Usar o Access ou Excel para gerenciar os dados

Dados simples versus relacionais    Para ajudar a decidir qual programa é melhor para armazenar seus dados, faça a seguinte pergunta: os dados são relacionais ou não? Os dados que podem ser contidos com eficiência em uma única tabela ou planilha são chamados de dados simples ou não relacionados . Por exemplo, se você quiser criar uma lista simples de clientes, com apenas um endereço e uma pessoa de contato para cada cliente, o Excel pode ser a melhor opção. No entanto, se você quiser armazenar uma lista de clientes mais complexa que contém endereços de cobrança e envio para cada cliente ou várias pessoas de contato para cada cliente, o Access é a melhor solução.

Em um banco de dados relacional, você organiza suas informações em várias tabelas. Em um banco de dados relacional bem projetado, cada tabela é plana e contém informações sobre apenas um tipo de dados. Por exemplo, se você criar um banco de dados do cliente, os nomes dos clientes devem ser armazenados em uma tabela, enquanto os endereços de cobrança e envio desses clientes devem ser armazenados em uma tabela separada. Armazenar endereços separadamente de nomes é uma boa ideia, pois cada cliente pode ter mais de um endereço e você deseja poder inserir vários endereços para cada cliente sem precisar inserir novamente o nome do cliente para cada endereço.

Dados locais versus externos    Você pode usar o Access para se conectar a dados de várias fontes de dados externas para poder exibir, consultar e editar esses dados sem precisar importá-los. Por exemplo, o Access fornece comandos para se conectar a dados existentes em um banco de dados do Microsoft SQL Server, um arquivo dBASE ou uma pasta do Outlook, juntamente com muitas outras fontes de dados. Você pode usar o Excel para se conectar a uma ampla variedade de fontes de dados, incluindo bancos de dados Access, SQL Server e Analysis Services, arquivos XML e fontes de dados ODBC e OLE DB. No entanto, você não pode editar os dados para alterar os dados de origem por meio da interface do usuário do Excel.

O Access e o Excel fornecem comandos para se conectar a dados em listas de Windows SharePoint Services. No entanto, o Excel fornece apenas uma conexão somente leitura com listas do SharePoint; enquanto o Access permite que você leia e escreva dados em listas do SharePoint.

Integridade de dados versus flexibilidade    Identificadores exclusivos ajudam a preservar a integridade de seus dados e garantem que nenhuma linha (ou registros) contenha exatamente os mesmos dados. Identificadores exclusivos também fornecem a maneira mais rápida de recuperar dados ao pesquisar ou classificar seus dados. No Access, você pode usar o tipo de dados AutoNumber para gerar automaticamente um identificador exclusivo para cada registro. Em seguida, você pode usar esses identificadores para relacionar registros em uma tabela a um ou mais registros em outra tabela.

A estrutura que o Access aplica aos seus dados ajuda a garantir a integridade dos dados. O acesso pode exigir que novos registros em uma tabela tenham um valor correspondente existente em uma tabela diferente, para que você não possa criar registros "órfãos". Por exemplo, você não gostaria de ter um pedido que não incluísse informações do cliente. O acesso pode exigir que cada novo registro na tabela Pedidos tenha um valor de cliente correspondente na tabela Clientes. Essa correspondência necessária de valores é chamada integridade referencial.

Você também pode impor suas próprias restrições e regras para garantir ainda mais que os dados sejam inseridos corretamente. O Excel permite inserir dados de maneira mais livre, mas como o Excel não dá suporte a dados relacionais, ele não pode dar suporte à integridade referencial. No entanto, você pode usar o comando Validação de Dados para controlar a entrada de dados no Excel.

Consultar    Se muitas vezes você precisar exibir seus dados de várias maneiras, dependendo da alteração de condições ou eventos, o Access pode ser a melhor opção para armazenar e trabalhar com seus dados. O Access permite que você use consultas SQL (Structured Query Language) para recuperar rapidamente apenas as linhas e colunas de dados desejadas, se os dados estão contidos em uma tabela ou em muitas tabelas. Você também pode usar expressões em consultas para criar campos calculados. Usar uma expressão no Access é semelhante ao processo de uso de fórmulas no Excel para calcular valores. Você também pode usar consultas do Access para resumir dados e apresentar valores agregados, como somas, médias e contagens.

Modelagem    No Excel, você pode usar teste de hipóteses ferramentas para prever o resultado de um modelo de planilha. A análise de e-se permite que você execute cenários diferentes em seus dados, como o melhor caso e os piores cenários, e compare os dados resultantes de vários cenários em um relatório de resumo. Nenhum recurso semelhante está disponível no Access.

