Importar ou vincular dados em uma pasta de trabalho do Excel

Cenários comuns para a importação de dados do Excel para o Access

• Você é um usuário do Excel há muito tempo, mas deseja avançar utilizando o Access para trabalhar com dados desse aplicativo. Seu objetivo é mover os dados das planilhas do Excel para um ou mais bancos de dados do Access.

• O departamento ou grupo de trabalho no qual trabalha utiliza o Access, mas você recebe ocasionalmente dados em formato Excel, que devem ser mesclados com os bancos de dados do Access. Você quer importar essas planilhas do Excel para o banco de dados conforme as recebe.

• Você utiliza o Access para gerenciar dados, mas os relatórios semanais que recebe do restante da equipe são pastas de trabalho do Excel. Você gostaria de dinamizar o processo de importação para garantir que os dados sejam importados toda semana em um horário específico no banco de dados.

Se esta for a primeira vez que você importa dados do Excel

• Não é possível salvar uma pasta de trabalho do Excel como um banco de dados do Access. O Excel não oferece a funcionalidade para criar um banco de dados a partir dos dados do Excel.

• Quando você abre uma pasta de trabalho do Excel no Access (na caixa de diálogo Abrir Arquivo , altere a caixa de lista Arquivos de Tipo para Arquivos do Microsoft Office Excel e selecione o arquivo desejado), o Access cria um link para a pasta de trabalho em vez de importar seus dados. Vincular a uma pasta de trabalho é fundamentalmente diferente de importar uma planilha para um banco de dados. Para obter mais informações sobre como vincular, consulte a seção Link to data no Excel, posteriormente neste artigo.

Preparar a planilha

1. Localize o arquivo de origem e selecione a planilha que contém os dados a serem importados para o Access. Se quiser importar apenas parte de uma planilha, você poderá definir um intervalo nomeado que inclua somente as células que você deseja importar.
   
   Definir um intervalo nomeado (opcional)   

   1. Alterne para o Excel e abra a pasta de trabalho contendo os dados que você deseja importar.

   2. Selecione o intervalo de células que contém os dados que você deseja importar.

   3. Clique com o botão direito do mouse no intervalo selecionado e, em seguida, clique em Nomear Intervalo ou Definir Nome.

   4. Na caixa de diálogo Novo nome, especifique um nome para o intervalo na caixa Nome e clique em OK.

      Lembre-se de que é possível importar apenas uma planilha por vez durante uma operação de importação. Para importar dados de várias planilhas, repita a operação de importação para cada planilha.

