Tudo sobre fluxos de trabalho Aprovação

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Se tudo o que precisa de fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho aprovação    Desloque-se para baixo até ao segmento Concluir e expanda-o. Pode não precisar de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Se quiser adicionar, iniciar, monitorizar e manter fluxos de trabalho    Se ainda não estiver familiarizado com estas tarefas, poderá considerar útil percorrer este artigo, segmentar por segmento, a primeira vez que criar e adicionar um fluxo de trabalho. Assim que estiver familiarizado com as informações e o esquema do artigo, poderá aceder diretamente ao segmento de que precisa em quaisquer visitas de devolução.

Aprovação de conteúdo e aprovação de publicação    Pode ter listas ou bibliotecas nas quais pretende que os novos itens e/ou novas versões dos itens atuais sejam revistos quanto à precisão dos respetivos conteúdos ou à adequação do respetivo formulário e estilo, antes de serem visíveis para todas as pessoas que têm acesso à lista. Este tipo de processo de revisão chama-se aprovação de conteúdo e pode utilizar um fluxo de trabalho aprovação para controlar a aprovação de conteúdo numa lista ou biblioteca. (Existe também um fluxo de trabalho aprovação de publicação muito semelhante, criado especialmente para utilização em sites do SharePoint que publicam páginas Web na Internet.)

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Um fluxo de trabalho aprovação é uma funcionalidade do SharePoint que encaminha um documento ou outro item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint para uma ou mais pessoas para aprovação ou rejeição. O fluxo de trabalho automatiza, simplifica e uniformiza todo o processo.

O fluxo de trabalho de Aprovação básico incluído nos produtos SharePoint funciona como um modelo. Com este modelo, pode adicionar vários fluxos de trabalho de Aprovação aos seus sites. Cada fluxo de trabalho que adicionar é uma versão exclusiva do fluxo de trabalho de Aprovação básico, cada um com a sua própria forma de trabalho especializada, com base nas definições que especificar quando o adicionar.

Secções neste segmento

1. O que é que um fluxo de trabalho de Aprovação pode fazer por mim?

2. O que é que um fluxo de trabalho de Aprovação não pode fazer?

3. Quem pode utilizar este tipo de fluxo de trabalho?

4. Como planeia, adiciona, executa e mantém este tipo de fluxo de trabalho?

1. O que pode um fluxo de trabalho aprovação fazer por mim?

• Quando adiciona pela primeira vez um fluxo de trabalho aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, pode especificar quantos participantes devem incluir e indicar se as respetivas tarefas são atribuídas uma após a outra (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo). Pode até decidir se pretende dividir as tarefas dos participantes em duas ou mais fases separadas, bem como especificar uma data para conclusão final e/ou a hora permitida para a conclusão de cada tarefa. E sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente num item, pode modificar qualquer uma destas definições.

• O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: aprovar ou rejeitar o item, pedir uma alteração no item, reatribuir a tarefa ou cancelar ou eliminar a tarefa.

• Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, pode monitorizar o progresso e fazer ajustes (se necessário) a partir de uma única página central do Estado do Fluxo de Trabalho.

• Durante 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho que ocorreram durante esta execução (ou instância) do fluxo de trabalho ainda está disponível na página Estado do Fluxo de Trabalho, para referência informal.

Também pode utilizar um fluxo de trabalho aprovação para gerir um processo de aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca. Para obter mais informações, veja o segmento Controlo deste artigo.

2. O que não pode fazer um fluxo de trabalho aprovação?

Normalmente, os participantes num fluxo de trabalho aprovação não têm permissão para fazer alterações no item que está a ser revisto. Em vez disso, os participantes podem pedir que sejam feitas alterações ao item no decurso da instância do fluxo de trabalho. Se quiser adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes inserem comentários e alterações registadas no próprio item, consulte o artigo Tudo sobre a Recolha de Fluxos de trabalho de Comentários, na secção Consulte Também .

Além disso, os fluxos de trabalho de Aprovação não foram concebidos para recolher assinaturas. Se quiser utilizar um fluxo de trabalho para recolher assinaturas num documento do Microsoft Word, num livro do Microsoft Excel ou num formulário do Microsoft InfoPath, consulte o artigo Tudo sobre recolher fluxos de trabalho de Assinaturas, na secção Consulte Também.

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3. Quem pode utilizar este tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um fluxo de trabalho   Por predefinição, tem de ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

Para iniciar um fluxo de trabalho   Também por predefinição, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já tenha sido adicionado. (O grupo Membros e o grupo Proprietários têm a permissão Editar Itens por predefinição; o grupo Visitantes não.)

Em alternativa, os Proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. (Para tal, selecione a caixa de verificação Exigir Gerir Listas Permissões para iniciar este fluxo de trabalho, na primeira página do formulário de associação.)

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4. Como planeia, adiciona, executa e mantém este tipo de fluxo de trabalho?

Estas são as fases básicas:

• ANTES da execução do fluxo de trabalho (planear, adicionar, iniciar)   
  Antes de adicionar um fluxo de trabalho, planeie onde pretende adicioná-lo (para uma única lista ou biblioteca, ou para toda a coleção de sites) e os detalhes de como irá funcionar. Depois de adicionar e configurar o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho num item específico. O fluxo de trabalho também pode ser configurado para ser executado automaticamente. As execuções automáticas podem ser ativadas com base em um ou em ambos os eventos de acionamento: quando um item é adicionado ou criado numa lista ou biblioteca, ou quando qualquer item numa lista ou biblioteca é alterado.

• ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (concluído, monitorize, ajuste)   
  Enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais completam as tarefas atribuídas. Os lembretes automáticos são enviados aos participantes que não cumprem os prazos das tarefas. Entretanto, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorizado a partir de uma página central de Estado do Fluxo de Trabalho para essa instância específica do fluxo de trabalho. Ajustes ao fluxo de trabalho enquanto é executado podem ser feitos a partir dessa mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou terminado a partir daí.

• Após a execução do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alteração)   
  Quando o fluxo de trabalho estiver concluído, todo o histórico dessa execução (ou instância) pode ser revisto até 60 dias na página Estado do Fluxo de Trabalho. Na mesma página, podem ser criados relatórios estatísticos sobre o desempenho desta versão do fluxo de trabalho. Por fim, se alguma vez quiser alterar a forma como o fluxo de trabalho funciona, pode abrir e editar o formulário de associação que concluiu quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.

O fluxograma seguinte ilustra estas fases da perspetiva da pessoa que está a adicionar um novo fluxo de trabalho.

Neste segmento, identificamos as decisões que precisa de tomar e as informações que precisa de reunir antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho Aprovação.

Se já estiver familiarizado com a forma de adicionar este tipo de fluxo de trabalho e apenas precisar de um lembrete sobre os passos específicos, pode aceder diretamente ao segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Secções neste segmento

1. Modelos e versões

2. Introdução ao formulário de associação

3. Doze perguntas a responder

1. Modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint funcionam como modelos principais nos quais se baseiam os fluxos de trabalho individuais específicos que adiciona às suas listas, bibliotecas e coleções de sites.

Sempre que adicionar um fluxo de trabalho Aprovação, por exemplo, está a adicionar uma versão do modelo de fluxo de trabalho Aprovação geral. Dá a cada versão o seu próprio nome e as suas próprias definições, que especifica no formulário de associação quando adiciona essa versão específica. Desta forma, pode adicionar vários fluxos de trabalho, todas as versões com base no modelo principal fluxo de trabalho Aprovação, mas cada uma das versões com o nome e adaptado para a forma específica como o irá utilizar. As versões nomeadas também podem ser referidas como instâncias de fluxo de trabalho.

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2. Apresentação do formulário de associação

Sempre que adicionar uma nova versão do fluxo de trabalho com base num dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preenche um formulário de associação para especificar a forma como pretende que a nova instância funcione.

Na secção seguinte, encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para preencher o formulário de associação. No entanto, primeiro, dedique um ou dois momentos a olhar para o formulário e os seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Segunda página do formulário de associação

Os campos na caixa vermelha nesta segunda página também aparecem no formulário de iniciação, que é apresentado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente e pode ser editado para essa execução única.

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3. Doze perguntas a responder

Assim que tiver a resposta a todas as perguntas nesta secção, estará pronto para adicionar o fluxo de trabalho.

1. Este é o tipo de fluxo de trabalho correto?

2. Uma lista ou biblioteca, ou toda a coleção de sites? e Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

3. Qual é um bom nome?

4. Listas de tarefas e listas do histórico: existente ou novo?

5. Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

6. Os tipos de conteúdo que herdam deste também obtêm este fluxo de trabalho?

7. Participantes: Que pessoas, por que ordem?

8. De que informações adicionais os participantes precisam?

9. Quando é que as tarefas devem ser concluídas?

10. Quando termina este fluxo de trabalho?

11. Quem precisa de ser notificado?

12. Este fluxo de trabalho controlará a aprovação de conteúdo?

01. Este é o tipo de fluxo de trabalho certo?

Existem vários modelos de fluxo de trabalho que têm a palavra "Aprovação" nos respetivos nomes. Este artigo diz respeito ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Aprovação – SharePoint 2010. Se não tiver a certeza de que este tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para si, consulte o segmento LEARN deste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo Acerca dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint, na secção Consulte Também .

