Ao usar o Assistente para Exportação, você poderá exportar dados de um banco de dados do Access em um formato de arquivo que possa ser lido pelo Excel. Este artigo mostra como preparar e exportar seus dados para o Excel, além de oferecer algumas dicas de solução de problemas comuns que possam ocorrer.
Neste artigo
Exportando dados para o Excel: os fundamentos
Ao exportar os dados para o Excel, o Access cria uma cópia dos dados selecionados e armazena os dados copiados em um arquivo que possa ser aberto no Excel. Se você copia dados do Access para o Excel com frequência, poderá salvar os detalhes de uma operação de exportação para usar posteriormente e até agendar a operação de exportação para execução automática em intervalos especificados.
Cenários comuns de exportação de dados para o Excel
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O seu departamento ou grupo de trabalho utiliza tanto o Access quanto o Excel para trabalhar com os dados. Você armazena os dados em bancos de dados do Access, mas utiliza o Excel para analisar os dados e distribuir os resultados de sua análise. A sua equipe exporta atualmente os dados para o Excel conforme e quando necessitam, mas você gostaria de tornar esse processo mais eficiente.
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Você é um usuário experiente do Access, mas o seu gerente prefere exibir dados no Excel. Em intervalos regulares, você realiza o trabalho de copiar os dados para o Excel, mas gostaria de automatizar esse processo para economizar o seu próprio tempo.
Sobre a exportação de dados para o Excel
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O Access não inclui um comando "Salvar como" para o formato do Excel. Para copiar dados para o Excel, será preciso usar o recurso de Exportação descrito neste artigo ou copiar os dados do Access para a área de transferência e depois colá-los em uma planilha do Excel.
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É possível exportar uma tabela, consulta, formulário ou relatório. Também é possível exportar registros selecionados em uma exibição de vários registros, como uma folha de dados.
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O Microsoft Excel inclui um comando para a importação de dados de um banco de dados do Access. Você pode usar esse comando em vez do comando de exportação no Access; no entanto, o comando de importação do Excel só permite que você importe tabelas ou consultas. Para obter mais informações, confira o artigo da Ajuda do Excel Conectar-se a (importar) dados externos.
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Não é possível exportar macros, módulos ou relatórios para o Excel. Ao exportar um formulário ou uma folha de dados que contenha subformulários ou subfolhas de dados, somente o formulário ou a folha de dados principal é exportada. É necessário repetir as operações de exportação de cada subformulário e subfolha de dados a serem exibidos no Excel.
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Só é possível exportar um objeto de banco de dados em uma única operação de exportação. Entretanto, é possível mesclar os dados em várias planilhas do Excel após concluir as operações de exportação individuais.
Preparar-se para a operação de exportação
Antes de executar um procedimento de exportação, é uma boa ideia examinar os dados que você deseja exportar para garantir que eles não contenham quaisquer indicadores ou valores de erro. Se houver algum erro, tente solucioná-lo antes da exportação dos dados para o Excel. Caso contrário, poderão ocorrer problemas durante a operação de exportação, e valores nulos poderão ser inseridos nas células da planilha do Excel. Para obter mais informações sobre problemas que possam ocorrer durante a exportação para o Excel, consulte a seção Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos.
Se o objeto de origem for uma tabela ou uma consulta, decida se deseja exportar os dados com ou sem a formatação. Essa decisão afetará três aspectos da pasta de trabalho resultante — a quantidade de dados exportados e o formato de exibição desses dados. A tabela a seguir descreve o resultado da exportação de dados formatados e não formatados.
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Exportação |
Objeto de origem |
Campos e registros |
Formatação |
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Sem formatação |
Tabela ou consulta Observação: Formulários e relatórios não podem ser exportados sem a respectiva formatação. |
Todos os campos e registros no objeto subjacente são exportados. |
As configurações da propriedade Formato são ignoradas durante a operação. Com relação aos campos de pesquisa, somente os valores de identificação de pesquisa são exportados. Com relação a campos de hiperlink, o conteúdo é exportado como uma coluna de texto que exibe os links no formato displaytext#address#. |
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Com formatação |
Tabela, consulta, formulário ou relatório |
Somente campos e registros mostrados no modo de exibição ou no objeto atual são exportados. Registros filtrados, colunas ocultas em uma folha de dados e campos não exibidos em um formulário ou relatório não são exportados. |
O assistente respeita as configurações da propriedade Formato. Com relação aos campos de pesquisa, os valores de pesquisa são exportados. Com relação aos campos de hiperlink, os valores são exportados como hiperlinks. Com relação aos campos rich text, o texto é exportado, mas o formato não é. |
Escolha a pasta de trabalho de destino e o formato de arquivo. Observe que os relatórios só podem ser exportados no formato de arquivo *.xls antigo e não no formato de arquivo xlsx mais recente.
