Met Outlook-agenda's kunt u afspraken, gebeurtenissen en vergaderingen met anderen maken. U kunt meerdere agenda's voor verschillende doeleinden hebben, agenda's importeren van andere e-mailproviders en services zoals sportteams of professionele organisaties.
Afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen maken
Afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen hebben een aantal overeenkomsten. Alle hebben een begin- en einddatum en -tijd, een onderwerp en een locatie. U kunt terugkerende afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen maken.
Afspraken zijn tijdsblokken die u kunt markeren als vrij, bezet, voorlopig, afwezig of ergens anders aan het werk.
Gebeurtenissen zijn net als afspraken, behalve dat ze standaard ten minste één volledige dag duren.
Vergaderingen zijn afspraken of gebeurtenissen met andere deelnemers.
Selecteer in de map Agenda de optie Nieuwe afspraak, Nieuwe vergadering of klik op Nieuwe items en kies Hele daggebeurtenis om aan de slag te gaan. Zie Een afspraak, vergadering of gebeurtenis maken of plannen voor meer informatie.
Extra agenda's maken
U kunt extra agenda's maken in Outlook om bepaalde categorieën afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen gescheiden te houden van andere. Als u Outlook bijvoorbeeld voor zakelijke doeleinden gebruikt, maakt u een tweede agenda voor persoonlijke afspraken. U kunt agenda's voor sportteams en andere professionele organisaties toevoegen of deze gebeurtenissen importeren in uw hoofdagenda.
Als u een extra agenda wilt maken, gaat u naar een agendamap. Klik aan de linkerkant van het scherm met de rechtermuisknop op Mijn agenda's. Selecteer vervolgens Agenda toevoegen. U kunt een naam en locatie opgeven voor uw nieuwe agenda. Zodra u op OK klikt, wordt de nieuwe agendamap weergegeven naast uw bestaande agendamap. Zie Extra agenda's maken voor meer informatie.
Een internetagenda toevoegen of gebeurtenissen importeren uit een .ics-bestand
In veel professionele organisaties, waaronder sportteams en clubs, kunt u een bestand downloaden dat u kunt gebruiken om een reeks afspraken of gebeurtenissen toe te voegen aan een bestaande agenda. U kunt bijvoorbeeld alle games voor een bepaald honkbal- of voetbalteam importeren.
Als u zich wilt abonneren op een internetagenda, downloadt u een agendabestand met de extensie .ics. Dubbelklik op het bestand dat u hebt gedownload en zeg Ja als u in Outlook wordt gevraagd of u de agenda wilt importeren of u erop wilt abonneren. Zie Inleiding tot het publiceren van internetagenda's voor meer informatie.
Personen toevoegen aan vergaderingen
Als u een vergadering maakt en later een andere deelnemer wilt toevoegen, opent u de vergadering vanuit uw agenda en voegt u de deelnemer toe aan de regel Aan of vanuit de Planningsassistent. Selecteer vervolgens Update verzenden om het vergaderverzoek naar de nieuwe deelnemer te verzenden.
Als u een deelnemer wilt toevoegen aan een vergadering die iemand anders heeft gemaakt, kunt u de vergadering doorsturen. Wanneer de persoon die de doorgestuurde vergadering ontvangt het verzoek in zijn/haar Postvak IN ontvangt, lijkt het van de organisator van de vergadering afkomstig te zijn. Daarnaast ontvangt de organisator van de vergadering een melding dat u de vergadering hebt doorgestuurd naar de deelnemer. U kunt geen persoon toevoegen aan een vergadering via het veld BCC .
Opmerking: Als u wilt dat iemand op de hoogte is van een vergadering, maar u deze persoon niet wilt uitnodigen, sleept u het vergaderverzoek van uw agenda naar het Mail-pictogram in de linkerbenedenhoek van Outlook. Hiermee wordt een e-mailbericht met informatie over de vergadering geopend dat u kunt verzenden. Houd er rekening mee dat dit e-mailbericht de ontvanger(s) niet aan de vergadering toevoegt en alleen informatie over de vergadering bevat, zoals datum, tijd, onderwerp en agenda.
Een terugkerende afspraak, vergadering of gebeurtenis maken
Als u een afspraak, vergadering of gebeurtenis wilt laten terugkeren, selecteert u de knop Terugkeerpatroon op het lint wanneer u het agenda-item maakt. Outlook biedt een groot aantal opties voor terugkeerpatroon.
-
Dagelijks: gebruik deze optie om elke dag of elke X dagen een vergadering te maken (waarbij X een getal is tussen 1 en 999). U kunt ook elke weekdag selecteren.
-
Wekelijks: gebruik deze optie om een vergadering te maken die elke x weken op een specifieke dag of dagen plaatsvindt (waarbij X een getal tussen 1 en 99 is). Als u bijvoorbeeld een vergadering wilt maken die om de maandag plaatsvindt, schakelt u het selectievakje voor maandag in en voert u 2 in het vak Elke [ ] week(en) opnieuw uitvoeren in.
-
Maandelijks: gebruik deze optie om een vergadering te maken die plaatsvindt op een specifieke dag van elke maand of om de paar maanden. U kunt ook opties selecteren zoals de eerste woensdag van elke maand, de tweede donderdag van elke andere maand of de laatste maandag van elke drie maanden.
-
Jaarlijks: Gebruik deze optie om afspraken te maken die elk jaar op een specifieke dag worden herhaald, bijvoorbeeld een verjaardag of jubileum, of op een specifieke dag van een maand, bijvoorbeeld de derde donderdag van november.
Zie Een vergadering terugkerend maken voor meer informatie over terugkerende afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen.