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02. Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de sites? (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

Pode disponibilizar a nova versão do fluxo de trabalho Aprovação apenas numa única lista ou biblioteca ou pode disponibilizá-la em toda a coleção de sites.

• Se adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, pode configurá-lo para ser executado em todos os tipos de conteúdo ou apenas num único tipo de conteúdo.

• No entanto, se adicionar o fluxo de trabalho para toda a coleção de sites, tem de configurá-lo para ser executado apenas num único tipo de conteúdo de site.

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico como Documento ou Folha de Cálculo do Excel ou altamente especializado como Contrato Legal ou Especificação de Design de Produto. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis nos produtos SharePoint por predefinição, mas pode personalizá-los e adicionar outros que criar por si próprio. Para obter mais informações, consulte Criar ou personalizar um tipo de conteúdo de site e Adicionar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca.

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03. Qual é um bom nome?

Atribua um nome à sua versão do fluxo de trabalho para:

• Indica claramente para que serve.

• Distingue-o claramente de outros fluxos de trabalho.

Um exemplo

Imagine que é membro de um grupo de editores. O seu grupo quer utilizar dois fluxos de trabalho de Aprovação diferentes para gerir submissões de documentos de contribuidores externos:

• Irá executar o primeiro fluxo de trabalho em cada documento submetido para decidir se pretende aceitá-lo para o processo de edição.

• Depois de aceitar e editar um documento submetido, irá executar o segundo fluxo de trabalho no rascunho editado para decidir se pretende aceitá-lo como final.

Pode atribuir o nome Accept Submission Approval (Aceitar Aprovação de Submissão ) ao primeiro fluxo de trabalho e o segundo a Final Draft Approval (Aprovação de Rascunho Final).

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04. Listas de tarefas e listas do histórico: existente ou novo?

Pode fazer com que o fluxo de trabalho utilize a lista de Tarefas predefinida do site e a lista Histórico, utilize outras listas de Tarefas e Histórico existentes ou solicite novas listas apenas para este fluxo de trabalho.

• Se o seu site tiver vários fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho envolverem várias tarefas, considere pedir novas listas para cada fluxo de trabalho. (A gestão de listas demasiado longas pode abrandar o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma muito longa.)

• Se as tarefas e o histórico deste fluxo de trabalho tiverem dados confidenciais que pretende manter separados da lista de Tarefas geral, deve indicar definitivamente que pretende novas listas separadas para este fluxo de trabalho. (Depois de adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões adequadas estão definidas para as novas listas.)

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05. Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas, apenas automaticamente ou de qualquer forma:

• Quando inicia manualmente um fluxo de trabalho aprovação num documento ou item específico, é apresentado outro formulário, o formulário de iniciação. O formulário de iniciação contém a maioria das definições da segunda página do formulário de associação . Dessa forma, se a pessoa que inicia o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas definições (apenas para a instância atual), pode fazê-lo antes de clicar em Iniciar. Aceda à lista > menu de contexto Item > Fluxos de trabalho > Selecione o fluxo de trabalho para o iniciar manualmente.

• Com um início automático, claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, pelo que as predefinições especificadas no formulário de associação são utilizadas sem alterações.

A seguinte ilustração mostra a diferença entre inícios manuais e inícios automáticos.

Todas as alterações efetuadas no formulário de iniciação são aplicadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as predefiniçõespermanentes do fluxo de trabalho, edite o formulário de associação original, conforme explicado no segmento CHANGE deste artigo.

Inícios manuais

Se permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item elegível em qualquer altura.

As vantagens de um início manual são que o utilizador e os seus colegas só podem executar o fluxo de trabalho quando e se assim o quiser e que, sempre que o executar, terá a oportunidade de alterar algumas definições através do formulário de iniciação.

Um exemplo rápido    Se quiser executar o fluxo de trabalho apenas em itens criados por um escritor de fora da sua equipa, iniciá-lo apenas manualmente impedirá que seja executado automaticamente em itens criados por si e pelos seus colegas de equipa. (Uma solução alternativa: mantenha uma lista ou biblioteca para itens de autores na sua equipa e uma lista ou biblioteca separada para itens de todos os outros autores. Dessa forma, pode executar o fluxo de trabalho automaticamente, mas apenas na lista de autores externos. Outra solução: adicione uma condição SE e defina Criado Por para a pessoa específica.

A principal desvantagem dos inícios manuais é que alguém tem de se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for apropriado fazê-lo.

Inícios automáticos

Pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente por qualquer um dos seguintes eventos:

• Alguém tenta publicar uma versão principal de um item.

• É criado ou carregado um novo item para a lista ou biblioteca.

• Um item já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem de um início automático é que ninguém tem de se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. É executado sempre que ocorre um evento de acionamento.

Um exemplo rápido    Se for responsável pela exatidão e adequação dos itens numa lista, pode adicionar um fluxo de trabalho aprovação a essa lista e especificar-se como o único participante. Pode configurar o fluxo de trabalho para iniciar automaticamente sempre que um item na lista for alterado e sempre que for adicionado um novo item. Assim, estará sempre atualizado.

Duas desvantagens dos inícios automáticos:

• Não pode parar a execução do fluxo de trabalho sempre que ocorre um evento de acionamento.

• Não pode alterar as definições no início da instância individual.

Para obter mais informações sobre como executar automaticamente o fluxo de trabalho aprovação sempre que alguém tentar publicar uma versão principal de um item, consulte o segmento Controlo deste artigo.

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06. Os tipos de conteúdo que herdam deste também obtêm este fluxo de trabalho?

Apenas quando adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para toda a coleção de sites, é-lhe dada a opção de adicionar também o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo na coleção de sites que herdam do tipo de conteúdo ao qual está a adicionar o fluxo de trabalho.

Notas

• A operação que realiza todas as ações adicionais pode demorar muito tempo a concluir.

• Se a herança tiver sido interrompida para quaisquer sites ou subsites onde pretende que este fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdados, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

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07. Participantes: Que pessoas, por que ordem?

Terá de indicar o nome ou endereço de e-mail de cada pessoa a quem serão atribuídas as tarefas de revisão.

Uma fase ou várias fases?    Pode optar por ter apenas uma fase de tarefas de revisão ou ter várias fases. Se tiver mais do que uma fase, as fases serão executadas uma após a outra.

Críticas paralelas ou críticas em série?    Para os participantes em qualquer fase, pode optar por atribuir todas as respetivas tarefas de revisão ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter as respetivas tarefas de revisão atribuídas umas atrás das outras (em série) pela ordem indicada. A opção de série pode ser útil se, por exemplo, configurar o fluxo de trabalho para terminar após a primeira rejeição ou se quiser que os participantes possam analisar os comentários de participantes anteriores como parte do contexto das respetivas críticas.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de múltiplas fases e revisões em série:

Imagine que o Frank adiciona um novo fluxo de trabalho aprovação. Quer que os seus colegas Anna e Sean revejam cada item primeiro, antes que ele próprio o reveja. Ele também quer que o fluxo de trabalho termine antes da sua própria revisão se a Anna ou o Sean rejeitarem o item. O Frank pode configurar isto de duas formas:

• Ao utilizar uma revisão em série   Frank cria uma revisão em série em que Ana e Sean são os dois primeiros participantes e é o terceiro; e seleciona a opção Terminar na Primeira Rejeição .
  Neste acordo, a Ana tem de aprovar o item antes da tarefa do Guilherm ser atribuída e, em seguida, o Guilherm tem de aprovar o item antes de a tarefa do Frank ser atribuída. Se a Ana rejeitar o item, nem o Sean nem o Frank terão uma tarefa atribuída; e se a Ana aprovar, mas o Sean rejeitar, o fluxo de trabalho ainda termina antes de a tarefa de revisão do Frank ser atribuída.
  Eis como o Frank prepara a sua crítica em série.
  
  

• Ao utilizar duas fases   Se o Frank quer que a Anna e o Sean sejam atribuídos as suas críticas ao mesmo tempo, para que o Sean não tenha de esperar que a Anna termine antes de começar, ele pode configurar duas fases no fluxo de trabalho: a primeira uma fase paralela para as críticas da Anna e do Sean, e a segunda uma fase separada apenas para a sua própria crítica. Mais uma vez, seleciona a opção Terminar na Primeira Rejeição . A segunda fase só será iniciada quando a primeira fase estiver concluída; Por isso, mais uma vez, se a Ana ou o Sean rejeitarem o item, a tarefa de revisão do Frank nunca será atribuída.
  Eis como o Frank prepara a sua revisão paralela de duas fases.
  
