Quando você executa um assistente de importação no Access, você pode salvar as configurações usadas como uma especificação para que possa repetir a importação ou a exportação a qualquer momento.
Primeiro você deverá executar uma operação de importação ou exportação para salvar uma especificação. No entanto, você poderá usar uma especificação existente para uma operação que nunca executou antes se sua operação atender a uma das seguintes condições:
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Se a única diferença entre a operação que você deseja executar e uma especificação existente for o nome do arquivo de origem (no caso de uma operação de importação) ou do arquivo de destino (no caso de uma operação de exportação), você poderá alterar o nome do arquivo de origem ou de destino mencionado na especificação existente e executar a especificação.
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Se você precisar exportar os dados formatados e a única diferença entre a operação que você deseja executar e uma especificação existente for as configurações de coluna ou filtro, você poderá alterar essas configurações na especificação. As configurações atuais de coluna e filtro sempre determinarão o que será exportado, não as configurações que estavam em vigor no momento da criação da especificação.
Executar uma especificação de importação ou exportação salva no Access
Depois de salvar os detalhes como uma especificação, execute as seguintes etapas quando desejar repetir a operação.
Executar a especificação
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Abra o banco de dados do Access que contém a especificação, caso ainda não esteja aberto. Quando você executa uma especificação de importação, o banco de dados atual é o banco de dados de destino. Quando você executa uma especificação de exportação, o banco de dados atual é o banco de dados de origem.
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Se a especificação for exportar dados formatados para uma pasta de trabalho do Excel ou para um documento do Word, abra o objeto e verifique se os campos que você deseja exportar não estão ocultos no modo de exibição. Da mesma forma, examine as configurações de filtro para garantir que todos os registros que deseja exportar estão visíveis no modo de exibição.
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Na guia Dados Externos, clique em Importações Salvas ou Exportações Salvas para abrir a caixa de diálogo Gerenciar Tarefas de Dados.
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Na caixa de diálogo Gerenciar Tarefas de Dados, na guia Importações Salvas ou Exportações Salvas, clique na especificação que deseja executar.
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Se você quiser alterar o arquivo de origem (ao executar uma operação de importação) ou arquivo de destino (ao executar uma operação de exportação), clique no caminho do arquivo para editá-lo.
É importante observar que você poderá alterar os arquivos de origem ou de destino, mas o novo arquivo que especificar deverá atender a todos os requisitos essenciais para concluir a operação com êxito.
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Antes de clicar em Executar, verifique se os arquivos de origem e destino existem, se a fonte de dados está prontos para importação e se a operação não substituirá acidentalmente todos os dados no arquivo de destino. Faça tudo o que você faria para garantir o sucesso de uma operação orientada por um assistente antes de executar qualquer especificação salva.
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Clique em Executar.
O Access exibirá uma mensagem que informa o status da operação. Se a operação falhar, solucione o erro da mesma maneira que faria se estivesse usando o assistente.
Dica: Se a mensagem não identificar a causa da falha, tente iniciar o assistente de importação ou exportação e avance pelas caixas de diálogo para efetuar a mesma operação.
Executar uma especificação de importação ou exportação salva no Outlook
Se você configurou a especificação como uma tarefa do Outlook, é possível iniciar a operação de dentro do Outlook.
Observação: Não é possível alterar o nome de arquivo ou caminho do arquivo externo na especificação antes de iniciar a operação ao executar uma especificação de dentro do Outlook. Para alterar o nome do arquivo na especificação, inicie a operação de dentro do Access, em vez de como uma tarefa do Outlook.
Antes de iniciar a operação no Outlook, verifique se o Access está instalado no seu computador e se os arquivos de origem e destino existem. Faça tudo o que você faria para garantir o sucesso de uma operação orientada por um assistente antes de executar qualquer especificação salva.
Executar a especificação
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Inicie o Outlook e clique em Tarefas no painel de navegação. Clique duas vezes na tarefa para abri-la.
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Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importação ou Executar Exportação. Clique em OK na mensagem de confirmação para confirmar.
Se a operação for executada com êxito, nenhuma mensagem será exibida. Se a operação falhar, o Access exibirá uma mensagem explicando a causa mais provável do erro. Tente solucionar o erro da mesma maneira que faria se estivesse usando o assistente.
Dica: Se a mensagem não identificar a causa da falha, tente iniciar o assistente de importação ou exportação e avance pelas caixas de diálogo para efetuar a mesma operação.
O que mais devo saber?
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Para saber mais sobre como agendar especificações para serem executadas em períodos específicos, confira o artigo sobre como agendar uma operação de importação ou de exportação.
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Saiba mais sobre como alterar um nome de especificação, excluir especificações ou atualizar os nomes dos arquivos de origem nas especificações no artigo Como gerenciar tarefas de dados.
