Introdução à criação, gerenciamento e compartilhamento de arquivos no OneDrive e no SharePoint

Assista: Quando usar o OneDrive vs. SharePoint

O OneDrive é uma plataforma de armazenamento em nuvem onde você pode armazenar seus arquivos pessoais ou individuais. O OneDrive é fortemente integrado a aplicativos como Word, Excel e PowerPoint, o que o torna um lugar conveniente para armazenar e acessar seus documentos confidenciais com segurança.

Use o OneDrive quando quiser criar um documento que seja apenas seu, por exemplo, ao trabalhar em informações altamente confidenciais ou privadas.

Para começar a usar o One Drive, entre em sua conta microsoft ou inscreva-se em um, baixe e instale o aplicativo de área de trabalho do OneDrive e siga os prompts para entrar e selecione as pastas que você deseja sincronizar com a nuvem. 

• Para criar um novo arquivo no OneDrive, basta clicar no botão Novo e selecionar o tipo de arquivo que você deseja criar, como um documento Word ou planilha do Excel.

• Para gerenciar arquivos no OneDrive, clique com o botão direito do mouse em um arquivo e selecione Renomear para dar a ele um nome mais descritivo ou arrastar e soltar arquivos para pastas diferentes para uma melhor organização.

• Para compartilhar arquivos com o OneDrive - clique no botão Compartilhar e insira os endereços de email das pessoas com quem deseja compartilhar o arquivo. Saiba mais sobre como gerenciar arquivos no OneDrive.

O SharePoint é uma ferramenta de colaboração usada para gerenciar e compartilhar arquivos e informações em uma organização. O SharePoint permite que vários usuários colaborem em um local central.

Use o SharePoint quando precisar criar um documento que será escrito e gerenciado por uma equipe de pessoas ou quando precisar ser compartilhado amplamente. Por exemplo, use-o como um local centralizado para os membros da equipe exibirem cronogramas, tarefas e marcos do projeto. Isso permite que as equipes acompanhem o progresso, permaneçam dentro do cronograma e colaborem com mais eficiência.

• Para criar um novo arquivo no SharePoint, navegue até a biblioteca de documentos em que você deseja criar o arquivo e clique no botão Novo .

• Para gerenciar arquivos, marcar um arquivo para fazer alterações nele e, em seguida, marcar o arquivo de volta quando terminar.

• Para compartilhar arquivos, clique no arquivo e selecione Compartilhar. Você também pode colaborar em tempo real abrindo o arquivo no aplicativo apropriado, como Word ou Excel, e habilitando a coautoria. Para exibir versões anteriores de um arquivo, clique no arquivo e selecione Histórico de Versões. Saiba mais sobre como gerenciar arquivos no SharePoint.

Regular o acesso de partes internas, fornecedores, empreiteiras e externas  

Para garantir que apenas usuários autorizados tenham acesso a arquivos e dados confidenciais no OneDrive e no SharePoint:

• Defina políticas de acesso para diferentes tipos de usuários, como interno, fornecedores, empreiteiros e partes externas. Por exemplo, você pode criar uma política de acesso que permite que apenas determinados funcionários acessem informações confidenciais, como dados financeiros ou informações do cliente. Você também pode especificar o tipo de dados que eles podem acessar, como eles podem acessá-los e por quanto tempo. Isso garante que apenas usuários autorizados tenham acesso a arquivos e dados confidenciais.

• Use permissões e funções para controlar o acesso a arquivos ou pastas específicos. Por exemplo, conceda acesso somente leitura a um membro da equipe que precisa exibir arquivos, mas não fazer alterações, como alguém não diretamente envolvido no projeto, mas que precisa permanecer informado. Ao definir essas permissões e funções, você pode garantir que apenas usuários autorizados tenham acesso a informações confidenciais e que eles só possam exibir e editar arquivos aos quais receberam acesso.

• Use a autenticação multifator para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar dados confidenciais. Isso pode incluir exigir que os usuários forneçam uma senha e um código enviado para seu dispositivo móvel ou email.

• Monitore o acesso e o uso do seu ambiente do OneDrive e do SharePoint para detectar e impedir o acesso ou o uso não autorizados. Por exemplo, examinando logs de atividades do usuário, você pode identificar qualquer atividade incomum, como tentativas de acesso não autorizadas, e tomar medidas para evitar violações de dados.

• Implemente a criptografia para dados confidenciais para garantir que, mesmo que alguém obtenha acesso não autorizado aos dados, ele não poderá lê-los sem a chave de descriptografia. Isso pode ajudar a evitar violações de dados, proteger os dados do cliente e garantir a conformidade com as regulamentações de privacidade de dados.

• Defina datas de validade para links compartilhados para garantir que o acesso seja revogado automaticamente após um determinado período. Por exemplo, se você compartilhar um contrato com um fornecedor ou empreiteiro e quiser garantir que o fornecedor ou o contratante tenha acesso apenas ao documento por tempo limitado, você poderá definir uma data de validade e o acesso ao documento será automaticamente revogado após o período definido. Isso reduz o risco de o documento ser acessado por partes não autorizadas.

Ao implementar essas medidas, você pode regular o acesso de fornecedores internos, fornecedores e partes externas no OneDrive e no SharePoint e manter seus dados seguros. Saiba mais sobre como proteger seus dados.

Reduzir vulnerabilidades do OneDrive e do SharePoint  

Embora o OneDrive e o SharePoint ofereçam muitos recursos de segurança para proteger contra violações de dados, ainda há várias vulnerabilidades importantes que podem afetar a segurança dessas entidades:

• Ataques de phishing podem enganar os usuários a dar suas credenciais de logon, que podem ser usadas para acessar o OneDrive ou o SharePoint.

• Senhas fracas também podem ser facilmente adivinhadas ou rachadas, levando ao acesso não autorizado.

• O malware pode ser usado para roubar credenciais de logon, capturar dados confidenciais ou assumir o controle do dispositivo de um usuário, o que pode comprometer o OneDrive ou o SharePoint.

• Ameaças internas, como funcionários compartilhando dados confidenciais intencionalmente ou acidentalmente com partes não autorizadas, também podem representar um risco para o OneDrive ou o SharePoint. Saiba mais sobre como gerenciar o risco interno.

Para mitigar essas vulnerabilidades, é importante implementar as melhores práticas de segurança, educar os usuários e revisar e auditar regularmente as permissões do usuário. Também é crucial ter um plano abrangente de resposta a incidentes em vigor para responder rapidamente a quaisquer incidentes de segurança que possam ocorrer.