SharePoint fluxos de trabalho são mini-aplicações pré-programadas que simplificam e automatizam uma grande variedade de processos empresariais. Os fluxos de trabalho podem ir desde a recolha de assinaturas, comentários ou aprovações de um plano ou documento até ao controlo do estado atual de um procedimento de rotina. SharePoint fluxos de trabalho foram concebidos para poupar tempo e esforço e para trazer consistência e eficiência às tarefas que executa regularmente.
Notas:
-
Os fluxos de trabalho do SharePoint 2010 foram descontinuados desde 1 de agosto de 2020 para novos inquilinos e removidos dos inquilinos existentes a 1 de novembro de 2020. Se estiver a utilizar fluxos de trabalho do SharePoint 2010, recomendamos migrar para o Power Automate ou outras soluções suportadas. Para obter mais informações, consulte Descontinuação do fluxo de trabalho do SharePoint 2010.
-
O fluxo de trabalho do SharePoint 2013 foi preterido desde abril de 2023 e será desativado para novos inquilinos a partir de 2 de abril de 2024. Será removido dos inquilinos existentes e será totalmente descontinuado a partir de 2 de abril de 2026. Se estiver a utilizar o fluxo de trabalho do SharePoint 2013, recomendamos que migre para o Power Automate ou outras soluções suportadas. Para obter mais informações, consulte Descontinuação do fluxo de trabalho do SharePoint 2013 no Microsoft 365.
O que é um fluxo de trabalho SharePoint ?
Provavelmente já sabe o que é um fluxograma. É um mapa gráfico de um processo, com instruções sobre o que acontece em cada passo.
Um fluxo de trabalho SharePoint é como um fluxograma automatizado que retira muito trabalho, adivinhação e aleatoriedade dos seus processos de trabalho padrão.
Por exemplo, veja o processo de aprovação do documento na ilustração. Executar este processo manualmente pode significar muita verificação e monitorização, reencaminhamento de documentos e envio de lembretes — e cada uma dessas tarefas tem de ser realizada por si ou por um ou mais dos seus colegas. Isso significa muito trabalho extra e um fluxo constante de interrupções.
No entanto, quando utiliza a SharePoint fluxo de trabalho de aprovação de documentos para executar o processo, toda essa verificação e controlo e lembrete e reencaminhamento são efetuadas automaticamente pelo fluxo de trabalho. Se alguém se atrasar na conclusão de uma tarefa ou se surgir outro problema, a maioria dos fluxos de trabalho incluídos gera uma notificação para o informar. A monitorização do processo é reduzida.
É fácil executar um fluxo de trabalho SharePoint. Escolha o tipo de fluxo de trabalho, selecione as opções e deixe o fluxo de trabalho ser executado. Se precisar, cancele ou termine o fluxo de trabalho.
Cada um dos tipos de fluxo de trabalho incluídos atua como um modelo. Adicione uma instância do fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, ou para uma coleção de sites inteira com um formulário de iniciação para especificar as opções e seleções que pretende para a instância. Estas opções e seleções incluem a quem o fluxo de trabalho atribui tarefas, prazos de tarefas, como o fluxo de trabalho pode ser iniciado e por quem, e instruções a incluir nas notificações de tarefas. Crie um novo fluxo de trabalho ao aceder a Definições de Lista > Definições do Fluxo de Trabalho > Adicionar um fluxo de trabalho. Se quiser, leia mais sobre os fluxos de trabalho de 2010 e 2013.
Importante: Por predefinição, os fluxos de trabalho Aprovação, Recolha de Comentários e Recolher Assinatura não estão ativados e não estão listados na caixa de listagem Selecionar um modelo de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para os disponibilizar para utilização, um administrador do site tem de ativá-los ao nível da coleção de sites. Aceda a Definições do Site > funcionalidades da Coleção de Sites > funcionalidade Ativar Fluxos de Trabalho. Além disso, SharePoint 2013 fornece modelos de fluxo de trabalho com base no SharePoint 2010. Caso pretenda criar um fluxo de trabalho baseado em SharePoint 2013 com a lógica semelhante, utilize uma ferramenta como SharePoint Designer 2013.
Existem cinco tipos de fluxo de trabalho pré-programados.
