Tips!: Gjorde du uønskede endringer før du lagret en kopi? Ingen grunn til bekymring! Du kan gå tilbake til den opprinnelige filen, velge dokumenttittelen over båndet og gjenopprette en tidligere versjon av en fil med versjonslogg.
Før Microsoft 365, redigerer du en fil og bruker Lagre som til å lagre endringene som et nytt dokument. I disse dager med automatisk lagring lagres alltid endringene slik at du ikke mister arbeidet. Hvis du vil forsikre deg om at du ikke lagrer endringer i den opprinnelige filen ved et uhell, kan du bruke Lagre en kopi FØR du begynner å gjøre endringene for å sikre at du arbeider med den nye kopien og ikke overskriver originalen.
Todds historie om automatisk lagring og lagring av en kopi
Åpne filen du vil kopiere
Inga bruker en månedlig Excel-budsjettrapport som hun opprettet for å holde oversikt over teamets utgifter for refusjon.
Todd har nylig blitt manager for sitt eget lag og ønsker å holde oversikt over sine egne månedlige utgifter. I stedet for å gjøre arbeidet fra grunnen av, bestemmer han seg for at det ville være mer effektivt å bruke Ingas budsjettrapport som mal.
Lagre en kopi som skal brukes som utgangspunkt
Todd går inn på Ingas gruppeområde i SharePoint og åpner Excel-budsjettrapporten for den siste måneden. Siden regnearket er i skyen, vet Todd at automatisk lagring automatisk lagrer endringene i filen hvis han gjør dem.
Fordi han ikke vil overskrive Ingas data, går han til Fil før han gjør endringer, og klikker Lagre en kopi for å laste ned en kopi av rapporten til OneDrive.
Gjøre endringer i den kopierte filen
Når du har lagret i OneDrive, åpner Office automatisk filen i Excel. Nå jobber Todd i sin versjon av Ingas rapport og er trygg på å gjøre endringer uten å bekymre seg for å endre dataene hennes.
Han endrer tittel- og kostnadssenternummeret til rapporten og fjerner feltene han trenger for å gjøre den klar til å fylles ut. Todd vet at med automatisk lagring vil rapporten hans alltid lagre de siste endringene.
Forkast uønskede endringer med versjonslogg
Todd har laget flere kopier av sin budsjettrapport som forberedelse til månedene fremover. Han innså imidlertid nettopp at rapporten han har oppdatert med tall for neste måned, faktisk er rapporten for forrige måned. Selv om endringene hans har lagret automatisk over dataene hans, er todd ikke bekymret fordi han kan gjenopprette en tidligere versjon av en fil med versjonslogg.
Han velger tittelen på budsjettrapporten og velger versjonsloggen. Han kan se de ulike punktene i tid der Excel har opprettet en versjon av filen sin, og han åpner den uten utilsiktede endringer i et nytt vindu. Nå kan han enkelt gjenopprette filen uten skade gjort!
