, então deverá reclamar a tarefa antes de a completar. Para mais informações, consulte a Tarefa de Grupo da Reivindicação antes de a completar neste segmento.)

Siga estes passos:

1. Na mensagem de notificação de tarefa, na revisão destas instruções de tarefa, clique no link para o documento.

2. No documento aberto, clique no botão De abertura deste botão de tarefa na barra de mensagens.

(Note que se a tarefa não lhe for atribuída pessoalmente, mas a todo um grupo ou lista de distribuição da qual é membro, então deverá reclamar a tarefa antes de a completar. Para mais informações, consulte a Tarefa de Grupo da Reivindicação antes de a completar neste segmento.)

Siga estes passos:

1. Na lista ou biblioteca onde o documento a rever é armazenado, clique no link In Progress associado ao documento e ao fluxo de trabalho.

2. Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', clique no título da sua tarefa.

3. No formulário de tarefa, na tarefa Este fluxo de trabalho aplica-se à barra de mensagens, clique no link para o documento.

Note que se a tarefa não lhe for atribuída pessoalmente, mas a todo um grupo ou lista de distribuição da qual é membro, então deverá reclamar a tarefa antes de a completar. Para mais informações, consulte a Tarefa de Grupo da Reivindicação antes de a completar neste segmento.

Esteja também ciente de que se a linha de assinatura for configurada para um utilizador específico, e assinar a linha enquanto inicia sessão como um utilizador diferente, a discrepância poderá ser visível na linha de assinatura. Neste exemplo, a linha de assinatura foi criada para Frank Martinez, mas a assinatura foi adicionada por alguém que entrou como Anna Lidman.

No exemplo seguinte, o documento foi criado em Word.

Note as três barras de mensagem amarelas no topo do documento:

Marcado como Final   Esta barra de mensagens diz-lhe que pelo menos uma pessoa já acrescentou a sua assinatura numa linha de assinatura.

Assinaturas    Pode clicar no botão Ver Assinaturas para abrir o painel Signatures. Em Assinaturas Solicitadas,clique na seta ao lado do seu nome e, em seguida, no menu suspenso, clique em Assinar.

Se vir uma mensagem sobre fornecedores de serviços de assinatura digital de terceiros, clique em OK para continuar. (Para evitar ver a mensagem no futuro, selecione a caixa de verificação.)

A caixa de diálogo sinal abre.

Para assinar o documento, basta digitar o seu nome na caixa ao lado do grande X, clique em Assinare, em seguida, clique em OK na caixa de diálogo de confirmação de assinatura.

Lembre-se: Se o seu nome aparecer mais de uma vez na lista de Assinaturas Solicitadas, então há mais de uma linha de assinatura para adicionar a sua assinatura. Utilize este mesmo procedimento para adicionar cada assinatura.

Tarefa de fluxo de trabalho   Quando estiver pronto para preencher e submeter o formulário de tarefa, clique no botão de tarefa Abrir este botão de tarefa na barra de mensagem de tarefa de fluxo de trabalho.

O formulário de tarefa para uma tarefa de fluxo de trabalho De Recolha de Assinaturas é algo parecido com isto.

Note que os dois primeiros controlos(Eliminar item e Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título do Documento) não aparecem no formulário de tarefa quando é aberto a partir de dentro do documento a ser assinado. Só aparecem quando o formulário de tarefa é aberto diretamente a partir da mensagem de notificação de tarefa ou da lista de tarefas na página 'Estado do Fluxo de Trabalho'.

	Eliminar Item Para eliminar esta tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique no link aqui. Excluir a tarefa não apaga o documento a ser assinado. Uma tarefa que foi eliminada já não aparece na área de Tarefas da página 'Estado do Fluxo de Trabalho'. (No entanto, a supressão ainda é registada na área de História da página.) Nota: Se não iniciou este caso do fluxo de trabalho, talvez queira verificar com a pessoa que o iniciou – ou, se começou automaticamente, a pessoa que inicialmente o adicionou – antes de apagar a tarefa.
	Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título de Documento Para abrir o documento a ser assinado, clique no link aqui.
	Estado, Solicitado por, Comentários Consolidados, Data de Vencimento Não é possível editar ou alterar entradas nestes quatro campos, mas pode achar a informação nelas útil. Note que a caixa de Comentários Consolidados contém todos os comentários apresentados sob a forma pelos participantes que já tenham preenchido as suas tarefas neste mesmo caso do fluxo de trabalho. Da mesma forma, depois de submeter o seu próprio formulário, qualquer texto que inclua na caixa de Comentários (4) também aparecerá na caixa de Comentários Consolidados para os participantes seguintes.
	Comentários Qualquer texto que introduza aqui será gravado no Histórico do Fluxo de Trabalho e também aparecerá no campo comentários consolidados (3) para os participantes seguintes.
	Sinal Quando tiver assinado o documento e dactilografado qualquer feedback que pretenda contribuir no campo Comentários, clique neste botão para submeter o formulário e completar a sua tarefa.
	Cancelar Para fechar o formulário de tarefa sem guardar quaisquer alterações ou respostas, clique neste botão. A tarefa permanecerá incompleta e atribuída a si.
	Reatribuir tarefa Para reatribuir esta tarefa a outra pessoa, clique neste botão. Para uma ilustração da página onde você vai inserir os detalhes da reatribuição, e para mais instruções, vá à secção 7 neste segmento, reatribua a sua tarefa a outra pessoa. Nota: Esta opção pode ser desligada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Se apenas uma tarefa for atribuída a um grupo inteiro a que pertence, então qualquer membro do grupo pode reivindicar e completar essa tarefa em nome de todo o grupo.

Reclame a tarefa antes de abrir e assine o documento. Assim que reivindicares a tarefa, ela é-te atribuída, e nenhum outro membro do grupo pode completá-la. (Desta forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)

1. Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', indique o nome da tarefa atribuída ao seu grupo até aparecer uma seta.

2. Clique na seta, clique em Editar Item e, em seguida, no formulário de tarefa, clique no botão 'Tarefa's Claim.
   

Quando a página 'Estado do Fluxo de Trabalho' é atualizada, pode ver que a tarefa já não está atribuída ao grupo, mas agora especificamente a si.

Mais tarde, se pretender voltar a lançar a tarefa para o grupo sem a completar, utilize os mesmos passos para voltar ao formulário de tarefa, mas clique agora no botão 'Tarefa de Libertação'.

Se quiser que outra pessoa preencha uma tarefa de fluxo de trabalho que lhe foi atribuída, clique no botão Tarefa de Reassign no formulário de tarefa de fluxo de trabalho.

Este formulário é apresentado.

	Reatribuir tarefa para Insira o nome ou endereço da pessoa a quem pretende atribuir esta tarefa. Atribuir esta tarefa à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho — ou, se o fluxo de trabalho começou automaticamente, à pessoa que inicialmente adicionou este fluxo de trabalho — deixa este campo em branco.
	Novo Pedido Forneça qualquer informação que a pessoa a quem está a atribuir a tarefa terá de completar a tarefa. (Qualquer texto que insira aqui será adicionado na área de Comentários Consolidados.)
	Nova Duração Faça uma destas três coisas: Para manter a data de vencimento existente   Deixe este campo em branco. Para remover a data de vencimento inteiramente   Digite o número 0. Para especificar uma nova data de vencimento   Digite um número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no seguinte campo. Juntas, as duas entradas identificam o período antes da tarefa de alteração. Note que, por padrão, as tarefas de Recolha de Assinaturas não são atribuídas datas de vencimento ou duração da tarefa.
	Novas Unidades de Duração Se estiver a especificar uma nova duração de tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da tarefa ser devida. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando o formulário estiver completo, clique em Enviar. A sua tarefa está marcada como Concluída,uma nova tarefa é atribuída à pessoa agora responsável pela tarefa, e é enviada uma notificação de tarefa.

Qualquer nova informação que tenha fornecido está incluída no delegado por texto na nova notificação de tarefa (número 1 na seguinte ilustração).

Entretanto, todas estas alterações são rastreadas e visíveis nas secções Tarefas e Histórico da página 'Estado do Fluxo de Trabalho', como mostrado aqui.

Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link In Progress para o item e fluxo de trabalho que deseja.

Neste exemplo, o item é o documento denominado Keynote Draft e o fluxo de trabalho é a Aprovação 3.

A página 'Estado do Fluxo de Trabalho' abre.

