Kas ir Microsoft Teams grupa?
Produktivitātes ceļvedis, kur ir daudz padomu un ieteikumu par Microsoft Teams izmantošanu, no personām, kas veido un izmanto Teams darbā katru dienu.
Pirmā lieta, ko dažas personas jautā par Teams, ir: “Kas ir grupa?” Vienkāršiem vārdiem sakot, grupa (darba grupa, komanda) ir jebkura personu grupa, kas kopīgi strādā, lai kaut ko paveiktu: pārdošanas grupa, kas kopīgi strādā, lai kaut ko pārdotu, celtniecības komanda, kas kopīgi strādā, lai kaut ko uzbūvētu, izpētes grupa, kas kopīgi strādā, lai kaut ko pārbaudītu.
Šeit, Teams komandā, mums ir tendence veidot grupas, kas koncentrējas uz vienu no divām lietām: darba veidu, ko mēs veicam, vai projektiem, pie kuriem strādājam.
Grupu saraksts no noformētāja, kurš strādā pie sapulcēm.
Piemēram, visa mūsu noformētāju grupa ir daļa no lielas grupas, ko sauc Teams Design. Šeit mēs runājam par standarta noformējuma modeļiem, vizuāliem norādījumiem, ilustrāciju stiliem — noformējums ir nepieciešams visām Teams komandām —, kā arī tādām lietām kā ar noformēšanu saistīta apmācība un pasākumi. Katra noformējuma komandas persona ir arī to līdzekļu grupu dalībniece, pie kuriem tā strādā. Piemēram, Calling/Meeting/Devices ir grupa, kurā noformētāji, programmu pārvaldnieki, programmatūras inženieri, produktu reklamētāji un citi sadarbojas saistībā ar zvanīšanu, sapulcēm un ierīcēm.
Tāpēc vairākums no mums ir iekļauti vairākās atšķirīgās grupās. Savās darba gaitās mēs sadarbojamies ar šīm personu grupām. Šādi mēs vienmēr veicam savu darbu. Teams vienkārši palīdz mums to izdarīt labāk.
Šeit, Teams komandā, mēs veidojam grupas, kas koncentrējas uz vienu no divām lietām: darba veidu, ko mēs veicam, vai projektiem, pie kuriem strādājam.
Pastāv arī citi veidi, kā organizēt savas grupas. Esam novērojuši, ka konsultējošās komandas veido grupu katram klientam, bet projektu vadītāji veido grupas katram projektam. Līdzīgi mums, piesakoties programmā Teams, viņi redz savas darba dzīves atspoguļojumu. Turpiniet lasīt, lai uzzinātu dažus mūsu padomus saistībā ar grupām.
1. Nav tāda “pareizā grupu skaita”.
Ja apjautāsities mūsu birojā, noskaidrosit, ka daži darbojas četrās grupās, bet daži — 40 grupās (kas ir ļoti daudz pat mums, un noteikti nav norma). Nav tāda pareizā grupu skaita, kurā jāpiedalās. Tomēr esam noskaidrojuši, ka pastāv optimāls variants. Lielākā daļa no mums vienlaikus aktīvi piedalās tikai 5–10 grupās.
Kā iepriekš teicām, visi esam iekļauti dažās lielās, plašās grupās (piemēram, Teams Design vai visa produkta kopējā komandā Microsoft Teams). Turklāt visi esam iekļauti dažās mazākās, fokusētākās grupās. Katra veida grupa kalpo savam mērķim. Lielākas grupas ļauj mums sazināties saistībā ar lielajām lietām: paziņojumiem, orientieriem, grupas pasākumiem. Mazākas grupas ir vietas, kur veicam savu ikdienas darbu, pētot, veidojot, uzlabojot, reklamējot un pārdodot Teams.
Jūsu organizācijas veidoto darba grupu veidi atspoguļos darba veidu, kas atbilst jūsu organizācijai, jūsu lomas, projektu organizāciju un darba kultūru. Teams ir elastīgs rīks.
Pievienojoties programmai Teams, iespējams, jau būsit iekļauts dažās grupās. Tas ir lieliski! Tas nozīmē, ka kāds jūs tām jau ir pievienojis un ka nekavējoties varat sākt darboties. Ja vēlaties meklēt citas grupas, pie kurām pieder jūs, vai ja vēlaties izveidot savu grupu, tad savu grupu saraksta lejasdaļā atlasiet 
2. Rūpīgi pārdomājiet jaunās grupas nosaukumu.
Neatkarīgi no tā, vai esat dažās vai daudzās grupas, aprakstošs nosaukums ir svarīgs. Labs grupas nosaukums lietotājiem ļauj ātri nonākt īstajā vietā, bet neskaidrs nosaukums mulsina. Vēl ļaunāk, tas varētu nozīmēt to, ka šī grupa netiek izmantota.