  

Seguem-se diagramas de ambas as soluções.

Participantes externos    Existe um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua organização do SharePoint. Neste processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo.

Eis um diagrama desse processo:

Atribuir uma tarefa a cada grupo inteiro ou uma a cada membro do grupo?    Se incluir um endereço de grupo ou uma lista de distribuição entre os participantes do fluxo de trabalho, pode fazer com que o fluxo de trabalho atribua uma tarefa a cada membro do grupo ou atribua apenas uma tarefa a todo o grupo (mas ainda assim enviar uma notificação dessa única tarefa a cada membro). Quando apenas uma tarefa é atribuída a todo o grupo, qualquer membro do grupo pode reclamar e concluir essa única tarefa. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)

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08. De que informações adicionais os participantes precisam?

Existe um campo de texto no formulário de associação onde pode fornecer instruções, detalhes sobre requisitos, recursos, etc.

Duas coisas que pode incluir:

• Informações de contacto, caso os participantes tenham dificuldades ou perguntas.

• Se o fluxo de trabalho atribuir apenas uma única tarefa a cada grupo ou lista de distribuição, mencione aqui que um único membro de cada grupo deve reclamar a tarefa antes de a concluir. Desta forma, os outros membros do grupo não perdem tempo ao iniciar a mesma tarefa. Encontrará os detalhes sobre a afirmação de uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo

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09. Quando é que as tarefas devem ser concluídas?

Pode indicar quando é que as tarefas de fluxo de trabalho devem ser concluídas de uma ou de duas formas:

Por data do calendário    Pode especificar uma única data de calendário para a qual todas as tarefas devem ser concluídas.

• Se configurar o fluxo de trabalho para iniciar automaticamente, normalmente não deve utilizar esta opção. Isto deve-se ao facto de o valor de data que especificar não se ajustar automaticamente em relação à data atual sempre que o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente.

Por duração da tarefa    Pode especificar um número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa, começando quando essa tarefa é atribuída.

• Uma data para conclusão do calendário substitui a duração de uma tarefa especificada. Ou seja: se hoje for 10 de junho e me for atribuída uma tarefa hoje que tenha uma duração de três dias, mas que também tenha uma data para conclusão do calendário de 11 de junho, a tarefa será concluída a 11 de junho (a data para conclusão do calendário) e não no dia 13 de junho (o fim da duração de três dias).

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10. Quando termina este fluxo de trabalho?

Para evitar o tempo desperdiçado gasto em revisões desnecessárias, pode optar por que o fluxo de trabalho termine imediatamente (antes da data para conclusão especificada ou calculada) quando ocorrer um dos dois eventos:

• Qualquer participante rejeita o item.

• O item é alterado de qualquer forma.

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11. Quem precisa de ser notificado?

No campo CC , na segunda página do formulário de associação, pode introduzir nomes ou endereços para qualquer pessoa que deva ser notificada sempre que este fluxo de trabalho for iniciado ou terminado.

• Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho a essa pessoa.

• Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de fim sem ter de ser especificado neste campo.

• Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de fim sem ter de ser especificada neste campo.

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12. Este fluxo de trabalho controlará a aprovação de conteúdo?

Pode ter listas ou bibliotecas nas quais pretende que os novos itens e/ou novas versões dos itens atuais sejam revistos quanto à precisão dos respetivos conteúdos ou à adequação do respetivo formulário e estilo, antes de serem visíveis para todas as pessoas que têm acesso à lista. Este tipo de processo de revisão chama-se aprovação de conteúdo.

Nos produtos SharePoint, pode utilizar um fluxo de trabalho Aprovação para tornar o processo de aprovação de conteúdos ainda mais fácil e eficiente. Para obter mais informações, veja o segmento Controlar aprovação de conteúdo deste artigo.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto para adicionar o novo fluxo de trabalho aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, aceda ao segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Poderá ter listas e bibliotecas nas quais pretende que os novos itens e/ou novas versões dos itens atuais sejam revistos quanto à precisão dos respetivos conteúdos ou à adequação do respetivo formulário e estilo antes de serem tornados visíveis para todas as pessoas que têm acesso à lista. Este tipo de processo de revisão chama-se aprovação de conteúdo.

Nos produtos SharePoint, pode controlar a aprovação de conteúdos manualmente, sem um fluxo de trabalho; mas um fluxo de trabalho de Aprovação do SharePoint pode tornar o processo ainda mais fácil e eficiente.

Se ainda não estiver familiarizado com as funcionalidades de controlo de versões e aprovação de conteúdos nos produtos SharePoint, recomendamos que comece com uma revisão dos seguintes artigos:

• Exigir a aprovação de itens numa lista de sites ou biblioteca

• Aprovar ou rejeitar itens ou ficheiros numa lista ou biblioteca de site

• Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca

Existem duas formas através das quais um fluxo de trabalho aprovação pode controlar o processo de aprovação de conteúdos, cada forma associada a um único controlo nos formulários de associação que preenche quando adiciona o fluxo de trabalho pela primeira vez. Pode utilizar o fluxo de trabalho para ambos ou para ambos.

Controlo da publicação de versões principais

Na área Opções de Início da primeira página do formulário de associação, existe uma opção para Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item. Alguns aspetos a considerar:

• Esta opção só está disponível para um fluxo de trabalho aprovação que é executado em todos os tipos de conteúdo numa única lista ou biblioteca e não para qualquer fluxo de trabalho que seja executado apenas em itens de um único tipo de conteúdo.

• Para que esta opção esteja disponível, a aprovação de conteúdo tem de estar ativada para a lista ou biblioteca na página Definições de Controlo de Versões e a opção Criar versões principais e secundárias (rascunho) tem de estar selecionada nessa mesma página.

• Se selecionar esta opção, as duas opções que se seguem ficam indisponíveis: Iniciar este fluxo de trabalho quando é criado um novo item e Iniciar este fluxo de trabalho quando um item é alterado.

• Se selecionar esta opção, o fluxo de trabalho será executado automaticamente num item apenas quando alguém tentar publicar uma versão principal desse item.

• Em qualquer lista ou biblioteca, só pode existir um fluxo de trabalho aprovação utilizado para aprovar a publicação de versões principais. Se tentar designar um segundo fluxo de trabalho na mesma lista ou biblioteca para esta função, ser-lhe-á pedido que escolha um ou outro.

Controlo não baseado no controlo de versões

Na área Ativar Aprovação de Conteúdo da segunda página do formulário de associação, existe uma opção para Atualizar o estado de aprovação após a conclusão do fluxo de trabalho (utilize este fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo).

Esta opção está disponível no formulário, quer seja ou não necessária aprovação de conteúdo na lista ou biblioteca. De qualquer forma, o valor no campo Aprovação do item é atualizado com base no resultado do fluxo de trabalho.

Com esta opção, pode:

• Executar sempre o fluxo de trabalho manualmente ou

• Selecione uma ou mais das opções de início automático na primeira página do formulário de associação ou

• Permitir inícios manuais e automáticos

Controlo de conteúdo para sites de publicação na Web

O controlo de conteúdo é um processo especializado em sites que publicam páginas na Web. Assim, existe um fluxo de trabalho especializado de Aprovação de Publicação para utilização em sites de publicação, bem como um modelo de site (denominado Site de Publicação com Fluxo de Trabalho) que inclui uma versão desse fluxo de trabalho já personalizada para utilização na publicação na Web.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto para adicionar o novo fluxo de trabalho aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de sites, aceda ao segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Se ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá considerar útil rever o segmento LEARN e o segmento PLANO neste artigo antes de avançar com os passos neste segmento.

Secções neste segmento

1. Antes de começar

2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Tem de ter duas questões por ordem antes de poder adicionar um fluxo de trabalho:

E-mail    Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes por e-mail, o e-mail tem de estar ativado para o seu site do SharePoint. Se não tiver a certeza de que isto já foi feito, contacte o administrador do SharePoint. Consulte também SharePoint 2013 Passo a passo: Configuração para Definição de Email de Saída.

Permissões    As predefinições do SharePoint requerem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Parte superior do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga estes passos:

1. Abra a lista ou biblioteca para a qual pretende adicionar o fluxo de trabalho.

2. No friso, clique no separador Lista ou Biblioteca.

   Nota: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendário, o separador chama-se Calendário.

