A mesclagem por email é uma ótima maneira de colocar seus dados de Access funcionando. Este vídeo mostra como criar uma letra de formulário típica no Microsoft Word começando com o comando Word Merge no Access. Ou, se preferir, confira as etapas básicas abaixo do vídeo.
No vídeo
Aqui está o procedimento geral para criar uma mesclagem de email do Word de dentro de Access:
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Abra o banco de dados Access que contém os endereços que você deseja mesclar com o Word.
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Se o Painel de Navegação não estiver aberto, pressione F11 para abri-lo.
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Selecione a tabela ou a consulta que contém os endereços. Se os campos de endereço estiverem espalhados por várias tabelas, crie uma consulta de seleção simples que contenha os campos necessários e selecione essa consulta para a operação de mesclagem.
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Na guia Dados Externos , no grupo Exportar , clique em Mesclagem do Word.
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A caixa de diálogo Assistente de Mesclagem do Microsoft Word Mail é aberta.
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Escolha se deseja que o assistente vincule seus dados de endereço a um documento do Word existente ou comece com um novo documento em branco.
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Clique em OK.
O Word inicia e exibe a guia Mailings e o painel Mesclagem de Email.
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Trabalhe nas etapas do assistente clicando nos links Avançar e Anterior na parte inferior do painel Mesclagem de Email.
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Na etapa 3 do assistente, você não precisará selecionar a lista de destinatários. Isso foi determinado quando você o selecionou no Access. No entanto, talvez você queira ajustar a lista clicando em Editar lista de destinatários. Na caixa aberta, você pode remover destinatários individuais da mesclagem, aplicar filtros, classificar a lista e assim por diante.
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Na etapa 4 do assistente, escreva a letra (a menos que você esteja trabalhando com um documento existente).
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Coloque o cursor no documento em que deseja que os dados de endereço sejam exibidos e clique em Bloco de endereços, linha de saudação ou mais itens no painel Mesclagem de Email para inserir os dados Access no documento. Nas caixas exibidas, selecione o formato desejado e clique em Campos de Correspondência para garantir que os campos sejam correspondidos corretamente.
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Na Etapa 5 do assistente, clique nos botões Avançar (>>) e Anterior (<<) para visualizar como os dados mesclados serão exibidos ao imprimir o documento.
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Na etapa 6 do assistente, clique em Imprimir e selecione as opções de impressão desejadas.
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Salve e feche o documento do Word.
Observações:
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Se você precisar voltar e ajustar qualquer uma de suas configurações de mesclagem após concluir o assistente, todas as operações estarão disponíveis na guia Mailings no Word.
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Se você fizer alterações de design no banco de dados Access, talvez seja necessário ajustar algumas das configurações de mesclagem no Word para fazer a mesclagem funcionar corretamente novamente.
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O assistente de mesclagem de email foi projetado para trabalhar com dados de endereço de email. No entanto, você pode usar o recurso de mesclagem de email para mesclar qualquer tipo de dados com o Word, como registros de inventário, tarefas ou o que você armazenar em Access.
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Para obter informações mais detalhadas sobre os recursos de mesclagem de email do Word, confira estes artigos:
