Dubbele contactpersonen beheren in Outlook

Als u contactpersonen uit meerdere bronnen hebt geïmporteerd, zoals een externe bron zoals iCloud of Gmail, of de lijst met contactpersonen van iemand anders hebt overgenomen, hebt u mogelijk dubbele contactpersonen opgeslagen in Outlook. Hoe u deze duplicaten beheert, is afhankelijk van de versie van Outlook die u gebruikt.

Als u nieuwe Outlook- en webversies van Outlook gebruikt, worden exacte duplicaten automatisch verborgen.

Met de klassieke Versie van Outlook kunt u kiezen of u een nieuwe contactpersoonrecord (een duplicaat) wilt maken of de dubbele contactpersonen wilt samenvoegen.

Selecteer hieronder een taboptie voor de versie van Outlook die u gebruikt. Welke versie van Outlook heb ik?

Nieuwe Outlook Klassieke Outlook Webversie van Outlook Outlook.com

Met nieuwe Outlook wordt uw lijst met contactpersonen voortdurend opgeschoond en worden duplicaten automatisch verborgen na het zoeken naar exacte en juiste dubbele subsets.

In de volgende voorbeeldscenario's wordt beschreven hoe nieuwe Outlook dubbele vermeldingen verwerkt op basis van het feit of de contactpersoonrecord een exact duplicaat of een subset van een andere record is.

Voorbeeld 1: Exacte dubbele contactpersoonrecords

In het volgende voorbeeld is Contactpersoon B een exact duplicaat van contactpersoon A.

Contact A	Contactpersoon B
Naam: Sam ElliotEmail: sam.elliot@contoso.comTelefoonnummer: 123-456-7890Bedrijf: ContosoTitel: Senior Sales Manager	Naam: Sam ElliotEmail: sam.elliot@contoso.comTelefoonnummer: 123-456-7890Bedrijf: ContosoTitel: Senior Sales Manager

De functie voor het automatisch opschonen van contactpersonen innieuwe Outlook identificeert dergelijke duplicaten; In dit scenario wordt contactpersoon B daarom verborgen in uw lijst met contactpersonen.

Voorbeeld 2: Contactpersoonrecord subset

In voorbeeld 2 ontbreken de bedrijfs- en titelgegevens van contactpersoon D die zijn opgenomen in Contactpersoon C. Dit maakt Contactpersoon D een subset van Contactpersoon C enContactpersoon C is de superset.

Contact C	Contact D
Naam: Kavya RaoEmail: kavya.rao@fourthcoffee.comTelefoonnummer: 123-456-7890Bedrijf: Vierdekoffietitel: Director of Accounting	Naam: Kavya RaoEmail: kavya.rao@fourthcoffee.comTelefoonnummer: 123-456-7890Bedrijf:Titel:

In dit geval wordt contactpersoon D automatisch verborgen in Outlook en blijft contactpersoon C zichtbaar in uw lijst met contactpersonen.

Voorbeeld 3: meerdere subsetcontactpersonen

Voorbeeld 3 toont drie zeer vergelijkbare contactpersoonrecords. In dit voorbeeld ontbreken de bedrijfs- en titelgegevens van contactpersoon F die zijn opgegeven in Contactpersoon E. Neem daarom contact op met F, een subset van Contactpersoon E.

Contact G mist ook gegevens die zijn gevonden in Contactpersoon E, maar contact G bevat een adresvermelding die niet wordt gevonden in Contactpersoon E. Dit maakt contactpersoon G een extra superset omdat deze dezelfde gegevens deelt als Contact E en Contactpersoon F, omdat het het adres bevat. Dit is een extra detail.

Contactpersoon E	Contact F	Contact G
Naam: Caleb MillerEmail: caleb@wingtiptoys.comTelefoonnummer: 987-654-3210Bedrijf: Wingtip ToysTitel: Marketing LeadAddress:	Naam: Caleb MillerEmail: caleb@wingtiptoys.comTelefoonnummer: 987-654-3210Bedrijf: Titel: Adres:	Naam: Caleb MillerEmail: caleb@wingtiptoys.comTelefoonnummer: 987-654-3210Bedrijf: Titel: Adres: Hoofdstraat 789

In dit scenario blijven contact E en contactpersoon G beide zichtbaar omdat ze beide supersets zijn. Contact F is het enige verborgen item omdat het een subset van de andere twee is.

