Documenten en sites organiseren in Microsoft 365

Documenten opslaan in OneDrive voor werk of school of in uw teamsitebibliotheek

Zie voor meer informatie over het samen gebruiken van OneDrive voor werk of school en team sites, wat ideaal is voor kleine bedrijven, voor meer informatie over het instellen van bestandsopslag en-deling voor Microsoft 365.

OneDrive voor werk of school is uw persoonlijke documentbibliotheek in Microsoft 365. Bestanden die u opslaat in OneDrive voor werk of school zijn standaard privé, maar u kunt ze desgewenst delen. Uw teamsite is een site die wordt gedeeld door bepaalde personen in uw organisatie.

U kunt maximaal 1 TB aan gegevens opslaan in OneDrive voor werk of school. Zie limieten voor SharePointvoor meer informatie over opslaglimieten.

Als u naar OneDrive voor werk of school of uw team site bibliotheek wilt gaan, meldt u zich aan bij Microsoft 365 en selecteert u een van de volgende opties:

• Selecteer OneDrive in de koptekst en klik vervolgens op bestanden in de balk Snel starten aan de zijkant van het scherm. .

• Selecteer Sites in de koptekst, selecteer de tegel Teamsite en selecteer vervolgens een Documentenbibliotheek in de werkbalk Snel starten aan de zijkant van het scherm.

Als u activiteiten wilt beginnen in OneDrive voor werk of school of de documentbibliotheek van uw teamsite, gebruikt u de opties in de balk met snelle opdrachten boven in de bibliotheek, of met de drie puntjes (...) voor afzonderlijke bestanden:

U kunt:

• Nieuwe documenten maken.

• Documenten uploaden vanaf uw computer.

• synchroniserenOneDrive voor werk of school met uw computer voor lokale toegang tot uw bestanden.

• Een geselecteerd bestand weergeven en openen in de bijbehorende toepassing.

• Bestanden delen. Zie bestanden delen in OneDrive voor werk of school voor meer informatie.

Als u met de rechtermuisknop op een document klikt, ziet u een lijst van de flyout van andere opties, zoals delen, downloaden, verwijderen, verplaatsen of kopiëren en een koppeling naar het bestand maken. Zie Bestanden in een bibliotheek organiseren voor meer tips.

Documenten zoeken

De meeste bedrijven produceren een enorme hoeveelheid documenten en het kan lastig zijn om de documenten te vinden die u nodig hebt, zelfs de documenten die u zelf hebt gemaakt. Microsoft 365 biedt een aantal manieren om de benodigde documenten snel te vinden.

De manier waarop u naar documenten zoekt, hangt doorgaans af van wat u over het document weet. Als u een document volgt, kunt u bijvoorbeeld bepaalde locaties weergeven als iemand een document met u heeft gedeeld, of als u weet dat er een document is opgeslagen in OneDrive voor werk of school of in een team site bibliotheek.

Andere keren wilt u mogelijk een document op naam zoeken of zelfs alleen op een term waarvan u denkt dat deze in het document voorkomt. In dit geval kunt u het queryvak in OneDrive voor werk of school gebruiken om te zoeken naar:

• Documenten in uw OneDrive voor werk of school.

• Documenten die iemand met u heeft gedeeld.

• Documenten die zijn opgeslagen op een site die u volgt.

Het vak Zoeken bevindt zich links boven of rechts boven in de hoek van uw OneDrive voor werk of school- of SharePoint-site.

In SharePoint kunt u ook de opdracht een bestand zoeken boven de documenten gebruiken, of het vak zoeken op deze site .

Zie een bestand zoeken in Microsoft 365voor een overzicht van manieren om documenten te zoeken in Microsoft 365.

Documenten volgen zodat ze later gemakkelijk te vinden zijn

Wanneer u een document volgt, wordt dit weergegeven in de lijst met Gevolgde documenten in OneDrive voor werk of school.

