Wanneer u een SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365, hebt u waarschijnlijk documenten en bestanden die u wilt toevoegen aan uw teamsite. Hier zijn enkele manieren waarop u verschillende soorten inhoud aan uw site kunt toevoegen.
Opmerking: Zie Office 365-bestandsopslagen -delen instellen voor een artikel over het instellen van OneDrive voor werk of school en Teamsites, zodat u ze samen kunt gebruiken.
In dit artikel
Voordat u begint
Voordat u bestanden gaat verplaatsen, controleert u hoeveel opslagruimte u hebt voor SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365. Zie SharePoint-limietenvoor informatie over opslaglimieten voor SharePoint in Microsoft 365.
Tip: Het is belangrijk om te onthouden dat in Microsoft 365 opslaglimieten voor SharePoint in Microsoft 365 (uw teamsite) verschillen van opslaglimieten voor Exchange Online (voor e-mailaccounts). Zie Geadresseerden in het Microsoft 365 servicebeschrijvingen voor Exchange Online voor meer informatie over opslaglimieten voor postvakken.
De volgende stap is het analyseren van de inhoud die u momenteel hebt. Dit omvat documenten, afbeeldingen, formulieren, en meer.
Tip: Zoek in Verkenner in uw bestaande bestanden op grootte en op datum. Zo kunt u snel de bestanden identificeren die onlangs zijn gebruikt of die erg groot zijn.
Bedenk hoeveel van de inhoud regelmatig wordt gebruikt en of u alles wilt opslaan in Microsoft 365. Net zoals wanneer u naar een kleiner huis gaat, is het de bedoeling om te bepalen wat er op de nieuwe site past. Als uw organisatie nu bijvoorbeeld meer opslagruimte gebruikt dan de Microsoft 365 limiet voor SharePoint in Microsoft 365, moet u beslissingen nemen zoals deze:
-
Welke bestanden wilt u verplaatsen?
-
Wilt u meer opslagruimte kopen?
-
Moet u van plan zijn ruimte te hebben om uw site te laten groeien? (Het zal zeker)
Als uw organisatie groot of complex is, kunt u een expert uitnodigen om u te helpen. U vindt betrouwbare hulp bij Microsoft Pinpoint. Pinpoint is een snelle en eenvoudige manier voor bedrijven over de hele wereld om gecertificeerde Microsoft-experts en professionele services te vinden
Mappen, bibliotheken en subsites maken
Nadat u de inhoud hebt identificeren die u wilt verplaatsen, bedenkt u hoe u deze wilt organiseren. U kunt beginnen met het uploaden van bestanden naar de bibliotheek Documenten op uw teamsite. Het is een goed idee om de inhoud te organiseren, vooral als u verwacht dat u uiteindelijk veel bestanden hebt. Naarmate het inhoudsvolume toeneemt, kunt u extra documentbibliotheken, formulierbibliotheken en afbeeldingenbibliotheken maken om deze inhoud op te slaan. U kunt ook subsites maken voor verschillende soorten documenten of projecten.
Zie De inhoud voor uw teamsite plannen voor meer informatie over het plannen van een structuur voor het organiseren van de inhoud op uw site.
Documenten, afbeeldingen en bestanden uploaden
Als u bestanden, zoals Word-documenten, PDF-bestanden of JPG-foto's, wilt uploaden, uploadt u ze naar een bibliotheek of een map in een bibliotheek.
Opmerking: De maximale bestandsgrootte voor één bestand dat kan worden geüpload naar een SharePoint in Microsoft 365 bibliotheek is momenteel 2 GB. Bovendien kunt u slechts 100 of minder bestanden tegelijk uploaden.
De beste manier om dit te doen, is afhankelijk van het aantal bestanden. Blader eerst naar de doelbibliotheek en gebruik deze tabel om een methode te kiezen:
|
Aantal bestanden |
Uploadmethode |
|---|---|
|
Eén document |
Selecteer Nieuw document > BESTAND UPLOADENEN blader naar het bestand op uw computer. |
|
Veel documenten en mappen |
Selecteer de knop Openen met Verkenner op het tabblad Bibliotheek van het lint. Sleep vervolgens de bestanden en zet ze neer met Verkenner. |
Zie Bestanden in een bibliotheek uploaden, maken of verwijderen voor meer informatie.
Opmerking: Er zijn bepaalde bestandstypen die niet kunnen worden geüpload naar een bibliotheek. Zie het artikel Typen bestanden die niet kunnen worden toegevoegd aan een lijst of bibliotheek voor een lijst of bibliotheek voor een lijst of bibliotheek.
Overweeg om SharePoint lijsten voor contactpersonen, agenda's en spreadsheets te maken
Elk bedrijf heeft gegevens in vele formulieren, zoals agenda's, taken en spreadsheets. Voor dit type gegevens kunt u deze inhoud verplaatsen of converteren naar een lijst op uw site. U kunt bijvoorbeeld uw lijst met zakelijke contactpersonen converteren naar een lijst met contactpersonen. Daarnaast kunt u agenda's vaak converteren naar een SharePoint Agenda, wat een speciaal soort lijst is.
-
Als u wilt weten hoe u een groepsagenda maakt in SharePoint in Microsoft 365, bekijkt u deze video: Video: Uw eigen agenda maken.
Als u nu Microsoft Excel-spreadsheets gebruikt om informatie bij te houden, kunt u deze spreadsheets rechtstreeks uploaden naar een documentbibliotheek in SharePoint in Microsoft 365. U kunt ook een spreadsheet importeren als SharePoint lijsten. Omdat veel mensen tegelijk een lijst kunnen bijwerken, kunnen SharePoint helpen bij het stimuleren van samenwerking. U kunt verschillende weergaven van lijsten maken om precies de informatie weer te geven die u wilt.
-
Zie Training: Eenlijst maken en instellen voor meer informatie over het werken met lijsten.
Overweeg SharePoint oplossingen voor gewone zakelijke behoeften
Een andere manier om inhoud te verplaatsen is door een SharePoint te gebruiken om een bestaande taak beter te beheren. De meeste organisaties willen bijvoorbeeld de dagelijkse kennis van de mensen die er werken vastleggen en delen. Een wiki op uw site kan heel goed zijn voor precies dit soort delen.
In deze tabel worden SharePoint functies beschreven die u kunnen helpen bij het beheren van bedrijfsprocessen.
|
Zakelijk proces |
Beschrijving |
|---|---|
|
Een wiki gebruiken om teamkennis te delen en samen te werken |
Wiki's zijn speciale sites waar een community van gebruikers informatie maakt en bijhoudt. Wiki's kunnen een handig hulpmiddel zijn voor het vastleggen en delen van procesgegevens of algemene verwijzingsgegevens die belangrijk zijn voor uw werk. |
|
Resourceplanning verplaatsen naar SharePoint groepsagenda's |
Een groepsagenda kan een goede manier zijn om gemeenschappelijke bronnen te plannen, zoals vergaderruimten, audiovisueel materiaal, en dergelijke. Omdat een groepsagenda op een SharePoint in Microsoft 365 site staat, kan iedereen in uw team deze eenvoudig bekijken op SharePoint of in Outlook.
|
|
Databaseprogramma's converteren naar een Access-app |
U kunt Microsoft Access 2013 gebruiken om een database te ontwerpen en te publiceren en vervolgens een Access-app te maken om de database op uw teamsite te gebruiken. |
|
Bedrijfsprocessen automatiseren met een werkstroom |
Werkstromen automatiseren en bijhouden van de belangrijkste taken in een bedrijfsproces. Ze zijn zeer goed voor taken zoals goedkeuringsprocessen of het verzamelen van feedback. |
Sitegebruikers helpen uw inhoud te vinden
Nadat u uw documenten en bestanden naar uw teamsite hebt verplaatst, kunt u dit aan andere sitegebruikers vertellen. U kunt verschillende manieren bieden waarop ze inhoud op de site kunnen vinden.
In deze tabel worden verschillende methoden beschreven die u kunt gebruiken.
|
Methode |
Beschrijving |
|---|---|
|
Zoeken gebruiken om inhoud te zoeken |
De eenvoudigste manier om inhoud op een site SharePoint in Microsoft 365 zoeken, is door de zoekfunctie te gebruiken.
|
|
Weergaven in lijsten en bibliotheken configureren om inhoud vindbaar te maken |
U kunt de elementen selecteren die in een weergave worden weergegeven. In één weergave kunt u bijvoorbeeld de titel en auteur weergeven. In een andere weergave wilt u mogelijk alleen de items weergeven die na een bepaalde datum zijn toegevoegd. |
|
Sitenavigatie aanpassen |
U kunt de navigatie voor uw Teamsite aanpassen, zodat sitegebruikers gemakkelijker inhoud kunnen vinden. |
|
Online-inhoud zoeken als u offline bent |
U kunt OneDrive voor werk of school of Outlook gebruiken om te zoeken naar inhoud die zich op de site SharePoint in Microsoft 365 wanneer u offline bent |
|
Inhoudsupdates bijhouden |
Zie het artikel Planningshandleiding de inhoud plannen voor uw teamsites voor meer informatie over manieren waarop u sitegebruikers kunt helpen eenvoudig inhoud te vinden.
Hoe kan het beter?
Was dit artikel nuttig? Als dat het geval is, laat het ons dan weten onder aan deze pagina. Als het artikel niet nuttig was, horen we graag van u wat er niet duidelijk was of wat er ontbrak. Wij gebruiken uw feedback om de feiten te controleren, informatie toe te voegen en dit artikel bij te werken.