Dinâmica e gráfico    Em ambos os programas, você pode criar relatórios de Tabela Dinâmica e gráficos de Tabela Dinâmica. No entanto, o Excel fornece recursos de gráfico e relatórios de tabela dinâmica mais avançados do que o Access. Se você planeja criar relatórios extensos da Tabela Dinâmica ou fornecer gráficos de aparência profissional regularmente, você deve usar relatórios de Tabela Dinâmica ou gráfico de Tabela Dinâmica no Excel em vez dos mesmos recursos no Access.

O Access e o Excel podem ser usados em ambientes colaborativos, como o Windows SharePoint Services e os compartilhamentos de arquivos de rede, mas há diferenças na maneira como os dados podem ser acessados por vários usuários.

Acesso múltiplo do usuário aos dados    Em operação normal, o Access permite que vários usuários abram um único banco de dados ao mesmo tempo; isso funciona bem porque o Access bloqueia apenas os dados que estão sendo editados; como resultado, outros usuários podem editar registros diferentes sem conflitos. No Excel, você pode compartilhar uma pasta de trabalho com outros usuários, mas a colaboração de vários usuários funciona melhor quando os usuários trabalham nos dados nessa pasta de trabalho em momentos diferentes, em vez de simultaneamente. Na verdade, os usuários de um banco de dados access colaboram em um conjunto de dados e os usuários de uma pasta de trabalho do Excel colaboram em um documento.

Usando o Windows SharePoint Services para colaboração    Ambos os programas se integram às tecnologias do Microsoft Windows SharePoint Services, como listas do SharePoint e bibliotecas de documentos.

O Access fornece várias maneiras de colaborar com vários usuários em um site do SharePoint. Por exemplo, você pode carregar um banco de dados completo em uma biblioteca de documentos do Windows SharePoint Services, disponibilizar formulários e relatórios como exibições do Windows SharePoint Services e vincular um banco de dados a dados armazenados em listas do SharePoint.

O Excel fornece apenas uma maneira de colaborar com vários usuários em um site do SharePoint Services. Você pode carregar uma pasta de trabalho em bibliotecas de documentos do Windows SharePoint Services, onde usuários individuais podem verificar a pasta de trabalho para fazer alterações, impedindo que outros usuários modifiquem a pasta de trabalho ao mesmo tempo. Os usuários podem editar uma pasta de trabalho sem a verificação da biblioteca de documentos, nesse caso, eles devem coordenar com outros usuários para evitar conflitos de dados.

Usando pastas de rede para colaboração    Se você armazenar um banco de dados access em uma pasta de rede compartilhada, vários usuários poderão abrir o banco de dados e trabalhar com seus dados simultaneamente. Os registros individuais são bloqueados quando um usuário os edita. Se você armazenar uma pasta de trabalho do Excel em uma pasta de rede compartilhada, apenas um usuário poderá editar a pasta de trabalho por vez. Para fins de exibição, vários usuários podem abrir a pasta de trabalho enquanto outro usuário a está editando, mas esses usuários não podem fazer alterações nos dados até que o usuário que está editando a pasta de trabalho a feche.

Ambos os programas fornecem recursos semelhantes – senhas e criptografia – que podem ajudá-lo a evitar a perda de dados e proteger seus dados contra acesso não autorizado. No entanto, há algumas diferenças entre o Access e o Excel em como a proteção de dados no nível do usuário funciona.

Prevenção contra perda de dados    No Access, seu trabalho é continuamente salvo para que, no caso de uma falha inesperada, é improvável que você perca muito trabalho (se houver). No entanto, como o Access salva seu trabalho continuamente, também é possível fazer alterações que você decidirá posteriormente que não queria confirmar. Para garantir que você possa restaurar seu banco de dados da maneira desejada, crie uma cópia de backup do arquivo de banco de dados em uma agenda que atenda às suas necessidades. Você pode recuperar um banco de dados inteiro de um backup ou restaurar apenas a tabela ou outro objeto de banco de dados de que você precisa. Se você usar um utilitário de backup do sistema de arquivos, também poderá usar uma cópia de um banco de dados de um backup do sistema de arquivos para restaurar seus dados. No Excel, você pode salvar informações do AutoRecover em intervalos definidos enquanto atualiza seus dados.

Proteção de dados no nível do usuário    No Excel, você pode remover dados críticos ou privados da exibição ocultando colunas e linhas de dados e, em seguida, proteger toda a planilha para controlar o acesso do usuário aos dados ocultos. Além de proteger uma planilha e seus elementos, você também pode bloquear e desbloquear células em uma planilha para impedir que outros usuários modifiquem dados importantes involuntariamente.