3. No grupo Definições , clique em Definições do Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Mostrar associações de fluxo de trabalho deste tipo, especifique se pretende que o fluxo de trabalho seja executado no documento, lista ou pasta e, em seguida, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

5. Preencha a primeira página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)

   

   	Tipo de conteúdo Mantenha a seleção predefinida como Tudo ou selecione um tipo de conteúdo específico.
   	Modelo Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2010 . Nota: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2010 não aparecer na lista, contacte o administrador do SharePoint para saber mais sobre como a ativar para a sua coleção de sites ou área de trabalho. Se for administrador, aceda a Definições do Site >Funcionalidades da Coleção de Sites > funcionalidade Ativar Fluxos de Trabalho .
   	Name Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome irá identificar este fluxo de trabalho para os utilizadores desta lista ou biblioteca. Para obter sugestões sobre a atribuição de nomes ao seu fluxo de trabalho, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas a utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Lista do Histórico Selecione uma lista do histórico a utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Histórico de Fluxos de Trabalho (novo) para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista do histórico (em vez de escolher uma existente), veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Opções de Início Especifique a forma ou formas como este fluxo de trabalho pode ser iniciado. Para obter informações sobre a seleção de opções de início, consulte o segmento PLANO deste artigo. Para obter informações sobre como utilizar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdos, incluindo a publicação de versões principais, veja o segmento Controlo deste artigo. Tenha em atenção que a opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item não é apresentada se estiver a adicionar o fluxo de trabalho apenas para um único tipo de conteúdo. Tenha também em atenção que se selecionar Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item, as duas caixas de verificação seguintes ficam indisponíveis.

6. Quando todas as definições deste formulário estiverem como pretende, clique em Seguinte.

7. Preencha a segunda página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)

   Nota: Os produtos SharePoint apresentam-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação — numeração de um a sete na ilustração seguinte, de Aprovadores a CC – sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que possa efetuar alterações a essas opções apenas para essa instância.

   

   	Atribuir a Introduza nomes ou endereçados para as pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)    Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)    A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização    do SharePoint Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.
   	Ordem Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre como utilizar a ordem de série e a ordem paralela, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Adicionar uma nova fase Adicione as fases pretendidas para além da primeira que acabou de configurar. Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir A para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Expandir grupos Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que introduzir no campo Atribuir a , selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.) Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro que introduzir no campo Atribuir a, desmarque esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Pedido Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo: Informação de Contacto. Se apropriado, uma nota sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Datas para conclusão e durações das tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída. Se este fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, é aconselhável deixar o campo Data para Conclusão para Todas as Tarefas vazio e utilizar os dois campos de duração para controlar a data para conclusão. Pode sempre fornecer uma data para conclusão exata no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente. Para obter mais informações sobre quando utilizar datas para conclusão e quando utilizar durações de tarefas, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	CC Introduza os nomes ou endereços de e-mail de qualquer pessoa que deva ser notificada sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou terminado. Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e paragem sem ter de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e paragem sem ter de ser especificada neste campo.
   	Terminar o fluxo de trabalho Selecione nenhuma destas opções ou ambas. Para obter mais informações sobre estas opções, consulte o segmento PLANO deste artigo.
   	Ativar aprovação de conteúdo Selecione esta caixa de verificação se estiver a utilizar este fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo. Para obter mais informações sobre como utilizar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdos, incluindo a publicação de versões principais, veja o segmento Controlo deste artigo.

8. Quando tiver todas as definições nesta página como pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

Se ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá considerar útil rever o segmento LEARN e o segmento PLANO neste artigo antes de avançar com os passos neste segmento.

Secções neste segmento

1. Antes de começar

2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Tem de ter duas questões por ordem antes de poder adicionar um fluxo de trabalho:

E-mail    Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes por e-mail, o e-mail tem de estar ativado para o seu site. Se não tiver a certeza de que isto já foi feito, contacte o administrador do SharePoint. Veja também SharePoint 2013 Passo a passo: Configuração para Definição de Email de Saída.

Permissões    As predefinições do SharePoint requerem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Parte superior do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga estes passos:

1. Aceda à home page da coleção de sites (não à home page de um site ou subsite na coleção).

2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do site.

3. Na página Definições do Site, em Galerias de Designer Web, clique em Tipos de Conteúdo de Site.

4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site para o qual pretende adicionar um fluxo de trabalho.

   Nota: Um fluxo de trabalho adicionado a toda a coleção de sites tem de ser adicionado apenas para itens de um único tipo de conteúdo.

   

   1. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Definições, clique em Definições do Fluxo de Trabalho.
      

   2. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Adicionar um fluxo de trabalho .
      

   3. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (As instruções seguem a ilustração.)

   

   	Modelo Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2010 . Nota: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2010 não aparecer na lista, contacte o administrador do SharePoint para saber mais sobre como a ativar para a sua coleção de sites ou área de trabalho. Se for um administrador, aceda a Definições do Site > Funcionalidades da Coleção de Sites > funcionalidade Ativar Fluxos de Trabalho.
   	Name Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para os utilizadores desta coleção de sites. Para obter sugestões sobre a atribuição de nomes ao seu fluxo de trabalho, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Lista de Tarefas Selecione uma lista de tarefas a utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Lista do Histórico Selecione uma lista do histórico a utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Histórico de Fluxos de Trabalho (novo) para criar uma nova lista. Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista do histórico (em vez de escolher uma existente), veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Opções de Início Especifique a forma ou formas como este fluxo de trabalho pode ser iniciado. Para obter informações sobre a seleção de opções de início, consulte o segmento PLANO deste artigo.
   	Adicionar este fluxo de trabalho a tipos de conteúdo subordinados? Especifique se este fluxo de trabalho deve ser adicionado a todos os outros tipos de conteúdo de site e lista que herdam deste tipo de conteúdo. A operação que realiza todas as ações adicionais pode demorar muito tempo a concluir. Se a herança tiver sido interrompida para quaisquer sites ou subsites onde pretende que este fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdados, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

5. Quando todas as definições nesta página estiverem como pretende, clique em Seguinte.

6. Preencha a segunda página do formulário de associação.
   (As instruções seguem a ilustração.)

   Nota:  SharePoint produtos apresenta-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação – numera um a sete na ilustração seguinte, de Aprovadores a CC – sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que possa efetuar alterações a essas opções apenas para essa instância.

   

   	Atribuir a Introduza nomes ou endereços para as pessoas às quais pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas. Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)    Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual pretende que as tarefas sejam atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)    A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização    do SharePoint Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.
   	Ordem Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo). Para obter mais informações sobre como utilizar a ordem de série e a ordem paralela, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Adicionar uma nova fase Adicione as fases que pretende além da primeira que acabou de configurar. Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir A para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Expandir grupos Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que introduzir no campo Atribuir a , selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.) Para ter apenas uma tarefa atribuída a um grupo inteiro que introduz no campo Atribuir a, desmarque esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Pedido Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo: Informação de Contacto. Se apropriado, uma nota sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Datas para conclusão e durações das tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída. Se este fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, é aconselhável deixar o campo Data para Conclusão para Todas as Tarefas vazio e utilizar os dois campos de duração para controlar a data para conclusão. Pode sempre fornecer uma data para conclusão exata no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente. Para obter mais informações sobre quando utilizar datas para conclusão e quando utilizar durações de tarefas, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	CC Introduza os nomes ou endereços de e-mail de qualquer pessoa que deva ser notificada sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou terminado. Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e paragem sem ter de ser especificada neste campo. Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e paragem sem ter de ser especificada neste campo.
   	Terminar o fluxo de trabalho Selecione nenhuma destas opções ou ambas. Para obter mais informações sobre estas opções, consulte o segmento PLANO deste artigo.
   	Ativar aprovação de conteúdo Selecione esta caixa de verificação se estiver a utilizar este fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo. Para obter mais informações sobre como utilizar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdos, incluindo a publicação de versões principais, veja o segmento Controlo deste artigo.

7. Quando tiver todas as definições nesta página como pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto, aceda ao segmento START deste artigo e inicie a primeira instância para testar o novo fluxo de trabalho.

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas, apenas automaticamente ou de qualquer forma:

• Manualmente , em qualquer altura, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.

• Automaticamente sempre que ocorrer um evento de acionamento especificado. Ou seja, quando um item é adicionado à lista ou biblioteca e/ou quando um item na lista é alterado de qualquer forma e/ou quando alguém tenta publicar uma versão principal de um item).
  (Os eventos ou eventos de acionamento são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a associação original e a configuração do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, veja o segmento PLANO deste artigo.)

Secções neste segmento

1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

4. Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office

1. Iniciar automaticamente o fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para ser iniciado automaticamente, sempre que ocorrer um evento de acionamento, o fluxo de trabalho é executado no item que o acionou.

Quando o fluxo de trabalho é iniciado, atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa a cada destinatário. Entretanto, também envia notificações de início (distintas das notificações de tarefas) à pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho e a qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Parte superior do segmento

2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

Uma nota sobre permissões    Normalmente, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por predefinição, o grupo Membros e o grupo Proprietários têm esta permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode escolher, numa base de fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, para exigir a permissão Gerir Listas para as pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao escolher esta opção, os Proprietários podem especificar essencialmente que apenas eles e outros Proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Learn deste artigo.)

Dois locais para começar

Pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de um de dois locais:

• A partir da lista ou biblioteca onde o item está armazenado

• A partir do próprio item, aberto no programa do Microsoft Office no qual foi criado. (Tenha em atenção que este tem de ser o programa instalado e não uma versão de aplicação Web.)

As duas secções restantes neste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

Parte superior do segmento

3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item no qual pretende executar o fluxo de trabalho está armazenado.

2. Clique nas reticências junto ao nome do item e, em seguida, na caixa de diálogo, clique nas reticências para abrir o menu de itens e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu pendente.

3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no fluxo de trabalho que pretende executar.
   

4. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de iniciação, faça as alterações que pretende aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

   Nota: As alterações efetuadas aqui, no formulário de iniciação, são utilizadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se quiser efetuar alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as definições de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

   

   	Atribuir a Faça alterações à lista de pessoas às quais pretende atribuir tarefas. Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez    Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo    A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização    do SharePoint Para obter mais informações sobre a inclusão de participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo
   	Ordem Certifique-se de que as especificações sobre se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo) são as que pretende. Para obter mais informações sobre como utilizar a ordem de série e a ordem paralela, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Adicionar uma nova fase Adicione ou quaisquer fases que pretenda além das que estão atualmente configuradas. Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir A para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	Expandir Grupos Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que introduzir no campo Atribuir a , selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá a notificação da tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.) Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro que introduzir no campo Atribuir a, desmarque esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Pedido Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo: Informações de contacto para perguntas e problemas Se aplicável, uma nota sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição (encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
   	Datas para conclusão e durações das tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída. Para obter mais informações sobre quando utilizar datas para conclusão e quando utilizar durações de tarefas, veja o segmento PLANO deste artigo.
   	CC Efetue as adições ou remoção que pretender. Lembre-se de que: Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Uma vez que está a iniciar o fluxo de trabalho manualmente, receberá as notificações de início e paragem quer esteja ou não listado neste campo.

5. Quando tiver todas as definições no formulário de iniciação como pretende, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações de início para si e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

Parte superior do segmento

1. Abra o item no programa do Office instalado no seu computador.

2. No item aberto, clique no separador Ficheiro , clique em Guardar & Enviar e, em seguida, clique no fluxo de trabalho que pretende executar no item.

3. Se vir a seguinte mensagem, a informar que o fluxo de trabalho precisa que o ficheiro seja registado, clique no botão Check In.

4. Clique no botão Iniciar Fluxo de Trabalho grande.

5. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de iniciação, faça as alterações que pretende aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

   Nota: As alterações efetuadas aqui, no formulário de iniciação, são utilizadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se quiser efetuar alterações que serão aplicadas sempre que o fluxo de trabalho for executado ou se quiser alterar as definições de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

   

	Atribuir a Faça alterações à lista de pessoas às quais pretende atribuir tarefas. Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)    Introduza os nomes ou endereços pela ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas. Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)    A ordem dos nomes ou endereços não importa. Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização    do SharePoint Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.
	Ordem Certifique-se de que as especificações sobre se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo) são as que pretende. Para obter mais informações sobre como utilizar a ordem de série e a ordem paralela, veja o segmento PLANO deste artigo.
	Adicionar uma nova fase Adicione ou quaisquer fases que pretenda além das que estão atualmente configuradas. Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir A para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE. Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, veja o segmento PLANO deste artigo.
	Expandir grupos Para ter uma tarefa atribuída acada membro de cada grupo que introduzir no campo Atribuir a , selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá a notificação da tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.) Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro que introduzir no campo Atribuir a, desmarque esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
	Pedido Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo: Informações de contacto para perguntas e problemas. Se aplicável, uma nota sobre tarefas individuais atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)
	Datas para conclusão e durações das tarefas Especifique uma data para conclusão final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuída. Para obter mais informações sobre quando utilizar datas para conclusão e quando utilizar durações de tarefas, veja o segmento PLANO deste artigo.
	CC Efetue as adições ou remoção que pretender. Lembre-se de que: Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho. Uma vez que está a iniciar o fluxo de trabalho manualmente, receberá as notificações de início e paragem, quer esteja ou não listado neste campo.

1. Quando tiver as definições no formulário de iniciação da forma pretendida, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações de início para si e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

O que vem a seguir?

• Se esta for a primeira vez que este fluxo de trabalho é executado, os outros participantes poderão precisar de informações e assistência para concluir as tarefas atribuídas. (Podem considerar útil o segmento Completo deste artigo.)

• Além disso, é aconselhável verificar se os participantes estão a receber as respetivas notificações por e-mail e, em particular, que as notificações não estão a ser mal tratadas por filtros de e-mail de lixo.

• E, claro, poderá ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para concluir. Aceda ao segmento Completo deste artigo para obter detalhes sobre como os concluir.

• Entretanto, para obter informações sobre como pode controlar o progresso da instância atual do fluxo de trabalho, aceda ao segmento MONITOR deste artigo.

Se esta for a primeira vez que lhe é atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho aprovação, poderá considerar útil rever este segmento do artigo na íntegra antes de concluir a tarefa. Dessa forma, estará ciente de todas as opções que podem estar abertas a si.

Primeiro, certifique-se de que tem o artigo certo

Diferentes tipos de fluxos de trabalho requerem diferentes ações de tarefas.

Por isso, antes de começar, certifique-se de que a tarefa que lhe foi atribuída é, de facto, uma tarefa de Fluxo de trabalho de Aprovação e não uma tarefa para outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto Aprovar em qualquer uma das seguintes localizações:

• Na linha Assunto da notificação
  de tarefa

• Na barra de mensagens do item a rever
  

• No título da tarefa na página
  Estado do Fluxo de Trabalho

Se não vir o texto Aprovar nestas localizações, contacte a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para saber em que modelo de fluxo de trabalho se baseia ou se é um fluxo de trabalho personalizado. Encontrará ligações para artigos sobre como utilizar os outros tipos de fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint na secção Consulte Também deste artigo.

No entanto, se a sua tarefa for uma tarefa de Aprovação, continue a ler!

Secções neste segmento

1. Uma descrição geral do processo

2. Aceder ao item e ao formulário de tarefa a partir da mensagem de notificação de tarefa

3. Aceder ao item e ao formulário de tarefa a partir da lista ou biblioteca

4. Rever o item

5. Concluir e submeter o formulário de tarefa

6. Notificações em atraso

7. Reclamar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)

8. Pedir uma alteração ao item (opcional)

9. Reatribuir a tarefa aprovação a outra pessoa (opcional)

10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

1. Uma descrição geral do processo

Quando lhe é atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho, normalmente fica a saber mais sobre a tarefa de uma de três formas:

• Recebe uma notificação de tarefa de e-mail.

• Abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens que o informa de que lhe foi atribuída uma tarefa relacionada.

• Verifique o site do SharePoint e detete que uma ou mais tarefas estão atualmente atribuídas a si.

Quando descobre que lhe foi atribuída uma tarefa de fluxo de trabalho aprovação, normalmente faz duas coisas:

• Rever o item    Saiba se pode ou não aprovar o item no estado atual.

• Concluir a tarefa    Utilize o formulário de tarefa para submeter os resultados da sua revisão.

Muitas vezes, os três itens seguintes estão envolvidos na conclusão da tarefa:

• A mensagem de notificação (que recebe como e-mail)

• O item submetido para aprovação (que abre e revê)

• O formulário de tarefa (que abre, conclui e submete)

Eis o aspeto destes três itens.

Parte superior do segmento

2. Aceda ao item e ao formulário de tarefa a partir da mensagem de notificação de tarefa

Siga estes passos:

1. Na mensagem de notificação da tarefa, em Para concluir estas instruções de tarefa, clique na ligação para o item.

2. No item aberto, clique no botão Abrir esta tarefa na barra de mensagens.

Parte superior do segmento

3. Aceda ao item e ao formulário de tarefa a partir da lista ou biblioteca

Siga estes passos:

1. Na lista ou biblioteca onde o item a rever está armazenado, clique na ligação Em Curso associada ao item e ao fluxo de trabalho.

2. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, clique no título da tarefa.

3. No formulário de tarefa, na barra de mensagens Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se , clique na ligação para o item.

Parte superior do segmento

4. Reveja o item

Neste exemplo, o item é um documento do Microsoft Word.

Repare nas duas barras de mensagens amarelas na parte superior do documento:

• Servidor Só de Leitura   Este documento está aberto no modo só de leitura, ou seja, pode ler o documento, mas não pode efetuar alterações no mesmo.
  (Tenha em atenção que, ao concluir uma tarefa de fluxo de trabalho aprovação, normalmente não efetua alterações diretamente no próprio item. Em vez disso, utilize o formulário de tarefa para registar todas as suas respostas.)

• Tarefa de Fluxo de Trabalho   Quando estiver pronto para registar a sua resposta no formulário de tarefa, clique no botão Abrir esta tarefa .

Parte superior do segmento

5. Preencha e submeta o formulário de tarefa

O formulário de tarefa para uma tarefa de fluxo de trabalho aprovação tem um aspeto semelhante ao seguinte.

