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Como pode organizar os seus ficheiros numa biblioteca SharePoint depende as necessidades do seu grupo e como preferir armazenar e procurar as suas informações. Algum planeamento pode ajudar a configurar a estrutura de que funciona melhor para a sua organização.
Modos de organizar ficheiros
Bibliotecas tem várias funcionalidades que ajudá-lo a trabalhar com vários ficheiros na biblioteca do mesmo. No entanto, várias bibliotecas que se adaptem às poderão sua organização melhor.
Poderá querer uma biblioteca grande para servir diversas necessidades. Por exemplo, poderá ter vários projetos dentro do mesmo grupo ou vários grupos trabalham no projeto mesmo.
Utiliza uma biblioteca única quando:
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O grupo precisa consultar informações resumidas sobre os ficheiros ou as diferentes vistas do mesmo conjunto de ficheiros. Por exemplo, um gestor poderá pretender ver todos os ficheiros agrupados por departamento ou o vencimento data.
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As pessoas quiserem procurar ficheiros na mesma localização num site.
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Pretender aplicar as mesmas definições aos ficheiros, tais como controlar versões de ficheiros ou exigir aprovação.
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Os grupos que estiverem a trabalhar com a biblioteca partilharem características semelhantes, como os mesmos níveis de permissões.
Nota: Permissões exclusivas podem ser aplicados para específico de ficheiros, mas se os níveis de permissões variam, considere utilizar várias bibliotecas.
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Que pretende analisar informações sobre os ficheiros numa folha de cálculo ou receber atualizações consolidadas sobre os ficheiros.
Nota: Pode receber alertas quando alteram de ficheiros ou pode ver as alterações a uma biblioteca utilizando a tecnologia RSS. RSS feeds permitem que os membros do grupo de trabalho ver uma lista de ficheiros que foram alteradas consolidada. Consulte o artigo criar ou subscrever um feed RSS ou criar um alerta para receber uma notificação quando um ficheiro ou pasta é alterado do SharePoint para obter mais informações.
Seguem-se algumas formas do que pode ver e gerir ficheiros na mesma biblioteca:
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Adicionar colunas Para ajudar o seu grupo para identificar os dados que são mais importantes e para ver os dados de diferentes formas, pode adicionar colunas à sua biblioteca. As colunas aparecem na parte superior da página biblioteca como cabeçalhos, como o nome de departamento ou o vencimento data. Pode utilizar os cabeçalhos de coluna para ordenar e filtrar os ficheiros numa biblioteca. Consulte o artigo Adicionar, remover ou modificar as colunas de biblioteca do SharePoint ou colunas de site para obter mais informações.
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Criar vistas Pode utilizar vistas se as pessoas no seu grupo necessitam frequentemente ver os dados de uma determinada forma. Nas vistas de colunas são utilizadas para ordenar, agrupar, filtrar e apresentar os dados. Consulte o artigo criar, alterar ou eliminar uma vista para obter mais informações.
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Criar pastas Para muitos ficheiros que podem ser agrupados de uma forma específica, pastas são uma opção. Pastas podem ajudar as pessoas para pesquisar e gerir ficheiros de uma forma familiarizada. SharePoint fornece uma vista de árvore que as pessoas podem utilizar para navegar até sites e pastas, da mesma forma que funcionam com pastas num disco rígido. Consulte o artigo criar uma pasta numa biblioteca de documentos para obter mais informações.
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Configurar vários modelos Se vários tipos de conteúdo estão configurados numa biblioteca, pode criar diferentes tipos de modelos predefinidos — tal como contratos de vendas, apresentações e folhas de cálculo de orçamento de marketing — dentro da mesma biblioteca. Tipos de conteúdo adicionar flexibilidade e consistência ao longo de várias bibliotecas. Para obter mais informações, consulte configurar um modelo de ficheiro para uma biblioteca de documentos ou formulários .
Pode querer várias bibliotecas quando existem diferenças distintas entre os conjuntos de ficheiros que pretende armazenar e gerir ou entre os grupos de pessoas que funcionam com os ficheiros.
Utilizar várias bibliotecas quando:
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Os tipos de ficheiros que pretende armazenar e gerir forem distintos e não estiver à espera que as pessoas visualizem frequentemente resumos de ficheiros ou procurem os ficheiros em conjunto.
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Os grupos de pessoas que estão a utilizar os ficheiros forem distintos e tiverem diferentes níveis de permissões.
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Tem de aplicar definições diferentes, tais como o controlo de versões ou aprovação, a múltiplos conjuntos de ficheiros.
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Não tem de analisar os ficheiros em conjunto ou receber atualizações consolidadas sobre os ficheiros.