Segurança no nível do arquivo    No nível do arquivo, você pode usar criptografia em ambos os programas para impedir que usuários não autorizados vejam os dados. Você também pode exigir que um senha seja inserido para abrir um arquivo de banco de dados ou uma pasta de trabalho. Além disso, você pode ajudar a proteger um arquivo de banco de dados ou uma pasta de trabalho empregando um assinatura digital.

Acesso restrito a dados    No Excel, você pode especificar permissões baseadas no usuário para acessar os dados ou definir direitos somente leitura que impedem outros usuários de fazer alterações nos dados aos quais eles têm acesso. O Access não fornece recursos de segurança no nível do usuário, mas o Access dá suporte ao modelo de segurança do usuário de qualquer servidor de banco de dados ao qual ele se conecta. Por exemplo, se você vincular a uma lista do SharePoint, o Access ouvirá as permissões do usuário para a lista do SharePoint. Se quiser manter os utilizadores não autorizados fora dos seus dados do Access, pode encriptar a base de dados ao definir uma palavra-passe. Os utilizadores têm de introduzir a palavra-passe para ler dados da base de dados, mesmo que acedam à mesma através de outro programa, como o Excel.

Para obter mais informações sobre como ajudar a proteger os seus dados, consulte Definir ou alterar a segurança ao nível do utilizador do Access 2003 no Access 2007 ou superior e Proteção e segurança no Excel.

• Gerenciamento de contatos    Pode gerir os seus contactos e endereços de correio e, em seguida, criar relatórios no Access ou intercalar os dados com o Microsoft Office Word para imprimir cartas de formulário, envelopes ou etiquetas de correio.

• Inventário e Controlo de ativos    Você pode criar um inventário de itens em sua casa ou empresa e armazenar fotos ou outros documentos relacionados junto com os dados.

• Acompanhamento de pedidos    Você pode inserir informações sobre produtos, clientes e pedidos e então criar relatórios que mostram as vendas por região, funcionário, período de tempo ou algum outro valor.

• Controlo de tarefas    Você pode acompanhar tarefas para um grupo de pessoas e inserir novas tarefas ao mesmo tempo que outras pessoas estão atualizando suas tarefas existentes no mesmo banco de dados.

• Organizar bibliotecas de empréstimos    Pode utilizar o Access para armazenar dados sobre os seus livros e CDs e controlar a quem os emprestou.

• Planeamento de Eventos    Você pode inserir informações sobre datas de evento, locais e participantes e depois imprimir agendas ou resumos sobre os eventos.

• Controlo de nutrição    Controle as receitas e as atividades de dieta e exercício.

• Contábil    Pode utilizar as poderosas funcionalidades de cálculo do Excel em muitas demonstrações contabilísticas financeiras , por exemplo, uma declaração de fluxo de caixa, declaração de resultados ou extrato de lucros e perdas.

• Orçamento    Quer as suas necessidades sejam pessoais ou empresariais, pode criar qualquer tipo de orçamento no Excel , por exemplo, um plano de orçamento de marketing, um orçamento de evento ou um orçamento de reforma.

• Faturamento e Vendas    O Excel também é útil para gerir dados de faturação e vendas e pode criar facilmente os formulários de que precisa, por exemplo, faturas de vendas, notas de embalagem ou notas de compra.

• Relatórios    Pode criar vários tipos de relatórios no Excel que refletem a sua análise de dados ou resumem os seus dados, por exemplo, relatórios que medem o desempenho do projeto, prevêem dados, resumem dados ou apresentam dados de variância.

• Planejamento    O Excel é uma ótima ferramenta para criar planos profissionais ou planeadores úteis , por exemplo, um plano de aula semanal, um plano de pesquisa de marketing, um plano fiscal de fim de ano ou planeadores que o ajudam a planear refeições semanais, festas ou férias.

• Controlo    Pode utilizar o Excel para controlar os dados numa folha de horas ou lista , por exemplo, uma folha de horas para controlar o trabalho ou uma lista de inventário que controla o equipamento.

• Utilizar calendários    Devido à sua natureza semelhante à grelha, o Excel presta-se bem à criação de qualquer tipo de calendário , por exemplo, um calendário académico para acompanhar as atividades durante o ano letivo ou um calendário do ano fiscal para controlar os eventos e marcos empresariais.

Para modelos úteis do Excel em qualquer uma destas categorias, consulte Modelos do Excel no Microsoft Office Online.