• Se a sua lista ou biblioteca contiver um grande número de itens, pode utilizar a triagem e/ou filtragem para encontrar o item que procura mais rapidamente. Se descobrir que está a separar e/ou a filtrar repetidamente da mesma forma, poderá achar útil criar uma visão personalizada que automatiza esse arranjo específico.

• Para chegar à página de Estado do Fluxo de Trabalho, também pode clicar na visualização do estado deste link de fluxo de trabalho numa notificação de email "já iniciada" ou no link 'Ver o histórico de fluxo de trabalho' numa notificação de email "concluída" para o caso específico em que está interessado.

Aqui, sob a ilustração de cada secção da página 'Estado do Fluxo de Trabalho', encontrará as perguntas de monitorização que a secção responde.

Secção de Informação sobre fluxos de trabalho

Perguntas respondidas:

• Quem iniciou este caso do fluxo de trabalho?

• Quando começou este caso?

• Quando ocorreu a última ação neste caso?

• Em que item está a decorrer este caso?

• Qual é o estado atual deste caso?

Secção de tarefas

Perguntas respondidas:

• Quais as tarefas já foram criadas e atribuídas, e qual é o seu estado atual?

• Que tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado de cada uma dessas tarefas?

• Qual é a data de vencimento de cada tarefa que já foi criada e atribuída? (Note que, por padrão, as tarefas de Recolha de Assinaturas não são atribuídas datas de vencimento ou duração da tarefa.)

As tarefas que foram eliminadas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta secção.

Secção de História do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

• Que acontecimentos já ocorreram neste caso do fluxo de trabalho?

• Note que as tarefas atrasadas e as notificações de tarefas atrasadas não aparecem nesta área.

Há duas maneiras de parar uma instância de fluxo de trabalho em funcionamento antes da sua conclusão normal:

• Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área de Tarefas da página 'Estado do Fluxo de Trabalho'.

• Termine este fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e são eliminadas da área de Tarefas da página 'Estado do Fluxo de Trabalho'. (No entanto, continuam a refletir-se na área de História do Fluxo de Trabalho.)

Seguem-se instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas canceladas mas mantidas na lista de Tarefas e Histórico)

Se o caso atual de um fluxo de trabalho já não for necessário, pode ser cancelado.

Por predefinição, este procedimento pode ser realizado pela pessoa que iniciou este caso do fluxo de trabalho ou por qualquer pessoa que tenha a permissão de Listas de Gestão. (Mais uma vez, o grupo proprietários tem a permissão de Listas de Gestão por defeito; o grupo de membros e o grupo de Visitantes não.)

• Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link 'Cancelar todas as tarefas 'Recolha'.

Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com um estado de Cancelado. As tarefas canceladas ainda estão listadas tanto na área de Tarefas como na área de Histórico de Fluxo de Trabalho.

Fim (todas as tarefas eliminadas da lista de Tarefas mas mantidas em História)

Se ocorrer um erro, ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, pode ser encerrado.

Por predefinição, este procedimento só pode ser realizado por alguém que tenha a permissão 'Listas de Gestão'. (Mais uma vez, o grupo proprietários tem a permissão de Listas de Gestão por defeito; o grupo de membros e o grupo de Visitantes não.)

• Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no Link Fim deste fluxo de trabalho.

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e são eliminadas da área de Tarefas na página de Estado do Fluxo de Trabalho, embora ainda estejam refletidas na área de Histórico do Fluxo de Trabalho. O fluxo de trabalho termina com um estado de Cancelamento.

Na página Workflows para qualquer item, encontrará uma lista dos fluxos de trabalho atualmente em execução nesse item.

1. Vá à lista ou biblioteca onde o artigo está armazenado.

2. Aponte para o nome do item, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Workflows no menu suspenso.

3. Nos fluxos de trabalho: Página 'Nome do item', em Fluxos de Trabalho em Execução,encontrará uma lista de casos de fluxo de trabalho atualmente em execução no item.

Os administradores de recolha do site podem ver num ápice:

• Quantos fluxos de trabalho baseados em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente na coleção do site.

• Se cada modelo de fluxo de trabalho em si está atualmente ativo ou inativo na coleção do site.

• Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão atualmente em execução na recolha do site.