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Pretender fornecer conjuntos diferentes de opções para criar novos ficheiros ou alterar a ordem das opções no menu Novo de uma biblioteca.
Seguem-se algumas formas de trabalhar eficazmente com várias bibliotecas:
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Configurar colunas e modelos de site Se a sua organização pretende estabelecer algumas definições consistentes nos seus bibliotecas, pode definir o modelos de site e as colunas de site. Pode partilhar as definições em várias bibliotecas, para que não tem de recriar as definições de cada vez.
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Enviar ficheiros para outra localização Se pretender que um ficheiro para estar disponível em várias bibliotecas, pode guardá-la na biblioteca e, em seguida, enviar uma cópia para outras bibliotecas. Quando atualiza o documento original, pode optar por ser lembrado para atualizar o documento nas outras localizações.
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Criar modelos de biblioteca Se pretender estabelecer algumas definições uniformes de bibliotecas ou reutilizar características em bibliotecas, pode guardar uma biblioteca como um modelo. Modelos de biblioteca estão disponíveis como opção no seu site quando clicar em Criar no menu Ações do Site.
Nota: Se estiver a adicionar novos ficheiros numa biblioteca que contém os ficheiros a partir de um projeto anterior, pode ser difícil decida se pretende criar uma nova biblioteca ou para adicionar a um já existente. Cada situação é diferente, mas se achar que é necessário analisar ou gerir todos os ficheiros em conjunto em algumas ponto, pondere adicionar os ficheiros para a biblioteca existente. Pode utilizar vistas, filtros e colunas para que apenas os ficheiros mais recentes sejam apresentados na vista predefinida.
Por predefinição, a bibliotecas de registar o nome de um ficheiro, assim como as informações sobre o estado de um ficheiro, tal como se der entrada. Pode especificar em colunas adicionais que ajudam o grupo para categorizar e controlar ficheiros, como o número de nome ou projeto de departamento. Adicionar colunas ajuda-o a tirar o máximo partido de múltiplas vistas para a biblioteca.
Existem várias opções para o tipo de coluna que criar, incluindo uma única linha de texto, uma lista pendente de opções, um número calculado a partir de outras colunas, ou até mesmo o nome e a imagem de uma pessoa no site.
Nota: O procedimento seguinte começa a partir da página de biblioteca para a biblioteca que pretende adicionar a coluna. Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no nome na Iniciação rápida. Se o nome da sua biblioteca não for apresentado, clique em definições de 
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No friso, clique no separador Lista ou Biblioteca.
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No grupo Gerir Vistas, clique em Criar Coluna.
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Na secção Nome e Tipo, escreva o nome da coluna na caixa Nome da coluna.
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Em Tipo de informações desta coluna, selecione o tipo de informações que pretende que seja apresentado na coluna.
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Na secção Definições de Coluna Adicionais, escreva uma descrição na caixa Descrição para ajudar as pessoas a compreender o objetivo da coluna e os dados que deve conter. Esta descrição é opcional.
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Clique em OK.
Pode utilizar vistas para ver os ficheiros que são mais importantes para si ou que melhor se ajustar a um objetivo. Por exemplo, pode criar vistas dos ficheiros que foram criados recentemente a maior parte dos, ficheiros a partir de um departamento específico ou ficheiros que foram criados por uma pessoa específica. Depois de criar uma vista, sempre está disponível quando olha para uma biblioteca.
Quando olha para ficheiros numa biblioteca, temporariamente pode ordenar ou filtrar os ficheiros por apontando para o nome de uma coluna e, em seguida, clicando na seta para baixo ao lado do nome. Isto é útil se de que precisa ver os ficheiros de uma determinada maneira, mas terá de repetir os passos da próxima vez que ver a biblioteca.
Se pretender ver os ficheiros num determinado forma com frequência, pode criar uma vista. Pode utilizar esta vista sempre que funcionam com a biblioteca. Quando criar uma vista, é adicionada ao menu vista da biblioteca.
Bibliotecas podem ter vistas pessoais e vistas públicas. Qualquer pessoa pode criar uma vista pessoal para ver os ficheiros de uma determinada forma ou para filtrar apenas os ficheiros pretendem ver. Se tiver permissão para estruturar um site, pode criar uma vista pública que qualquer pessoa pode utilizar quando vê a biblioteca. Também pode dar qualquer vista pública a vista predefinida, para que as pessoas veem automaticamente essa vista da biblioteca.
Para além disso, quando estrutura um site, pode ligar a diferentes vistas ou páginas de estrutura com peças Web que utilize as vistas diferentes.