U kunt Contactpersoon E handmatig bijwerken en het adres opnemen in Contact G. Hierdoor wordt Contact E de enige superset en wordt contact G verborgen. Zie de sectie Een zichtbare dubbele inhoud bijwerken voor meer informatie.

Een zichtbare dubbele contactpersoon bijwerken

Als een dubbele inhoudskaart is verborgen innieuwe Outlook, maar u deze wijzigt wanneer u de klassieke Outlook- Outlook voor Mac of Outlook Mobile gebruikt, wordt de contactpersoon opnieuw weergegeven innieuwe Outlook omdat deze niet langer als een duplicaat wordt beschouwd.

Als u een contactpersoon in een van denieuwe Outlook bijwerkt, worden dezelfde updates weergegeven op alle Outlook-clients.

Een dubbele contactpersoon verwijderen

Als u een contactpersoon in een Outlook-client verwijdert, wordt deze verwijderd uit alle Outlook-clients.

Als u bijvoorbeeld een contactpersoon verwijdert met behulp van de klassieke Outlook- of Outlook voor Mac, maar die contactpersoon is verborgen innieuwe Outlook, wordt de contactpersoonrecord opnieuw weergegeven totdat alle verborgen duplicaten zijn verwijderd. Als de contactpersoon zichtbaar is in deze apps, wordt er opnieuw een verborgen duplicaat weergegeven totdat alle duplicaten zijn verwijderd.

Als u een contactpersoon verwijdert uitnieuwe Outlook verwijdert u de contactpersoon en alle verborgen duplicaten uit alle Outlook-apps.

Als u een verwijderde contactpersoon wilt herstellen, volgt u de stappen in Een verwijderde contactpersoon herstellen of herstellen in Outlook.

Toegang tot verborgen dubbele contactpersonen

U kunt alle contactpersonen weergeven, beheren, verwijderen of exporteren, inclusief dubbele contactpersonen in de klassieke versie van Outlook voor Windows, Outlook op Mac en Outlook op mobiele apparaten.

U kunt alle contactpersonen exporteren, inclusief dubbele contactpersonen. Zie Contactpersonen importeren of exporteren in Outlook.

Zie ook

Een contactpersoon toevoegen, zoeken, bewerken of verwijderen in Outlook

Contactpersonen importeren of exporteren in Outlook

Met de klassieke Outlook kunt u kiezen of u een nieuwe contactpersoonrecord (een duplicaat) wilt maken of de dubbele contactpersonen wilt samenvoegen. Klassieke Outlook heeft geen geautomatiseerd proces om duplicaten te verbergen of te verwijderen. U kunt echter al uw contactpersonen exporteren naar een bestand, ze vervolgens opnieuw importeren in Outlook en profiteren van de ingebouwde functies voor dubbele controle.

Zodra u dubbele contactpersonen in uw mappen met contactpersonen hebt, is er geen geautomatiseerd proces om deze te verwijderen. U kunt echter al uw contactpersonen exporteren naar een bestand, ze vervolgens opnieuw importeren in Outlook en profiteren van de ingebouwde functies voor dubbele controle.

Als u slechts een paar dubbele contactpersonen hebt, kunt u de lijst met contactpersonen sorteren en handmatig verwijderen, zoals hieronder wordt beschreven.

Dubbele contactpersonen een voor een verwijderen in de klassieke Versie van Outlook

Klik op Personen.
Klik op het tabblad Start van het lint in de groep Huidige weergave op de rechterbenedenhoek van het vak Weergaven en klik vervolgens op Telefoon. Dit is de eenvoudigste weergave om uw lijst met contactpersonen te scannen op duplicaten.
Houd Ctrl ingedrukt in de lijst met contactpersonen en klik op elke contactpersoon die u wilt verwijderen.
Wanneer u alle duplicaten hebt geselecteerd, drukt u op Delete of Ctrl+D.