2. Revise os dados de origem e execute a ação conforme descrito nesta tabela.

   Elemento	Descrição
   Número de colunas	O número de colunas de origem que deseja importar não pode exceder 255, pois o Access não oferece suporte para mais de 255 campos em uma tabela.
   Ignorar colunas e linhas	É recomendável incluir apenas as linhas e colunas da planilha de origem, ou o intervalo nomeado, que deseja importar. lins    Não é possível filtrar ou ignorar linhas durante a operação de importação. Colunas    Não é possível ignorar colunas durante a operação, caso escolha adicionar os dados a uma tabela existente.
   Formato tabular	Certifique-se de que as células estejam em formato tabular. Se a planilha ou intervalo nomeado incluir células mescladas, o conteúdo da célula é colocado no campo que corresponde à coluna mais à esquerda, e os outros campos são deixados em branco.
   Colunas, linhas e células em branco	Exclua todas as colunas e linhas em branco desnecessárias na planilha ou no intervalo. Se houver células em branco na planilha ou intervalo nomeado, tente adicionar os dados ausentes. Se estiver planejando acrescentar os registros a uma tabela existente, certifique-se de o campo correspondente na tabela aceite valores nulos (ausentes ou desconhecidos). Um campo aceitará valores desconhecidos se a sua propriedade de campo Obrigatório for definida como Não e sua configuração de propriedade RegraDeValidação não evite valores nulos.
   Valores de erro	Se uma ou mais células na planilha ou no intervalo contiver valores de erro, como #NUM e #DIV, corrija-os antes de iniciar a operação de importação. Se uma planilha de origem ou um intervalo contiver valores de erro, o Access colocará um valor nulo nos campos correspondentes na tabela. Para obter mais informações sobre modos de corrigir esses erros, consulte a seção Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos, mais adiante neste artigo.
   Tipo de dados	Para evitar erros durante a importação, verifique se cada coluna de origem contém o mesmo tipo de dados em cada linha. O Access verifica as primeiras oito linhas de origem para determinar o tipo de dados dos campos na tabela. É altamente recomendável que você se certifique de que as primeiras oito linhas de origem não misturem valores de tipos de dados diferentes em qualquer uma das colunas. Caso contrário, o Access poderá não atribuir o tipo de dados correto à coluna. Além disso, é aconselhável formatar cada coluna de origem no Excel e atribuir um formato de dados específico a cada coluna antes de iniciar a operação de importação. A formatação é altamente recomendável, caso a coluna inclua valores de tipos de dados diferentes. Por exemplo, a coluna NúmeroDoVoo em uma planilha pode conter valores numéricos e de texto, como 871, AA90 e 171. Para evitar valores ausentes ou incorretos, faça o seguinte: Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em Formatar Células. Na guia Número, em Categoria, selecione um formato. Para a coluna NúmeroDoVoo, você provavelmente escolheria Texto. Clique em OK. Se as colunas de origem estiverem formatadas, mas ainda contiverem valores mistos nas linhas seguintes à oitava linha, a operação de importação ainda poderá ignorar valores ou converter valores incorretamente. Para obter informações sobre a solução de problemas, consulte a seção Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos.
   Primeira linha	Se a primeira linha na planilha ou no intervalo nomeado contiver os nomes das colunas, é possível especificar se o Access tratará os dados na primeira linha como nomes de campos durante a operação. Se a planilha o intervalo de origem não incluir os nomes, é uma boa opção adicioná-los à origem antes de iniciar a operação de importação. Observação: Se você planeja acrescentar os dados a uma tabela existente, certifique-se de o nome de cada coluna coincida totalmente ao nome no campo correspondente. Se o nome de uma coluna for diferente do nome no campo correspondente na tabela, a operação de importação falhará. Para visualizar os nomes dos campos, abra a tabela no modo Design do Access.

3. Feche a pasta de trabalho de origem, se estiver aberta. Manter o arquivo de origem aberto poderá resultar em erros na conversão de dados durante a operação de importação.

Preparar o banco de dados de destino

1. Abra o banco de dados do Access no qual os dados serão armazenados. Certifique-se de que o banco de dados não seja somente leitura e que você tenha permissões para fazer alterações no banco de dados.

   – ou –

   Se não desejar armazenar os dados em qualquer um dos bancos de dados existentes, crie um banco de dados em branco. Para isso:

   Clique na guia Arquivo, clique em Novo e clique em Banco de Dados em Branco.

2. Antes de iniciar a operação de importação, escolha entre armazenar os dados em uma tabela nova ou em uma tabela existente.

   Criar uma nova tabela    Se você decidir armazenar os dados em uma nova tabela, o Access cria uma tabela e adiciona os dados importados a essa tabela. Se a tabela com o nome especificado já existir, o Access substitui o conteúdo da tabela com os dados importados.

   Anexar a uma tabela existente    Se decidir adicionar dados a uma tabela existente, as linhas da planilha do Excel serão acrescentadas à tabela especificada.

   Lembre-se de que a maioria das falhas durante as operações de acréscimo ocorrem porque os dados de origem não coincidem com as configurações da estrutura e dos campos da tabela de destino. Para evitar isso, abra a tabela de destino no modo Design e revise o seguinte:

   • Primeira linha    Se a primeira linha da planilha ou intervalo nomeado de origem não contiver títulos de coluna, certifique-se de que a posição e o tipo de dado de cada coluna coincida com os do campo correspondente na planilha de origem. Se a primeira linha contiver títulos de coluna, não é necessário que a ordem das colunas e dos campos coincida, mas o nome e o tipo de dados de cada coluna deverá coincidir totalmente com os do campo correspondente.