A cada transição entre estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia a essa pessoa um alerta por e-mail sobre a tarefa. Quando esta tarefa estiver concluída, o fluxo de trabalho atualiza o estado do item e avança para o estado seguinte. O fluxo de trabalho de três estados foi concebido para funcionar com o modelo de lista Controlo de Problemas, mas pode ser utilizado com qualquer lista que contenha uma coluna Escolha que tenha três ou mais valores.
Para saber mais e para obter instruções passo a passo, veja Utilizar um fluxo de trabalho de três estados.
Para adicionar ou iniciar um fluxo de trabalho, tem de ter a permissão correta para a lista, biblioteca ou coleção de sites onde o fluxo de trabalho é executado:
-
Para adicionar um fluxo de trabalho Por predefinição, tem de ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo Proprietários e o grupo Membros têm a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Visitantes não.)
-
Para iniciar um fluxo de trabalho Também por predefinição, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já tenha sido adicionado. (O grupo Proprietários e o grupo Membros têm a permissão Editar Itens por predefinição; o grupo Visitantes não.) Em alternativa, os Proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. No caso de um sub site com permissões exclusivas, os Proprietários terão de garantir que as permissões necessárias são atribuídas explicitamente aos utilizadores do fluxo de trabalho. Consulte Editar e gerir permissões para uma lista ou biblioteca do SharePoint. < Isto baseia-se no feedback - "Criei um sub site no site sp da minha empresa para testar a funcionalidade de fluxo de trabalho, por isso devo ter permissão para iniciar um fluxo de trabalho, mas não consigo - por que não?" >
O diagrama seguinte fornece uma vista de alto nível das fases básicas para planear, adicionar, executar e modificar um fluxo de trabalho do SharePoint. Seguem-se secções individuais em cada um dos passos.
-
Plano Certifique-se de que sabe que opções pretende e que informações terá de ter disponíveis quando utilizar o formulário de iniciação para adicionar a sua versão do fluxo de trabalho.
-
Adicionar Preencha o formulário de iniciação para adicionar a versão do fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou coleção de sites.
-
Iniciar Inicie o seu novo fluxo de trabalho, manual ou automaticamente, num documento ou noutro item numa lista ou biblioteca. (Se o iniciar manualmente, terá a oportunidade de alterar algumas das definições de formulário de associação do fluxo de trabalho num formulário de iniciação mais breve.) Quando o fluxo de trabalho é iniciado, cria tarefas, envia mensagens de notificação e começa a controlar ações e eventos.
-
Monitorizar Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, pode ver a página Estado do Fluxo de Trabalho para ver que tarefas estão concluídas e que outras ações ocorreram. Se necessário, pode ajustar as tarefas atuais e futuras a partir daqui e até cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho.
-
Rever Quando a execução estiver concluída, todo o histórico pode ser revisto na página Estado do Fluxo de Trabalho. Também a partir da página de estado, podem ser criados relatórios estatísticos sobre o desempenho geral deste fluxo de trabalho.
-
Alterar Se o fluxo de trabalho não estiver a funcionar da forma que pretende, pode abrir o formulário de associação original que utilizou para adicioná-lo e fazer as alterações aí.
Se precisar de mais flexibilidade com um fluxo de trabalho incorporado, pode personalizá-lo ainda mais com uma ferramenta como SharePoint Designer 2013. Também pode criar o seu próprio fluxo de trabalho original a partir do zero.
Com o Estruturador de Fluxos de Trabalho, cria regras que associam condições e ações a itens em listas e bibliotecas do SharePoint. As alterações a itens em listas ou bibliotecas acionam ações no fluxo de trabalho.
Por exemplo, pode estruturar um fluxo de trabalho que inicia um fluxo de trabalho de aprovação adicional, se o custo de um item exceder um montante específico.
Também pode definir um fluxo de trabalho para um conjunto de documentos relacionados. Por exemplo, se o fluxo de trabalho estiver associado a uma biblioteca de documentos ou se estiver filtrado para o tipo de conteúdo Documento, é apresentado um grupo de ações contextuais do Conjunto de Documentos. Um Conjunto de Documentos permite que um grupo de documentos seja tratado como uma única unidade, pelo que será executada uma ação de fluxo de trabalho para um Conjunto de Documentos em cada um dos itens nesse Conjunto de Documentos.
Consulte também
Compreender os fluxos de trabalho de aprovação no SharePoint 2010