Durante a operação de exportação, o Access solicita que o nome da pasta de trabalho de destino seja especificado. A tabela a seguir resume quando uma pasta de trabalho é criada (se ainda não existir) e quando é sobrescrita (se já existir).
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Se a pasta de trabalho de destino |
E o objeto de origem for |
E você desejar exportar |
Então |
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Não existe |
Uma tabela, uma consulta, um formulário ou ou relatório |
Os dados, com ou sem a formatação |
A pasta de trabalho é criada durante a operação de exportação. |
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Já existe |
Uma tabela ou consulta |
Os dados, mas não a formatação |
A pasta de trabalho não é sobrescrita. Uma nova planilha é adicionada à pasta de trabalho e recebe o nome do objeto a partir do qual os dados estão sendo exportados. Se já existir uma planilha com esse nome na pasta de trabalho, o Access solicitará que o conteúdo da planilha correspondente seja substituído ou que outro nome seja especificado para a nova planilha. |
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Já existe |
Uma tabela, uma consulta, um formulário ou ou relatório |
Os dados, incluindo a formatação |
A pasta de trabalho é sobrescrita pelos dados exportados. Todas as planilhas existentes são removidas, e uma nova planilha com o mesmo nome do objeto exportado é criada. Os dados na planilha do Excel herdam as configurações de formato do objeto de origem. |
Os dados são sempre adicionados a uma nova planilha. Não é possível acrescentar os dados a nenhuma planilha nem intervalo nomeado existente.
Executar a operação de exportação
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Se a pasta de trabalho de destino do Excel estiver aberta, feche-a antes de continuar.
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No Painel de Navegação do banco de dados de origem, selecione o objeto que você deseja exportar.
Exportar somente uma parte dos dados
Se o objeto for uma tabela, uma consulta ou um formulário e você quiser exportar somente uma parte dos dados, abra esse objeto no modo Folha de Dados e selecione os registros desejados.
Para abrir um formulário no modo Folha de Dados:
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Clique duas vezes no formulário para abri-lo.
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Clique com o botão direito do mouse no formulário e selecione Modo Folha de Dados. Se essa opção não estiver disponível:
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Clique em Modo Design.
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Pressione F4 para exibir o painel de tarefas Folha de Propriedades.
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Selecione Formulário na lista suspensa localizada na parte superior da Folha de Propriedades.
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Na guia Formato da Folha de Propriedades, defina a propriedade Permitir Modo de Folha de Dados como Sim.
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Na guia Design, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo Folha de Dados.
Observação: Não é possível exportar uma parte de um relatório. No entanto, você pode selecionar ou abrir a tabela ou a consulta na qual esse relatório está baseado e então exportar uma parte dos dados nesse objeto.
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Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Excel.
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Na caixa de diálogo Exportar - Planilha do Excel, revise o nome de arquivo sugerido para a pasta de trabalho do Excel (o Access usa o nome do objeto de origem). Se desejar, você poderá modificar esse nome de arquivo.
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Na caixa Formato de Arquivo, selecione o formato de arquivo desejado.
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Se estiver exportando uma tabela ou consulta e quiser exportar dados formatados, selecione Exportar dados com formatação e layout. Para obter mais informações, consulte a seção Preparar-se para a operação de exportação.
Observação: Se estiver exportando um formulário ou um relatório, essa opção estará sempre marcada, porém, indisponível (ela aparece esmaecida).
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Para exibir a pasta de trabalho de destino do Excel após a conclusão da operação de exportação, marque a caixa de seleção Abrir o arquivo de destino após a conclusão da operação de exportação.