Tā kā mūsu pasaulē ir daudz grupu, viena no pirmajām darbībām, ko veicam, ir noskaidrošana, kādas grupas jau pastāv. Tādējādi mēs nedublējam nosaukumu un neveidojam tādu nosaukumu, kas ir tik līdzīgs citam, ka lietotāji nezina, kuru grupu izmantot. (Ļoti līdzīgi grupu nosaukumi norāda uz to, ka, iespējams, jums ir nepieciešama viena grupa ar dažiem atšķirīgiem kanāliem.)
Veidojot grupu nosaukumus, mēs bieži iekļaujam kaut ko no tālāk norādītā:
-
Projekta nosaukums vai apraksts (“Teams @ Ignite 2019”)
-
Secīgums (“V1”, “V2” utt.)
-
Datums (“C3 plānošana”)
Esam redzējuši, ka klienti izmanto visu iepriekš minēto, kā arī šādu informāciju:
-
Klienta nosaukums
-
Lietas numurs
-
Norēķinu kods
Cenšamies iekļaut arī grupas attēlu — dažkārt jautru, dažkārt nopietnu — kā vizuālu orientieri, kas lietotājiem šo grupu palīdz atpazīt to sarakstā. Līdzīgi kā ar nosaukumiem cenšamies veidot tos atšķirīgus, lai nevienam grupu sarakstā nebūtu vieni vienīgi Astoņkāji (lai cik burvīgi tie mums arī nešķistu).
3. Pārkārtojiet savas grupas, lai tās būtu loģiskā secībā.
Programma Teams jūsu grupas sakārto atbilstoši zināmajai jūsu saistībai ar šīm grupām, piemēram, kad esat pievienots un cik bieži tās izmantojat. Vairākumam no mums patīk to mazliet pielabot, piemēram, saraksta sākumā novietot grupas ar visaugstāko prioritāti vai lielāko aktivitāti. To paveicam, atlasot grupas un velkot tās, lai būtu tādā secībā, kādu vēlamies.
Turklāt grupas, kuras tik bieži neizmantojam, pārvietojam ārpus skata, atlasot grupu un pēc tam opciju Paslēpt. Tās var būt grupas, kurās ir noderīga informācija, bet kuras ir jāskatās tikai ik pēc dažām dienām vai nedēļām. Tās joprojām ir viegli atrodamas. Vienkārši savu grupu saraksta lejasdaļā atlasiet Paslēptās grupas.
Ja kādu grupu kādu laiku neesam izmantojuši, Teams mēģina mums palīdzēt, norādot, ka tā ir paslēpta. Neaktīvā grupa tiek tikai iekļauta paslēpto grupu sarakstā kopā ar citām grupām, kuras esam paslēpuši. Ja kādu paslēptu grupu vēlaties atkal rādīt, vienkārši atlasiet grupu un pēc tam opciju Rādīt.
Vai neesat pārliecināts, kā organizēt savas grupas? Lai sāktu darbu, noskatieties šo video.
4. To grupu norakstīšana, kas vairs nav nepieciešamas.
Daļa no Teams lietu dabiskā dzīves cikla to grupu norakstīšana, kuras vairs nav vajadzīgas. Kad esam beiguši aktīvi izmantot kādu konkrēta projekta, pasākuma vai līdzekļu jomas grupu, mēs to arhivējam.
Arhivēšana ir kas vairāk nekā tikai grupas paslēpšana. Grupas tiek ievietotas īpašā neaktīvā stāvoklī. Viss joprojām ir pieejams meklēšanai un pārlūkošanai, bet mēs nevaram veikt tādas darbības kā atbildēšana uz ziņojumiem. Arhivēšana grupas pārvieto prom no mūsu skata, taču tās joprojām ir pieejamas. Turklāt grupu īpašnieki var atjaunot to darbību, ja tās ir nepieciešamas. Kā to izdarīt, noskaidrojiet rakstā Grupas arhivēšana vai atjaunošana.
Tālāk: kanālu izskaidrojums
Saistītās tēmas
Komandas izveide no jau esošas
Nepieciešama papildu palīdzība?
Vēlaties vairāk opciju?
Izpētiet abonementa priekšrocības, pārlūkojiet apmācības kursus, uzziniet, kā aizsargāt ierīci un veikt citas darbības.
Kopienas palīdz uzdot jautājumus un atbildēt uz tiem, sniegt atsauksmes, kā arī saņemt informāciju no ekspertiem ar bagātīgām zināšanām.