Tenha em atenção que os dois primeiros itens (Eliminar Item e Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título do Item) não aparecem no formulário de tarefa quando são abertos a partir do item para revisão.

	Eliminar Item Para eliminar esta tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique neste botão. Eliminar a tarefa não elimina o item a rever. Se eliminar a tarefa, essa ação funciona como (e é registada no histórico como) uma rejeição do documento. Por isso, se o fluxo de trabalho estiver configurado para terminar na primeira rejeição, a eliminação da tarefa termina o fluxo de trabalho. Uma tarefa que foi eliminada já não aparece na área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho. (No entanto, a eliminação e a consequente rejeição automática continuam a ser registadas na área Histórico da página.) Nota: Se não iniciou esta instância do fluxo de trabalho, poderá querer consultar a pessoa que o iniciou antes de eliminar a tarefa.
	Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título do Item Para abrir o item para revisão, clique na ligação aqui.
	Estado, Pedido Por, Comentários Consolidados, Data para Conclusão Não pode editar ou alterar entradas nestes quatro campos, mas poderá considerar as informações neles úteis. Repare que a caixa Comentários Consolidados contém não só instruções adicionais sobre como concluir a tarefa, mas também todos os comentários submetidos por participantes que já concluíram as suas tarefas nesta mesma instância do fluxo de trabalho. Da mesma forma, depois de submeter o seu próprio formulário, todos os comentários que incluir na caixa Comentários (4) também serão apresentados na caixa Comentários Consolidados para os participantes subsequentes.
	Comentários Qualquer texto que introduza aqui será gravado no Histórico de Fluxos de Trabalho e também será apresentado no campo Comentários Consolidados (3) para os participantes subsequentes.
	Aprovar Para aprovar o item, escreva primeiro os comentários que pretende contribuir no campo Comentários (4) e, em seguida, clique neste botão.
	Rejeitar Para rejeitar o item, escreva primeiro os comentários que pretende contribuir no campoComentários (4) e, em seguida, clique neste botão.
	Cancelar Para fechar o formulário de tarefa sem guardar quaisquer alterações ou respostas, clique neste botão. A tarefa permanecerá incompleta e atribuída a si.
	Pedir Alteração Para pedir uma alteração ao item que está a rever, clique neste botão. Para obter uma ilustração do formulário onde irá introduzir os detalhes do seu pedido e, para obter mais instruções, aceda à secção 8 deste segmento, Pedir uma alteração ao item. Nota: Esta opção pode estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.
	Reatribuir Tarefa Para reatribuir a tarefa aprovação a outra pessoa, clique neste botão. Para obter uma ilustração da página onde irá introduzir os detalhes da reatribuição e, para obter mais instruções, aceda à secção 7 deste segmento, Reatribuir a tarefa Aprovação a outra pessoa. Nota: Esta opção pode estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Parte superior do segmento

6. Notificações em atraso

Se uma tarefa ou uma instância de fluxo de trabalho completa estiver em atraso para conclusão, as notificações são enviadas automaticamente para:

• A pessoa a quem a tarefa está atribuída

• A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se o início foi automático, à pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho)

Parte superior do segmento

7. Reclamar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)

Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro a que pertence, qualquer membro do grupo pode reclamar e concluir essa única tarefa em nome de todo o grupo.

Reclame a tarefa antes de rever o item. Assim que reclamar a tarefa, esta é-lhe atribuída e nenhum outro membro do grupo a pode concluir. (Desta forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)

1. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao grupo até aparecer uma seta

2. Clique na seta, clique em Editar Item e, em seguida, no formulário de tarefa, clique no botão Reclamar Tarefa .
   

Quando a página Estado do Fluxo de Trabalho é atualizada, pode ver que a tarefa já não está atribuída ao grupo, mas especificamente a si.

Mais tarde, se pretender libertar a tarefa novamente para o grupo sem a concluir, utilize os mesmos passos para regressar ao formulário de tarefa, mas agora clique no botão Libertar Tarefa .

Parte superior do segmento

8. Pedir uma alteração ao item (opcional)

Antes de iniciar este processo, tenha em atenção que o fluxo de trabalho pode ser configurado para terminar imediatamente se for efetuada qualquer alteração ao item. Poderá ser boa ideia consultar a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho, para se certificar de que está tudo bem para que seja feita uma alteração e que o fluxo de trabalho termine nessa altura.

Vamos demonstrar a opção de pedido de alteração ao colocá-la num cenário:

Primeiro, imagine que o seu nome é Frank.

Em seguida, imagine que uma colega chamada Ana iniciou um fluxo de trabalho aprovação num documento que criou.

Quando revê o novo documento da Ana, sente que a Introdução é demasiado longa.

Clique no botão Pedir Alteração na parte inferior do formulário de tarefa do fluxo de trabalho e, em seguida, preencha este formulário.

	Pedir Alteração de Introduza o nome ou endereço de e-mail da pessoa a quem está a pedir a alteração. (Para enviar o seu pedido à pessoa que iniciou esta execução do fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho tiver sido iniciado automaticamente, à pessoa que adicionou originalmente este fluxo de trabalho aprovação, também pode deixar este campo em branco.)
	Novo Pedido Descreva a alteração que pretende efetuar e forneça todas as informações de que a pessoa que está a fazer a alteração precisará. (Qualquer texto que introduza aqui será adicionado na área Comentários Consolidados .)
	Nova Duração Efetue uma destas três ações: Para manter a data para conclusão existente    Deixe este campo em branco. Para remover totalmente a data para conclusão    Escreva o número 0. Para especificar uma nova data para conclusão    Escreva um número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo seguinte. Juntas, as duas entradas identificam o período antes da conclusão da tarefa de alteração.
	Novas Unidades de Duração Se estiver a especificar uma nova duração da tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da conclusão da tarefa. (Por exemplo: 3 Dias , 1 Mês ou 2 semanas.)

Quando tiver todas as entradas de formulário da forma pretendida, clique em Enviar e a sua tarefa atual será marcada comoConcluída. (Mas ainda não acabou. Ser-lhe-á atribuída uma tarefa de aprovação novamente depois de Ana concluir a tarefa de alteração).

Entretanto, a Ana recebe a seguinte notificação por e-mail:

A Ana consegue perceber, após apenas um relance, na linha Assunto (número 1 na ilustração) que esta não é uma notificação de Aprovação comum, mas sim um pedido para alterar algo sobre o item. Encontra as informações sobre a alteração específica pedida na Alteração Pedida do texto (número 2).

A Ana dá saída do item, efetua as alterações pedidas e, em seguida, guarda as alterações e volta a dar entrada do item.

Em seguida, acede à página Estado do Fluxo de Trabalho e abre a tarefa de pedido de alteração a partir da área Tarefas.

A Ana adiciona todas as informações que pretender no campo Comentários e, em seguida, clica em Enviar Resposta. O fluxo de trabalho executa duas ações:

• Marca a tarefa de pedido de alteração da Ana como Concluída.

• Atribui-lhe uma nova tarefa de aprovação (com os comentários da Ana adicionados no campo Comentários Consolidados ) e envia-lhe uma notificação sobre essa tarefa.

Agora, pode concluir a revisão do item alterado.

Entretanto, todas estas ações são monitorizadas e visíveis na secção Histórico de Fluxos de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho, conforme mostrado na ilustração seguinte.

Eis um diagrama de todo o processo.

Parte superior do segmento

9. Reatribuir a tarefa aprovação a outra pessoa (opcional)

Se quiser que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho que lhe tenha sido atribuída, clique no botão Reatribuir Tarefa no formulário de tarefa de fluxo de trabalho.

Este formulário é apresentado.

	Reatribuir Tarefa a Introduza o nome ou endereço da pessoa a quem pretende atribuir esta tarefa. Para atribuir esta tarefa à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho ( ou, se o fluxo de trabalho foi iniciado automaticamente, à pessoa que adicionou originalmente este fluxo de trabalho - deixe este campo em branco.
	Novo Pedido Forneça todas as informações que a pessoa a quem está a atribuir a tarefa terá de concluir a tarefa. (Qualquer texto que introduza aqui será adicionado na área Comentários Consolidados .)
	Nova Duração Efetue uma destas três ações: Para manter a data para conclusão existente    Deixe este campo em branco. Para remover totalmente a data para conclusão    Escreva o número 0. Para especificar uma nova data para conclusão    Escreva um número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo seguinte. Juntas, as duas entradas identificam o período antes da conclusão da tarefa de alteração.
	Novas Unidades de Duração Se estiver a especificar uma nova duração da tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da conclusão da tarefa. (Por exemplo: 3 Dias , 1 Mês ou 2 semanas.)

Quando o formulário estiver concluído, clique em Enviar. A tarefa está marcada como Concluída, é atribuída uma nova tarefa à pessoa agora responsável pela tarefa e é enviada uma notificação de tarefa.