   • Campos ausentes ou adicionais    Se um ou mais campos não estiverem na planilha de origem, adicione-os antes de iniciar a operação de importação. No entanto, se a tabela contiver campos que não existem na origem, não será necessário excluí-los da tabela, se aceitarem valores nulos.

     Dica: Um campo aceitará valores nulos se a sua propriedade Obrigatório estiver definida como Não e a sua configuração de propriedade RegraDeValidação não evitar valores nulos.

   • Chave primária    Se a chave contiver um campo de chave primária, a planilha ou o intervalo de origem deve ter uma coluna que contenha valores que sejam compatíveis com o campo de chave primária, e os valores de chave primária importados devem ser exclusivos. Se um registro importado contiver um valor de chave primária que já existe na tabela de destino, a operação de importação exibirá uma mensagem de erro.

   • Campos Indexados    Se a propriedade Indexado de um campo em uma tabela for definido como Sim (Duplicação não autorizada), a coluna correspondente na planilha ou no intervalo de origem deve conter valores exclusivos.

     Vá para as próximas etapas para executar a operação de importação.

Iniciar a operação de importação

1. A localização do assistente de importação/vinculação difere ligeiramente dependendo da sua versão do Access. Escolha as etapas que correspondem à sua versão do Access:

   • Se você estiver usando a versão mais recente do Microsoft 365, Acesso 2021 ou Access 2019, na guia Dados Externos , no grupo Importar & Link , clique em Nova Fonte de Dados > Do Arquivo > Excel.

   • Se você estiver usando Access 2016, na guia Dados Externos , no grupo Importar & Link , clique em Excel.

   Observação: A guia Dados externos não estará disponível, a menos que um banco de dados esteja aberto.

2. Na caixa de diálogo Obter dados externos - Planilha do Excel, na caixa Nome do arquivo, especifique o nome do arquivo do Excel que contém os dados que deseja importar.

   – ou –

   Clique em Procurar e use a caixa de diálogo Abrir Arquivo para localizar o arquivo que você deseja importar.

3. Especifique como quer armazenar os dados importados.

   Para armazenar os dados em uma nova tabela, selecione Importar os dados de origem em uma nova tabela, no banco de dados atual. Você será solicitado a nomear essa tabela posteriormente.

   Para acrescentar dados a uma tabela existente, selecione Acrescentar uma cópia dos registros à tabela e selecione uma tabela na lista suspensa. Essa opção não estará disponível se o banco de dados não contiver tabelas.

   Para vincular à fonte de dados, criando uma tabela vinculada, confira a seção Vincular a dados no Excel, mais adiante neste artigo.

4. Clique em OK.

   O assistente de importação de planilha é iniciado, e guiará você no processo de importação. Vá para o próximo conjunto de etapas.

Usar o assistente de Importação de planilha

1. Na primeira página do assistente, selecione a planilha ou que contém os dados que deseja importar. Em seguida, clique em Avançar.

2. Na segunda página, clique em Mostrar Planilhas ou Mostrar Intervalos Nomeados, escolha a planilha ou intervalo nomeado que deseja importar e clique em Avançar.

3. Se a primeira linha da planilha ou do intervalo de origem contiver os nomes dos campos, selecione A Primeira Linha Contém Títulos de Coluna e clique em Avançar

   Se você estiver importando os dados em uma nova tabela, o Access usa esses títulos de coluna para nomear os campos na tabela. É possível alterar esses nomes durante ou depois da operação de importação. Se você estiver anexando dados a uma tabela existente, certifique-se de que os títulos de coluna na planilha de coluna coincidam exatamente com os nomes dos campos na tabela de destino.

   Se estiver anexando dados a uma tabela existente, avance para a etapa 6. Se estiver adicionando os dados a uma nova tabela, siga as próximas etapas.

4. O assistente solicita a você que revise as propriedades de campo. Clique em uma coluna na parte inferior da página para exibir as propriedades do campo correspondente. Em seguida, siga um destes procedimentos:

   • Revise e altere, se desejar, o nome e o tipo de dados do campo de destino.