Se os membros do grupo irão ver as bibliotecas num dispositivo móvel, pode criar vistas móveis que fornecem limites, como o número de itens apresentados numa vista, que estão ideal para a largura de banda e limitações dos dispositivos. Encontre ligações para mais informações sobre como criar vistas na secção Consulte também.
O procedimento seguinte é para criar um tipo de vista padrão. As opções que pode escolher variar para alguns dos outros tipos de vistas, mas os passos básicos para criar uma vista são semelhantes.
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Na lista ou biblioteca onde quer criar uma vista, clique em Lista ou Biblioteca e a seguir clique em Criar Vista.
Nota: Se Criar vista estiver desativado, não tem as permissões para criar uma vista. Contacte o administrador do site.
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Clique num formato, como Vista Padrão ou numa vista existente, que pretende utilizar, para criar a vista.
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Na caixa Nome da Vista, escreva o nome para a vista. Selecione Especificar esta vista como a predefinição se pretender especificar esta vista como a predefinição para a lista ou biblioteca. Apenas uma vista pública pode ser especificada como vista predefinida para uma lista ou biblioteca.
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Na secção Audiência , em Ver Audiência, selecione Criar uma Vista Pessoal ou Criar uma Vista Pública.
Nota: Se Criar uma Vista Pública estiver desativado, significa que não tem as permissões para criar uma vista pública para esta lista ou biblioteca.
Na secção colunas, selecione as colunas que pretende na vista e desmarque as colunas que não pretende que apareçam. Ao lado dos números de coluna, selecione a ordem que pretende para as colunas são apresentados na vista. Consulte o artigo criar uma coluna numa lista ou bibliotecapara obter mais em colunas.
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Na secção Ordenar, selecione opções para se e como pretende ordenar os ficheiros. Pode utilizar duas colunas para a ordenação. Por exemplo, pode ordenar pela primeira vez por autor e, em seguida, por nome de ficheiro para cada autor.
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Na secção Filtrar, selecione opções para se e como pretende filtrar os ficheiros. Uma vista filtrada mostra-lhe uma seleção mais pequena dos ficheiros, tal como apenas os ficheiros criados por um departamento específico ou apenas os ficheiros com um Estado aprovado.
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Na secção Agrupar por, pode agrupar itens com o mesmo valor numa secção, tal como uma secção para documentos de cada autor que pode expandir e fechar.
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Na secção Totais, pode contar o número de itens de uma coluna, tal como o número total de problemas. Em alguns casos, pode resumir ou obter informações adicionais, tais como as médias.
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Na secção Estilo, selecione o estilo pretendido para a vista, tal como uma lista sombreada em que as linhas ímpares são sombreadas.
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Se a biblioteca tiver pastas, pode criar uma vista que não inclui as pastas. Isto é, por vezes chamado uma vista simples. Para ver todos os seus ficheiros no mesmo nível, clique em Mostrar todos os itens sem pastas na secção de pastas.
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Pode limitar podem ser visualizados como muitos ficheiros na biblioteca ou podem ser visualizados como muitos ficheiros na mesma página. Estas definições são particularmente importantes se estiver a criar uma vista para um dispositivo móvel. Na secção Limite de itens, selecione as opções que pretende.
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Se planeia ver a biblioteca num dispositivo móvel, selecione as opções que pretende na secção móvel.
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Clique em OK.
Se tiver vários tipos de documentos ou de conteúdos diversificados dentro de uma biblioteca, pode criar pastas para ajudá-lo a organizar o conteúdo.
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Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no nome na Iniciação rápida.
Se o nome da sua biblioteca não aparecer, clique em definições de menu
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Clique no separador ficheiros, clique em Nova pasta.
Nota: A pessoa que criou a biblioteca pode ter especificado que não podem ser criadas pastas na biblioteca. Se for esse o caso, o comando Nova Pasta não estará disponível.
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Escreva um nome para a pasta e, em seguida, clique em Guardar ou em OK.
Sugestão: Se tiver várias bibliotecas com pastas e como as pessoas no seu grupo procurar uma biblioteca, tal como faria procuram os respetivos no disco rígido, poderá querer o grupo ativar o seu site para utilizar a vista de árvore. Pode utilizar a vista de árvore para expandir, fechar e navegar facilmente pastas.
Ativar a vista de árvore
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Clique em definições de menu
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Na secção aspeto e funcionamento, clique em vista de árvore.
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Na página vista em árvore, pode definir se a Iniciação rápida ou na vista de árvore está ativada. Uma vez que a vista de árvore irão aparecer na Iniciação rápida, que provavelmente pretende ativar ambos.
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Clique em OK.