Een groot aantal dubbele contactpersonen verwijderen met behulp van exporteren en importeren

Als u een groot aantal dubbele contactpersonen hebt, kan het verwijderen van de duplicaten een voor een vervelend en tijdrovend zijn. De snelste manier om een groot aantal dubbele contactpersonen te verwijderen, is door ze te exporteren naar een bestand en ze vervolgens te importeren in een nieuwe map. Voer de volgende stappen uit om te profiteren van de functie voor duplicaatdetectie in het Outlook-importproces:

Klik op Personen.
Klik met de rechtermuisknop op de huidige map Contactpersonen en selecteer Nieuwe map.
Geef uw nieuwe map een naam, bijvoorbeeld Duplicates.
Klik terug naar de hoofdmap contactpersonen.
Druk op Ctrl+A om al uw contactpersonen te selecteren.
Sleep uw contactpersonen naar de map Duplicaten of gebruik Ctrl+Shift+V om het dialoogvenster Verplaatsen naar map te openen en de map Duplicaten te selecteren.
De primaire map met contactpersonen moet nu leeg zijn.
Selecteer Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren.
Selecteer Exporteren naar een bestand.
Selecteer Door komma's gescheiden waarden (Windows).
Selecteer de map Duplicaten die u in stap 3 hebt gemaakt.
Sla het bestand ergens op waar u het weer kunt vinden.
Klik op Voltooien.

Uw contactpersonen weer importeren in Outlook

Selecteer Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren.
Selecteer Importeren uit een ander programma of bestand.
Selecteer Door komma's gescheiden waarden (Windows).
Blader naar het bestand dat u in de bovenstaande procedure hebt gemaakt.
Selecteer de optie Geen dubbele items importeren.
Kies de hoofdmap met contactpersonen als doelmap. Dit is de map die momenteel leeg is.
Selecteer Finish.

Kopieer de contactpersonen uit de map Duplicaten terug naar de hoofdmap Contactpersonen

Selecteer de map Dubbele contactpersonen.
Klik één van de contactpersonen in de map en druk op Ctrl+A om alle contactpersonen te selecteren.
Verplaats de geselecteerde contactpersonen naar de hoofdmap contactpersonen. U kunt ze slepen en neerzetten of op Ctrl+Shift+V drukken om het dialoogvenster Verplaatsen naar map te gebruiken.
Telkens wanneer Outlook een dubbele contactpersoon tegenkomt, ziet u een prompt met twee opties.
- Selecteer Nieuwe contactpersoon toevoegen als de contactpersoon geen duplicaat is.
- Selecteer Gegevens van geselecteerde contactpersoon bijwerken als de contactpersoon een duplicaat is.
Zodra u uw keuze hebt gemaakt, selecteert u Bijwerken. Als u dezelfde keuze wilt herhalen voor alle gedupliceerde contactpersonen, selecteert u Alles bijwerken.
Wanneer het proces voor verplaatsen naar map is voltooid, kunt u de map Duplicaten verwijderen.

MetWebversie van Outlook wordt uw lijst met contactpersonen voortdurend opgeschoond en worden duplicaten automatisch verborgen na het zoeken naar exacte en juiste dubbele subsets.

In de volgende voorbeeldscenario's wordt beschreven hoeWebversie van Outlook dubbele vermeldingen verwerkt op basis van het feit of de contactpersoonrecord een exact duplicaat is of dat het een subset van een andere record is.

Voorbeeld 1: Exacte dubbele contactpersoonrecords

In het volgende voorbeeld is Contactpersoon B een exact duplicaat van contactpersoon A.

Contact A	Contactpersoon B
Naam: Sam ElliotEmail: sam.elliot@contoso.comTelefoonnummer: 123-456-7890Bedrijf: ContosoTitel: Senior Sales Manager	Naam: Sam ElliotEmail: sam.elliot@contoso.comTelefoonnummer: 123-456-7890Bedrijf: ContosoTitel: Senior Sales Manager

De functie voor het automatisch opschonen van contactpersonen inWebversie van Outlook identificeert dergelijke duplicaten; In dit scenario wordt contactpersoon B daarom verborgen in uw lijst met contactpersonen.