Faça o seguinte:

1. Abra a página inicial para a recolha do site(não a página inicial de um site ou subsite dentro da coleção).

2. Clique no ícone de Definições e, em seguida, clique em Definições de Local.
   Na página 'Definições do Site', na Administração do Sítio,clique em Fluxos de Trabalho.
   

A página Workflows abre, exibindo a informação.

O que vem a seguir?

Se esta for a primeira vez que esta versão de workflow é executada, é possível que queira utilizar as instruções no segmento REVIEW deste artigo para ver os eventos no caso e descobrir se o fluxo de trabalho funciona como quiser.

Enquanto um item permanecer na mesma lista ou biblioteca, e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, o histórico da instância mais recente pode ser acedido a partir da lista ou biblioteca.

Para ver a página de Estado do Fluxo de Trabalho para a mais recente instância de um fluxo de trabalho executado em qualquer item:

• Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link de estado para o item e fluxo de trabalho que deseja.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado Keynote draft e o fluxo de trabalho é New Doc Approval.

Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', a secção de Histórico de Fluxo de Trabalho está localizada perto do fundo.

E se quiser rever a história de um caso depois de ter feito o mesmo fluxo de trabalho de novo no mesmo item?

Na verdade, pode fazê-lo até 60 dias, a partir de dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca, ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho. (Sessenta dias é o tempo que os produtos SharePoint mantêm o histórico de tarefas para fluxos de trabalho.)

Da lista ou biblioteca

1. Vá à lista ou biblioteca onde o artigo está armazenado.

2. Clique no ícone na frente do nome do item para selecionar o item e, em seguida, no separador Ficheiros da fita, no grupo Workflows, clique em Workflows.

3. Nos fluxos de trabalho: Página 'Nome do item', em fluxos de trabalho preenchidos,clique no nome ou estado da instância de fluxo de trabalho que pretende rever.
   
   A página de Estado do Fluxo de Trabalho para este caso abre.

A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho

• Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho para o caso que pretende rever e, em seguida, clique na ligação de histórico de fluxo de trabalho.

A página de Estado do Fluxo de Trabalho para este caso abre.

Para reter todas as suas notificações de conclusão, talvez queira criar uma regra do Outlook. Crie a regra para copiar todas as mensagens recebidas que tenham o texto preenchido na linha Subject na sua própria pasta separada. (Certifique-se de que a regra do Outlook copia as mensagens recebidas e não as move simplesmente, ou não aparecerão também na sua caixa de entrada.)

Para saber como uma das suas versões de fluxo de trabalho está a funcionar de forma geral - ao longo do tempo e ao longo de várias instâncias - pode criar um ou ambos os relatórios predefinidos:

• Relatório de Duração da Atividade    Use este relatório para ver as médias do tempo que cada atividade está a demorar para que cada atividade dentro de um fluxo de trabalho seja concluída, bem como quanto tempo leva cada execução completa ou instância desse fluxo de trabalho para ser concluído.

• Relatório de Cancelamento e Erro    Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho está frequentemente a ser cancelado ou se encontra erros antes de ser concluído.

Crie os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

1. Na lista ou na biblioteca, na coluna Status para esse fluxo de trabalho, clique em qualquer link de informações de estado.
   

2. Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', em Histórico de Fluxo de Trabalho,clique em Ver Relatórios de fluxo de trabalho.
   

3. Localize o fluxo de trabalho para o qual deseja ver um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que pretende visualizar.
   

4. Na página Personalizar, guarde ou altere o local onde o ficheiro de relatório será criado e, em seguida, clique em OK.
   
   O relatório é criado e guardado para o local especificado.

5. Quando o relatório estiver completo, pode clicar no link indicado na seguinte ilustração para o visualizar. Caso contrário, clique em OK para terminar e feche a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para ver o relatório, vai encontrá-lo no local especificado no passo anterior.)
   

O que vem a seguir?

Se o seu fluxo de trabalho funcionar da forma que deseja, está pronto para começar a usá-lo.

Se há algo que queira mudar sobre como funciona, veja o segmento CHANGE deste artigo.

Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para saber como uma das suas versões de fluxo de trabalho está a funcionar de forma geral - ao longo do tempo e ao longo de várias instâncias - pode criar um ou ambos os relatórios predefinidos:

• Relatório de Duração da Atividade    Use este relatório para ver as médias do tempo que cada atividade está a demorar para que cada atividade dentro de um fluxo de trabalho seja concluída, bem como quanto tempo leva cada execução completa ou instância desse fluxo de trabalho para ser concluído.