     O Access revisa as primeiras oito linhas em cada coluna para sugerir o tipo de dados para o campo correspondente. Se a coluna na planilha contiver tipos diferentes de valores, como texto e números, nas primeiras oito linhas de uma coluna, o assistente sugerirá um tipo de dados que seja compatível com todos os valores da coluna — na maior parte das vezes, o tipo de dados texto. Embora seja possível selecionar um tipo de dados diferente, é importante lembrar que os valores que não forem compatíveis com o tipo de dados selecionado serão ignorados ou convertidos incorretamente durante o processo de importação. Para obter mais informações sobre como corrigir valores ausentes ou incorretos, consulte a seção Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos, mais adiante neste artigo.

   • Para criar um índice no campo, defina Indexado como Sim.

   • Para ignorar totalmente uma coluna de origem, marque a caixa de seleção Não importar campo (Ignorar).

     Clique em Avançar quando terminar de selecionar as opções.

5. Na tela seguinte, especifique uma chave primária para a tabela. Se você selecionar Permitir que o Access adicione a chave primária, o Access adicionará um campo de Numeração automática no primeiro campo da tabela de destino e o preencherá automaticamente com valores de identificação exclusivos, começando em 1. Clique em Avançar.

6. Na tela do assistente final, especifique um nome para a tabela de destino. Na caixa Importar para Tabela, digite um nome para ela. Se a tabela já existir, o Access exibirá um prompt que pergunta se você deseja substituir o conteúdo existente da tabela. Clique em Sim para continuar ou Não para especificar um nome diferente para a tabela de destino e clique em Concluir para importar os dados.

   Se o Access puder importar alguns ou todos os dados, o assistente exibirá uma página mostrando o status da operação de importação. Além disso, também é possível salvar os detalhes da operação para uso futuro como uma especificação. De maneira inversa, se a operação falhar completamente, o Access exibirá a mensagem de erro Umerro ocorreu ao tentar importar o arquivo.

7. Clique em Sim para salvar os detalhes da operação para uso futuro. Salvar os detalhes ajuda você a repetir a operação posteriormente, sem a necessidade de consultar o assistente novamente.

Confira Salvar os detalhes de uma operação de importação ou exportação como uma especificação para saber como salvar seus detalhes de especificação.

Confira executar uma importação salva ou especificação de exportação para saber como executar as especificações de importar ou vincular salvas.

Confira Agendar uma especificação de importação ou exportação para saber como agendar tarefas de importação e vinculação para que sejam executadas em horários específicos.

Cadeias de erros e dicas de solução de problemas

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Cenários comuns para a vinculação a uma planilha do Excel a partir do Access

Normalmente, você cria um vínculo com uma planilha do Excel (em vez de importar) pelos seguintes motivos:

• Você quer continuar mantendo dados em planilhas do Excel, mas usar os recursos avançados de consulta e relatórios do Access.

• Seu departamento ou grupo de trabalho usa o Access, mas os dados de fontes externas com os quais trabalha estão em planilhas do Excel. Você não quer manter cópias dos dados externos, mas deseja trabalhar com esses dados no Access.

Se estiver vinculando a uma planilha do Excel pela primeira vez

• Não é possível criar um vínculo com um banco de dados do Access a partir do Excel.

• Quando é criado um vínculo com um arquivo do Excel, o Access cria uma nova tabela, denominada geralmente de tabela vinculada. A tabela mostra os dados na planilha de origem ou do intervalo nomeado, mas não armazena, de fato, os dados no banco de dados.

• Não é possível vincular dados do Excel a uma tabela existente no banco de dados. Isso significa que os dados não podem ser acrescentados a uma tabela existente executando-se uma operação de vinculação.

• Um banco de dados pode conter várias tabelas vinculadas.

• Quaisquer alterações realizadas nos dados em Excel são refletidas automaticamente na tabela vinculada. No entanto, o conteúdo e a estrutura de uma tabela vinculada no Access são somente leitura.

• Ao abrir uma pasta de trabalho do Excel no Access (na caixa de diálogo Abrir Arquivo, altere a caixa de listagem Arquivos do Tipo para Microsoft Excel e selecione o arquivo desejado), o Access criará um banco de dados em branco e iniciará automaticamente o Assistente de Vinculação de Planilha.