Todas as novas informações que forneceu estão incluídas no texto Delegado por na nova notificação de tarefa (número 1 na ilustração seguinte).

Entretanto, todas estas alterações são registadas e visíveis nas secções Tarefas e Histórico da página Estado do Fluxo de Trabalho, conforme mostrado aqui.

Parte superior do segmento

10. Conclua uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

Existe um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua organização do SharePoint. Neste processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo:

1. Inclua o endereço de e-mail do participante externo na fase Atribuir a adequada na segunda página do formulário de associação.

2. Na verdade, o fluxo de trabalho atribui a tarefa do participante externo ao membro do site que inicia o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, ao membro que adicionou originalmente o fluxo de trabalho. Esta pessoa a quem a tarefa é realmente atribuída atua como o proxy do participante externo.

3. Este membro do site recebe uma notificação de tarefa, com instruções para enviar uma cópia do item para revisão para o participante externo. (Entretanto, o participante externo recebe uma cópia da notificação da tarefa, que pode funcionar como um alerta ou um aviso útil.)

4. O membro do site a quem a tarefa é realmente atribuída envia uma cópia do item ao participante externo.

5. O participante externo revê o item e envia a resposta ao membro do site.

6. Quando a resposta do participante externo é apresentada, o membro do site conclui a tarefa em nome do participante externo.

Eis um diagrama do processo.

A localização central a partir da qual pode monitorizar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em execução é a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância do fluxo de trabalho.

Primeiro, iremos mostrar-lhe como aceder a essa página e, em seguida, iremos mostrar-lhe como utilizar as opções e as informações que aí encontra. Por fim, iremos mostrar-lhe duas outras páginas onde pode obter informações de monitorização adicionais.

Secções neste segmento

1. Aceder à página Estado do Fluxo de Trabalho

2. Utilizar a página Estado do Fluxo de Trabalho para monitorizar o progresso do fluxo de trabalho

3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

5. Cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho

6. Descobrir que fluxos de trabalho estão a ser executados num item

7. Monitorizar fluxos de trabalho para toda a coleção de sites

1. Aceda à página Estado do Fluxo de Trabalho

Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique na ligação Em Curso para o item e fluxo de trabalho pretendidos.

Neste exemplo, o item é o documento denominado Rascunho de Abertura e o fluxo de trabalho é Aprovação 3.

É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho.

Parte superior do segmento

2. Utilize a página Estado do Fluxo de Trabalho para monitorizar o progresso do fluxo de trabalho

Aqui, na ilustração de cada secção da página Estado do Fluxo de Trabalho, encontrará as perguntas de monitorização que a secção responde.

Secção Informações do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

• Quem iniciou esta instância do fluxo de trabalho?

• Quando é que esta instância foi iniciada?

• Quando ocorreu a última ação nesta instância?

• Em que item está a ser executada esta instância?

• Qual é o estado atual desta instância?

Secção Tarefas

Perguntas respondidas:

• Que tarefas já foram criadas e atribuídas e qual é o respetivo estado atual?

• Que tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado para cada uma dessas tarefas?

• Qual é a data para conclusão para cada tarefa que já foi criada e atribuída?

As tarefas que foram eliminadas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta secção.

Secção Histórico de Fluxos de Trabalho

Perguntas respondidas:

• Que eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?

• Tenha em atenção que as tarefas em atraso e as notificações de tarefa em atraso não aparecem nesta área.

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3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

Existem duas formas de alterar tarefas que já estão atribuídas, mas que ainda não foram concluídas:

• Alterar uma única tarefa ativa

• Alterar todas as tarefas ativas

Alterar uma única tarefa ativa

Permissões   Para fazer qualquer alteração a uma única tarefa atribuída a outra pessoa que não seja você, tem de ter a permissão Gerir Listas. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Por isso, é possível, por exemplo, ter permissões que lhe permitam iniciar um fluxo de trabalho, mas não fazer alterações à tarefa de outro participante.)

Se tiver as permissões necessárias:

1. Clique no título da tarefa na lista Tarefas .
   

2. Utilize o formulário de tarefa para concluir, eliminar ou reatribuir a tarefa.

Para obter instruções mais detalhadas sobre como utilizar o formulário de tarefa, consulte o segmento Completo deste artigo.

Alterar todas as tarefas ativas

Permissões    Todas as quatro ligações de comandos na ilustração seguinte aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações são apresentadas na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalhonão é apresentada, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Mais uma vez, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

1. Na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Atualizar tarefas ativas de Aprovação .

2. Efetue as alterações no formulário que é aberto e, em seguida, clique em OK.

   • As mensagens que refletem as suas alterações são enviadas para as pessoas atualmente atribuídas a tarefas nesta execução.

   • As tarefas já concluídas ou eliminadas e as tarefas ainda não atribuídas não são afetadas pelas alterações efetuadas neste formulário.

   • Se quiser efetuar alterações a tarefas ainda não atribuídas, consulte a secção seguinte, Alterar tarefas futuras.

Duração Por Tarefa, Unidades de Duração Para manter a data para conclusão existente    Deixe Duração Por Tarefa em branco e não altere para Unidades de Duração. Para remover a data para conclusão para que não exista nenhuma    Escreva o número 0 em Duração Por Tarefa. Para mover a data para conclusão ao prolongar a duração da tarefa    Utilize ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelo qual pretende prolongar a duração.

Pedido Para alterar o texto do pedido    Efetue as alterações que pretender na caixa de texto.

1. Quando tiver todos os campos no formulário da forma pretendida, clique em OK.

Todas as tarefas ativas na instância atual são atualizadas.

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4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

Permissões    Todas as quatro ligações de comandos na ilustração seguinte aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalho agoranão é apresentada, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Mais uma vez, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

1. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Adicionar ou atualizar aprovadores de Aprovação .

2. Efetue as alterações no formulário que é aberto e, em seguida, clique em ATUALIZAR.

   Nota: As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações efetuadas neste formulário.

	Participantes, Encomendar, Expandir Grupos Para adicionar ou remover participantes, ou para alterar a ordem das tarefas    Adicione, remova e/ou reorganize a ordem dos nomes ou endereços dos participantes no campoParticipantes . Para remover uma fase inteira    , clique no campo Atribuir A para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE. Nota: Pode utilizar a caixa de verificação Expandir Grupos para especificar se os grupos de distribuição listados devem ser atribuídos apenas a uma tarefa para todo o grupo ou uma tarefa por membro. Para obter mais informações sobre como utilizar estes campos, consulte o segmento PLAN e o segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de Sites) deste artigo.
	Pedido Para alterar o texto do pedido    Efetue as alterações que pretender ao texto na caixa.
	Data para Conclusão para Todas as Tarefas, Duração Por Tarefa, Unidades de Duração Para alterar ou remover a data para conclusão do calendário    Elimine a data existente e, em seguida, forneça uma nova ou, para remover completamente a data para conclusão específica, deixe o campo em branco. (Não escreva um zero neste campo. Este campo tem de conter um valor de data de calendário ou estar vazio.) Para manter a duração existente    Deixe Duração Por Tarefa em branco e não altere para Unidades de Duração. Para remover a duração para que não exista nenhuma    Escreva o número 0 em Duração Por Tarefa. Para prolongar a duração da tarefa    Utilize ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelo qual pretende prolongar a duração. (Para obter mais informações sobre como definir datas para conclusão e durações, consulte o segmento PLANO deste artigo.)

1. Quando tiver todos os campos no formulário da forma pretendida, clique em OK.

Todas as tarefas futuras na instância atual refletirão as suas alterações.

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5. Cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho

Existem duas formas de parar uma instância de fluxo de trabalho em execução antes de esta ser concluída:

• Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho.

• Terminar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e são eliminadas da área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho. (No entanto, ainda se refletem na área Histórico de Fluxos de Trabalho.)

Siga as instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas canceladas, mas retidas na lista de Tarefas e no Histórico)

Permissões    Todas as quatro ligações de comandos na ilustração seguinte aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações são apresentadas na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar o fluxo de trabalhonão é apresentada, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Mais uma vez, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

Se a instância atual de um fluxo de trabalho já não for necessária, pode ser parada.

• Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Cancelar todas as tarefas de Aprovação .

• Clique em Sim para confirmar.

Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com o estado Cancelado. As tarefas canceladas ainda estão listadas na área Tarefas e na área Histórico de Fluxos de Trabalho .

Terminar (todas as tarefas eliminadas da lista de Tarefas, mas retidas no Histórico)

Permissões    Todas as quatro ligações de comandos na ilustração seguinte aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As três primeiras ligações são apresentadas na página da pessoa que iniciou a instância do fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalhonão é apresentada, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Mais uma vez, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, pode ser terminado.

Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique em Terminar este fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Sim para confirmar.

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e eliminadas da área Tarefas na página Estado do Fluxo de Trabalho, embora ainda estejam refletidas na área Histórico de Fluxos de Trabalho . O fluxo de trabalho termina com o estado Fluxo de Trabalho Cancelado.