Als u gegevens over uzelf hebt ingevoerd in uw profiel, zoals trefwoorden in het veld Interesses en Stel mij een vraag over, worden suggesties over documenten die u mogelijk interesseren weergegeven in de lijst Gevolgde documenten. Selecteer Volgen onder een voorgesteld document om dit toe te voegen aan de lijst Gevolgde documenten.

Ga als volgt te werk als u een document in OneDrive voor werk of school of een site bibliotheek wilt volgen:

1. Klik met de rechtermuisknop op het document dat u wilt gaan volgen.

   

2. Selecteer volgenin het document bijschrift. Als u de optie Volgen niet ziet, klikt u met de rechtermuisknop op het bestand, klikt u op Geavanceerd en vervolgens op Volgen.

   

Documenten zien die met u gedeeld zijn

Documenten die met u zijn gedeeld, worden getoond in de weergave Gedeeld met mij in OneDrive voor werk of school. Documenten die personen delen met iedereen wel of worden gedeeld met behulp van beveiligingsgroepen, worden echter niet vermeld in deze weergave.

1. Selecteer in Microsoft 365OneDrive voor werk of school in de koptekst.

2. Klik op Gedeeld met mij in de werkbalk Snel starten aan de linkerkant.

Een lijst met documenten zien die u onlangs hebt geopend

OneDrive voor werk of school bevat documenten die u onlangs hebt geopend in Microsoft 365, ongeacht of ze zijn opgeslagen in uw OneDrive-bibliotheek of in een team site bibliotheek. Klik op Recent in de werkbalk Snel starten aan de linkerkant om uw bestanden weer te geven.

Waarschuwingen instellen op documenten om wijzigingen bij te houden

U kunt een waarschuwing op een document instellen om een melding te ontvangen over wijzigingen in het document, en als het document wordt verwijderd. U kunt opgeven of u waarschuwingen via e-mail of tekstbericht wilt ontvangen en hoe vaak.

Een waarschuwing instellen in SharePoint:

1. Selecteer het document in de bibliotheek.

2. Selecteer voor dit document Bestanden > Waarschuw mij > Waarschuwing instellen of Pagina > > Waarschuw mij > Waarschuwing instellen.

3. Selecteer de gewenste opties in het dialoogvenster Nieuwe waarschuwing en selecteer OK.

Zie een waarschuwing maken om een melding te ontvangen wanneer een bestand of map wordt gewijzigd in SharePointvoor meer details over het instellen van waarschuwingen.

Sites volgen zodat ze later gemakkelijk te vinden zijn

Als u lid bent van meerdere teamsites in uw organisatie, wilt u deze mogelijk gaan volgen voor eenvoudige toegang. Wanneer u een teamsite volgt, wordt deze weergegeven op de pagina Sites. Wanneer u sites volgt, kunt u snel naar bibliotheken op deze sites navigeren vanuit OneDrive voor werk of school, zoals wordt beschreven in de volgende sectie.

Ga als volgt te werk als u een site wilt gaan volgen:

1. Ga naar de site die u wilt gaan volgen.

2. Selecteer Volgen aan de rechterkant van de koptekst.

   

Zie Video: Een SharePoint-site volgen voor meer informatie.

Naar documentbibliotheken gaan op teamsites die u volgt

In OneDrive voor werk of school kunt u een lijst met teamsites tonen die u volgt in Microsoft 365 en vervolgens naar documentbibliotheken op deze sites navigeren.

1. Op de balk Snelle actie selecteert u Sitemappen. U ziet een lijst met alle sites die u volgt:

   

2. Selecteer een site in de lijst om de documentbibliotheken op de site te zien.

   

Zie ook

Uw profiel weergeven en bewerken in Office Delve

Video: Bibliotheekbestanden kopiëren of verplaatsen met Openen met Explorer

Mappen, Bibliotheken en subsites maken

Verloren of ontbrekende bestanden vinden in OneDrive