Se o objeto de origem estiver aberto e você tiver selecionado um ou mais registros no modo de exibição antes de iniciar a operação de exportação, será possível selecionar Exportar somente os registros selecionados. Para exportar todos os registros exibidos, deixe essa caixa de seleção desmarcada.
Observação: Essa caixa de seleção permanecerá indisponível (esmaecida) se nenhum registro for selecionado.
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Clique em OK.
Se a operação de exportação falhar em função de um erro, o Access exibirá uma mensagem que descreve o motivo do erro. Caso contrário, o Access exportará os dados e, dependendo da sua seleção na etapa 7, abrirá a pasta de trabalho de destino do Excel. Em seguida, o Access exibirá uma caixa de diálogo na qual é possível criar uma especificação que utilize os detalhes da operação de exportação.
O que mais devo saber sobre exportação?
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Para saber mais sobre como salvar os detalhes de sua exportação em uma especificação que você pode reutilizar posteriormente, veja o artigo Salvar os detalhes de uma operação de importação ou exportação como uma especificação.
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Para saber mais sobre como executar especificações de exportações salvas, veja o artigo Executar uma operação de importação ou exportação salva.
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Saiba mais sobre como agendar especificações para serem executadas em períodos específicos no artigo Programar uma operação de importação ou exportação.
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Saiba mais sobre como alterar um nome de especificação, excluir especificações ou atualizar os nomes dos arquivos de origem nas especificações no artigo Como gerenciar tarefas de dados.
Solucionar problemas de valores ausentes e incorretos
A tabela a seguir descreve várias maneiras de solucionar problemas comuns.
Dica: Se você considerar que apenas alguns valores estão ausentes, corrija-os na pasta de trabalho do Excel. Caso contrário, corrija o objeto de origem no banco de dados do Access..
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Problema |
Descrição e resolução |
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Campos calculados |
Os resultados dos campos calculados são exportados; as expressões subjacentes que executam os cálculos não. |
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Campos com múltiplos valores |
Campos que dão suporte a vários valores são exportados como uma lista de valores separados por ponto-e-vírgula (;). |
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Imagens, objetos e anexos |
Elementos gráficos (como logotipos, conteúdo de campos de objeto OLE e anexos que fazem parte dos dados de origem) não são exportados. Adicione-os à planilha manualmente, após a conclusão da operação de exportação. |
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Gráfico |
Ao exportar um formulário ou um relatório contendo um objeto do Microsoft Graph, o objeto gráfico não é exportado. |
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Dados na coluna errada |
Os valores nulos na planilha resultante são substituídos às vezes pelos dados que deveriam constar na coluna seguinte. |
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Valores de data ausentes |
Os valores de data anteriores a 1º de janeiro de 1900 não são exportados. As células correspondentes na planilha conterão um valor nulo. |
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Expressões ausentes |
Expressões usadas para calcular valores não são exportadas para o Excel. Somente os resultados dos cálculos são exportados. Adicione manualmente a fórmula à planilha do Excel após a conclusão da operação de exportação. |
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Subformulários, sub-relatórios e subfolhas de dados ausentes |
Ao exportar um formulário, um relatório ou uma folha de dados, somente o formulário, o relatório ou a folha de dados principal será exportado. Repita a operação de exportação para cada subformulário, sub-relatório e subfolha de dados que desejar exportar. |
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Colunas formatadas incorretamente ou ausentes |
Se nenhuma das colunas parecer formatada na planilha resultante, repita a operação de exportação, certificando-se de marcar a caixa de seleção Exportar dados com formatação e layout do assistente. De maneira inversa, se apenas algumas colunas parecerem formatadas de maneira diferente das versões no objeto de origem, aplique a formatação desejada no Excel. Formatar uma coluna no Excel
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Valor "#" em uma coluna |
Você poderá ver o valor # em uma coluna que corresponde a um campo Sim/Não em um formulário. Isso poderá ocorrer se a operação de exportação for iniciada no Painel de Navegação ou no modo Formulário. Para resolver o problema, abra o formulário no modo Folha de Dados antes de exportar os dados. |
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Indicadores de erros ou valores de erros |
Marque as células de indicadores de erros (triângulos verdes nos cantos) ou valores de erros (cadeias de caracteres que começam com o caractere # no lugar dos dados apropriados). |