• Relatório de Cancelamento e Erro    Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho está frequentemente a ser cancelado ou se encontra erros antes de ser concluído.

Crie os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

1. Na lista ou na biblioteca, na coluna Status para esse fluxo de trabalho, clique em qualquer link de informações de estado.
   

2. Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', em Histórico de Fluxo de Trabalho,clique em Ver Relatórios de fluxo de trabalho.
   

3. Localize o fluxo de trabalho para o qual deseja ver um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que pretende visualizar.
   

4. Na página Personalizar, guarde ou altere o local onde o ficheiro de relatório será criado e, em seguida, clique em OK.
   
   O relatório é criado e guardado para o local especificado.

5. Quando o relatório estiver completo, pode clicar no link indicado na seguinte ilustração para o visualizar. Caso contrário, clique em OK para terminar e feche a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para ver o relatório, vai encontrá-lo no local especificado no passo anterior.)
   

O que vem a seguir?

Se o seu fluxo de trabalho funcionar da forma que deseja, está pronto para começar a usá-lo.

Se há algo que queira mudar sobre como funciona, veja o segmento CHANGE deste artigo.

Para erosão permanente das definições para um fluxo de trabalho existente, abre e edita o formulário de associação que foi originalmente utilizado para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho funcionar em apenas uma lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca em que o fluxo de trabalho funciona.

2. Na Fita, clique no separador Lista ou Biblioteca.

   Nota: O nome do separador pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários este separador é denominado Calendário.

3. No grupo Definições, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho para o que pretende alterar as definições.

   Nota: Se o fluxo de trabalho de Recolha de Assinaturas que pretende não aparecer na lista, pode estar associado a apenas um tipo de conteúdo. Quais fluxos de trabalho que aparecem nesta lista são controlados pelas associações de fluxo de trabalho show deste tipo de controlo, localizado um pouco acima da lista. (Ver a ilustração.) Clique nas opções do tipo conteúdo no menu suspenso para descobrir qual exibe o fluxo de trabalho que deseja. Quando o fluxo de trabalho que deseja aparecer na lista, clique no nome do fluxo de trabalho.

5. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente usado para adicionar o fluxo de trabalho, fazer e salvar as alterações que deseja.

   Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento ADD apropriado(Lista/biblioteca ou recolha do Site)deste artigo.

Se o fluxo de trabalho funcionar em todas as listas e bibliotecas na coleção do site

1. Abra a página inicial para a recolha do site(não a página inicial de um site ou subsite dentro da coleção).

2. Clique no ícone de Definições e, em seguida, clique em Definições de Local.

Na página 'Definições do Site', em Galerias,clique em 'Tipos de Conteúdo do Site'.

1. Na página 'Tipos de Conteúdo do Site', clique no nome do tipo de conteúdo do site em que o fluxo de trabalho é executado.
   

2. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, em Definições,clique em Definições de Fluxo de Trabalho.
   

3. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho para o que pretende alterar as definições.

4. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi originalmente usado para adicionar o fluxo de trabalho, fazer e salvar as alterações que deseja.

   Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento ADD apropriado(Lista/biblioteca ou recolha do Site)deste artigo.

Se o fluxo de trabalho funcionar em apenas uma lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca em que o fluxo de trabalho funciona.

2. Na Fita, clique no separador Lista ou Biblioteca.

   O nome do separador pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários este separador é denominado Calendário.

3. No grupo Definições, clique em Definições de Fluxo de Trabalho

4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover um fluxo de trabalho.

5. Utilize o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
   

Existem cinco colunas no formulário:

• Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

• Instâncias    Número de casos do fluxo de trabalho atualmente em execução em itens.

• Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.

• Sem Novas Instâncias    Opção que permite que quaisquer instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho se concretizem, mas desativa o fluxo de trabalho, tornando-o indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para voltar a ativar o fluxo de trabalho mais tarde, volte a esta página e selecione Permitir.)

• Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da lista ou da biblioteca. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas, e a coluna para esse fluxo de trabalho já não aparece na página da lista ou biblioteca. (Esta açãonãoéreversível.)