Parte superior do segmento

6. Descubra que fluxos de trabalho estão a ser executados num item

Na página Fluxos de Trabalho de qualquer item, encontrará uma lista dos fluxos de trabalho atualmente em execução nesse item.

1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.

2. Aponte para o nome do item, clique na seta que é apresentada e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu pendente.

3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Fluxos de Trabalho Em Execução, encontrará uma lista de instâncias atualmente em execução no item.

Parte superior do segmento

7. Monitorizar fluxos de trabalho de toda a coleção de sites

Os administradores da coleção de sites podem ver rapidamente:

• Quantos fluxos de trabalho com base em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente na coleção de sites.

• Se cada modelo de fluxo de trabalho está atualmente ativo ou inativo na coleção de sites.

• Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão atualmente em execução na coleção de sites.

Faça o seguinte:

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite na coleção).

2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do site.

3. Na página Definições do site, em Administração de Sites, clique em Fluxos de Trabalho.

A página Fluxos de Trabalho é aberta, apresentando as informações.

O que vem a seguir?

Se esta for a primeira vez que esta versão do fluxo de trabalho é executada, poderá querer utilizar as instruções no segmento REVER deste artigo para ver os eventos na instância e descobrir se o fluxo de trabalho funciona como pretende.

Após a conclusão da instância do fluxo de trabalho, pode rever os eventos registados no histórico. (Pode aceder ao registo de qualquer instância até 60 dias após a conclusão da instância.)

Também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho entre instâncias.

Secções neste segmento

1. Rever eventos na instância mais recente

2. Aceder ao histórico de instâncias até 60 dias

3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

1. Rever eventos na instância mais recente

Desde que um item permaneça na mesma lista ou biblioteca e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, o histórico da instância mais recente pode ser acedido a partir da lista ou biblioteca.

Para ver a página Estado do Fluxo de Trabalho da instância mais recente de um fluxo de trabalho, execute em qualquer item:

• Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique na ligação de estado do item e do fluxo de trabalho que pretende.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado Rascunho de sessão principal e o fluxo de trabalho é Nova Aprovação do Documento.

Na página Estado do Fluxo de Trabalho, a secção Histórico de Fluxos de Trabalho está localizada perto da parte inferior.

Parte superior do segmento

2. Aceder ao histórico de instâncias até 60 dias

E se quiser rever o histórico de uma instância depois de executar novamente o mesmo fluxo de trabalho no mesmo item?

Na verdade, pode fazê-lo até 60 dias, a partir de dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho.

A partir da lista ou biblioteca

1. Aceda à lista ou biblioteca onde o item está armazenado.

2. Aponte para o nome do item, clique na seta que é apresentada e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu pendente.

3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item , em Fluxos de Trabalho Concluídos, clique no nome ou estado da instância do fluxo de trabalho que pretende rever.
   
   É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.

A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho

• Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho para a instância que pretende rever e, em seguida, clique na ligação Ver o histórico de fluxos de trabalho .

É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho dessa instância.

Para manter todas as notificações de conclusão, poderá querer criar uma regra do Outlook. Configure a regra para copiar todas as mensagens recebidas que tenham o texto concluído na linha Assunto para a sua própria pasta separada. (Certifique-se de que a sua regra do Outlook copia as mensagens recebidas e não as move simplesmente ou que também não aparecem na sua Caixa de Entrada.)

Parte superior do segmento

3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para saber como uma das suas versões de fluxo de trabalho está a funcionar geralmente , ao longo do tempo e em várias instâncias, pode criar um ou ambos os relatórios predefinidos:

• Relatório de Duração da Atividade    Utilize este relatório para ver as médias do tempo que cada atividade demora a concluir num fluxo de trabalho, bem como quanto tempo demora a conclusão de cada execução completa ou instância desse fluxo de trabalho.

• Cancelamento e Relatório de Erros    Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho é frequentemente cancelado ou se encontra erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

1. Na lista ou biblioteca, na coluna Estado desse fluxo de trabalho, clique em qualquer ligação de informações de estado.
   

2. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, em Histórico de Fluxos de Trabalho, clique em Ver relatórios de fluxo de trabalho.
   

3. Localize o fluxo de trabalho para o qual pretende ver um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que pretende ver.
   

4. Na página Personalizar, mantenha ou altere a localização onde o ficheiro de relatório será criado e, em seguida, clique em OK.
   
   O relatório é criado e guardado na localização especificada.

5. Quando o relatório estiver concluído, pode clicar na ligação apresentada na ilustração seguinte para o ver. Caso contrário, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para ver o relatório, irá encontrá-lo na localização que especificou no passo anterior.)
   

O que vem a seguir?

Se o fluxo de trabalho funcionar da forma que pretende, está pronto para começar a utilizá-lo.

Se quiser alterar alguma coisa sobre como funciona, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

Depois de executar a primeira instância do novo fluxo de trabalho Aprovação e rever os resultados, poderá querer fazer uma ou mais alterações à forma como o fluxo de trabalho é configurado.

Além disso, poderá querer, em vários momentos no futuro, fazer mais alterações à configuração.

Por fim, poderá, em algum momento, querer desativar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo ou poderá, de facto, querer removê-lo completamente.

Secções neste segmento

1. Alterar as definições permanentes de um fluxo de trabalho

2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho

1. Alterar as definições permanentes de um fluxo de trabalho

Para fazer alterações permanentes às definições de um fluxo de trabalho existente, abra e edite o formulário de associação que utilizou originalmente para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho for executado apenas numa lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. No Friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .

   Nota: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendário, o separador chama-se Calendário.

3. No grupo Definições , clique em Definições do Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual pretende alterar as definições.

   Nota: Se o fluxo de trabalho Aprovação que pretende não aparecer na lista, poderá estar associado apenas a um tipo de conteúdo. Os fluxos de trabalho apresentados nesta lista são controlados pelos fluxos de trabalho Estes estão configurados para serem executados em itens deste tipo de controlo, localizados imediatamente abaixo da lista. (Veja a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo no menu pendente para descobrir qual delas apresenta o fluxo de trabalho pretendido. Quando o fluxo de trabalho que pretende aparecer na lista, clique no respetivo nome.

5. Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram originalmente utilizadas para adicionar o fluxo de trabalho, faça e guarde as alterações pretendidas.

   Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas na coleção de sites

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite na coleção).

2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do site.

3. Na página Definições do Site, em Galerias de Designer Web, clique em Tipos de Conteúdo de Site.

4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.
   

5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Definições, clique em Definições do Fluxo de Trabalho.
   

6. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho para o qual pretende alterar as definições.
   

7. Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram originalmente utilizadas para adicionar o fluxo de trabalho, faça e guarde as alterações pretendidas.

   Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLAN e o segmento Adicionar apropriado (Lista/biblioteca ou Coleção de sites) deste artigo.

Parte superior do segmento

2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho for executado apenas numa lista ou biblioteca

1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

2. No Friso, clique no separador Lista ou Biblioteca .

   Nota: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendário, o separador chama-se Calendário.

3. No grupo Definições , clique em Definições do Fluxo de Trabalho.

4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho .

5. Utilize o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
   

Existem cinco colunas no formulário:

• Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

• Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução em itens.

• Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.

• Sem Novas Instâncias    Opção que permite a conclusão de quaisquer instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho, mas desativa o fluxo de trabalho ao torná-lo indisponível para executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reativar o fluxo de trabalho mais tarde, regresse a esta página e selecione Permitir.)

• Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna desse fluxo de trabalho já não aparece na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas na coleção de sites

1. Abra a home page da coleção de sites (não a home page de um site ou subsite na coleção).

2. Clique no ícone Definições e, em seguida, clique em Definições do Site.

3. Na página Definições do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdo de Site.

4. Na página Tipos de Conteúdo do Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.
   

5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, emDefinições, clique em Definições do Fluxo de Trabalho.
   

6. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho .

7. Utilize o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
   

Existem cinco colunas no formulário:

• Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

• Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução em itens.

• Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.

• Sem Novas Instâncias    Opção que permite a conclusão de quaisquer instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho, mas desativa o fluxo de trabalho ao torná-lo indisponível para executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reativar o fluxo de trabalho mais tarde, regresse a esta página e selecione Permitir.)

• Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da coleção de sites. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas e a coluna desse fluxo de trabalho já não aparece na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

O que vem a seguir?

Se tiver feito alterações, execute uma instância de teste do fluxo de trabalho para verificar novamente os efeitos das alterações.

Personalizar ainda mais

Existem várias formas de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint.

Pode até criar fluxos de trabalho personalizados a partir do zero.

Pode utilizar qualquer um ou todos os seguintes programas:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalizar formulários, ações e comportamentos do fluxo de trabalho.

• Microsoft Visual Studio    Crie as suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, veja o sistema de Ajuda da Microsoft Software Developer Network (MSDN).