Klip wideo: wprowadzenie do zapytań

Spróbuj!

Za pomocą zapytań możesz uzyskać odpowiedzi na pytania biznesowe (lub inne) na podstawie danych oraz szybko i łatwo zbiorczo aktualizować lub usuwać informacje w bazie danych.

Co to są zapytania?

Zapytania w programie Access przypominają pytania zadawane w celu znalezienia powiązanych, czasem bardzo szczegółowych, informacji w bazie danych.

W zapytaniach używane są dane z jednej tabeli lub z kilku. Na przykład może być konieczne znalezienie numeru telefonu jednego z kontaktów, co wymaga użycia prostego zapytania dotyczącego pola numeru telefonu określonej osoby w tabeli kontaktów. Można także połączyć dane z wielu tabel, na przykład z tabeli danych klientów i z tabeli danych zamówień, aby sprawdzić, co zamawiał wybrany klient.

W programie Access zapytanie jest obiektem bazy danych. Nie są w nim zapisane dane. Zamiast tego zapytanie wyświetla dane przechowywane w tabelach, udostępniając je i umożliwiając Ci pracę z nimi. Zapytanie może wyświetlać dane z tabel, z innych zapytań lub z obu tych źródeł. Na przykład:

• Wyświetlanie danych za pomocą zapytania wybierającego. Możesz znajdować i wyświetlać dane z tabeli lub tabel, wprowadzając kryteria, które muszą spełnić dane, oraz wyszczególniając wartości do wyświetlenia. Możesz na przykład wprowadzić zapytanie w celu wyświetlenia wszystkich produktów firmy Tailspin Toys.

• Wprowadzanie kryteriów i wyszukiwanie na bieżąco. Możesz tworzyć zapytania wielokrotnego użytku, zawsze wymagające wprowadzenia kryteriów wyszukiwania. Możesz na przykład utworzyć zapytanie wymagające od użytkownika wprowadzenia nazwy dostawcy do wyszukania, a następnie wyświetlające wszystkie produkty nabyte od tego dostawcy.

• Aktualizowanie lub dodawanie danych na podstawie zapytania. Możesz wprowadzić zapytanie dotyczące danych, a następnie użyć wyników zapytania w celu automatycznego wprowadzenia lub zaktualizowania danych. Jeśli na przykład firma Tailspin Toys dodała na początku nazw wszystkich produktów symbol „TT”, możesz wyszukać wszystkie produkty tej firmy, a następnie zaktualizować nazwy produktów tak, aby każdy wpis rozpoczynał się od liter „TT” — a wszystko to za pomocą zapytania aktualizującego.

• Usuwanie danych na podstawie zapytania. Możesz znajdować informacje lub rekordy, a następnie je usuwać. Jeśli na przykład firma Tailspin Toys zakończy działalność, a jej produkty nie będą już dostępne w sprzedaży, możesz znaleźć wszystkie produkty tej firmy i automatycznie usunąć je z odpowiednich tabel.

Użyj Kreatora zapytań, aby utworzyć zapytanie wybierające, wyświetlające informacje w widoku arkusza danych.

Tworzenie zapytania

1. Wybierz pozycję Tworzenie > Kreator zapytań.

2. Wybierz pozycję Kreator prostych zapytań przycisk OK.

3. Wybierz tabelę lub zapytanie z odpowiednim polem, a następnie dodaj to pole do listy Wybrane pola. Po zakończeniu wybierz przycisk Dalej.

   Możesz dodać dowolną liczbę pól z dowolnej liczby tabel.

   Jeśli dodano pole liczbowe

   Jeśli dodano jakiekolwiek pola liczbowe, kreator pyta, czy chcesz, aby zapytanie zwracało szczegóły, czy podsumowanie danych. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Jeśli chcesz wyświetlić poszczególne rekordy, wybierz pozycję Szczegóły, a następnie przycisk Dalej. Przejdź do kroku 4.

   • Jeśli chcesz wyświetlić podsumowanie danych liczbowych, na przykład wartości średnie, wybierz pozycję Podsumowanie, a następnie pozycję Opcje podsumowania. Wskaż pola, które mają zostać podsumowane, oraz sposób podsumowania danych. Na liście znajdują się tylko pola liczbowe. Wybierz funkcje dla poszczególnych pól liczbowych:

     • Suma   Zapytanie zwróci sumę wszystkich wartości w polu.

     • Średnia    Zapytanie zwróci średnią wszystkich wartości w polu.

     • Min    Zapytanie zwróci najmniejszą spośród wszystkich wartości w polu.

     • Max   Zapytanie zwróci największą spośród wszystkich wartości w polu.

   • Jeśli chcesz, aby w wynikach zapytania została uwzględniona liczba rekordów w źródle danych, zaznacz pole Policz rekordy w (nazwa tabeli).

     Jeśli dodano pole typu Data/Godzina

     Kreator zapytań pyta, jak chcesz grupować wartości daty. Załóżmy na przykład, że dodano do zapytania pole liczbowe, takie jak Cena, oraz pole daty/godziny, takie jak Czas transakcji, a następnie wybrano w oknie dialogowym Opcje podsumowania wyświetlanie średniej wartości pola Cena. Ponieważ dodano pole typu Data/Godzina, można obliczyć wartości podsumowania dla każdej unikatowej wartości daty i godziny lub dla każdego dnia, miesiąca, kwartału albo roku.

     Wybierz okres, na podstawie którego chcesz grupować wartości daty i godziny, a następnie wybierz przycisk Dalej.

     Uwaga: W widoku projektu jest dostępnych więcej opcji grupowania wartości daty i godziny.

4. Wprowadź tytuł zapytania.

5. Określ, czy chcesz otworzyć zapytanie (w Widoku arkusza danych), czy je zmodyfikować (w Widoku projektu). Następnie wybierz pozycję Zakończ.

Chcesz wiedzieć więcej?

Tworzenie i uruchamianie zapytania aktualizującego

Szkolenia dotyczące programu Excel

Szkolenia dotyczące programu Outlook